Month: April 2012

Menyusun Dokumentasi HACCP

Ketika akan melakukan proses implementasi terhadap Sistem ISO 22000 ataupun Sistem Manajemen Keamanan Pangan lainnya, lakukan proses penetapan sistem manajemen dokumentasi HACCP.  Penerapan HACCP itu sendiri bagi beberapa perusahaan adalah pekerjaan yang sulit dan membutuhkan waktu serta pengembangan yang tepat untuk proses penyusunannya.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan proses penyusunan dokumen yang dibutuhkan dalam proses penyusunan sistem HACCP.

1.  Proses penyusunan dokumentasi SSOP (Standard Sanitation Operational Procedure)

Dokumen ini terdiri atas tata cara dan metode yang dikembangkan untuk melakukan proses pendesainan terhadap konsep sanitasi yang dijalankan.  Termasuk di dalamnya adalah prosedur yang mengatur kegiatan sanitasi secara umum yang kemudian dibarengi dengan detail instruksi kerja yang ditetapkan dalam program sanitasi serta pengembangan dokumen sanitasi yang dimaksud ke dalam bentuk format checklist.

2. Proses penyusunan dokumen manual HACCP

Dokumen manual adalah pedoman yang digunakan oleh pihak penyusun untuk melakukan proses identifikasi bahaya, mengkategorikan bahaya serta penetapan bahaya dalam pohon keputusan CCP.

3.  Dokumentasi pengendalian batas kritis

Dokumen berbentuk prosedur yang memuat tahapan yang dilakukan untuk mengendalikan batas kritis yang kemudian dilengkapi dengan form tata cara tahapan batas kritis tersebut terpantau.

4. Dokumentasi verifikasi HACCP

Dokumen ini merupakan bagian penting dalam pengembangan sistem HACCP, yang termasuk di dalam dokumen ini adalah dokumen audit (internal dan eksternal), laporan hasil pengujian produk, laporan keluhan pelanggan, serta laporan lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung proses verifikasi HACCP.

Program penyusunan ini menjadi suatu bentuk nilai penting yang menjadi bagian dalam proses pengembangan dan implementasi HACCP dalam perusahaan. Lakukan proses referensi eksternal yang tepat dalam proses penyusunan dokumen HACCP . (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menciptakan Sistem Manajemen Anti Korupsi dalam Internal Perusahaan

Pertumbuhan dan perkembangan organisasi apabila tidak dibarengi dengan penerapan sistem akan memberikan suatu efek resiko tinggi yang sangat besar dalam pemastian sistem manajemen dijalankan secara efektif.  Kadangkala di dalam perusahaan itu sendiri, terjadi praktek-praktek yang dimana di dalamnya timbul pembentukan perusahaan di dalam perusahaan.  Selain dengan cara dan mengembangkan nilai dan budaya serta etos kerja yang tepat, penyusunan sistem juga sangat diperlukan dalam proses pemastian bahwa suatu bentuk sistem anti korupsi bisa terhindarkan dari perusahaan.

1. Sistem Teknologi Informasi

Implementasi sistem teknologi informasi dapat menyederhanakan proses keterlibatan manusia dalam peranan penggelapan dan ketidaksesuaian proses.  Dalam bisnis retail pengembangan sistem teknologi informasi diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan stock maupun proses transaksi dengan konsumen.  Segala resiko yang mungkin terjadi akibat kesalahan manusia yang disengaja maupun tidak dapat diminimalkan.

2. Sistem Tender dan Pengadaan Barang

Salah satu bentuk program pencegahan korupsi adalah memastikan adanya suatu bentuk transparansi dari sistem manajemen, salah satunya adalah pengadaan barang.  Lakukan proses pengadaan barang dengan menggunakan sistem dimana hanya perusahaan yang memiliki standar kualitas sesuai saja yang dapat memenuhi standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut.  Penetapan pemasok dengan nilai tertentu dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa pejabat dengan kompetensi yang memadai.

3.  Sistem Audit

Kembangkan dan lakukan sistem serta mekanisme audit yang efektif dimana lakukan pengukuran input dan output dari suatu tahapan proses berdasarkan SOP dan budget.  Implementasikan sistem budget di dalam perusahaan untuk memastikan adanya suatu batasan dalam operasional kegiatan atau proses tertentu.  Kembangkan audit juga ke arah disiplin karyawan sehingga nilai etika dalam perusahaan tercermin kuat dimana karyawan diajarkan untuk mempertanggung jawabkan nilai disiplin yang dimilikinya.

