Month: Januari 2012

SISTEM MANAJEMEN KEBERSIHAN: PENDEKATAN TERHADAP ISO 14001

Banyak perusahaan, khususnya jasa pelayanan yang lupa bahwa penerapanan lingkungan bukan hanya terkait pada aspek limbah saja. Proses penanganan dan pemeliharaan terhadap pengelolaan kebersihan yang dijalankan dalam perusahaan sebenarnya adalah salah satu bentuk terhadap pengembangan implementasi ISO 14001. Bagaimana pun juga faktor lingkungan yang bersih dan sesuai dengan standar persyaratan adalah salah satu bagian dari ISO 14001 yang harus dipenuhi.

Tentu saja akan sangat mengurangi etika dan standar kesehatan apabila pelanggan yang datang ke area publik dimana usaha jasa tersebut dijalankan mengalami rasa tidak nyaman atau terganggu kesehatannya akibat perusahaan tersebut lalai dalam melakukan proses penanganan terhadap sistem manajemen kebersihan. Lalu langkah-langkah apa yang perusahaan harus tetapkan untuk menetapkan standar manajemen kebersihan.

1. Proses Asessment

Melakukan proses pemeriksaan terhadap luasan lokasi area kerja yang dimaksud, kemudian melakukan proses pengukuran terhadap jenis aktivitas maupun jenis limbah apa saja yang terdapat di area tersebut kemudian apa saja yang menjadi resiko dari limbah tersebut.

2. Proses penetapan metode terhadap sistem kebersihan

Melakukan proses penanganan dan pengelolaan yang berkaitan dengan manajemen ini, seperti jenis peralatan apa saja yang akan digunakan untuk proses pengelolaan kebersihan sampai dengan bagaimana metode terhadap inspeksi kebersihan itu sendiri dijalankan. Suatu aspek pengembangan yang perlu untuk diperhatikan terkait dengan tata cara pengelolaan ini sendiri. Ada baiknya apabila perusahaan juga menetapkan alokasi activity plan (rencana kegiatan yang diperlukan) dalam proses pengembangan kebersihan itu sendiri.

3. Proses penyusunan terhadap proses verifikasi dan validasi

Suatu sistem manajemen kebersihan yang tepat harus dipastikan adanya kegiatan verifikasi dan validasi. Perbedaannya? Verifikasi adalah kegiatan yang dijalankan untuk melakukan proses pemeriksaan ulang terhadap kegiatan kebersihan yang dimaksud tersebut sudah dijalankan atau belum dijalankan. Suatu bentuk langkah ideal apabila proses verifikasi dijalankan baik itu dalam bentuk dokumentasi (catatan kebersihan) maupun dalam bentuk aplikasi yang langsung dijalankan di lapangan. Sedangkan validasi adalah kegiatan inspeksi yang memastikan bahwa manajemen kebersihan tersebut benar-benar dijalankan sehingga layak memenuhi standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan.

Berikut langkah-langkah awal yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengelola manajemen kebersihan dalam area publik. Disarankan perusahaan untuk mencari referensi eksternal yang tepat, mengingat apabila manajemen kebersihan ini tidak dijalankan sesuai dengan standar persyaratan maka justru akan membuang biaya dan menghasilkan suatu output kebersihan yang tidak efektif.

(Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP? Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar. Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat. Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif. Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia. Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan. Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri. Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis. Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

PENERAPAN ISO 9001 PADA LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT (NGO/ NON GOVERNMENT ORGANIZATION)

Apakah penting bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001, apa tingkat kebutuhannya? Memang tidak terdapat kewajiban bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan sistem ISO 9001, namun ISO 9001 sendiri dapat memberikan arti dan nilai positif bagi lembaga tersebut. Apa saja yang menjadi nilai positif bagi Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001?

(1) Meningkatkan kompetensi administratif dalam Lembaga Swadaya Masyarakat tersebut

Satu hal yang cukup penting untuk dijalankan adalah memastikan adanya konsep pengembangan dan pengelolaan yang terkait dengan kebutuhan dari shareholder dan stakeholder yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi pelaporan. Lembaga Swadaya Masyarakat memiliki kewajiban untuk secara rutin melaporkan status administrasi dari penggunaan biaya untuk kegiatan yang dijalankan. Suatu konsep yang sederhana namun sangat penting, dimana proses menjalankan tertib administrasi ini membutuhkan konsep pengawasan yang ketat yang digunakan untuk mengoptimalkan tertib administrasi dalam organisasi untuk memastikan bahwa konsep keteraturan tersebut dijalankan.

