Training ISO

Mengefektifkan Internal Audit ISO 9001:2015 di Dalam Perusahaan

Pelaksanaan atas internal audit dijalankan untuk dapat memastikan bahwa program internal audit dapat memberikan kontribusi yang efektif ke dalam pelaksanaan sistem di dalam perusahaan. Dalam penerapan sistem ISO 9001:2015, realisasi atas sistem harus melekat ke dalam kegiatan perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya konsep asal ada sertifikat saja di dalam perusahaan.

Strategi implmenetasi ISO 9001:2015 harus didukung dengan memiliki kegiatan internal audit yang efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan nilai manfaat internal audit ISO 9001:2015.

(1) Memiliki Tim Internal Auditor yang Handal

Kehandalan tim internal auditor dibentuk oleh perusahaan dengan kewenangan yang tepat. Kemampuan internal auditor terbentuk melalui pelatihan dan kegiatan praktek lapangan yang dilakukan dengan supervisi yang tepat. Beberapa perusahaan mengembangkan tim internal audit dan melakukan evaluasi atas kompetensi internal auditor sehingga mendapatkan kemampuan yang tepat dalam memastikan audit dilakukan untuk melihat bagaimana sistem dijalankan. Pengalaman dan keterbukaan organisasi atas kegiatan internal audit dilakukan terkait dengan bagaimana proses internal audit dapat meningkatkan kualitas sistem perusahaan.

(2) Budaya Perusahaan Atas Improvement

Keterbukaan dan bagaimana perusahaan mampu menerima bagaimana kegiatan internal audit dipergunakan oleh perusahaan. Bagaimana suatu budaya perusahaan dijalankan untuk dapat melakukan penanganan atas setiap temuan audit. Temuan audit tersebut dipergunakan untuk dapat meningkatkan nilai positif dalam perusahaan. Setiap temuan menyebabkan adanya perbaikan yang perlu dijalankan. Siklus improvement terbentuk dari kegiatan internal audit itu sendiri.

(3) Pelaksanaan Internal Audit

Seberapa sering perusahaan menjalankan kegiatan internal audit? Sebaiknya proses internal audit dijalankan dengan mempertimbangkan atas resiko terkait dengan proses. Seperti bagaimana kegiatan internal audit akan dijalankan harus mempertimbangkan resiko. Jadwal atas pelaksanaan internal audit dilakukan berdasarkan pada periode audit yang lebih sering dibandingkan dengan departemen yang resiko rendah.

Bagaimana perusahaan menjalankan kegiatan internal audit dijalankan dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan program pelatihan dan pendampingan internal audit yang efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Fraud Prevention Management Dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Dalam penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan berbasis GFSI (Global Food Safety Initiative),  penerapan Sistem Food Security adalah mandatory dalam perusahaan. Dalam konsep Food Security Program,  pengendalian atas threat dan vulnerability dakam pengendalian sistem Food Security.  Fraud adalah kemunculan terjait dengan aspek vulnerability  yang bersumber dari anca.Poppi

Lalu bagaimana perusahaan menjalankan sistem Food Security Management Program sebagai bagian dari Sistem Food Security Program?

(1) Menjalankan Risk Assessment Pemasok

Proses identifikasi atas risk assessment terkait dengan sistem pencegahan anti fraud pada setiap setiap supplier. Memastikan bahwa setiap pemasok teridentifikasi status terkait dengan resiko anti fraud. Identifikasi atas potensi dan tingkat resiko terkait dengan kemunculan resiko-resiko tinggi yang terkait dengan resiko pada produk. Melakukan proses analisis berdasarkan pada referensi, issue, ataupun informasi terkait lainnya dalam mengidentifikasi resiko.

