Menyusun Job Description yang Tepat dan Efektif

Dalam penerapan sistem operasional, tersedianya Job Description adalah hal yang utama yang menjadi panduan dalam pelaksanaan sistem.  Namun dalam kondisi aktualnya, banyak perusahaan memiliki hambatan terbesar terkait dengan Job Description. Lalu bagaimana menyusun Job Description yang tepat dalam perusahaan?

Berikut ini adalah langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menyusun Job Description.

(1) Menganalisis Business Process

Memetakan proses yang dijalankan perusahaan, serta mempelajari alokasi penempatan jabatan dalam business process tersebut.

(2) Mengidentfikasi Struktur Organisasi

Melakukan kajian atas penempatan jabatan dalam struktur. Proses analisis atas target serta tujuan dari jabatan tersebut dalam struktur organisasi adalah hal penting untuk menjadi pertimbangan.

(3) Melakukan Evaluasi Jabatan

Lakukan proses evaluasi atas detail pekerjaan yang dijalankan dalam perusahaan. Konsekuensi dan tanggung jawab penting yang dijalankan dalam jabatan tersebut. Melakukan evaluasi atas authorisasi yang dijalankan dalam jabatan tersebut.

(4) Menyusun Uraian Jabatan

Memastikan bahwa dalam penulisan atas uraian jabatan ini adalah sesuai dengan aktual dan strata jabatan yang dijalankan. Memastikan tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar jabatan. Ada baiknya proses menyusun uraian jabatan dilakukan dengan bahasa yang mudah dimengerti.

(5) Melakukan Evaluasi Target Kinerja

Penetapan uraian terkait dengan target kinerja menjadi bagian penting dalam menyusun uraian jabatan. Lakukan evaluasi untuk memastikan bahwa informasi yang terdapat dalam uraian kerja tersebut mampu untuk mencapai target kinerja yang ditetapkan.

Bagaimana perusahaan Anda menyusun uraian jabatan (Job Description)? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menyusun uraian jabatan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Transformasi Fokus Pelanggan dalam Sistem Perusahaan

Adalah hal yang penting untuk dievaluasi mengenai pemahaman atas fokus pelanggan dalam penerapan Sistem ISO 9001:2015 dalam perusahaan.  Konsep strategis yang terkait dengan fokus pelangan dapat diimplementasikan oleh peusahaan dengan beberapa tahapan berikut ini.

(1) Mengidentifikasi Pelanggan sebagai Peluang dan Resiko

Secara prinsip pelanggan adalah faktor positif yang berkontribusi atas pengembangan dan keuntungan perusahaan.  Namun adalah penting bagi perusahaan untuk dapat melihat pelanggan adalah bentuk peringatan yang lebih serius yang dapat muncul dan menjadi resiko apabila tidak dikendalikan secara maksimal.  Proses identifikasi ini adalah penting untuk kemudian terkendali dalam sistem.

(2) Penjabaran KPI Pelanggan ke dalam KPI Perusahaan

Ada baiknya, perusahaan melakukan proses identifikasi secara detail terkait dengan KPI pelanggan tersebut ke dalam KPI Perusahaan. Bagaimana penetapan atas desain tersebut ditetapkan secara efektif dapat terimplementasi ke dalam KPI perusahaan.

(3) Pengelolaan Knowledge Perusahaan

Perusahaan mengidentifikasi atas kebutuhan-kebutuhan atas pengetahuan yang dipergunakan terkait dengan bagaimana kebutuhan pelanggan dapat dijalankan oleh perusahaan. Desain sistem dan proses yang dibentuk oleh perusahaan dapat dipastikan terlatih untuk dapat mengimplementasikan pengetahuan dengan tepat dan efektif.

Bagaimana dengan konsep strategis yang dijalankan oleh perusahaan Anda terkait dengan proses implementasi fokus pelanggan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan sistem terjalankan secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Dapatkah Budaya Perusahaan Diubah?

Salah satu hal yang menarik dikaji untuk melihat mengapa beberapa perusahaan dari yang sebelumnya berada pada no urut merk rendah mampu melejit untuk mencapai no urut wahid.  Hasil penelaahan menunjukkan bahwa perusahaan tersebut menigkatkan aspek fleksibilitas untuk mampu bersaing dalam merebut konsumen.