(2) Mengelola Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat

Lembaga Swadaya Masyarakat adalah suatu bentuk organisasi yang mana produk outputnya adalah hitungan per proyek yang dijalankan. Dalam proses interaksi operasionalnya, sedikit unik karena memposisikan manusia sebagai produk, alat dan aspek penggerak sumber daya manusia itu sendiri. Belum lagi dengan penggunaan pihak ketiga sebagai tenaga penggerak dari operasional pekerjaan yang dijalankan di lapangan, apalagi tidak ada pengaturan proyek yang tepat dan dilengkapi dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang memadai tidak dinyana maka organisasi akan sangat sulit mempertanggungjawabkan output operasional kepada pihak shareholder ataupun stakeholder.

(3) Mengoptimalkan sistem operasional berbasiskan target dan kinerja dari pekerjaan

Banyak hal menarik yang menjadi pertimbangan dalam proses pengembangan dan pengelolaan manajemen operasional dan kinerja yang ada di lapangan. Satu hal yang dapat dilihat secara sistematis dari implementasi ISO 9001 adalah konsep menetapkan target kerja pada tahapan proses yang relevan. Hal ini akan sangat menguntukngkan pihak organisasi dalam penjelasan secara detail konsep delpoyment dalam tahapan proses utama ke proses lanjutannya. Bagaimana suatu tahapan proses yang berbasis konsep excellent bisa dikembangkan ke dalam suatu kondisi operasional yang sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam organisasi.

LALU BAGAIMANA LANGKAH-LANGKAH DALAM PENERAPAN ISO 9001

1. PELATIHAN DAN PENCARIAN REFERENSI PENERAPAN ISO 9001

Suatu konsep yang sangat kuat dalam organsasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa penerapan ISO 9001 sudah dijalankan sesuai dengan aturan dan standar persyaratan yang tepat serta bagaimana memecah rahasia klausul yang ada dalam penerapan di lapangan. Mengingat bahwa rata-rata implementasi ISO 9001 banyak dijalankan pada perusahaan dengan status industri atau jasa yang berbasiskan profit, tentu akan memberikan suatu masalah tersendiri apabila pelatihan yang dijalankan dilakukan bersama-sama dengan pelaku industri yang berbeda. Sebaiknya NGO / LSM tersebut mencari provider pelatihan untuk kegiatan pelatihan in house, yang kemudian dapat dilakukan proses pengembangan penerapan ISO tersebut ke dalam mekanisme operasional yang dimiliki oleh NGO itu sendiri.

2. PROSES PENETAPAN BUSINESS PROCESS DAN RUANG LINGKUP

Langkah selanjutnya yang harus dijalankan adalah menetapkan business process yang ada dalam LSM itu sendiri, yang mana menjelaskan tahapan-tahapan besar dari suatu tahapan proses yang dijalankan dalam perusahaan tersebut. Kemudian dilakukan proses penetapan ruang lingkup dari proses operasional yang dijalankan itu sendiri. Meningat peran pentingnya tahapan ini, sebaiknya dalam proses penetapan melibatkan seluruh departemen untuk memastikan interaksi proses penting yang harus termaktub dalam business process yang disebutkan tersebut.

3. PENYUSUNAN DOKUMENTASI

Lakukan proses penyusunan dokumen dengan melakukan proses penyusunan dokumen dengan menjalankan konsep yang diterapkan dalam Standar Manajemen ISO 9001 yang terdiri atas tiga level dokumen.

(a) Penyusunan manual dalam dokumentasi ISO 9001 untuk kebutuhan LSM dijalankan dengan cara sesuai dengan standar persyaratan klausul ISO 9001 dimana isi manual akan memuat status penjelasan yang sesuai dengan maksud klausul yang terkait dengan standar persyaratan yang dimaksud. Menetapkan visi dan misi serta kebijakan mutu yang ditetapkan dalam lmbaga swadaya masyarakat.

(b) Penyusunan prosedur dalam organisasi yang merupakan hasil standar persyaratan klausul yang ditetapkan dan wajib dalam Sistem Manajemen ISO 9001:2008.

(c) Penyusunan catatan kerja yang terkait dengan proses operasional yang dijalankan dalam unit-unit kerja yang di lapangan. Untuk memastikan bahwa proses operasional sistem yang dijalankan di lapangan.

