Dalam suatu perusahaan, kadangkala melakukan proses rekruitmen untuk karyawa sangat sulit dan membutuhkan waktu yang lama.  Banyak strategi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut untuk melakukan program rekruitmen di dalam perusahaan. Beberapa strategi perekruitan internal tidak dapat secara efektif berjalan, misalnya bagaimana perusahaan sudah memasang iklan mengenai lowongan pekerjaan dalam berbagai media (portal maupun media cetak), proses melakukan pemanggilan terhadap kandidat yang akan melakukan proses interview dan test seleksi.  Namun banyak juga perusahaan yang tidak ingin repot-repor dalam melakukan proses rekruitmen, cukup dengan memanggil jasa rekruitmen eksternal maka segalanya akan segera beres.  Apalagi kalau jasa rekruitmen tersebut memberikan jaminan rekruitmen bergaransi.

Berikut adalah tahapan dari pengembangan program rekruitmen yang sebaiknya dijalankan perusahaan untuk memastikan bahwa kegiatan rekruitmen dapat dijalankan dengan tepat dan efektif.

LANGKAH 1: PENYUSUNAN BUDGET REKRUITMEN

Bagaimana cara menghitung budget dari rekruitmen, hal inilah yang kemudian diukur sebagai salah satu komponen dari status turn over karyawan.  Komponen biaya apa saja yang harus dihitung sebagai bagian dari budget rekruitmen.  Apabila pilihan pertama yang dilakukan dalam perhitungan budget adalah kegiatan rekruitmen internal, maka komposisi pengukuran dari biaya yang dialokasikan meliputi biaya iklan/ pemasangan informasi lowongan, biaya komunikasi, biaya dan gaji dari staff personalia yang melakukan proses rekruitmen dan test masuknya berdasarkan hitungan biaya kerja harian, biaya administrasi, dan biaya sosialisasi dan training.  Sedangkan apabila kegiatan rekruitmen yang dimaksudkan dijalankan dengan kegiatan rekruitmen eksternal maka biaya yang terhitung adalah biaya dari operasional seleksi provider rekruitmen dan biaya telekomunikasi.

LANGKAH 2:  PENETAPAN KUALIFIKASI DARI STANDAR JABATAN/ POSISI

Ada baiknya perusahaan menetapkan terlebih dahulu kualifikasi dari jabatan yang akan diisi posisinya tersebut.  Penetapan standar dan persyaratan kualifikasi terhadap jabatan yang dimaksud itulah yang menjadi bagian penting pada tahap awal.  Ketidaktepatan dari penguraian detail kualifikasi dari jabatan/posisi yang dimaksud itulah yang dapat diketengahkan menjadi bagian dari seleksi awal.

Buatlah kejelasan dan detail dari kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja (waktu dan jenis bisnis), serta informasi terhadap keahlian lainnya.  Khususnya apabila ditemukan suatu jenis keahlian tertentu yang membutuhkan sertifikasi dari program pelatihan yang dimaksud.  Pada kegiatan rekruitmen eksternal, detail terhadap standar kualifikasi yang ditetapkan dapat menjadi panduan dari provider rekruitmen eksternal untuk memastikan akurasi terhadap proses rekruitmen karyawan.

LANGKAH 3: PROSES SELEKSI ADMINISTRASI

Apabila rekruitment yang dilakukan adalah proses rekruitmen internal, maka kegiatan seleksi administratif dilakukan oleh staff rekruitmen.  Kegiatan untuk melakukan sortir dan seleksi dari dokumen-dokumen rekruitmen tersebut dijalankan untuk memastikan bahwa kelengkapan dokumen administrasi yang dimiliki oleh aplikan telah sesuai dengan standar jabatan yang dibutuhkan dalam organisasi.

Periksa keaslian dari dokumen pelengkap seperti salinan ijazah, maupun lakukan cek referensi terhadap latarbelakang dari aplikan termasuk identitas dan status keterangan kelakuan baik dari aplikan.  Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya suatu pemalsuan terhadap identitas dari individu karyawan yang bersangkutan.

LANGKAH 4: PROSES PSIKOTEST

Apakah diperlukan adanya psikotest untuk kegiatan seleksi karyawan yang dimaksud.  Psikotest dapat dijalankan untuk melakukan proses evaluasi dalam melihat apakah individu karyawan yang dimaksud memiliki profil psikologis yang tepat dengan profil psikologis yang diharapkan dalam jabatan yang dimaksud.  Namun, tidak seluruh perusahaan menjalankan kegiatan psikotest yang dimaksud.  Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan tersebut tidak mau menjalankan psikotest, hal yang pertama adalah mahal dan hal yang kedua kadangkala hasil psikotest tidak sesuai dengan profil jabatan yang diharapkan.  Mengapa seringkali terjadi kesalahan?

Kadangkala kita bisa melihat alat apa yang digunakan melakukan program psikotest yang dimaksudkan tersebut mungkin sudah usang dan kebetulan bocor termasuk di dalamnya adalah kunci jawaban yang dibutuhkan.  Sehingga banyak perusahaan melihat bahwa proses ini tidaklah penting.  Apakah ini tepat untuk dipahami.  Meskipun alat ukur sudah usang, ataupun sudah dipelajari oleh banyak orang, namun yang sangat terpenting dari kegiatan Psikotest ini adalah proses interview dengan psikolog yang menjalankan proses psikotest tersebut, dimana Psikolog tersebut dapat memberikan penjelasan terhadap dinamika dari personel psikologis personel yang dimaksud tersebut.

LANGKAH 5: PROSES INTERVIEW DENGAN USER

Jangan lupakan peranan dari user sebagai bagian dari pengguna kandidat.   Setelah dilakukan proses psikotest, ada baiknya melakukan proses verifikasi dengan usert terkait dengan kesesuaian dan kapasitas adapatasi user sebagai pengguna tenaga kerja yang dimaksud.  Hal ini menjadi bagian yang sangat penting untuk dipertimbangkan.  Tanpa adanya peranan user yang begitu kuat terhadap proses interview tersebut, dapat menyebabkan adanya ketidaksesuaian antara kandidat dengan atasannya atau rekan sekerjanya ketika saat memasuki masa percobaan.  Bahkan dalam beberapa perusahaan, proses ini dilakukan dengan melibatkan banyak orang, khususnya untuk posisi-posisi yang banyak keterlibatannya dengan user dari pihak lainnya.

LANGKAH 6: PROSES PENERIMAAN TERHADAP KANDIDAT YANG DIMAKSUD

Menjadi poin yang sangat penting bagi suatu organisasi untuk melakukan proses penerimaan dengan kandidat.  Pada tahapan akhir ini kemudian dilakukan proses negosiasi yang berhubungan misalnya dengan salari dari personel/ kandidat yang dimaksud tersebut, untuk kemudian dilakukan proses tahap lanjut dari kegiatan penerimaan karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Departemen HR (Human Resources) untuk melakukan penerimaan karyawan.  Apabila perusahaan Anda ingin mengembangkan alat ukur untuk proses rekruitmen dan alat ukur psikologi lainnya, pilihlah konsultan dengan latar belakang Psikometri, dimana alat ukur yang akan Anda gunakan dijamin akan lebih reliable dan valid. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)