Sebagai konsultan yang telah menangani banyak perusahaan dalam kegiatan implementasi ISO 9001:2008 baik itu di sektor jasa dan barang, salah satu masalah yang seringkali yang ditemukan adalah kesalahpahaman antara Working Instruction (Instruksi Kerja) dan Job Description (Uraian Kerja).  Hal yang pertama harus dibahas terlebih dahulu adalah proses membedakan antara Instruksi dan Job Decription itu sendiri.

Working Instruction adalah suatu bentuk sistem dokumentasi yang ditetapkan dalam Standar ISO 9001:2008.  Adapun Standar Sistem ISO 9001:2008 itu menetapkan tiga jenis level dokumen penerapan.  Biasa ini disebut sebagai hierarki dari penerapan sistem.

Level 1:  Dokumen Kebijakan Mutu

Apa isi dari dokumen kebijakan mutu ini?  Dokumen kebijakan mutu berisi informasi yang terkait dengan visi dan misi dari perusahaan yang dibutuhkan untuk menjadi panduan dasar dari pengembangan sistem Organisasi.  Sangat salah apabila dari proses implementasi sistem, perumusan ini dijalankan sebagai proses yang paling belakang.  Seharusnya penetapan perumusan dari visi dan misi sudah menjadi PR terpenting dari suatu penentu kebijakan sebelum menjalankan konsep Sistem Manajemen ISO 9001:2008 itu sendiri. Selain visi dan misi, kebijakan mutu juga berisikan komitmen dari manajemen untuk memastikan tujuan dari kepuasan pelanggan, penjaminan mutu produk maupun perbaikan berkesinambungan dijalankan secara terus-menerus.

Level 2: Prosedur Mutu

Prosedur Mutu dalam Penerapan Sistem ISO 9001:2008 untuk dirancang sebagai bentuk keharusan untuk menyediakan dokumentasi tertulis sesuai dengan Standar ISO 9001:2008 namun lain daripada itu, Prosedur Mutu juga dapat dibangun oleh suatu perusahaan untuk membangun dan menetapkan sistem terhadap penerapan Sistem ISO 9001:2008 yang tepat dalam organisasi yang dimaksud.  Misalnya, di dalam organisasi tersebut membutuhkan suatu prosedur yang menjelaskan penanganan terhadap seleksi suatu material baru sebelum digunakan, proses ini dapat dibangun untuk mengoptimalkan prosedur mutu yang ada.

Level 3: Dokumen Implementasi

Apa yang dimaksud dengan Dokumen Implementasi. Dibandingkan dengan level 1 dan level 2, dokumen level 3 adalah jenis dokumen yang digunakan untuk melakukan proses implementasi terhadap Sistem Manajemen ISO 9001:2008 secara spesifik pada unit kerja yang ada.  Adapun Job Description dan Instruksi Kerja masuk ke dalam dokumen level 3.

Perbedaan terbesar yang ada pada Instruksi Kerja dan Uraian Kerja adalah pada tujuan terhadap proses pembentukan kedua dokumen itu sendiri.  Instruksi Kerja adalah pemotongan tahapan unik pada suatu proses umum yang kemudian dikembangkan untuk menjadi proses yang spesifik, misalnya Instruksi Kerja untuk proses pengoperasian alat.  Penjelasan yang diketengahkan dalam Instruksi Kerja lebih kepada informasi detail terhadap obyek proses, sedikit berbeda pada uraian pekerjaan.  Informasi detail pada uraian pekerjaan lebih menjelaskan pada posisi/ jabatan dari suatu fungsi tertentu dalam organisasi, artinya spesifik pada jabatan namun akan lebih bervariasi pada isi tugas dan tanggung jawab.

Untuk lebih memahami terhadap proses penulisan dan pengembangan Working Instruction dan Job Description, sebaiknya perusahaan melakukan proses konsultasi dan mencari referensi yang tepat.  Perancangan yang baik seharusnya dijalankan sebelum sistem diimplementasikan agar tidak menjadi suatu kesalahan dalam proses aplikasi lebih lanjut. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)