Langkah-langkah dalam penjelasan dan pengembangan berikutnya adalah dengan mencari referensi dan konsultan yang tepat untuk mendampingi Anda dalam proses lebih lanjut untuk mengembangkan Sistem Manajemen ISO 9001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing? Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan. Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga. Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil? Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan. Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan? Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan. Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri. Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2. PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi. Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya. Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional. Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur. Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan. Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2. PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan. Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan. Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut. Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3. MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan. Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan. Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya? Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan. Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan. Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

KEUNTUNGAN MENERAPKAN SISTEM KEAMANAN PANGAN UNTUK FOOD SERVICE

Banyak usaha yang bergerak di bidang jasa penyediaan makanan, seperti restoran dan catering belum menjalanan Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Banyak pertimbangan yang berhubugan dengan realisasi dari proses pengembangan sistem tersebut, seperti masih sedikitnya informasi yang memadai mengenai manfaat implementasi dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan, pertimbangan budget dan sumber daya yang mumpuni untuk proses penerapan Sistem Manajememen Keamanan Pangan (HACCP dan ISO 22000). Lalu apa keuntungan menjalankan sistem ini.

(1) Adanya pengendalian yang sistematis terhadap keamanan produk

Hal yang menarik untuk diperhatikan bagaimana sistem manajemen keamanan produk akan membuat perusahaan tersebut mengimplementasikan suatu bentuk sistem yang dapat teraudit, adanya level pengendalian terpadu (yaitu pemeriksaan, verifikasi dan validasi).

(2) Jaminan terhadap pelanggan

Secara otomatis dengan adanya suatu bentuk penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang kemudian dilengkapi dengan sertifikasi, dapat memberikan penambahan rasa percaya dari pelanggan yang terkait dengan jaminan kepada pelanggan.

(3) Pengembangan kompetensi karyawan

Perubahan budaya ke arah yang lebih profesional akan sangat membantu perusahaan dan secara perlahan akan mengembangkan kompetensi karyawan untuk terus bekerja dan belajar.

Berikut adalah manfaat yang dapat diambil untuk usaha jasa food service dalam menerapkan keamanan pangan dalam perusahaannya. Hal yang terpenting adalah penyediaan jasa pelatihan dan konsultasi yang tepat untuk mengoptimalkan aspek komitmen ini. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

MENYUSUN SISTEM KOMPENSASI DALAM PERUSAHAAN

Apakah suatu perusahaan menggaji karyawan secara berlebihan? Dimana batasan mengenai berapa banyak yang harus dibayar kepada seorang individu profesional dengan melihat kapasitas dari kinerja yang dimiliki? Apakah sistem kompensai yang dimiliki perusahaan saya terlihat seperti menguras energi dan sumber daya dengan memberikan gaji yang sangat rendah kepada pegawai yang dimaksud?

Sudah waktunya bagi perusahaan saat ini berbenah dengan sistem kompensasi yang dimiliki, mengapa? Pertumbuhan ekonomi yang sangat tinggi menyebabkan pertaruangan untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualifikasi tinggi. Perusahaan yang tidak dapat mengimplementasi sistem kompensasi yang tepat akan mengalami kondisi dilema dalam perusahaannya, yaitu nilai turnover karyawan yang tinggi, rendahnya kinerja dan budget yang melebihi batas yang dipersyaratkan. Lalu bagaimana langkah-langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk dapat menjalankan sistem kompensasi yang tepat dalam perusahaan?

LANGKAH PERTAMA: ANALISIS JABATAN

Lakukan proses analisis jabatan yang tepat pada setiap posisi yang ada dalam perusahaan. Hal yang paling penting adalah memastikan bahwa bahwa adanya pemetaan terhadap beban kerja, resiko pekerjaan, serta kompetensi yang menyertai analisis jabatan tersebut. Dari kegiatan analisis jabatan ini akan dimunculkan informasi yang terkait dengan job grade (level jabatan).

LANGKAH KEDUA: ANALISIS KOMPETENSI KARYAWAN/ PENILAIAN BOBOT KARYAWAN

Evaluasi kompetensi dari karyawan yang dimaksud, bagaimana cara kita melakukan proses penilaian terhadap kompetensi karyawan tersebut. Cara yang dilakukan adalah melakukan proses evaluasi terhadap kesesuaian antara aktual kompetensi yang dimiliki oleh karyawan dengan standar kompetensi yang dipersyaratkan. Tahapan ini aka sangat penting untuk melihat kecukupan dari individu yang bersangkutan. Pendeskripsian terhadap kompetensi jabatan juga dibutuhkan dalam ruang lingkup analisis dan evaluasi kompetensi karyawan tersebut, misalnya penempatan karyawan dalam posisi manajerial dimana kompetensi problem solving (teknik pemecahan masalah) juga dibutuhkan atau project management (mengelola proyek) juga menjadi hal yang sangat penting.

LANGKAH KETIGA: PENYUSUNAN KELAS JABATAN

Melakukan proses penyusunan kelas jabatan pada setiap posisi dan fungsi yang ada dalam organisasi. Buatlah cluster pekerjaan dan kelas jabatan pada setiap posisi struktur yang ada dalam organisasi yang dimaksud.

