BAGAIMANA MENDESAIN AUDIT PEMASOK SESUAI DENGAN ISO 22000

Apakah Anda adalah pelaku industri pangan?  Apabila Anda adalah pelaku dari industri pangan dan yang kebetulan juga telah memiliki sertifikat ISO 22000, maka akan sangat penting bagi perusahaan Anda (bahkan adalah suatu bentuk kewajiban yang penting) dalam melakukan proses pengembangan terhadap pemasok yang Anda miliki.

KRITERIA PEMASOK

Terdapat beberapa aspek ataupun parameter yang sangat kritikal yang berhubungan dengan proses audit pemasok, namun sebelum Anda melakukan audit pemasok sebaiknya dipahami terlebih dahulu type dan karakter pemasok yang Anda miliki.  Terdapat empat jenis pemasok yang berkaitan dengan kebutuhan industri pangan, klasifikasi detailnya adalah sebagai berikut;

(a)  Pemasok bahan baku

Apa yang dimaksud dengan bahan baku dalam industri pangan?  Bahan baku adalah bahan yang menjadi bahan pembentuk dari produk pangan itu sendiri.  Bahan tersebut masuk ke dalam komposisi produk.

(b) Pemasok bahan pengemas

Pemasok ini menyediakan produk bahan pengemas baik itu pengemas primer dan pengemas sekunder. Pengemas primer adalah bahan pengemas yang langsung bersentuhan dengan bahan baku (seperti plastic film, aluminium foil, botol plastik) serta bahan pengemas sekunder (seperti karton).

(c) Pemasok jasa/ vendor produksi

Pada perusahaan tertentu, terdapat penggunaan yang terkait dengan jasa/ vendor produksi.  Dimana perusahaan menggunakan jasa pabrik atau industri lain untuk melakukan proses produksi bagi kebutuhan vendor itu sendiri.

(d) Pemasok lain-lain

Pemasok untuk jenis produk lainnya, seperti spare part, bahan kimia pembersih, jasa kendaraan, jasa distributor dan lain-lain yang tidak termasuk ke dalam jasa pemasok bahan baku, bahan pengemas dan pemasok jasa/vendor roduksi.

PARAMETER PEMERIKSAAN DALAM KEGIATAN AUDIT

Apa saja yang menjadi parameter dalam proses dan kegiatan audit kepada pemasok?

(1) Aspek Manajemen Keamanan Pangan

Bagaimana posisi pemasok tersebut terhadap rantai proses pangan dalam industri Anda?  Apabila urutannya sangat berkaitan dengan alir proses primer, maka sangat penting apabila pemasok ini mengadaptasi konsep Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang substansial.  Kriteria pemeriksaan yang harus masuk ke dalam checklist audit adalah:

(a) Proses pengendalian bahaya

Bagaimana pemasok Anda melakukan proses pengendalian bahaya dalam tahapan prosesnya?  Perhatikan sistem manajemen dokumentasi maupun aspek pengelolaan operasional yang dijalankan di lapangan?  Apabila Anda membutuhkan site audit, pastikan terlebih dahulu kelengkapan dari dokumentasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan, paling tidak Anda sudah melakukan proses audit meja (desck audit) terlebih dahulu.

(b) Lay out dan kondisi infrastruktur

Perhatikan sarana yang digunakan oleh pemasok untuk menjalankan proses produksinya.  Lay out dan kondisi infrastruktur yang dimiliki sudah memenuhi standar dan persyaratan GMP (Good Manufacturing Practice) yang dijalankan ataukah tidak. Lakukan proses adaptasi checklist BP-POM untuk melakukan proses audit pemasok tersebut.

(c) Sistem Sanitasi

Bagaimana perusahaan pemasok memastikan sanitasi dijalankan dalam proses kerjanya.  Jenis material apa saja yang digunakan sebagai bagian dalam tahapan operasional sanitasi yang dijalankan di lapangan.  Bagaimana perusahaan menjalankannya, apakah tersedia prosedur yang tepat untuk menjalankan konsep sanitasi tersebut.