Dalam era milenial ini, ada beberapa catatan yang mau tidak mau dan suka ataupun tidak suka harus dijadikan bagian dari bagaimana perusahaan menjalankan perubahan di dalam organisasi.  Salah satu mekanisme penting dan signifikan yang dapat dijalankan perusahaan adalah dengan mengembangkan budaya perusahaan.

Lalu bagaimana bila budaya perusahaan itu sendiri yang akan dilakukan perubahan?

Menjadi hal yang sangat menarik bagaimana pola perubahan budaya perusahaan harus menjadi bagian penting. Berikut adalah tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan proses perubahan budaya dalam perusahaan.

(1) Mendefinisikan Budaya Secara Tepat

Aktualnya budaya perusahan tidak hanya berupa semboyan tertulis yang setiap harinya harus diingat dan dihapalkan. Budaya sendiri menjadi dasar filosofi dalam pembentukan karakter perusahaan serta individu yang ada dalam perusahaan.

(2) Penyusunan Karakter Perusahaan

Karakter perusahaan disusun sebagai bentuk penjabaran dari nilai-nilai yang termuat pada budaya. Perumusan dalam bentuk aspek-aspek kompetensi. Identifikasi tersebut kemudian dijabarkan dalam bentuk selang (grade) kompetensi yang kemudian harus diimplementasikan kepada karyawan,

(3) Penyusunan Kompetensi Karyawan berbasiskan Nilai Perusahaan

Menjalankan proses penetapan terkait dengan seluruh penetapan nilai perusahaan yang dijabarkan menjadi kompetensi sumber daya manusia.  Bagaimana status penjabaran dari kompetensi tersebut didefinisikan dan diaplikasikan? Penyusunan atas kamus kompetensi menjadi bagian penting dalam memastikan keselaran antasa kompetensi dengan nilai yang ditetapkan oleh perusahaan.

(4) Melakukan Proses Transformasi SDM

Penekanan atas transformasi dijalankan dengan menyeimbangkan antara sistem dan leadership.  Perkuatan harus dijalankan searah untuk memastikan aspek maksimal terkait dengan bagaimana sistem secara konsisten dijalankan. Memastikan secara terus-menerus bagaimana transformasi dijalankan adalah nilai penting untuk mengelola perusahaan dalam melakukan proses perubahan transformasi SDM.

(5) Membudayakan Merk Perusahaan Pada Karyawan

Tidak sedikit perusahaan memberikan catatan penting bagaimana merk perusahaan dapat terikat kepada diri karyawan.  Memastikan pentingnya penetapan kode etik serta manajemen kepegawaian yang tepat dapat memberikan nilai penting bagaimana proses knowledge dijalankan secara tepat dan terus menerus sehingga dapat “memaksa” karyawan menjadi satu merk.

Bagaimana perusahaan Anda melakukan perubahan budaya perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengelolaan budaya perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Melakukan Program Upgrade Manajemen Perusahaan

Kapan perusahaan harus menjalankan program peningkatan atas kualitas dari manajemen perusahaan? Memastikan bahwa perusahaan dapat menjalankan program perbaikan dan peningkatan tidak didasarkan pada kondisi penjualan saja. Hal yang terpenting bagi perusahaan ketika menjalankan program up grade adalah menyusun kerangka panjang perusahaan.

Bagaimana perusahaan meliihat jangka panjang dari pengelolaan bisnis yang dijalankan. Terkadang meskipun harus memikirkan kerangka jangka panjang, perusahaan harus dapat mempertimbangkan perubahan yang bersifat jangka pendek. Kemampuan untuk mengadaptasi perubahan-perubahan termasuk di dalamnya adalah perubahan kecil adalah hal penting dan signifikan yang menjadi bagian penting untuk dijadikan bagian dari pengelolaan bisnis yang efektif.

Peningkatan dari manajemen perusahaan itu sendiri dapat diaplikasikan dalam program berikut ini:

(1) Transformasi Bisnis

Menjalankan program pengembangan manajemen sangat diperlukan saat ini, mengingat kemampuan perusahaan untuk mengantisipasi segala tantangan adalah menjadi hal penting yang perlu untuk secara terus menerus memecahkan masalah yang ditemui. Bagaimana perusahaan mampu untuk menjadi tertantang dalam menyelesaikan seluruh permasalah yang dijalankan.