(2) Mengembangkan Budaya Anti Fraud Dalam Perusahaan

Self awareness menjadi kunci yang tepat dalam melakukan proses pencegahan atas fraud yang timbul. Membangun komunikasi yang transparan dalam manajemen serta memastikan bahwa setiap proses yang dilakukan seperti pemilihan pemasok dilakukan berdasarkan pada persyaratan objective yang muncul dalam perusahaan. Pelatihan serta proses rekruitmen juga dipastikan mengedepankan konsep atas budaya anti fraud.

(3) Menjalankan Audit

Proses audit, baik internal dan eksternal, terbukti dapat meminimalkan kemunculan fraud dalam perusahaan. Pemastian bahwa sistem baik desain sistem maupun implementasinya berjalan dengan tepat dan efektif menjadi bagian penting dalam proses pencegahan yang diharapkan. Selain memastikan pencegahan, audit juga dapat dilakukan apabila terdapat kemunculan permasalahan fraud yang beresiko dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan Anda menjalankan sistem anti fraud terkait dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan? Pastikan bahwa konsep anti fraud dapat berjalan secara efektif tidak hanya dalam implementasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan saja, namun juga terkait dengan pelaksanaan Sistem Operasional perusahaan lainnya. Untuk dapat mengembangkan sistem anti fraud yang efektif, pastikan perusahaan mempergunakan referensi eksternal yang tepat dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Implementasi ISO 22000  Dalam Sektor Logistik

Rantai pangan yang berhubungan dengan keamanan pangan tidak hanya terfokus dalam industri pengolahan saja.  Sektor logistik juga menjadi bagian yang penting dalam rantai pangan dan pengelolaannya juga terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Lalu bagaimana penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000  pada sektor logistik?  Berikut ini adalah 5 (lima)  tahapan yang penting dalam proses penerapan ISO 22000  dalam sektor logistik.

(1) Penyusunan Sistem GMP dan SSOP

Mendesain GMP dan SSOP sedikit berbeda dengan penerapan GMP dan SSOP yang berhubungan dengan penerapan pada industri pangan.  Identifikasi sarana dan prasarana disesuaikan dengan penggunaan fasilitas logistik.

(2) Aplikasi HACCP Pada Sektor Logistik

Mendesain HACCP dalam tahap penanganan logistik,  termasuk penyimpanan dan transportasi.  Melakukan identifikasi atas aspek-aspek bahaya yang muncul dalam tahapan yang dimaksud.  Bahaya yang terdampak pada limgkungan harus dapat dipastikan terkendali untuk meminimalkan bahaya.

(3) Penetapan Control Measure

Setiap bahaya yang muncul dipastikan adanya pengendalian untuk menghilangkan ataupun mengurangi dengan control measures.  Penetapan Control Measure itu dapat meliputi PRP, Control Process dan Critical Control Process. Control Measure dipastikan untuk meminimalkan bahaya yang berdampak kepada produk.

(4) Melakukan Proses Verifikasi dan Validasi

Perusahaan menjalankan referensi yang tepat terkait dengan pengendalian bahaya dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan di bidang logistik. Penetapan verifikasi disusun berdasarkan pada pedoman yang sesuai dengan keamanan pangan.

(5) Menjalankan Proses Penilaian Kinerja Keamanan Pangan

Penetapan sasaran termasuk di dalamnya aspek kinerja penanganan resiko yang ada. Serta bagaimana evaluasi dijalankan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan Anda menjalankan dan mengimplementasikan ISO 22000? Lakukan pencarian referensi eksternal untuk dapat mengimplementasikan Sistem ISO 22000. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan Perusahaan dalam Penerapan Sistem ISO 9001

Saat ini banyak perusahaan yang telah memiliki Sistem ISO 9001, namun dalam kondisi aktualnya penerapan atas Sistem ISO 9001 itu sendiri tidak berjalan dengan tepat dan efektif. Lalu dimana letak kesalahan dalam penerapan Sistem ISO 9001 yang dijalankan oleh perusahaan. Berikut ini adalah 5 (lima) kesalahan yang muncul dari ketidaktepatan penerapan Sistem ISO 9001.