(d) Sistem dokumentasi dan pencatatan

Lakukan proses pemeriksaan bagaimana perusahaan menjalankan sistem manajemen keamanan pangan dalam usaha bisnis operasionalnya.  Menjadi hal yang sangat penting bagi pihak auditor untuk secara seksama memperhatikan catatan-catatan yang dimiliki oleh pemilik proses (dalam hal ini pemasok), mengingat auditor tidak selamanya berada pada area proses yang dimaksud, tentunya dibutuhkan suatu sistem pengendalian internal yang kuat untuk mengawasinya.

(e) Kompetensi karyawan

Ada baiknya kita menanyakan kepada pemasok mengenai penanggung jawab dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan tersebut.  Hal ini dilakukan untuk memastikan konsistensi dalam proses implementasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam organisasi tersebut.  Dimana individu yang terkait akan menjadi anchor (jangkar) dalam menggerakkan sistem.  Kompetensi apa saja yang dibutuhkan? Kompetensi yang dibutuhkan adalah kompetensi dalam bidang pendidikan dan pelatihan.  Apabila pendidikan yang dimiliki tidak mengakomodasi kebutuhan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, makan dapat dilengkapi dengan pelatihan.

(2) Aspek sustainability process

Salah satu kriteria audit yang penting untuk diperhatikan adalah apakah perusahaan pemasok dapat secara konsisten memasok produk ke perusahaan.  Bagaimana mereka menjalankan sistem operasional produksi di lapangan.  Menarik untuk diperhatikan mengenai tatanan sistem dan mekanisme kerja produksi.  Ada baiknya juga auditor menanyakan kelegkapan sertifikasi ISO 9001 yang ditujukan untuk memastikan mekanisme perencanaan proses dijalankan secara tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan.

(3) Aspek konsistensi kualitas

Hal ini adalah persyaratan yang sangat penting.  Sebaiknya pada saat audit lihat bagan struktur organisasi dari perusahaan.  Apakah terdapat fungsi dan peranan inspeksi dan pengujian dalam struktur organisasi yang ada. Kembangkan pertanyaan ke arah sistem yang digunakan untuk menjalankan inspeksi yang ada di lapangan, serta bagaimana pencatatan yang dijalankan.

MENETAPKAN DAN MENGEMBANGKAN KOMPETENSI AUDITOR

Proses audit yang dijalankan harus dipastikan oleh dukungan auditor yang tepat.  Perusahaan memiliki alternatif untuk memiliki auditor internal ataupun auditor eksternal.  Terdapat beberapa hal positif dan negatif dari kebijaksanaan untuk memutuskan penggunaan auditor eksternal dan internal tersebut.  Auditor internal memiliki efek positif selain berinvestasi rendah juga dapat menjaga kerahasiaan dari rantai pasokan perusahaan, namun kadangkala auditor internal sangat berpotensi mengalami penyimpanan pada aspek integritas apabila melakukan kontak dengan pemasok.  Pada auditor eksternal, efek positif adalah menjaga adanya indepedensi dari diri auditor tersebut, efek negatifnya adalah potensi bocornya rahasia perusahaan dan nilai investasi yang tinggi.

Apa pun kebijakan perusahaan, ada beberapa hal yang perlu dicermati dalam pemilihan auditor untuk pemasok.

(1) Pendidikan dan pelatihan auditor

Pastikan pendidikan auditor relevan dengan bidang keamanan pangan, akan menjadi lebih baik apabila auditor itu sendiri memiliki sertifikasi yang terkait dengan pengembangan pelatihan audit.

(2) Pengalaman kerja

Pilih individu yang memiliki pengalaman kerja yang cukup kuat yang terkait dengan program dan kegiatan audit.  Hal ini akan sangat membantu pemasok, mengingat audit itu sendiri lebih berhubungan dengan mencari kesesuaian bukan mencari kesalahan.  Auditor yang berpengalaman akan membuat pendekatan audit yang tidak mengada-ada, tepat sasaran dan dapat memberikan masukan yang positif kepada pemasok.

