Penerapan ISO 22716 Pada Industri Kosmetik

Dalam industri kosmetik, penerapan GMP (Good Manufacturing Practice) adalah penting. Meskipun sampai saat ini, banyak perusahaan kosmetik telah menerapkan CPKB (Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik) sebagai mandatory dari perijinannya, namun upaya penerapan ISO 22716 tidak salah apabila akan diaplikasikan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan kosmetik ke taraf internasional.

Lalu bagaimana penerapan ISO 22716 ini dijalankan dalam perusahaan? Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk dapat menerapkan ISO 22716 secara lebih efektif.

(1) Penerapan Lay Out Industri

Lay Out industri adalah salah satu faktor penting yang perlu diperhatikan terkait dengan penerapan ISO 22716. Salah satu persyaratan utama pendukung kosmetik yang aman adalah bagaimana industri menerapkan lay out dengan tepat. Penempatan atas alir proses, personel serta produk harus dipastikan terkendali dan tidak terjadi kontaminasi silang. Penetapan alir udara yang bersih juga menjadi bagian yang tepat. Banyak hal yang salah kaprah terkait dengan lay out dan mengingat investasi untuk lay out ini beresiko, ada baiknya perusahaan berhati-hati dalam menyusun lay out di dalam industrinya.

(2) Penyusunan Sistem Manajemen Mutu

Proses penetapan atas Sistem Manajemen Mutu adalah hal utama yang perlu untuk diperhatikan seperti struktur organisasi, manajemen operasional serta sistem inspeksi. Banyak hal yang perlu diperhatikan termasuk di dalamnya adalah penelusuran dari produk. Untuk dapat memaksimalkan sistem, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana penetapan SOP (Standard Operating Procedure).

(3) Kompetensi Personel

Penetapan atas aspek personel, termasuk di dalamnya adalah kegiatan pelatihan serta bagaimana personel dapat mengaplikasikan sistem yang dijalankan terkait dengan ISO 22716. Penerapan atas sistem harus dipastikan berjalan dan terimplementasi secara efektif melalui kompetensi personel yang tepat.

Ada baiknya dalam penerapan ini, perusahaan memastikan seluruh persyaratan ISO 22716 terpenuhi secara efektif. Penggunaan referensi eksternal dapat dipergunakan sebagai alternatif untuk meningkatkan efektifitas Sistem ISO 22716. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain CTPAT System Dalam Organisasi

CTPAT (Customs Trade Against Terorism) adalah salah satu persyaratan yang ditetapkan oleh Pemerintah Amerika Serikat sebagai bentuk perlindungan dari potensi ancaman yang muncul terkait dengan perdagangan antar negara yang dijalankan oleh Negara tersebut. Dalam konteks negara Indonesia, perusahaan yang dikategorikan dengan resiko produk dan bisnis yang tinggi berkewajiban untuk mengikuti persyaratan atas sistem CTPAT tersebut.

Terdapat beberapa tahapan yang dapat perusahaan jalankan untuk memenuhi persyaratan atas penyusunan dan desain dari CTPAT tersebut.

(1) Mengidentifikasi Karaktristik Bisnis Perusahaan

Dalam menyusun desain CTPAT, perusahaan sebaiknya melakukan proses penetapan atas status klasifikasi perusahaan. Terdapat 12 (dua belas) kriteria yang ditetapkan atas bisnis/ jenis perusahaan, dimana perusahaan diminta untuk mengidentifikasi kelompok kategori perusahaan dalam kategori CTPAT tersebut. Setelah teridentifikasi, maka dilakukan proses analisis kebutuhan sistem yang ada dalam perusahaan disesuaikan dengan Sistem CTPAT yang dijalankan tersebut.

(2) Menyusunan Sistem

Konsep dari sistem keamanan yang ditetapkan meliputi sistem keamanan yang memadukan antara sistem internal perusahaan dan eksternal perusahaan. Dalam CTPAT, terdapat beberapa persyaratan kepatuhan yang tidak hanya wajib untuk dijalankan oleh pihak internal dan eksternal perusahaan. Dimana vendor juga turut berpartisipasi di dalam memastikan sistem keamanan dijalankan dengan tepat dan efektif.