(2) Peningkatan Atas Kriteria Target

Kriteria ataupun target menjadi bagian penting untuk meningkatkan kualifikasi manajemen untuk dapat mengoptimalkan pekerjaan yang dijalankan dalam perusahaan. Penetapan atas kriteria prestasi menjadi bagian penting bagi perusahaan untuk mendapatkan suatu budaya terukur dengan progress yang cepat sesuai target.

(3) Percepatan Bisnis

Peningkatan manajemen dijalankan untuk memastikan bahwa percepatan bisnis dapat secara terus menerus dijalankan. Bagaimana prinsip manajemen dapat secara optimal terus menerus berkembang dan mampu untuk mengakselerasi kebutuhan pasar.

Pola up grade manajemen dapat dijalankan dalam bentuk strategi yang tepat dan efektif dalam pengelolaan bisnis. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat meningkatkan performa kinerja perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan dalam Pengelolaan Manajemen Strategis dalam Perusahaan

Dalam melakukan proses pengelolaan manajemen, perusahaan seringkali menemukan kesulitan/ permasalahan.  Masalah yang  muncul secara runut dapat menyebabkan hilangnya arah strategis perusahaan dalam melakukan proses pencapaian target.  Untuk dapat menjalankan arah yang tepat dalam melakukan proses pengelolaan bisnis yang tepat.

Lalu bagaimana peranan konsultan dalam menjalankan perbaikan strategis dalam perusahaan?

(1) Desain Sistem

Tidak terdapat perusahaan yang menjalankan konsep ideal sesuai dengan buku manajemen. Konsultan harus mampu mengupayakan terbentuknya sistem yang efektif bagi perusahaan dengan seluruh sumber daya yang dimiliki. Melakukan analisis dan menjalankan program mix and match yang tepat dalam memastikan desain sistem terbentuk sesuai dengan arahan strategis.

(2) Mengukur Kemampuan Perusahaan

Ada baiknya konsultan dan perusahaan melakukan proses komunikasi dengan perusahaan dan melakukan analisis kemampuan perusahaan untuk mencapai target yang telah ditetapkan terkait dengan kajian strategis. Salah satu kajian strategi yang penting bagi perusahaan adalah melakukan proses pengendalian resiko. Memastikan bahwa arah dan tujuan perusahaan tercapai sesuai dengan target rasional.

(3) Program Pendampingan

Pendampingan yang dilakukan oleh konsultan bisa dilakukan dengan beberapa teknik, seperti coaching ataupun intervensi proses.  Bagaimana proses dalam perusahaan bisa menyerap dan bersinergi dengan sistem untuk memastikan bahwa sistem yang diterapkan adalah tepat dan efektif.

(4) Proses Evaluasi dan Kajian Bisnis

Konsultan dapat menjalankan fungsi untuk melakukan check up kondisi bisnis Anda. Melakukan seluruh analisis apakah perusahaan memiliki potensi yang memadai untuk terus berkembang ataupun perubahan strategi bila mengingat tingkat resiko bisnis yang semakin tinggi. Melakukan proses rekomendasi agar perusahaan menjalani proses “naik kelas” menjadi lebih baik.

Memahami peranan konsultan dan mengerti apa yang menjadi kebutuhan perusahaan adalah hal yang perlu dianalisis sebelum menjalankan proyek perbaikan.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjawab seluruh masalah yang ada dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Proses Peningkatan Produktifitas Output Perusahaan Melalui 5 R

Banyak perusahaan saat ini melihat 5 R hanya sebagai bentuk pengembangan budaya organisasi.  Memperbaiki kinerja SDM (Sumber Daya Manusia) adalah salah satu bentuk dari bagaimana 5 R dapat berperan, namun banyak yang melupakan bahwa program 5 R dapat dipergunakan untuk meningkatkan produktifitas kerja, khususnya dalam bidang industri.  Lalu bagaimana 5 R itu sendiri dapat meningkatkan produktifitas?