(1) Pemahaman Atas Pentingnya Sistem ISO 9001

Beberapa perusahaan memiliki kesalahan dalam memahami penting dan manfaat dari Sistem ISO 9001. Sehingga memunculkan persepsi bahwa penerapan Sistem ISO 9001 hanya berkaitan dengan aspek dokumentasi dan pencatatan yang bersifat normatif. Ada baiknya perusahaan melihat bahwa ISO 9001 adalah alat improvement yang efektif dalam perusahaan. Dimana seluruh resiko yang muncul dapat terkendali serta adanya pengukuran dalam organisasi yang tepat.

(2) Minimnya Partisipasi dalam Perusahaan

Beberapa perusahaan menjalankan ISO 9001 terbatas hanya kepada beberapa kelompok karyawan. Sosialisasi tidam berjalan efektif, hal ini dapat berakibat dari proses implementasi yang berjalan sekedarnya. Ada baiknya perusahaan memaksimalkan setiap individu dalam perusahaan untuk mengimplementasikan sistem secara maksimal.

(3) Keterbatasan Metode Pengukuran

Orientaai sistem yang dijalankan dalam perusahaan sangat terbatas. Konsep pengukuran tidak berjalan secara maksimal dalam perusahaan. Perusahaan hanya menjalankan sistem operasional tanpa adanya pengukuran kinerja yang efektif.

(4) Siklus Pembelajaran yang Tidak Tuntas

Salah satu pelaksana dari sistem adalah individu. Dalam beberapa hal, individu tidak mendapatkan bekal pelatihan yang maksimal, sesuai dengan kebutuhan kompetensinya. Hal ini menyebabkan konsep kesadaran dan kepemimpinan tidak berjalan secara maksimal dalam perusahaan.

(5) Pengelolaan Stakeholder yang Tidak Optimal

Bagaimana proses pengelolaan atas stakeholder sebagai fungsi supppydalam sisitem berjalan? Ketiadaan sistem serta aturan yang jelas dalam perusahaan yang terjait atas stakeholder mampu menyebabkan sistem tidak berjalan secara maksimal.

Bagaimana perusahaan Anda menjalankan ISO 9001? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengimplementasikan dan mengembangkan sistem manajemen dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Manfaat Memiliki Etika Perusahaan

Dalam mengelola usahanya, perusahaan harus memiliki prinsip bisnis yang dijaga secara baik oleh perusahaan dan tim yang ada dalam perusahaan.  Prinsip-prinsip ini tertuang di dalam etika perusahaan yang menjadi panduan dalam prilaku organisasi dijalankan.

Lalu manfaat apa yang didapatkan pada penggunaan etika perusahaan? Berikut ini beberapa manfaat yang didapatkan perusahaan dalam memiliki dan menjalankan etika perusahaan.

(1)  Mendetailkan Prinsip Perusahaan ke dalam Panduan Prilaku

Dengan memiliki etika perusahaan, karyawan dan manajemen memiliki panduan yang jelas mengenai bagaimana prilaku organisasi dijalankan sesuai dengan prinsip yang telah ditetapkan.

(2) Memudahkan Pelaksanaan Budaya Perusahaan

Bagaimana proses pelaksanaan budaya perusahaan dijalankan? Dengan tersedianya etika perusahaan maka pelaksanaan budaya perusahaan dapat dijalankan dalam kegiatan hariannya.

(3) Menjaga Brand Perusahaan

Dengan adanya etika perusahaan, nilai-nilai positif akan terintegrasi ke dalam prilaku organisasi dan individu. Merk yang dimiliki oleh perusahaan akan dapat terjaga dengan etika perusahaan tersebut.

(4) Menjaga Kepatuhan

Adanua etika menyebabkan bahwa kepatuhan dapat terkelola dengan tepat. Adanya konsistensi pelaksanaan kepatuhan akan menjadi bagian penting dalam organisasi ketika menerapkan transparansi dan GCG (Good Corporate Governance).

