PENERAPAN ISO 9001 PADA LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT (NGO/ NON GOVERNMENT ORGANIZATION)

Apakah penting bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001, apa tingkat kebutuhannya?  Memang tidak terdapat kewajiban bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan sistem ISO 9001, namun ISO 9001 sendiri dapat memberikan arti dan nilai positif bagi lembaga tersebut.  Apa saja yang menjadi nilai positif bagi Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001?

(1)  Meningkatkan kompetensi administratif dalam Lembaga Swadaya Masyarakat tersebut

Satu hal yang cukup penting untuk dijalankan adalah memastikan adanya konsep pengembangan dan pengelolaan yang terkait dengan kebutuhan dari shareholder dan stakeholder yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi pelaporan.  Lembaga Swadaya Masyarakat memiliki kewajiban untuk secara rutin melaporkan status administrasi dari penggunaan biaya untuk kegiatan yang dijalankan.  Suatu konsep yang sederhana namun sangat penting, dimana proses menjalankan tertib administrasi ini membutuhkan konsep pengawasan yang ketat yang digunakan untuk mengoptimalkan tertib administrasi dalam organisasi untuk memastikan bahwa konsep keteraturan tersebut dijalankan.

(2)  Mengelola Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat

Lembaga Swadaya Masyarakat adalah suatu bentuk organisasi yang mana produk outputnya adalah hitungan per proyek yang dijalankan.  Dalam proses interaksi operasionalnya, sedikit unik karena memposisikan manusia sebagai produk, alat dan aspek penggerak sumber daya manusia itu sendiri.  Belum lagi dengan penggunaan pihak ketiga sebagai tenaga penggerak dari operasional pekerjaan yang dijalankan di lapangan, apalagi tidak ada pengaturan proyek yang tepat dan dilengkapi dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang memadai tidak dinyana maka organisasi akan sangat sulit mempertanggungjawabkan output operasional kepada pihak shareholder ataupun stakeholder.

(3) Mengoptimalkan sistem operasional berbasiskan target dan kinerja dari pekerjaan

Banyak hal menarik yang menjadi pertimbangan dalam proses pengembangan dan pengelolaan manajemen operasional dan kinerja yang ada di lapangan.  Satu hal yang dapat dilihat secara sistematis dari implementasi ISO 9001 adalah konsep menetapkan target kerja pada tahapan proses yang relevan.  Hal ini akan sangat menguntukngkan pihak organisasi dalam penjelasan secara detail konsep delpoyment dalam tahapan proses utama ke proses lanjutannya.  Bagaimana suatu tahapan proses yang berbasis konsep excellent bisa dikembangkan ke dalam suatu kondisi operasional yang sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam organisasi.

LALU BAGAIMANA LANGKAH-LANGKAH DALAM PENERAPAN ISO 9001

1.  PELATIHAN DAN PENCARIAN REFERENSI PENERAPAN ISO 9001

Suatu konsep yang sangat kuat dalam organsasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa penerapan ISO 9001 sudah dijalankan sesuai dengan aturan dan standar persyaratan yang tepat serta bagaimana memecah rahasia klausul yang ada dalam penerapan di lapangan.  Mengingat bahwa rata-rata implementasi ISO 9001 banyak dijalankan pada perusahaan dengan status industri atau jasa yang berbasiskan profit, tentu akan memberikan suatu masalah tersendiri apabila pelatihan yang dijalankan dilakukan bersama-sama dengan pelaku industri yang berbeda.  Sebaiknya NGO / LSM tersebut mencari provider pelatihan untuk kegiatan pelatihan in house, yang kemudian dapat dilakukan proses pengembangan penerapan ISO tersebut ke dalam mekanisme operasional yang dimiliki oleh NGO itu sendiri.

2.  PROSES PENETAPAN BUSINESS PROCESS DAN RUANG LINGKUP

Langkah selanjutnya yang harus dijalankan adalah menetapkan business process yang ada dalam LSM itu sendiri, yang mana menjelaskan tahapan-tahapan besar dari suatu tahapan proses yang dijalankan dalam perusahaan tersebut.  Kemudian dilakukan proses penetapan ruang lingkup dari proses operasional yang dijalankan itu sendiri.  Meningat peran pentingnya tahapan ini, sebaiknya dalam proses penetapan melibatkan seluruh departemen untuk memastikan interaksi proses penting yang harus termaktub dalam business process yang disebutkan tersebut.

3.  PENYUSUNAN DOKUMENTASI

Lakukan proses penyusunan dokumen dengan melakukan proses penyusunan dokumen dengan menjalankan konsep yang diterapkan dalam Standar Manajemen ISO 9001 yang terdiri atas tiga level dokumen.

(a) Penyusunan manual dalam dokumentasi ISO 9001 untuk kebutuhan LSM dijalankan dengan cara sesuai dengan standar persyaratan klausul ISO 9001 dimana isi manual akan memuat status penjelasan yang sesuai dengan maksud klausul yang terkait dengan standar persyaratan yang dimaksud.  Menetapkan visi dan misi serta kebijakan mutu yang ditetapkan dalam lmbaga swadaya masyarakat.

(b)  Penyusunan prosedur dalam organisasi yang merupakan hasil standar persyaratan klausul yang ditetapkan dan wajib dalam Sistem Manajemen ISO 9001:2008.

(c) Penyusunan catatan kerja yang terkait dengan proses operasional yang dijalankan dalam unit-unit kerja yang di lapangan.  Untuk memastikan bahwa proses operasional sistem yang dijalankan di lapangan.

Langkah-langkah dalam penjelasan dan pengembangan berikutnya adalah dengan mencari referensi dan konsultan yang tepat untuk mendampingi Anda dalam proses lebih lanjut untuk mengembangkan Sistem Manajemen ISO 9001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing?  Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan.  Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga.  Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil?  Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan.  Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan?  Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan.  Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri.  Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2.  PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi.  Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable  (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya.  Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional.  Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur.  Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan.  Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2.  PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan.  Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan.  Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut.  Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3.  MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan  profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan.  Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan.  Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya?  Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan.  Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan.  Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)