Bagaimana sistem diimplementasikan? Kunci dari jawaban ini ada pada pihak manajemen.  Lakukan penyusunan dan implementasi sistem yang tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang kompeten. (amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Menyusun Program Pelatihan Sales

Berbeda dibandingkan dengan jenis pelatihan lainnya, proses pengembangan terhadap pelatihan sales adalah suatu bentuk pelatihan yang tidak dapat dilakukan hanya berdasarkan konsep in classroom (dalam ruangan kelas) saja, dimana seorang peserta pelatihan dipastikan duduk manis untuk dapat mendengarkan pengarahan terhadap kegiatan pelatihan itu sendiri. Program ini harus didesain khusus dan tidak hanya dilakukan dengan melakukan proses copy paste terhadap kegiatan pelatihan sebelumnya.  Tahapan-tahapan yang harus dijalankan dalam melakukan penyusunan program sales.

(1) Menetapkan profil sales

Lakukan proses penetapan jenis dan karakteristik profil sales yang tepat yang ada dalam perusahaan.  Pelajari jenis produk yang akan dijual, jenis pasarnya dan bagaimana prilaku konsumennya.  Setelah itu, lakukan proses penyusunan profil sales yang tepat untuk melakukan proses penjualan yang dimaksud. Agar hasil pelatihan dapat langsung berhubungan dengan proses penjualan.

(2)  Buat program pelatihan

Lakukan proses penyusunan program pelatihan yang tepat dan kembangkan teknik pendekatan personel yang sesuai ke dalam materi pelatihan tersebut.  Informasikan tahapan proses yang tepat dan akurat.

Program pelatihan dikembangkan bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan rasa percaya diri pada personel sales agar mereka dapat mengembangkan aspek optimal dalam program pengembangan penjualan tersebut.  Melakukan suatu pendekatan langsung ke praktek dan teknik komunikasi.

(3) Evaluasi

Dalam program pelatihan sales, hal yang terpenting adalah dengan melakukan program evaluasi yang tepat, yaitu program coaching yang tepat dan memadai dimana trainer atau sales coach langsung memperbaiki ketidaksesuaian yang berkaitan dengan kompetensi sales yang dimiliki oleh individu sales tersebut.

Proses pengembangan dan langkah sales yang tepat adalah bagian yang terpenting yang harus dioptimalkan dan dikembangkan oleh perusahaan.  Bagaimana pun juga sales adalah penentu strategi dari proses pengembangan bisnis perusahaan.  Lakukan proses penyusunan program pelatihan dan carilah referensi eksternal yang tepat untuk meningkatkan program penjualan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Desain Program Pelatihan HACCP

Proses pengembangan kompetensi yang terkait dengan aplikasi sistem HACCP sebaiknya dikembangkan dalam bentuk pelatihan yang tidak mengedepankan aspek teoritis belaka.  Bagaimana pelatihan merupakan hasil dari kombinasi antara teori dan praktek yang dijalankan untuk memastikan bagaimana aplikasi dalam penerapan tersebut benar-benar diketahui secara tepat oleh karyawan.

Lalu bagaimana melakukan proses desain yang tepat terhadap pengembangan program pelatihan HACCP itu sendiri.

(1) Pemahaman terhadap GMP

Lakukan proses pemberian informasi yang tepat terkait dengan aplikasi GMP.  Selain berikan pemahaman teoritis, pada saat pelatihan ini sudah sebaiknya pihak pelaku dalam perusahaan juga mendapatkan kegiatan pelatihan dan praktek penyusunan dokumen yang terkait dengan manual GMP maupun catatan pendukung lainnya.

(2)  Pengetahuan dasar bahan pangan

Berikan informasi yang mendalam mengenai faktor resiko yang muncul dalam bahan pangan yang ada dalam produk yang tetapkan ke dalam faktor resiko yang dimaksud.  Aspek pengenalan dan informasi yang terkait dengan bahan pangan tersebut harus terinformasikan dan disosialiasikan secara tepat dan akurat untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.  Dalam tahapan pelatihan ini, bagi peserta pelatihan ke dalam kelompok untuk kemudian dipastikan eksplorasi terhadap informasi resiko tersebut tersampaikan secara tepat.

(3) Langkah-langkah penyusunan Manual HACCP

Bagaimana di dalam tahapan ini, seluruh tahapan proses operasional yang terkait dengan penyusunan manual HACCP langsung diaplikasikan kepada peserta sehingga seluruh tahapan yang ada dapat secara optimal dijalankan. Lakukan proses presentasi dan tetapkan kelompok dengan proses penyusunan terbaik untuk mendapatkan reward.