Apakah perusahan Anda saat ini telah memiliki etika perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal dalam menetapkan dan menyusun etika perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Transformasi Fokus Pelanggan dalam Sistem Perusahaan

Adalah hal yang penting untuk dievaluasi mengenai pemahaman atas fokus pelanggan dalam penerapan Sistem ISO 9001:2015 dalam perusahaan.  Konsep strategis yang terkait dengan fokus pelangan dapat diimplementasikan oleh peusahaan dengan beberapa tahapan berikut ini.

(1) Mengidentifikasi Pelanggan sebagai Peluang dan Resiko

Secara prinsip pelanggan adalah faktor positif yang berkontribusi atas pengembangan dan keuntungan perusahaan.  Namun adalah penting bagi perusahaan untuk dapat melihat pelanggan adalah bentuk peringatan yang lebih serius yang dapat muncul dan menjadi resiko apabila tidak dikendalikan secara maksimal.  Proses identifikasi ini adalah penting untuk kemudian terkendali dalam sistem.

(2) Penjabaran KPI Pelanggan ke dalam KPI Perusahaan

Ada baiknya, perusahaan melakukan proses identifikasi secara detail terkait dengan KPI pelanggan tersebut ke dalam KPI Perusahaan. Bagaimana penetapan atas desain tersebut ditetapkan secara efektif dapat terimplementasi ke dalam KPI perusahaan.

(3) Pengelolaan Knowledge Perusahaan

Perusahaan mengidentifikasi atas kebutuhan-kebutuhan atas pengetahuan yang dipergunakan terkait dengan bagaimana kebutuhan pelanggan dapat dijalankan oleh perusahaan. Desain sistem dan proses yang dibentuk oleh perusahaan dapat dipastikan terlatih untuk dapat mengimplementasikan pengetahuan dengan tepat dan efektif.

Bagaimana dengan konsep strategis yang dijalankan oleh perusahaan Anda terkait dengan proses implementasi fokus pelanggan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan sistem terjalankan secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Strategi Pengembangan Fungsi PPIC

Dalam proses pengembangan sistem manufacturing, adalah sangat penting bagi perusahaan untuk menyusun perencanaan terkait dengan produksi. Dibandingkan dengan penyusunan SOP dalam bidang usaha lainnya, dalam industri manufactuing peranan PPIC adalah denyut utama dari penyusunan sistem yang ada dalam manufacturing. Ada beberapa perusahaan bahkan ketika melakukan proses pendesainan terhadap organisasi, menetapkan fungsi PPIC adalah proses penetapan yang sangat kritikal.

Lalu bagaiman mengembangkan fungsi PPIC yang tepat. Salah satu persyaratan utama yang penting ketika melakukan proses penetapan fungsi PPIC adalah memastikan bahwa fungsi PPIC telah terintegrasi dengan fungsi pengadaan (procurement) , penyimpanan barang (inventory) , produksi dan distribusi.

Lalu bagaimana proses perencanaan yang tepat dalam pengembangan fungsi PPIC dalam perusahaan.

(1) Memastikan kesesuaian kapasitas

PPIC harus dapat menjawab tantangan pelaggan dalam memastikan kesesuaian antara level pengiriman (delivery service level), keuangan perusahaan serta kapasitas.  Memastikan kapasitas harus dipastikan terukur dengan tepat. Tantangan terbesar adalah melakukan proses kalkulasi yang akurat dalam memastikan bahwa output proses adalah kondisi real dan terukur dengan tepat baik dalam data maupun kondisi aktual.

(2) Pengendalian Biaya Produksi

PPIC berperan penting dalam menganalisis janji marketing terhadap pelanggan. Memastikan bahwa order yang dijalankan adalah layak dan tidak merugikan perusahaan. Memastikan bahwa dengan status minimal kuantitas produksi, terpastikan bahwa biaya produksi terpenuhi dengan tepat.