PENYUSUNAN LAPORAN DAN KRITERIA AUDIT

Penetapan dan penyusunan laporan ditetapkan berdasarkan checklist.  Lakukan pembuatan resume yang berhubungan dengan hasil audit tersebut.  Sistem audit pemasok yang tepat, adalah sistem audit yang terkait dengan pengembangan dan kriteria dari pemasok itu sendiri nantinya.  Secara umum, pemasok akan ditetapkan dalam kriteria Outstanding (A), Good (B), Averaga (C), dan Need Improvement (D) yang nantinya akan terkait dengan keputusan selang waktu/ periode audit.

Apabila perusahaan Anda masih membutuhkan informasi yang berhubungan dengan tata cara proses pendesainan audit pemasok, ada baiknya mulai mencari referensi yang tepat untuk mencari konsultan atau jasa pembinaan pemasok Anda.  Pilih jasa konsultasi yang memiliki kapasitas tepat sehingga dapat membantu perusahaan Anda secara optimal. (Amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Konsultasi Perencanaan dan Pengembangan UKM

Dalam proses perkembangan ekonomi Indonesia saat ini, peranan UKM (Usaha Kecil Menengah) telah terbukti dapat membantu pertumbuhan perekonomian secara signifikan.  Apabila Anda termasuk pelaku UKM yang berminat untuk membuka usaha atau mengembangkan usaha, tidak ada salahnya untuk mempertimbangkan penggunaan jasa konsultan manajemen secara dini sebelum mulai melangkah lebih maju.

MENGAPA UKM MEMBUTUHKAN KONSULTAN?

Suatu pertanyaan yang penting dan menggugahkan, apalagi apabila secara budget sendiri Anda mengalami kesulitan untuk melakukan proses investasi biaya konsultan.  Namun tidak ada salahnya, Anda sudah mulai mempertimbangkan penggunaan konsultan dalam proses operasional perusahaan Anda.  Beberapa hal yang menjadi alasan mengapa Anda membutuhkan jasa konsultan dalam pengembangan sistem manajemen perusahaan Anda.

(1)  Keterbatasan sumber daya manusia

Anda berada dalam kondisi terbatas dan belum mumpuni untuk melakukan proses rekruitmen terhadap sumber daya manusia yang mumpuni, selain harga sumber daya manusia tersebut cukup mahal, Anda juga berada dalam kondisi yang belum melihat adanya kebutuhan terhadap kapasitas yang tinggi terkait dengan pengadaan sumber daya manusia yang dimaksud dalam kapasitas yang tinggi.  Dalam situasi seperti ini, ada baiknya Anda menggunakan jasa konsultan untuk mengisi kekosongan pada unit kerja operasional yang ada dalam perusahaan Anda.

(2)  Kematangan dalam perencanaan

Kesulitan yang terbesar adalah ketersediaan modal yang minim dan berhadapan dengan peluang pasar yang tinggi, berarti Anda berada dalam situasi di mana membutuhkan perencanaan yang sangat tinggi dalam proses pengambilan keputusan khususnya investasi.  Perencanaan bisnis dan study kelayakan yang kuat sangat dibutuhkan untuk memastikan bahwa bisnis Anda tidak salah melangkah dan investasi yang dihasilkan dapat memberikan nilai yang optimal bagi perusahaan.

(3) Kekuatan Sistem

Salah satu dilema yang besar yang menghinggapi UKM adalah adanya kondisi pekerjaan yang dijalankan secara serabutan di dalam organisasi.  Kadangkala hal ini terlihat dimaklumi, mengingat kapasitas kecilnya perusahaan.  Namun, jangan lupa bisnis Anda mungkin juga sudah berada pada area persaingan yang kuat dengan kompetitor perusahaan besar.  Tuntutan akan kualitas dan pelayanan yang baik butuh diakomodasi dengan sistem yang memadai.

Dari ketiga alasan tersebut, tidak salah apabila Anda sudah mempertimbangkan sejak dini mengenai kebutuhan Anda dalam menggunakan konsultan.  Jenis produk konsultasi apa saja yang Anda butuhkan untuk mengembangkan bisnis dalam perusahaan.

(1) Jasa konsultan Sistem

Konsultan Sistem akan memberikan bantuan dan akomodasi yang tepat tentang penyusunan sistem internal dalam perusahaan Anda.  Sistem Keuangan, Sistem Operasional, Sistem Sumber Daya Manusia dan Sistem Penjualan adalah kebutuhan yang sangat Anda harapkan dari jasa yang disediakan.  Strategi yang tepat dalam memilih konsultan, adalah memilih konsultan yang telah terbukti dengan baik dalam penanganan sistem pada jenis UKM sejenis ataupun pada usaha sejenis dalam kapasitas besar.