LANGKAH KEEMPAT: RISET DAN SURVEY GAJI

Lakukan proses benchmarking untuk melakukan kegiatan riset dengan melihat status aktual gaji yang ada di pasaran. Buat pengelompokan dalam range salary gaji, biasanya disesuaikan dengan jenis industrinya dan pengalaman kerja individu yang terkait dalam pengelompokan gaji tersebut. Sesuaikan dengan jenis usaha yang dimiliki oleh perusahaan dan budget yang telah distandarkan.

LANGKAH KELIMA: PENYUSUNAN TABEL GAJI

Melakukan proses penyusunan tabel gaji yang disesuaikan dengan pemetaan gaji yang ada. Peta dan tabel gaji ini menjelaskan antara kelas jabatan dan data serta informasi gaji yang termuat.

Setelah semua langkah dijalankan tetapkan alokasi posisi jabatan ke dalam tabel gaji, sesuaikan dengan kondisi aktual gaji yang ada, apabila ditemukan ketidaksesuaian dapat dilakukan proses adjustmen sesuai dengan komposisi yang dipersyaratkan dalam standar gaji yang ada.

Dengan runtutan tahapan ini, perusahaan sudah dapat mencoba untuk mengaplikasi pengembangan sistem kompensasi dalam perusahaan. Beberapa pertimbangan tertentu, misalnya untuk menjaga independensi dari hasil penyusunan sistem, perusahaan dapat menggunakan referensi eksternal yaitu jasa konsultan. Pilihlah konsultan yang memiliki pengalaman kerja yang tepat dalam mengoptimalkan sistem kompensasi di perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

PENINGKATAN PERFORMA KINERJA PERUSAHAAN

Sebelum implementasi terhadap penerapan OHSAS 18001 ditetapkan dalam organisasi, sebelumnya terdapat sistem manajemen K-3 yang menjadi wajib diterapkan pada seluruh organisasi dan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang dipersyaratkan dalam organisasi. Tujuan utama dari penerapan manajemen K-3 adalah memastikan adanya rasa aman dalam bekerja. Kemudian mulai timbul pertanyaan apabila sudah terdapat K-3 mengapa harus menggunakan Sistem Manajemen OHSAS 18001? Apakah manajemen K-3 belum memadai dalam proses penerapan sistem yang dimaksud?

Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan menerapkan sistem OHSAS 18001 meskipun dalam aplikasinya, perusahaan tersebut telah menjalankan fungsi K-3. Alasan pertama, lebih kepada melihat bahwa sertifikasi OHSAS 18001 adalah sertifikasi internasional yang menjadi sangat penting bagi beberapa perusahaan yang mengikuti tender dalam program internasional. Alasan kedua, adalah penerapan audit yang lebih melekat pada sistem OHSAS 18001 sehingga membuat melihat adanya alasan baik untuk memastikan adanya penjagaan ganda dalam Sistem OHSAS 18001. Alasan ketiga, dalam konsep OHSAS 18001 tersedianya kemunculan strategi yang bersama-sama dirumuskan dalam visi dan misi perusahaan serta kebijakan dari Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Sedikit berbeda antara Sistem Manajemen K-3 dan OHSAS 18001. Penerapan sistem OHSAS yang merupakan jenis adaptasi Sistem Manajemen ISO itulah yang membuat, hasil dari penerapan OHSAS 18001 akan terlihat lebih signifikan.

Lalu apa keterkaitan antara Sistem OHSAS 18001 dengan performa kinerja perusahaan. Suatu bentuk stimulus yang kuat dan komitmen dari manajemen yang diimplemetasikan ke dalam aspek proses untuk memastikan adanya sistem yang menjamin performa dalam organisasi. Konsep sederhana tapi merasuk ke dalam pemahaman karyawan. Bagaimana perusahaan melakukan proses pengelolaan pencegahan yang kuat pada aspek dan level karyawan.

Komitmen terhadap sistem yang kuat ini lama kelamaan menjadi fondasi dasar dari terbentuknya budaya perusahaan yang positif. Mekanisme yang muncul adalah proses sederhana bagaiman rasa percaya dari individu karyawan akan dimunculkan terhadap hubungannya dengan perusahaan. Rasa percaya inilah yang membuat adanya konsep kepemilikan perusahaan yang kuat pada diri karyawan untuk kemudian membentuk rasa nyaman untuk selalu bekerja dalam perusahaan.