(3) Menjaga Supply Chain Management

Peranan dalam menjaga baris antrian proses dan menjalankan seluruh perencanaan yang tepat menjadi bagian penting dalam program pengendalian rantai pasokan tersebut. Melakukan fungsi koordinasi dan mengevaluasi seluruh titik proses mulai dari pengadaan sampai dengan pengiriman adalah penting untuk dijalankan dalam kegiatan proses tersebut.

Bagaimana dengan perusahaan Anda ketika menjalankan proses pengelolaan rantai pasokan produksi tersebut? Lakukan proses pencarian  yang tepat untuk memastikan bahwa sistem operasional perusahaan berjalan dengan baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memilih Konsultan Business Process Reengineerng yang Tepat

Banyak perusahaan yang telah melakukan proses pengembangan sistem dengan menggunakan konsultan, namun dalam kenyataannya proses penyusunan atas perubahan business process yang dijalankan dalam perusahaan.

Konsultan yang tepat dalam proses penanganan perubahan business process dalam perusahaan adalah perusahaan yang telah mampu untuk mengimplementasikan SOP dan pendekatan SDM secara maksimal. Mengapa hal tersebut perlu dilakukan?

(1) Melihat efektifitas sistem

Dalam proses business process re-enggineering, perusahaan harus mampu secara maksimal mengembangkan konsep strategis secara tepat. Hal ini ditujukan untuk dapat melihat bahwa perubahan yang dilakukan dalam perusahaan adalah maksimal dan tepat sasaran. Konsultan dengan pengalaman tinggi di bidang manajerial dan sistem mampu menangkap kepentingan atas perubahan serta memperhitungkan resiko dari perubahan sistem yang dijalankan dalam perusahaan.

(2) Proses implementasi

Dalam proses implementasi perubahan sistem, harus dipastikan organisasi mengembangkan program leadership sehingga penerapan sistem dapat dijalankan dalam organisasi.  Konsultan harus mampu melakukan proses pendekatan coaching sehingga mampu mengembangkan budaya leadership dalam perusahaan secara tepat.  Leadership yang kuat mampu membawa awareness dalam penerapan sistem.

(3) Pemahaman Sistem Sumber Daya Manusia

Business Process Re-engineering dapat menyebabkan transformasi kompetensi dan karakteristik budaya perusahaan.  Konsultan harus mampu untuk menyusun perubahan terkait dengan sistem manajemen SDM sebagai salah satu penopang utama atas perubahan tersebut. Memastikan ulang, bahwa pengembangan sistem dapat dijalankan paralel dengan pengembangan kompetensi sumber daya manusia.

Menarik untuk dicermati, karena pada saat ini perusahaan seringkali salah mengambil keputusan dalam memilih konsultan SOP , Busines Process maupun Business Process Re-engineering.  Lakukan proses referensi eksternal secara tepat untuk dapat memastikan bahwa pelaksanaan sistem dalam perusahaan Anda dapat bekerja secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

 

5 Kesalahan Manajemen SDM yang Sulit untuk Diperbaiki oleh Perusahaan

Dalam pengelolaan perusahaan, terkadang manajemen mengalami kesulitan untuk menjalankan kegiatan operasional sesuai dengan konteks pekerjaan yang ideal. Permasalahan terkait dengan status finansial, kondisi kemampuan pasar dan kekuatan perusahaan secara keseluruhan menjadi bagian penting yang perlu untuk dipertimbangkan.

Dari hasil beberapa kajian, ditemukan adanya 5 (lima) kesalahan yang menjadi bagian dari kesalahan manajemen SDM.  Adapun lima kesalahan tersebut adalah:

(1) Terlalu melibatkan kedekatan personel dalam penanganan karyawan

Mengembangkan pendekatan dengan karyawan secara kekeluargaan adalah baik. Namun apabila peran emosional menjadi terlalu dekat dalam proses penanganan karyawan maka kondisi yang muncul adalah konflik dan ketidakprofesionalan.  Perbaikan atas penanganan seperti ini membutuhkan waktu dan budaya perusahaan yang baru sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan perbaikan atas bisnis yang dimilikinya.