(2) Jasa konsultan business plan dan study kelayakan

Konsultan ini akan sangat membantu Anda dalam melakukan proses analisis terhadap setiap kebutuhan dan strategi pengembangan bisnis yang tepat dalam organisasi.  Menjadi suatu kebutuhan yang tepat digunakan apabila bisnis Anda akan dikembangkan ataupun Anda berminat untuk lebih mengoptimalkan bisnis Anda ke area bisnis lainnya.

(3) Jasa konsultan keuangan dan pajak

Konsultan ini akan sangat membantu proses penyusunan laporan keuangan pada perusahaan Anda dan melakukan proses pengembangan pajak yang tepat.  Kondisi usaha yang masih riskan ini, membutuhkan adanya dukungan yang kuat dalam Sistem Manajemen Keuangan dan perpajakan dalam perusahaan.

Setelah ini, apa yang harus Anda lakukan.  Segeralah mencari referensi yang tepat dalam melakukan pemilihan konsultan.  Investasi yang mungkin terlihat belum dibutuhkan tapi akan sangat penting dalam pengembangan bisnis jangka panjang dalam perusahaan. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Apakah Perusahaan Membutuhkan Departemen Sumber Daya Manusia?

Peranan sumber daya manusia bagi beberapa perusahaan ibarat dua mata pisau yang satu akan mendukung dari aspek manajemen operasional perusahaan namun di lain pihak menjadi suatu bentuk konsep beban yang signifikan dalam perusahaan.  Menjadi dilema penting bagi perusahaan bagaimana menempatkan posisi karyawan dalam perusahaan, dibutuhkan namun dalam kondisi yang tidak dapat dikendalikan akan dianggap menjadi beban.  Kemudian menjadi pertanyaan yang sangat penting bagi perusahaan apakah Departemen Sumber Daya Manusia dibutuhkan?

Perusahaan pada dasarnya sudah merumuskan konsep pengembangan untuk dapat melihat arahan pengembangan perusahaan tersebut nantinya.  Berdasarkan pada konsep pengembangan sumber daya manusia, perusahaan secara umum merumuskan konsep organisasinya ke dalam dua konsep.

(1)  Company of Sales

Perusahaan ini lebih berorientasi kepada penjualan, yang dalam artinya proses usaha lebih dikiblatkan kepada pengembangan bisnis trading (dagang jual dan beli) yang mana pengembangan proses lebih kepada pola pengembangan business partner.  Dalam konsep bisnis seperti ini, sumber daya manusia lebih kepada pengembangan back office administration,yang hanya memproses operasional administrasi proyek dan order.

Perusahaan seperti ini umumnya jarang memiliki satu unit khusus sumber daya manusia, hal ini lebih disebabkan karena operasional dari proses internal di dalamnya tidak unik dan tidak membutuhkan pelatihan khusus.  Unit kerja sumber daya manusia dapat dilekatkan kepada fungsi operasional lain dalam perusahaan.  Adapun fungsi yang harus dioptimalkan adalah lebih kepada pemastian bahwa sistem proses dijalankan dengan tepat, sehingga tidak terjadi penyimpangan dan pemastian kedisiplinan dan sistem manajemen kinerja dijalankan dengan tepat.

(2) Company of manufacturing

Perusahaan jenis ini lebih berorientasi pada proses produksi.  Dimana bisnis yang dikelola umumnya bersifat unik, terbatas pada keterampilan tertentu dan membutuhkan waktu pembelajaran.  Belum ditambah lagi dengan jumlah karyawan yang ada dalam jumlah banyak yang dapat memberikan resiko tingginya turnover dan proses orientasi ulang terhadap karyawan baru.  Perusahaan fabrikasi dan pertambangan masuk ke dalam klasifikasi perusahaan jenis ini.