Tahapan dari negosiasi seperti ini adalah strategi yang baik antara perusahaan dan karyawan. Karena bagaimana pun karyawan tidak mau bekerja dalam kondisi dan status bekerja yang beresiko tinggi. Sebaliknya, perusahaan juga melihat bahwa dengan mencegah suatu kecelakaan atau penurunan status kesehatan dari karyawan yang bekerja dapat mengoptimalkan status pengembangan performa kinerja dalam aspek kehadiran karyawan di dalam perusahaan.

Karyawan secara psikologi akan merasakan adanya dukungan dari perusahaan, di mana yang ia rasakan tidak hanya gaji saja, namun juga terdapat adanya sarana dan fasilitas dari pencegahan karyawan tersebut dalam bekerja. Untuk mengetahui lebih lanjut dari proses pengembangan OHSAS 18001 dalam perusahaan, maka pilihlah konsultan yang dapat memberikan referensi lengkap kepada perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

BAGAIMANA MENDESAIN AUDIT PEMASOK SESUAI DENGAN ISO 22000

Apakah Anda adalah pelaku industri pangan? Apabila Anda adalah pelaku dari industri pangan dan yang kebetulan juga telah memiliki sertifikat ISO 22000, maka akan sangat penting bagi perusahaan Anda (bahkan adalah suatu bentuk kewajiban yang penting) dalam melakukan proses pengembangan terhadap pemasok yang Anda miliki.

KRITERIA PEMASOK

Terdapat beberapa aspek ataupun parameter yang sangat kritikal yang berhubungan dengan proses audit pemasok, namun sebelum Anda melakukan audit pemasok sebaiknya dipahami terlebih dahulu type dan karakter pemasok yang Anda miliki. Terdapat empat jenis pemasok yang berkaitan dengan kebutuhan industri pangan, klasifikasi detailnya adalah sebagai berikut;

(a) Pemasok bahan baku

Apa yang dimaksud dengan bahan baku dalam industri pangan? Bahan baku adalah bahan yang menjadi bahan pembentuk dari produk pangan itu sendiri. Bahan tersebut masuk ke dalam komposisi produk.

(b) Pemasok bahan pengemas

Pemasok ini menyediakan produk bahan pengemas baik itu pengemas primer dan pengemas sekunder. Pengemas primer adalah bahan pengemas yang langsung bersentuhan dengan bahan baku (seperti plastic film, aluminium foil, botol plastik) serta bahan pengemas sekunder (seperti karton).

Pada perusahaan tertentu, terdapat penggunaan yang terkait dengan jasa/ vendor produksi. Dimana perusahaan menggunakan jasa pabrik atau industri lain untuk melakukan proses produksi bagi kebutuhan vendor itu sendiri.

(d) Pemasok lain-lain

Pemasok untuk jenis produk lainnya, seperti spare part, bahan kimia pembersih, jasa kendaraan, jasa distributor dan lain-lain yang tidak termasuk ke dalam jasa pemasok bahan baku, bahan pengemas dan pemasok jasa/vendor roduksi.

PARAMETER PEMERIKSAAN DALAM KEGIATAN AUDIT

Apa saja yang menjadi parameter dalam proses dan kegiatan audit kepada pemasok?

(1) Aspek Manajemen Keamanan Pangan

Bagaimana posisi pemasok tersebut terhadap rantai proses pangan dalam industri Anda? Apabila urutannya sangat berkaitan dengan alir proses primer, maka sangat penting apabila pemasok ini mengadaptasi konsep Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang substansial. Kriteria pemeriksaan yang harus masuk ke dalam checklist audit adalah:

(a) Proses pengendalian bahaya

Bagaimana pemasok Anda melakukan proses pengendalian bahaya dalam tahapan prosesnya? Perhatikan sistem manajemen dokumentasi maupun aspek pengelolaan operasional yang dijalankan di lapangan? Apabila Anda membutuhkan site audit, pastikan terlebih dahulu kelengkapan dari dokumentasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan, paling tidak Anda sudah melakukan proses audit meja (desck audit) terlebih dahulu.

(b) Lay out dan kondisi infrastruktur

Perhatikan sarana yang digunakan oleh pemasok untuk menjalankan proses produksinya. Lay out dan kondisi infrastruktur yang dimiliki sudah memenuhi standar dan persyaratan GMP (Good Manufacturing Practice) yang dijalankan ataukah tidak. Lakukan proses adaptasi checklist BP-POM untuk melakukan proses audit pemasok tersebut.

Bagaimana perusahaan pemasok memastikan sanitasi dijalankan dalam proses kerjanya. Jenis material apa saja yang digunakan sebagai bagian dalam tahapan operasional sanitasi yang dijalankan di lapangan. Bagaimana perusahaan menjalankannya, apakah tersedia prosedur yang tepat untuk menjalankan konsep sanitasi tersebut.