Diharapkan dengan desain pelatihan yang tepat, prinsip dasar HACCP yang sulit untuk dipahami dapat dimengerti secara tepat oleh peserta pelatihan.  Sehingga peningkatan kesadaran akan keamanan pangan menjadi timbul dan berkembang di dalam perusahaan itu sendiri. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pengelolaan Komunikasi Internal (yang Tepat) dalam Penerapan ISO 22000

Dalam proses penerapan ISO 22000, terdapat klausul yang terkait dengan proses komunikasi internal.  Bagaimana tahapan dan tata cara yang digunakan untuk mengaplikasikan klausul komunikasi internal ini?

(1) Peranan Food Safety Team Leader

Pelaku industri harus menunjuk satu individu internal yang ada dalam perusahaan sebagai koordinator dalam pelaksanaan komunikasi internal.  Salah satu hal yang paling penting untuk dioptimalkan dan dikelola adalah pemastian adanya sistem dokumentasi yang tepat yang digunakan dalam aplikasi penerapan Sistem ISO 22000 yang dimaksudkan tersebut.

(2) Teknik dan metode sosialisasi

Kesadaran terhadap aspek penting dalam proses implementasi keamanan pangan harus dapat dipastikan tersampaikan secara tepat baik .  Dalam proses aplikasi internal, perusahaan dapat mendesain pelatihan, proses sosialisasi, brosur-brosur ataupaun diimplementasikan ke dalam fungsi dan jabatan yang ada dalam perusahaan.

(3) Memastikan keterbaharuan persyaratan dan peraturan perundang-undangan

Melakukan adanya pengembangan aspek keterbaharuan yang terkait dengan persyaratan peraturan dan perundang-undangan.  Lakukan proses pemastian keterbaharuan terhadap sistem yang ada secara periodik untuk memastikan bahwa aturan dan perundang-undangan yang ada adalah benar-benar yang terbaru.

Bagaimana lanjutan dari proses komunikasi ini akan Anda kembangkan, tentu saja proses ini tergantung dalam budaya dan karakter bisnis yang dijalani.  Lakukan proses komunikasi yang optimal sehingga penerapan Sistem ISO 22000 di dalam perusahaan Anda tidak hanya jargon semata namun benar-benar terimplementasi ke dalam bidaya perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Aplikasi HACCP pada Produk Makanan Segar

Pada saat ini produk pangan segar memiliki segmentasi pemasaran yang bagus.  Beberapa konsumen mulai melihat status pembuatan produk pangan segar sebagai alternatif baru pada makanan sehat.  Lalu bagaimanakah teknik aplikasi HACCP pada Produk Manakan Segar itu sendiri.

(1)  Jenis Bahan Pangan

Pelaku industri/ proses harus melakukan proses analisis terlebih dahulu terhadap aspek resiko keamanan pangan yang terdapat pada bahan pangan segar itu sendiri.  Mengingat proses pengolahannya yang tidak mengalami proses pemasanan lanjutan maka proses perlakuan penerimaan bahan baku harus didesain secara tepat.  Adapun tahapan dan metode yang harus digunakan dalam kegiatan aplikasi tersebut meliputi:

(a) Seleksi pemasok (b) Pemeriksaan kualitas terhadap bahan baku, proses pemeriksaan ini meliputi seluruh parameter yang ditetapkan dalam Standard Nasional/ Internasional Produk itu sendiri (c) Audit dokumentasi terhadap produk yang dipasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

(2) GMP (Good Manufacturing Practice) pada Makanan Segar

Teknik aplikasi GMP pada produk makanan segar didesain dalam bentuk tingkat pengendalian yang sangat insentif sesuai dengan resiko yang muncul.  Bagaimana menetapkan sistem sanitasi yang tepat dan personal hygiene yang sesuai dengan tingkat resiko bahan pangan, faktor itulah yang merupakan faktor terpenting dalam aspek pengelolaan dan pengembangan sistem GMP yang muncul.

(3) Teknik Penyimpanan dan Distribusi

Teknik penyimpanan dan distribusi produk pangan segar adalah faktor kritikal yang harus dikendalikan agar makanan tersebut aman ketika dikonsumsi.  Pengendalian temperatur, proses penanganan dan rotasi dari penempatan produk serta proses dan sistem penyimpanan lainnya menjadi suatu bentuk tahapan proses yang dimasukkan ke dalam tahapan OPRP (Operational Pre Requisite Program).

Pastikan produk Anda terlindungi dan aman dikonsumsi oleh pelanggan. Kembangkan dan kelola sistem aplikasi HACCP di dalam proses operasional Anda secara tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Assessment dalam Penempatan Karyawan

Banyak perusahaan yang melakukan proses rekruitmen tanpa menggunakan proses assessment.  Apakah hal ini salah?  Proses seleksi dan penempatan karyawan yang tidak dibarengi dengan analisis yang tepat dapat menjadi masalah dalam proses penempatan karyawan dalam perusahaan.  Mengapa?