(3) Ketersediaan Infrastruktur

Kesesuaian infrastruktur dalam perusahaan menjadi salah satu bagian penting yang dipergunakan perusahaan untuk memastikan bahwa sistem keamanan terjaga dan terkelola secara efektif. Dalam CTPAT, terdapat beberapa klasifikasi dari pengelolaan infrastruktur yang menjadi bagian penting dalam menjaga keamanan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan Anda memastikan sistem keamanan dapat terkelola dengan tepat? Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk dapat memastikan sistem manajemen keamanan di dalam perusahaan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam CTPAT. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Cara Efektif Dalam Mengimplementasikan SOP

Salah satu kesulitan bagi perusahaan ketika telah memiliki SOP (Standard Operating Procedure) adalah melakukan proses implementasinya. Banyak perusahaan yang ketika telah memiliki SOP malah memiliki permasalahan ketika melakukan proses implementasi SOP.  Banyak perusahaan yang belum memiliki metode yang efektif untuk melakukan proses implementasi SOP.

(1) Mengembangkan Agen Perubahan

Agen Perubahan menjalankan fungsi koordinasi yang terkait dengan proses implementasi SOP (Standar Operating Procedure) untuk memastikan bahwa status pelaksanaan dari SOP dapat dijalankan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

(2) Memastikan adanya Sistem Audit yang Sistematis

Membentuk tim internal audit yang dapat menjalankan kegiatan audit secara sistematis adalah salah hal yang penting untuk memastikan bahwa sistem dapat dijalankan dan terverifikasi dengan tepat.

(3) Menyusun KPI (Key Performance Indicator)

Menetapkan identifikasi output yang tepat dan sesuai untuk memastikan bahwa pengukuran dari hasil dari pelaksanaan sistem yang dijalankan sesuai dengan output yang telah ditetapkan.

(4) Melakukan Proses Pengukuran Resiko

Membuat evaluasi dan pengukuran dalam bentuk analisis resiko secara periodik. Apabila resiko yang muncul tidak signifikan, maka dilakukan proses penilaian resiko dalam sistem output.

(5) Melakukan Proses Sertifikasi ISO

Menjalankan program sertifikasi ISO dapat dipergunakan sebagai pemastian bahwa sertifikasi telah dijalankan secara efektif.

Bagaimana perusahaan Anda menjalankan program implementasi SOP? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat menjalankan dan mengimplementasikan SOP. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Regenerasi Perusahaan yang Tepat

Banyak perusahaan yang telah mengalami perubahan bahkan mungkin penggantian pemilik. Proses dari penanganan antar generasi ini menjadi sangat krusial terkait dengan bagaimana perusahaan akan dijalankan.

Lalu bagaimana perusahaan menjalankan proses regenerasi yang tepat dan efektif?

(1) Mengitegrasikan Visi

Terdapat perbedaan antar generasi terkaot melihat tujuan yangvakan dicapai perusahaan. Mengitegrasikan visi bukan melihat kepada pihak mana yang menang, namun juga melihat bagaimana perusahaan menghadapai tantangan bisnis.

(2) Peningkatan Kompetensi Organisasi

Hal yang seringkali terlupakan di generasi sebelumnya adalah proses pembelajaran yang konvensional di dalam organisasi. Ada baiknya perusahaan melakukan benchmark terkait dengan aspek profesionalisme dari perusahaan lainnya. Berkembangan kompetensi organisasi adalah sangat penting bagi perusahaan.

(3) Mengembangkan Pasar

Gugah pelanggan baru Anda yang sebelumnya tidak tersentuh pada generasi sebelumnya. Adalah menjadi penting bagi perusahaan untuk dapat memaksimalkan potensi pasar yang belum tersentuh.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan bisnis? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengimplementasikan strategi bisnis secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Transformasi Fokus Pelanggan dalam Sistem Perusahaan

Adalah hal yang penting untuk dievaluasi mengenai pemahaman atas fokus pelanggan dalam penerapan Sistem ISO 9001:2015 dalam perusahaan.  Konsep strategis yang terkait dengan fokus pelangan dapat diimplementasikan oleh peusahaan dengan beberapa tahapan berikut ini.

(1) Mengidentifikasi Pelanggan sebagai Peluang dan Resiko

Secara prinsip pelanggan adalah faktor positif yang berkontribusi atas pengembangan dan keuntungan perusahaan.  Namun adalah penting bagi perusahaan untuk dapat melihat pelanggan adalah bentuk peringatan yang lebih serius yang dapat muncul dan menjadi resiko apabila tidak dikendalikan secara maksimal.  Proses identifikasi ini adalah penting untuk kemudian terkendali dalam sistem.