Perusahaan dengan karakter ini sangat membutuhkan peranana suatu Departemen Sumber Daya Manusia dengan kapasitas tinggi.  Hal pertama yang menjadi alasan adalah proses rekruitmen yang diharuskan untuk dijalankan dengan rutin dimana apabila dibutuhkan tenaga sumber daya manusia secara cepat maka harus dioptimalkan ketersediannya, hal kedua adalah faktor pengembangan tenaga sumber daya manusia yang optimal dimana sangat membutuhkan adanya konsep pengembangan kapasitas dan keahlian yang baik untuk memastikan konsistensi kualitas produk, serta hal ketiga adalah untuk menjaga jalur komunikasi dan instruksi yang tepat di dalam internal perusahaan agar manajemen kinerja tim dapat berjalan dengan baik.

Namun bagaimana pun Anda memposisikan Departemen Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan Anda, dalam aspek dan kondisi tertentu, sebaiknya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia juga perlu diterapkan dan diaplikasikan secara tepat.  Misalnya dengan menyusun dan melakukan implementasi SOP Sumber Daya Manusia yang sejalan dengan peraturan perusahaan ataupun dengan strategi pembuatan Sistem ISO 9001:2008 yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengembangan manajemen dalam perusahaan.  Apabila perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat, sebaiknya mencari konsultan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengakomodasi pengembangan dalam sistem manajemen perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Menyusun dan Mengembangkan Konsep Seleksi dan Rekruitmen Efektif

Dalam suatu perusahaan, kadangkala melakukan proses rekruitmen untuk karyawa sangat sulit dan membutuhkan waktu yang lama.  Banyak strategi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut untuk melakukan program rekruitmen di dalam perusahaan. Beberapa strategi perekruitan internal tidak dapat secara efektif berjalan, misalnya bagaimana perusahaan sudah memasang iklan mengenai lowongan pekerjaan dalam berbagai media (portal maupun media cetak), proses melakukan pemanggilan terhadap kandidat yang akan melakukan proses interview dan test seleksi.  Namun banyak juga perusahaan yang tidak ingin repot-repor dalam melakukan proses rekruitmen, cukup dengan memanggil jasa rekruitmen eksternal maka segalanya akan segera beres.  Apalagi kalau jasa rekruitmen tersebut memberikan jaminan rekruitmen bergaransi.

Berikut adalah tahapan dari pengembangan program rekruitmen yang sebaiknya dijalankan perusahaan untuk memastikan bahwa kegiatan rekruitmen dapat dijalankan dengan tepat dan efektif.

LANGKAH 1: PENYUSUNAN BUDGET REKRUITMEN

Bagaimana cara menghitung budget dari rekruitmen, hal inilah yang kemudian diukur sebagai salah satu komponen dari status turn over karyawan.  Komponen biaya apa saja yang harus dihitung sebagai bagian dari budget rekruitmen.  Apabila pilihan pertama yang dilakukan dalam perhitungan budget adalah kegiatan rekruitmen internal, maka komposisi pengukuran dari biaya yang dialokasikan meliputi biaya iklan/ pemasangan informasi lowongan, biaya komunikasi, biaya dan gaji dari staff personalia yang melakukan proses rekruitmen dan test masuknya berdasarkan hitungan biaya kerja harian, biaya administrasi, dan biaya sosialisasi dan training.  Sedangkan apabila kegiatan rekruitmen yang dimaksudkan dijalankan dengan kegiatan rekruitmen eksternal maka biaya yang terhitung adalah biaya dari operasional seleksi provider rekruitmen dan biaya telekomunikasi.

LANGKAH 2:  PENETAPAN KUALIFIKASI DARI STANDAR JABATAN/ POSISI

Ada baiknya perusahaan menetapkan terlebih dahulu kualifikasi dari jabatan yang akan diisi posisinya tersebut.  Penetapan standar dan persyaratan kualifikasi terhadap jabatan yang dimaksud itulah yang menjadi bagian penting pada tahap awal.  Ketidaktepatan dari penguraian detail kualifikasi dari jabatan/posisi yang dimaksud itulah yang dapat diketengahkan menjadi bagian dari seleksi awal.