Dalam kapasitas seorang individu berada dalam suatu posisi, individu tersebut harus dibarengi dengan dua komponen yang menyertainya.

Komponen pertama adalah trait, yang mana adalah bagian dari diri individu yang tidak dapat diubah oleh faktor eksternal, misalnya personality.  Personality merupakan bagian dari individu yang merupakan suatu bentuk profil yang membentuk individu dalam berprilaku dan secara tetap tidak akan berubah.  Sedikit berbeda dengan assessment, pada kegiatan assessment pengukuran yang dijalankan adalah dengan melakukan proses pengukuran kompetensi.  Kompetensi dalam beberapa hal terkait dengan skill, dimana ada komponen yang terkait dengan program pelatihan yang dapat dioptimalkan.

Komponoen kedua adalah kompetensi, ini yang sudah disebutkan sebelumnya. Sedikit berbeda dengan trait, sebagai contoh individu yang memiliki kapasitas trait leadership yang rendah dapat dikembangkan kompetensinya terkait dengan managerial skill dimana individu yang bersangkutan dapat mengoptimalkan dan mengembangkan kapasitasnya sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

Secara otomatis dengan proses assessment yang optimal, perusahaan dapat menetapkan program pengelolaan karyawan yang tepat dan terarah sehingga kapasitas individu yang ditetapkan dapat secara total menjadi nilai terukur yang sangat maksimal tentu saja tidak membuang waktu dan uang.  Lakukan kegiatan assessment dengan menggunakan provider konsultan HR yang tepat sehingga perusahaan Anda dapat memiliki keuntungan yang maksimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Standard Operating Procedure dan KPI

Banyak perusahaan gagal dalam melaksanakan proses implementasi Standard Operating Procedure.  Mengapa perusahaan tersebut gagal menjadi perusahaan dalam mengaplikasikan sistem?  Kesalahan terbesar adalah kurangnya evaluasi terhadap penerapan Standard Operating Procedure yang dimaksud.  Dimana perusahaan tidak melakukan analisis mengenai kesesuaian Standard Operating Procedure tersebut dijalankan dengan performa bisnis.  Sehingga manajemen perusahaan memiliki dua jenis sistem, yang satu adalah sistem pemanis yaitu indahnya kata-kata yang tersusun dalam Standard Operating Procedure dan yang lain adalah suatu pola manajemen yang mengejar target bisnis.

Akan menjadi waktu yang sangat tepat bagi perusahaan dalam menjalankan sinergi yang kuat antara Standard Operating Procedure dengan aplikasi Sistem Manajemen Performa.  Berikut adalah langkah-langkah yang tepat untuk diterapkan.

1.  Melakukan proses penetapan indikator prestasi dari individu karyawan

Proses penetapan indikator prestasi harus diselaraskan dengan uraian pekerjaan dan Standard Operating Procedure yang ada.  Lakukan proses pemastian bahwa output kinerja dan pengukuran nilai serta analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

2.  Tentukan mekanisme evaluasinya

Pastikan pengukuran kinerja terukur dalam bentuk dokumentasi yang secara sistematis dapat diaudit sehingga tidak menyebabkan adanya penyimpangan dalam proses analisis dan pengukuran dari kinerja yang ada.  Hal yang pasti mekanisme ini harus dapat mempertahankan adanya suatu unsur obyektifitas yang kuat sehingga tidak menyebabkan hilangnya motivasi pada diri karyawan ataupun individu yang ada dalam perusahaan.

3.  Tetapkan Sistem Punishment dan Reward yang sesuai

Hal ini memberikan nilai yang sangat penting dalam proses implementasi sistem manajemen performa, tujuannya agar konsistensi kebijakan dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebaiknya sistem manajemen unjuk kerja dalam bentuk KPI sudah harus langsung disusun berbarengan dengan proses penyusunan Standard Operating Procedure itu sendiri.  Lakukan proses aplikasi dan pengembangan yang tepat untuk perusahaan Anda, untuk meningkatkan kompetensi individu dalam perusahaan tidak ada salahnya untuk mengikuti pelatihan oleh provider pelatihan yang kompeten. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menulis SOP yang Tepat Sasaran

Kegiatan penulisan Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu tahapan yang termasuk bagian yang paling kritikal dalam proses penerapan dan aplikasi Standard Operating Procedure yang dimaksudkan tersebut.  Bagaimana tata cara menyusun SOP yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan dari pengguna Standard Operating Procedure.