(2) Penjabaran KPI Pelanggan ke dalam KPI Perusahaan

Ada baiknya, perusahaan melakukan proses identifikasi secara detail terkait dengan KPI pelanggan tersebut ke dalam KPI Perusahaan. Bagaimana penetapan atas desain tersebut ditetapkan secara efektif dapat terimplementasi ke dalam KPI perusahaan.

(3) Pengelolaan Knowledge Perusahaan

Perusahaan mengidentifikasi atas kebutuhan-kebutuhan atas pengetahuan yang dipergunakan terkait dengan bagaimana kebutuhan pelanggan dapat dijalankan oleh perusahaan. Desain sistem dan proses yang dibentuk oleh perusahaan dapat dipastikan terlatih untuk dapat mengimplementasikan pengetahuan dengan tepat dan efektif.

Bagaimana dengan konsep strategis yang dijalankan oleh perusahaan Anda terkait dengan proses implementasi fokus pelanggan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan sistem terjalankan secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Strategi Pengembangan Fungsi PPIC

Dalam proses pengembangan sistem manufacturing, adalah sangat penting bagi perusahaan untuk menyusun perencanaan terkait dengan produksi. Dibandingkan dengan penyusunan SOP dalam bidang usaha lainnya, dalam industri manufactuing peranan PPIC adalah denyut utama dari penyusunan sistem yang ada dalam manufacturing. Ada beberapa perusahaan bahkan ketika melakukan proses pendesainan terhadap organisasi, menetapkan fungsi PPIC adalah proses penetapan yang sangat kritikal.

Lalu bagaiman mengembangkan fungsi PPIC yang tepat. Salah satu persyaratan utama yang penting ketika melakukan proses penetapan fungsi PPIC adalah memastikan bahwa fungsi PPIC telah terintegrasi dengan fungsi pengadaan (procurement) , penyimpanan barang (inventory) , produksi dan distribusi.

Lalu bagaimana proses perencanaan yang tepat dalam pengembangan fungsi PPIC dalam perusahaan.

(1) Memastikan kesesuaian kapasitas

PPIC harus dapat menjawab tantangan pelaggan dalam memastikan kesesuaian antara level pengiriman (delivery service level), keuangan perusahaan serta kapasitas.  Memastikan kapasitas harus dipastikan terukur dengan tepat. Tantangan terbesar adalah melakukan proses kalkulasi yang akurat dalam memastikan bahwa output proses adalah kondisi real dan terukur dengan tepat baik dalam data maupun kondisi aktual.

(2) Pengendalian Biaya Produksi

PPIC berperan penting dalam menganalisis janji marketing terhadap pelanggan. Memastikan bahwa order yang dijalankan adalah layak dan tidak merugikan perusahaan. Memastikan bahwa dengan status minimal kuantitas produksi, terpastikan bahwa biaya produksi terpenuhi dengan tepat.

(3) Menjaga Supply Chain Management

Peranan dalam menjaga baris antrian proses dan menjalankan seluruh perencanaan yang tepat menjadi bagian penting dalam program pengendalian rantai pasokan tersebut. Melakukan fungsi koordinasi dan mengevaluasi seluruh titik proses mulai dari pengadaan sampai dengan pengiriman adalah penting untuk dijalankan dalam kegiatan proses tersebut.

Bagaimana dengan perusahaan Anda ketika menjalankan proses pengelolaan rantai pasokan produksi tersebut? Lakukan proses pencarian  yang tepat untuk memastikan bahwa sistem operasional perusahaan berjalan dengan baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Kajian Perubahan ISO 9001: 2015

Dalam tahun 2015, ISO kembali menerbitkan revisi terbaru dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:20015. Dimana dalam proses peningkatan versi terbaru dalam ISO tersebut adalah seperti yang termuat dalam penjelasan sebagai berikut:

(1) Leadership

Konsep manajemen leadership yang diketengahkan di sini adalah proses penggantian pemahaman antara Senior Manajemen/ Top Manajemen menjadi leadership.  Dimana penetapan tanggung jawab atas top manajemen sebelum ditetapkan pada setiap lini leadership dalam level manajemen.

(2) Perhitungan Resiko

Dalam proses penetapan analisis atas kebutuhan penetapan program manajemen, perhitungan atas resiko harus dijalankan. Dalam perhitungan resiko, perusahaan dapat melakukan proses analisis berdasarkan atas kajian operasional yang ditetapkan oleh perusahaan dan analisis terkait dengan benchmarking atas resiko tersebut.