Buatlah kejelasan dan detail dari kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja (waktu dan jenis bisnis), serta informasi terhadap keahlian lainnya.  Khususnya apabila ditemukan suatu jenis keahlian tertentu yang membutuhkan sertifikasi dari program pelatihan yang dimaksud.  Pada kegiatan rekruitmen eksternal, detail terhadap standar kualifikasi yang ditetapkan dapat menjadi panduan dari provider rekruitmen eksternal untuk memastikan akurasi terhadap proses rekruitmen karyawan.

LANGKAH 3: PROSES SELEKSI ADMINISTRASI

Apabila rekruitment yang dilakukan adalah proses rekruitmen internal, maka kegiatan seleksi administratif dilakukan oleh staff rekruitmen.  Kegiatan untuk melakukan sortir dan seleksi dari dokumen-dokumen rekruitmen tersebut dijalankan untuk memastikan bahwa kelengkapan dokumen administrasi yang dimiliki oleh aplikan telah sesuai dengan standar jabatan yang dibutuhkan dalam organisasi.

Periksa keaslian dari dokumen pelengkap seperti salinan ijazah, maupun lakukan cek referensi terhadap latarbelakang dari aplikan termasuk identitas dan status keterangan kelakuan baik dari aplikan.  Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya suatu pemalsuan terhadap identitas dari individu karyawan yang bersangkutan.

LANGKAH 4: PROSES PSIKOTEST

Apakah diperlukan adanya psikotest untuk kegiatan seleksi karyawan yang dimaksud.  Psikotest dapat dijalankan untuk melakukan proses evaluasi dalam melihat apakah individu karyawan yang dimaksud memiliki profil psikologis yang tepat dengan profil psikologis yang diharapkan dalam jabatan yang dimaksud.  Namun, tidak seluruh perusahaan menjalankan kegiatan psikotest yang dimaksud.  Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan tersebut tidak mau menjalankan psikotest, hal yang pertama adalah mahal dan hal yang kedua kadangkala hasil psikotest tidak sesuai dengan profil jabatan yang diharapkan.  Mengapa seringkali terjadi kesalahan?

Kadangkala kita bisa melihat alat apa yang digunakan melakukan program psikotest yang dimaksudkan tersebut mungkin sudah usang dan kebetulan bocor termasuk di dalamnya adalah kunci jawaban yang dibutuhkan.  Sehingga banyak perusahaan melihat bahwa proses ini tidaklah penting.  Apakah ini tepat untuk dipahami.  Meskipun alat ukur sudah usang, ataupun sudah dipelajari oleh banyak orang, namun yang sangat terpenting dari kegiatan Psikotest ini adalah proses interview dengan psikolog yang menjalankan proses psikotest tersebut, dimana Psikolog tersebut dapat memberikan penjelasan terhadap dinamika dari personel psikologis personel yang dimaksud tersebut.

LANGKAH 5: PROSES INTERVIEW DENGAN USER

Jangan lupakan peranan dari user sebagai bagian dari pengguna kandidat.   Setelah dilakukan proses psikotest, ada baiknya melakukan proses verifikasi dengan usert terkait dengan kesesuaian dan kapasitas adapatasi user sebagai pengguna tenaga kerja yang dimaksud.  Hal ini menjadi bagian yang sangat penting untuk dipertimbangkan.  Tanpa adanya peranan user yang begitu kuat terhadap proses interview tersebut, dapat menyebabkan adanya ketidaksesuaian antara kandidat dengan atasannya atau rekan sekerjanya ketika saat memasuki masa percobaan.  Bahkan dalam beberapa perusahaan, proses ini dilakukan dengan melibatkan banyak orang, khususnya untuk posisi-posisi yang banyak keterlibatannya dengan user dari pihak lainnya.