(1) Menertibkan Status Lean Process

Banyak perusahaan yang melupakan bahwa kapasitas yang termuat dalam sistem lean process harus dapat dipastikan adalah steril.  Mengingat tahapan ini adalah keterbatasan dari proses.  Apabila 5 R tidak dijalankan, maka area-area yang menjadi lean point tidak menjadi steril dan menjadi permasalahan untuk mencapai produktifitas tinggi dalam proses produksi.

(2) Memperbaiki Sistem Pengukuran Produktifitas

Konsep 5R melibatkan perbaikan atas sistem operasional yang visible. Dimana proses pengukuran atas hasl produktifitas dapat terukur secara nyata. Aspek yang terlihat ini dapat membantu karyawan dalam melakukan evaluasi atas status hasil output operasional perusahaan. Sehingga proses pengukuran dan pencapaian target menjadi lebih terukur.

(3) Mengendalikan Evaluasi Kinerja Karyawan

5 R dapat dipergunakan sebagai metode untuk melihat kinerja tim dan personel individu. Menjaga mekanisme kinerja selalu berjalan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan. Bagaimana pola kinerja tetap terjaga dalam sistem yang akurat.

Bagaimana dengan penerapan 5R dalam perusahaan Anda? Dapatkan manfaat terbesar terkait dengan penerapan 5 R dalam perusahaan Anda, lakukan proses pencarian referensi yang tepat untuk penerapan 5R dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan Manajemen Strategis dalam Pengembangan Perusahaan

Dalam menjaga bisnis dan terus-menerus secara progresif meningkatkan kinerja perusahaan, ada baiknya perusahaan untuk dapat melakukan pengendalian manajemen strategis yang tepat. Apa yang dimaksud dengan manajemen strategis? Manajemen strategis adalah suatu pengelolaan perusahaan yang didesain sedemikian rupa untuk dapat membantu perusahaan dalam mencapai target/ tujuan yang diharapkan, seperti target finansial ataupun non finansial.

Perusahaan dapat menggunakan jasa eksternal konsultan dalam melakukan proses penyusunan manajemen strategis.  Dalam beberapa hal, konsep penggunaan jasa eksternal dapat memberikan manfaat lebih baik. Manfaat yang didapatkan adalah sebagai berikut.

(1) Tercapainya Sasaran dan Fokus Kinerja Perusahaan

Perusahaan dapat mendeskripsikan informasi mengenai apa yang menjadi target dan tujuan dari perusahaan. Setiap sasaran/ target yang diminta oleh perusahaan tersebut, konsultan dapat menyusun dan melakukan program perencanaan yang tepat atas penetapan strategi kinerja yang diharapkan.  Meskipun perusahaan harus mengeluarkan budget khusus dalam mengakomodasi adanya konsultan, namun konsep strategis yang ditetapkan dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal.

(2) Pengelolaan Perbaikan secara Akurat

Kelebihan dari penggunaan jasa eksternal adalah dapat membantu perusahaan untuk menjalankan perbaikan melalui aspek global yang lebih luas. Khususnya, pada konsultan yang telah berpengalaman dengan bisnis sejenis yang dikelola maka proses perbaikan dapat didesain berdasarkan pada aspek benchmark yang dijalankan oleh perusahaan secara tepat dan efektif.

(3) Pendampingan Implementasi

Konsultan dapat berperan secara maksimal untuk melakukan program pendampingan atas sistem, termasuk di dalamnya adalah melakukan kajian atas pentingnya modifikasi desain sistem ataupun kompetensi organisasi.

(4) Pelaksanaan Program Cost Saving

Dengan menjalankan sistem yang tepat, konsultan dapat menjalankan banyak agenda yang diharapkan berjalan di perusahaan. Seperti program Cost Saving dari sistem. Dimana perusahaan melakukan proses perbaikan desain atas sistem perbaikan bisnis yang dijalankan dari kondisi aktual yang ada.

Dengan mempertimbangkan hal tersebut, alangkah baiknya apabila perusahaan mampu memiliki Sistem yang strategis dalam mengakomodasi pertumbuhan dan perkembangan bisnis. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengembangkan Sistem Manajemen Operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)