(3) Pengecualian klausul

Dalam sistem yang baru, perusahaan diminta untuk melakukan pengkajian atas dipergunakannya klausul dalam sistem manajemen yang dipersyaratkan tersebut.

(4) Analisis Pengendalian Atas Ilmu Pengetahuan

Penetapan status pengendalian atas ilmu pengetahuan ditetapkan. Berdasarkan atas standar persyaratan yang ditetapkan terkait dengan pengelolaan atas ilmu pengetahuan tersebut, perusahaan ditetapkan memiliki persyaratan atas proses pengendalian terkait dengan kehilangan atas ilmu pengetahuan yang dapat ditimbul akibat hilangnya SDM yang sudah mendapatkan proses investasi pendidikan SDM tersebut.

Apakah perusahaan Anda akan melakukan proses set up ISO 9001 versi 2015? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam melakukan proses set up ISO 9001 tersebut. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem Pengadaan dengan Integritas

Banyak perusahaan ataupun organisasi, mengalami permasalahan dengan mekansime proses pengadaan yang transparan dan memiliki konsep integritas yang tinggi.  Terkadang sangat sulit bagi organisasi untuk dapat memastikan bahwa sistem integritas yang dimaksudkan tersebut telah sesuai dengan status transparansi yang telah dipersyaratkan.

Lalu bagaimana perusahaan atau organisasi membangun suatu sistem pengadaan dengan integritas yang tinggi.

(1) Pemastian sistem kriteria seleksi

Penetapan kriteria seleksi adalah suatu prasyarat yang kuat dimana terdapat tim teknis yang independen dan tidak berhubungan langsung dengan pemasok.  Tim teknis menjalankan proses penetapan kriteria teknis yang spesifik dan sesuai dengan kebutuhan pengadaan.

(2) Proses administrasi

Penetapan sistem prasayarat administrasi dan pembuktian kapasitas pemasok adalah hal penting.  Dalam beberapa pengadaan adanya sistem seperti ISO ataupun sertifikasi khusus yang menjamin bahwa pemasok dapat menjalankan pengadaan secara efektif sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Penilaian Pemasok

Proses penilaian pemasok sebaiknya dijalankan dengan sistem pengukuran penilaian yang bersifat obyektif dengan bobot yang proporsional.  Dengan memastikan bahwa proses penilaian tersebut dijalankan dengan suatu konsep strategis sehingga hanya benar-benar pemasok terpilihlah yang dapat dipastikan yang terpilih.

Selain dengan sistem, ada baiknya perusahaan juga memastikan nilai integritas dari tim seleksi yang terbentuk.  Pada beberapa aspek, konsep strategis penunjukan tim seleksi adalah faktor yang memperkuat transparansi seleksi ini terbentuk. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan SOP dengan Konsep Total Quality Control

Dalam melakukan proses penyusunan SOP untuk sektor industri/ manufacturing, kadangkala tidak terimplementasinya sistem yang muncul ke dalam organisasi adalah pendekatan yang salah dalam proses penetapan sistem. Tidak teradopsinya Total Quality Control yang tepat dalam penyusunan sistem justru akan menyebabkan sistem yang terbentuk akan terpisah, dan seluruh aspek industri tidak melihat kualitas sebagai bagian yang mengikat antar departemennya.

Pendekatan konsep Total Quality Control akan memberikan manfaat yang efektif dalam perusahaan, khsususnya bagaimana perusahaan melakukan proses perumusan masalah. Tahapan identifikasi pemecahan masalah adalah salah satu faktor penting yang harus disinerfikan pada seluruh lini operasional. Mulai dari level operator sampai dengan manager, sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan dalam organisasi tersebut.

Menarik untuk kemudian dikembangkan pendekatan SOP melalui Total Quality Control, sebagaimana proses ini juga membantu membentuk adanya knowledge management. Pendekatan perumusan masalah yang tepat dapat membuka organisasi untuk dapat memecahkan masalah melalui program dan kegiatan training agar pemecahan masalah di setiap lini menjadi efektif. Tentu saja pendekatan ini akan sangat membantu budaya pemecahan dalam organisasi.

Tidak hanya membantu organisasi dalam bidang manufacturing saja, sistem pendekatan operasionasl ini juga dapat diaplikasikan pada jenis industri jasa ataupun bisnis bentuk lainnya. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan efektif untuk dapat mengembangkan sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)