LANGKAH 6: PROSES PENERIMAAN TERHADAP KANDIDAT YANG DIMAKSUD

Menjadi poin yang sangat penting bagi suatu organisasi untuk melakukan proses penerimaan dengan kandidat.  Pada tahapan akhir ini kemudian dilakukan proses negosiasi yang berhubungan misalnya dengan salari dari personel/ kandidat yang dimaksud tersebut, untuk kemudian dilakukan proses tahap lanjut dari kegiatan penerimaan karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Departemen HR (Human Resources) untuk melakukan penerimaan karyawan.  Apabila perusahaan Anda ingin mengembangkan alat ukur untuk proses rekruitmen dan alat ukur psikologi lainnya, pilihlah konsultan dengan latar belakang Psikometri, dimana alat ukur yang akan Anda gunakan dijamin akan lebih reliable dan valid. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

BAGAIMANA MENGHUBUNGI KAMI

Dengan suatu konsep pemahaman dan pengembangan yang optimal berkaitan dengan pendampingan terhadap sistem, kami sangat mengakomodasikan setiap kebutuhan yang datang melalui website kami.  Baik itu melalui proses korespodensi dengan e-mail atau dengan telepon.  Setiap permintaan dan pertanyaan yang berkaitan dengan bagaimana menerapkan sistem dalam perusahaan Anda akan menjadi prioritas kami untuk menjawab.  Pertanyaan dapat di alamatkan ke dalam e-mail kami: amarylliap@yahoo.com atau melalui nomor telepon 08129369926.

Pelatihan ISO: Pengembangan Kompetensi Karyawan?

Apakah benar kompetensi sumber daya manusia dapat dikembangkan melalui penerapan aplikasi ISO 9001:2008?  Bukankah ISO 9001:2008 hanyalah sebuah informasi sederhana belaka yang menjelaskan bagaimana sistem dibangun, pengembangan dari bagaimana banyaknya dokumen, lalu jenis kompetensi apa yang akan dikembangkan ke dalam diri individu yang dimaksud?

Dalam pelatihan ISO 9001:2008, tersedia pelatihan yang berkaitan dengan konsep manajemen untuk membuat suatu proses tersebut dapat diaudit.  Hal ini dapat mengubah mindset dari sumber daya manusia yang ada di lapangan, seperti bagaimana karyawan diajarkan untuk lebih sistematis dalam proses pengembangan dan pengelolaan pekerjaan.  Dipastikan semua proses penting tercatat, serta pekerjaan dipastikan dijalankan oleh personel yang bertanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.

Proses pembelajaran tanggung jawab tersebut akan membangun konsep memiliki yang kuat pada diri individu itu sendiri untuk kemudian digunakan sebagai bentuk penerapan dalam pengelolaan pekerjaannya secara pribadi.  Sistem yang terbentuk akan memberikan alarm apabila proses kerja tidak dijalankan semestinya.  Mengapa?  Dalam pelatihan ISO 9001:2008, karyawan akan diberikan pemahaman mengenai bagaimana suatu tahapan proses akan didesain dengan konsep PDCA (Plan Do Check & Action), artinya seluruh sistem akan terencana (Planning) secara tepat untuk kemudian akan dikelola (Do) pelaksanaannya, diperiksa (Check) apakah proses tersebut sudah sesuai dengan persyaratan dan apabila tidak sesuai tentu diperlukan suatu tindakan untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut (Action).

Berangkat dari sinilah, ada baiknya perusahaan untuk mempertimbangkan memberikan tambahan kebutuhan akan pelatihan ISO 9001:2008 pada karyawan khususnya untuk posisi Manajerial.  Meskipun perusahaan Anda belum menerapkan Standar ISO 9001:2008, namun diharapkan proses yang berjalan di lapangan juga memenuhi kebutuhan standar ISO sendiri, artinya mengadaptasi sistem ISO 9001:2008 dalam bisnis dan proses yang ada dalam perusahaan.

Mulailah mencari provider yang tepat untuk mengikutsertakan karyawan Anda dalam pelatihan ISO 9001:2008, investasi yang akan mengembangkan konsep jangka panjang perusahaan Anda.  (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengembangkan Konsep Baru dalam Implementasi ISO 9001:2008 dalam industri jasa

Sejauh mana, suatu organisasi penyedia jasa membutuhkan penerapan dan implementasi yang tepat dalam kegiatan ISO 9001:2008.  Apa hanya sebatas pada kebutuhan terhadap kebutuhan dan pengembangan dari order atau tendeer saja, atau lebih dari lainnya.  Banyak perusahaan melihat ISO hanya pada sebatas kebutuhan tersebut tanpa melihat pada konsep pengembangan dan pengelolaan organisasi sebagai bentuk dari implementasi sistem hanya sebatas pada persyaratan tender semata.