(d) Sistem dokumentasi dan pencatatan

Lakukan proses pemeriksaan bagaimana perusahaan menjalankan sistem manajemen keamanan pangan dalam usaha bisnis operasionalnya. Menjadi hal yang sangat penting bagi pihak auditor untuk secara seksama memperhatikan catatan-catatan yang dimiliki oleh pemilik proses (dalam hal ini pemasok), mengingat auditor tidak selamanya berada pada area proses yang dimaksud, tentunya dibutuhkan suatu sistem pengendalian internal yang kuat untuk mengawasinya.

(e) Kompetensi karyawan

Ada baiknya kita menanyakan kepada pemasok mengenai penanggung jawab dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk memastikan konsistensi dalam proses implementasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam organisasi tersebut. Dimana individu yang terkait akan menjadi anchor (jangkar) dalam menggerakkan sistem. Kompetensi apa saja yang dibutuhkan? Kompetensi yang dibutuhkan adalah kompetensi dalam bidang pendidikan dan pelatihan. Apabila pendidikan yang dimiliki tidak mengakomodasi kebutuhan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, makan dapat dilengkapi dengan pelatihan.

(2) Aspek sustainability process

Salah satu kriteria audit yang penting untuk diperhatikan adalah apakah perusahaan pemasok dapat secara konsisten memasok produk ke perusahaan. Bagaimana mereka menjalankan sistem operasional produksi di lapangan. Menarik untuk diperhatikan mengenai tatanan sistem dan mekanisme kerja produksi. Ada baiknya juga auditor menanyakan kelegkapan sertifikasi ISO 9001 yang ditujukan untuk memastikan mekanisme perencanaan proses dijalankan secara tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan.

(3) Aspek konsistensi kualitas

Hal ini adalah persyaratan yang sangat penting. Sebaiknya pada saat audit lihat bagan struktur organisasi dari perusahaan. Apakah terdapat fungsi dan peranan inspeksi dan pengujian dalam struktur organisasi yang ada. Kembangkan pertanyaan ke arah sistem yang digunakan untuk menjalankan inspeksi yang ada di lapangan, serta bagaimana pencatatan yang dijalankan.

MENETAPKAN DAN MENGEMBANGKAN KOMPETENSI AUDITOR

Proses audit yang dijalankan harus dipastikan oleh dukungan auditor yang tepat. Perusahaan memiliki alternatif untuk memiliki auditor internal ataupun auditor eksternal. Terdapat beberapa hal positif dan negatif dari kebijaksanaan untuk memutuskan penggunaan auditor eksternal dan internal tersebut. Auditor internal memiliki efek positif selain berinvestasi rendah juga dapat menjaga kerahasiaan dari rantai pasokan perusahaan, namun kadangkala auditor internal sangat berpotensi mengalami penyimpanan pada aspek integritas apabila melakukan kontak dengan pemasok. Pada auditor eksternal, efek positif adalah menjaga adanya indepedensi dari diri auditor tersebut, efek negatifnya adalah potensi bocornya rahasia perusahaan dan nilai investasi yang tinggi.

Apa pun kebijakan perusahaan, ada beberapa hal yang perlu dicermati dalam pemilihan auditor untuk pemasok.

(1) Pendidikan dan pelatihan auditor

Pastikan pendidikan auditor relevan dengan bidang keamanan pangan, akan menjadi lebih baik apabila auditor itu sendiri memiliki sertifikasi yang terkait dengan pengembangan pelatihan audit.

(2) Pengalaman kerja

Pilih individu yang memiliki pengalaman kerja yang cukup kuat yang terkait dengan program dan kegiatan audit. Hal ini akan sangat membantu pemasok, mengingat audit itu sendiri lebih berhubungan dengan mencari kesesuaian bukan mencari kesalahan. Auditor yang berpengalaman akan membuat pendekatan audit yang tidak mengada-ada, tepat sasaran dan dapat memberikan masukan yang positif kepada pemasok.

PENYUSUNAN LAPORAN DAN KRITERIA AUDIT

Penetapan dan penyusunan laporan ditetapkan berdasarkan checklist. Lakukan pembuatan resume yang berhubungan dengan hasil audit tersebut. Sistem audit pemasok yang tepat, adalah sistem audit yang terkait dengan pengembangan dan kriteria dari pemasok itu sendiri nantinya. Secara umum, pemasok akan ditetapkan dalam kriteria Outstanding (A), Good (B), Averaga (C), dan Need Improvement (D) yang nantinya akan terkait dengan keputusan selang waktu/ periode audit.