1.  Proses dengan urutan yang jelas

Tata cara penyusunan Standard Operating Procedure harus memperhatikan urutan proses secara tepat dan jelas, dimana setiap tahapan harus berhubungan antara bagian satu dengan lainnya.  Kesulitan utama dalam proses penyusunan SOP dengan sistem narasi bagi individu pembaca yang tidak sabar membaca SOP adalah pembaca harus menyelesaikan dulu seluruh bagian dari SOP untuk memahami, khusus untuk orang dengan sifat teknis yang kuat membaca SOP dengan banyak deskriptif naratif sangat melelahkan dan lebih memilih dengan bentuk bagan alir biasa.

2.  Model dan bentuk SOP

Tersedia dua jenis model dan bentuk SOP yang ada, salah satunya adalah bentuk bagan alir (flow chart) dan bentuk deskriptif.  Bentuk ini memiliki nilai lebih dan kurang.  Seperti telah disebutkan sebelumnya bagan alir dengan bentuk flow chart sangat disukai oleh individu pembaca SOP yang simple dan sangat bersifat teknis.  Untuk jenis operasional retail yang detail bentuk alir proses sulit dibuat dalam bentuk flow chart karena banyak informasi yang sulit dijelaskan apabila bentuk diagram tersebut berbentuk flow chart.

3.  Bahasa penulisan

Usahakan bahasa penulisan dibuat ringkas dan tepat sasaran.  Bedakan tingkat sosial dan pendidikan dari user/ pengguna SOP.  Jenis pengguna SOP yang memiliki kapasitas pekerjaan praktis lebih menyukai proses penulisan yang sederhana dan to the point. Berbeda dengan type perencana yang lebih menyukai bahasa manajemen dengan detail informasi strategis.

Berangkat dari tiga saran dan rekomendasi ini, diharapkan Standard Operating Procedure yang dibuat oleh perusahaan dapat digunakan secara maksimal.  Untuk lebih mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari aplikasi SOP, tidak ada salahnya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat, misalnya dalam proses konsultasi

Sulitkah Industri Pangan Kecil Menerapkan ISO 22000?

Apakah Anda memiliki perusahaan dengan ukuran kelas kecil dan menengah serta pada saat ini sangat tertarik untuk melakukan program sertifikasi ISO 22000 ? Namun Anda tidak memiliki rasa percaya diri yang memadai untuk menerapkan sistem tersebut.  Jangan khawatir, proses aplikasi program sertifikasi ISO 22000 dapat dilakukan untuk semua jenis industri pangan, termasuk perikanan skala kecil.  Bagaimana langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan kecil dalam menerapkan ISO 22000?

Langkah Pertama: Lakukan Proses Pengkajian terhadap Kesesuaian Infrastruktur

Bagi beberapa perusahaan kecil, untuk memenuhi persyaratan yang distandarkan dalam penerapan Standar GMP yang tepat memang terlihat mahal, namun harus diamati dengan melihat nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah suatu bentuk investasi jangka panjang yang sangat tepat untuk dioptimalkan dalam kaitan pengembangan dan strategi pasar perusahaan.

Langkah Kedua: Melakukan Pelatihan Karyawan

Lakukan proses pelatihan terhadap karyawan dan memastikan bahwa pelatihan yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.  Pastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan pelatihan yang tepat dan dijalankan oleh provider yang baik sehingga aspek kompetensi dari karyawan tersebut terpenuhi.

Langkah Ketiga: Melakukan Proses penyusunan dokumen

Sedikit berbeda dengan perusahaan besar, proses penyusunan dokumen pada perusahaan kecil harus memperhatikan tingkat kepraktisan dan kemudahan dalam menjalankan implementasinya.  Dalam perusahaan kecil, kadangkala proses pekerjaan dijalankan secara multitask, artinya satu indiidu orang menjalankan banyak pekerjaan.  Pastikan juga jangan menyebabkan perusahaan terjebak dalam kondisi banyaknya pekerjaan dokumentasi.

Langkah Keempat: Kegiatna Internal Audit

Harus dapat dipastikan bahwa kegiatan internal audit dapat dijalankan sesuai dengan persyaratan.  Mengingat kapasitas perusahaan yang masih sederhana, justru dapat memberikan nilai positif dalam melakukan kegiatan audit internal yang detail serta optimal.

Demikian empat langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan skala industri pangan kecil untuk mengaplikasikan ISO 22000, pilih provider badan sertifikasi yang tepat untuk dapat memastikan bahwa penerapan program ISO 22000 dapat dijalankan secara optimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)