Salah satu prinsip menarik yang dulu diketahui oleh banyak kalangan profesional, bahwa ISO hanya sekedar pemahaman untuk kebutuhan industri manufacturing belakang bukan untuk kebutuhan suatu perusahaan general.  Padahal konsep ISO 9001:2008 itu sendiri sangat terkait dengan seluruh jenis organisasi baik itu untuk kebutuhan perusahaan jasa kecil yang hanya terdiri atas proses yang sangat sederhana.  Apakah perlu bagi perusahaan jasa untuk melakukan proses implementasi terhadap sistem ISO 9001:2008, atau hanya dibutuhkan pada perusahaan manufacturing saja?

Tersedia hal yang sangat unik dalam proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa, mengingat bagaimana proses adaptasi klausul dijalankan untuk proses pengembangan sistem tersebut.  Langkah awal yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan untuk melakukan proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa yang dimilikinya adalah mencari referensi yang tepat mengenai penerapan standar ISO 9001:2008 pada industri jasa.  Caranya? Bisa dilakukan dengan melakukan proses melihat referensi yang ada seperti membeli buku, atau mengikuti pelatihan dan konsultasi.  Khusus dalam mengikuti pelatihan, apabila usaha di perusahaan Anda adalah suatu jasa unik yang tidak dimiliki oleh setiap perusahaan maka langkah yang tepat adalah menginformasikan terlebih dahulu kepada penyedia jasa mengenai keunikan bisnis Anda agar konsulan/ provider pelatihan tersebut bisa secara tepat memberikan contoh-contoh pada saat pelatihan.  Kalaupun perusahaan Anda membutuhkan suatu pengembangan dalam teknik konsultasi tertentu, cara yang paling tepat untuk mengoptimalkan adalah dengan melakukan proses evaluasi terhadap konsultan yang menjadi kandidat.  Cara pemilihan dilihat pada latar belakang pendidikan konsultan, periksa CV dari konsultan yang dimaksud, melakukan proses pemeriksaan terhadap daftar klien dari konsultan yang tersebut.

IMPLEMENTASI ISO 9001:2008 DALAM USAHA JASA

Salah satu alasan mengapa, proses dari impelementasi dalam bidang jasa itu menjadi suatu bentuk yang unik adalah produk yang dihasilkan dalam suatu usaha jasa adalah produk yang bersifat tangible (artinya tidak kasat mata), lalu langkah apa yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan ketika melakukan implementasi.

1) Membuat definisi terhadap produk yang dimaksud

Jelaskan secara tepat terhadap definisi produk yang dimaksud tersebut.

Contoh yang sederhana sebuah jasa laundry (pencucian baju) maka jasa yang dilakukan adalah melakukan proses pencucian produk pakaian milik pelanggan.

2) Membuat aspek kualitas dari produk tersebut

Pada usaha jasa laundry, maka aspek kualitas yang ditetapkan adalah keramahan dari karyawan pada saat menerima pakaian, ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, kemampuan karyawan dalam mengklasifikasikan proses lanjut dari kegiatan laundry, ketepatan dalam pencatatan bon/ kuitansi dari order laundry yang dimaksud dan sebagainya.

3)  Mengembangkan sistem pada aspek kualitas yang dimaksud

Perusahaan kemudian menyusun sistem yang akan digunakan untuk mengelola aspek kualitas yang ada dalam proses laundry yang dimaksud.  Misalnya ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, tetapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses pemeriksaan perhitungan pakaian, siapkan form dan catatan yang ditandatangani bersama antara pelanggan dan karyawan agar tidak terdapat terjadi kesalahan pencatatan.

Bisa Anda bayangkan bagaimana menarik dan menantangnya proses penerapan ISO 9001:2008 pada industri jasa ini, tahapan ini adalah sebagaian kecil dari informasi yang termaktub dalam kegiatan penerapan dan implementasi ISO 9001:2008 pada sektor jasa.  Untuk lebih jelasnya, perusahaan dapa mencari informasi pada jasa konsultan yang terpercaya dalam bidang tersebut. (Amarylliap@yahoo.com/ 08129369926)