Apabila perusahaan Anda masih membutuhkan informasi yang berhubungan dengan tata cara proses pendesainan audit pemasok, ada baiknya mulai mencari referensi yang tepat untuk mencari konsultan atau jasa pembinaan pemasok Anda. Pilih jasa konsultasi yang memiliki kapasitas tepat sehingga dapat membantu perusahaan Anda secara optimal. (Amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Konsultasi Perencanaan dan Pengembangan UKM

Dalam proses perkembangan ekonomi Indonesia saat ini, peranan UKM (Usaha Kecil Menengah) telah terbukti dapat membantu pertumbuhan perekonomian secara signifikan. Apabila Anda termasuk pelaku UKM yang berminat untuk membuka usaha atau mengembangkan usaha, tidak ada salahnya untuk mempertimbangkan penggunaan jasa konsultan manajemen secara dini sebelum mulai melangkah lebih maju.

MENGAPA UKM MEMBUTUHKAN KONSULTAN?

Suatu pertanyaan yang penting dan menggugahkan, apalagi apabila secara budget sendiri Anda mengalami kesulitan untuk melakukan proses investasi biaya konsultan. Namun tidak ada salahnya, Anda sudah mulai mempertimbangkan penggunaan konsultan dalam proses operasional perusahaan Anda. Beberapa hal yang menjadi alasan mengapa Anda membutuhkan jasa konsultan dalam pengembangan sistem manajemen perusahaan Anda.

(1) Keterbatasan sumber daya manusia

Anda berada dalam kondisi terbatas dan belum mumpuni untuk melakukan proses rekruitmen terhadap sumber daya manusia yang mumpuni, selain harga sumber daya manusia tersebut cukup mahal, Anda juga berada dalam kondisi yang belum melihat adanya kebutuhan terhadap kapasitas yang tinggi terkait dengan pengadaan sumber daya manusia yang dimaksud dalam kapasitas yang tinggi. Dalam situasi seperti ini, ada baiknya Anda menggunakan jasa konsultan untuk mengisi kekosongan pada unit kerja operasional yang ada dalam perusahaan Anda.

(2) Kematangan dalam perencanaan

Kesulitan yang terbesar adalah ketersediaan modal yang minim dan berhadapan dengan peluang pasar yang tinggi, berarti Anda berada dalam situasi di mana membutuhkan perencanaan yang sangat tinggi dalam proses pengambilan keputusan khususnya investasi. Perencanaan bisnis dan study kelayakan yang kuat sangat dibutuhkan untuk memastikan bahwa bisnis Anda tidak salah melangkah dan investasi yang dihasilkan dapat memberikan nilai yang optimal bagi perusahaan.

(3) Kekuatan Sistem

Salah satu dilema yang besar yang menghinggapi UKM adalah adanya kondisi pekerjaan yang dijalankan secara serabutan di dalam organisasi. Kadangkala hal ini terlihat dimaklumi, mengingat kapasitas kecilnya perusahaan. Namun, jangan lupa bisnis Anda mungkin juga sudah berada pada area persaingan yang kuat dengan kompetitor perusahaan besar. Tuntutan akan kualitas dan pelayanan yang baik butuh diakomodasi dengan sistem yang memadai.

Dari ketiga alasan tersebut, tidak salah apabila Anda sudah mempertimbangkan sejak dini mengenai kebutuhan Anda dalam menggunakan konsultan. Jenis produk konsultasi apa saja yang Anda butuhkan untuk mengembangkan bisnis dalam perusahaan.

(1) Jasa konsultan Sistem

Konsultan Sistem akan memberikan bantuan dan akomodasi yang tepat tentang penyusunan sistem internal dalam perusahaan Anda. Sistem Keuangan, Sistem Operasional, Sistem Sumber Daya Manusia dan Sistem Penjualan adalah kebutuhan yang sangat Anda harapkan dari jasa yang disediakan. Strategi yang tepat dalam memilih konsultan, adalah memilih konsultan yang telah terbukti dengan baik dalam penanganan sistem pada jenis UKM sejenis ataupun pada usaha sejenis dalam kapasitas besar.

(2) Jasa konsultan business plan dan study kelayakan

Konsultan ini akan sangat membantu Anda dalam melakukan proses analisis terhadap setiap kebutuhan dan strategi pengembangan bisnis yang tepat dalam organisasi. Menjadi suatu kebutuhan yang tepat digunakan apabila bisnis Anda akan dikembangkan ataupun Anda berminat untuk lebih mengoptimalkan bisnis Anda ke area bisnis lainnya.