(2) Terlambat dalam Mengembangkan Kompetensi Karyawan

Seluruh perusahaan saat ini harus mengembangkan effort untuk dapat mengembangkan karyawan.  Karena tidak seluruh karyawan berada dalam bentuk “jadi” dan siap pakai. Sehingga mau tidak mau proses untuk pengembangan karyawan harus dijalankan. Banyak perusahaan mengesampingkan program pengembangan kompetensi yang sistematis dalam proses pengembangan usahanya.

(3) Bekerja bukan berdasarkan Sistem

Beberapa pemilik perusahaan lebih mengutamakan loyalitas karyawan kepada atasan dari perusahaan tersebut. Banyak yang perusahaan lupakan, yaitu bagaimana menjalankan perusahaan dengan menggunakan konsep sistematis.  Memastikan bahwa karyawan loyal terhadap sistem adalah penting untuk memastikan bahwa proses berjalan dengan tepat dan efektif.

(4) Melupakan Jenjang Karir Karyawan

Perusahaan banyak terbenam kepada pola kerja yang konsisten serta tidak terdapat pengembangan atas karir karyawan tersebut. Hal ini menyebabkan karir dan pengembangan karyawan menjadi stagnan dan tidak dapat berkembang secara maksimal.

(5) Lupa Memperbaiki Sistem Kompensasi

Melihat bahwa setiap karyawan perlu menjalankan suatu tantangan baru dan pekerjaan yang bertambah tentu saja membutuhkan adanya suatu simultan ataupun daya tarik.  Mengembangkan sistem kompensasi yang tepat dan efektif adalah suatu program yang harus dijalankan sejak awal.

Lakukan program pengembangan manajemen SDM dalam perusahaan Anda secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pola Efisiensi Pada Bisnis Manufacturing

Dalam jenis usaha industri, proses penerapan efisiensi adalah faktor penting untuk dapat memastikan bahwa pola usaha menjadi sustainable (berkelanjutan).  Banyak faktor yang menjadi bagian penting untuk memastikan bahwa jenis bisnis manufacturing dapat menjadi lebih efektif.  Berikut adalah langkah-langkah strategis yang dapat dilakukan pada bisnis Manufacturing agar dapat menjadi lebih efesien.

(1) Effective Floor Leadership

Dalam bisnis manufacturing, rantai instruksi dan pelaksanaan operasional harus bergerak dengan sistem yang sama. Aspek konsistensi adalah penting, pola prilaku dan tata kerja dialankan sesuai dengan sistem dan nilai yang sama dalam perusahaan. Memastikan bahwa fungsi leadership dijalankan dalam seluruh lini operasional adalah penting dan wajib terimplementasi secara efektif.

(2) Effective Supply Chain Management

Pemastian bahwa konsep perencanaan atas produksi terkait dengan pengelolaan material dijalankan dalam sistem yang terintegrasi. Bagaimana sistem pengadaan, perencanaan produksi dan pengelolaan atas stock terkendali. Cash flow atas stock dan supply harus dipastikan dalam rasio yang dapat terkelola oleh sistem.

(3) Total Quality Management

Di dalam bisnis manufacturing konsep kualitas bukanlah berorientasi hanya pada produk. Pergerakan dan pengelolaan organisasi harus dialankan untuk memastikan bahwa kualitas perusahaan terpenuhi, salah satunya adalah kualitas produk.  Penerapan mulai dari Top Management (berupa komitmen) serta fokus usaha harus mengarah pada kualitas secara total. Penetapan target-target yang berorientasi pada dimensi kualitas harus dapat terpenuhi dan terevaluasi secara maksimal.

Bagaimana dengan penyusunan sistem manajemen dalam perusahaan Anda? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam proses penyusunan sistem dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)