(3) Jasa konsultan keuangan dan pajak

Konsultan ini akan sangat membantu proses penyusunan laporan keuangan pada perusahaan Anda dan melakukan proses pengembangan pajak yang tepat. Kondisi usaha yang masih riskan ini, membutuhkan adanya dukungan yang kuat dalam Sistem Manajemen Keuangan dan perpajakan dalam perusahaan.

Setelah ini, apa yang harus Anda lakukan. Segeralah mencari referensi yang tepat dalam melakukan pemilihan konsultan. Investasi yang mungkin terlihat belum dibutuhkan tapi akan sangat penting dalam pengembangan bisnis jangka panjang dalam perusahaan. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Apakah Perusahaan Membutuhkan Departemen Sumber Daya Manusia?

Peranan sumber daya manusia bagi beberapa perusahaan ibarat dua mata pisau yang satu akan mendukung dari aspek manajemen operasional perusahaan namun di lain pihak menjadi suatu bentuk konsep beban yang signifikan dalam perusahaan. Menjadi dilema penting bagi perusahaan bagaimana menempatkan posisi karyawan dalam perusahaan, dibutuhkan namun dalam kondisi yang tidak dapat dikendalikan akan dianggap menjadi beban. Kemudian menjadi pertanyaan yang sangat penting bagi perusahaan apakah Departemen Sumber Daya Manusia dibutuhkan?

Perusahaan pada dasarnya sudah merumuskan konsep pengembangan untuk dapat melihat arahan pengembangan perusahaan tersebut nantinya. Berdasarkan pada konsep pengembangan sumber daya manusia, perusahaan secara umum merumuskan konsep organisasinya ke dalam dua konsep.

(1) Company of Sales

Perusahaan ini lebih berorientasi kepada penjualan, yang dalam artinya proses usaha lebih dikiblatkan kepada pengembangan bisnis trading (dagang jual dan beli) yang mana pengembangan proses lebih kepada pola pengembangan business partner. Dalam konsep bisnis seperti ini, sumber daya manusia lebih kepada pengembangan back office administration,yang hanya memproses operasional administrasi proyek dan order.

Perusahaan seperti ini umumnya jarang memiliki satu unit khusus sumber daya manusia, hal ini lebih disebabkan karena operasional dari proses internal di dalamnya tidak unik dan tidak membutuhkan pelatihan khusus. Unit kerja sumber daya manusia dapat dilekatkan kepada fungsi operasional lain dalam perusahaan. Adapun fungsi yang harus dioptimalkan adalah lebih kepada pemastian bahwa sistem proses dijalankan dengan tepat, sehingga tidak terjadi penyimpangan dan pemastian kedisiplinan dan sistem manajemen kinerja dijalankan dengan tepat.

(2) Company of manufacturing

Perusahaan jenis ini lebih berorientasi pada proses produksi. Dimana bisnis yang dikelola umumnya bersifat unik, terbatas pada keterampilan tertentu dan membutuhkan waktu pembelajaran. Belum ditambah lagi dengan jumlah karyawan yang ada dalam jumlah banyak yang dapat memberikan resiko tingginya turnover dan proses orientasi ulang terhadap karyawan baru. Perusahaan fabrikasi dan pertambangan masuk ke dalam klasifikasi perusahaan jenis ini.

Perusahaan dengan karakter ini sangat membutuhkan peranana suatu Departemen Sumber Daya Manusia dengan kapasitas tinggi. Hal pertama yang menjadi alasan adalah proses rekruitmen yang diharuskan untuk dijalankan dengan rutin dimana apabila dibutuhkan tenaga sumber daya manusia secara cepat maka harus dioptimalkan ketersediannya, hal kedua adalah faktor pengembangan tenaga sumber daya manusia yang optimal dimana sangat membutuhkan adanya konsep pengembangan kapasitas dan keahlian yang baik untuk memastikan konsistensi kualitas produk, serta hal ketiga adalah untuk menjaga jalur komunikasi dan instruksi yang tepat di dalam internal perusahaan agar manajemen kinerja tim dapat berjalan dengan baik.

Namun bagaimana pun Anda memposisikan Departemen Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan Anda, dalam aspek dan kondisi tertentu, sebaiknya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia juga perlu diterapkan dan diaplikasikan secara tepat. Misalnya dengan menyusun dan melakukan implementasi SOP Sumber Daya Manusia yang sejalan dengan peraturan perusahaan ataupun dengan strategi pembuatan Sistem ISO 9001:2008 yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengembangan manajemen dalam perusahaan. Apabila perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat, sebaiknya mencari konsultan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengakomodasi pengembangan dalam sistem manajemen perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

bizzisoconsulting