konsultan iso

Mengembangkan Sistem yang Terukur

Setiap perusahaan tentu membutuhkan adanya pengendalian yang tepat dan efektif dalam organisasinya. Dalam beberapa kondisi, sistem yang terbentuk bisa saja diabaikan oleh tim yang ada dalam organisasi. Salah satu faktor penyebab adalah sumber daya manusia itu sendiri yang dimana mengalami penyimpangan dalam menjalankan sistem. Untuk dapat meminimalkan kondisi ketidakkonsistenan ini, organisasi bisa mendesain sistem yang dapat secara tepat dan efektif dipergunakan.

Pengembangan sistem terukur dilakukan dengan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

(1) Mendesain SLA pada Business Process

Sebelum menyusun SOP (Standard Operating Procedure), pastikan bahwa perusahaan mendesain SLA (Service Level Agrement) yang terukur/ kuantitatif. SLA di sini adalah menciptakan kondisi kriteria keberterimaan yang dapat diterima oleh departemen satu ke departemen lain yang ada dalam organisasi. Sehingga proses akan berjalan secara otomatis apabila kriteria keberterimaan itu sesuai.

(2) Menentukan Process Planning

Setiap proses diupayakan terdapat input dan output yang dimana metode untuk evaluasi terkait dengan input dan output itu berjalan denga tepat. Pemberian informasi/status terkait dengan proses release dan pemeriksaan input dilakukan tercatat agar diverifikasi dengan kewenangan yang berjenjang. Penetapan atas uraian jabatan atas kewenangan yang berjenjang ini menjadi bagian penting dalam organisasi.

(3) Penetapan Mekanisme Evaluasi

Sebagai bentuk dari proses evaluasi, ada baiknya dijalankan. Proses evaluasi dapat dilakukan melalui audit ataupuna penilaian atas pencapaian target yang ada dalam perusahaan. Memeriksa apakah kriteria yang ditetapkan tersebut telah tercapai. Apabila telah tercapai maka sistem/proses dinyatakan sesuai. Namun apabila tidak, maka sistem yang dimaksud adalah tidak sesuai.

(4) Orientasi Target Proses

Penetapan atas KPI atau target per departemen dipergunakan untuk memberikan tantangan bagi pemilik proses agar tidak hanya bekerja dengan konsisten, namun juga melakukan proses improvement. Bagaimana proses perbaikan dijalankan dalam perusahaan dengan tepat dan efektif. Hal ini memberi ruang agar menjalankan fungsi inovasi di perusahaan dengan baik sebagai bentuk untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Bagaimana organisasi di tempat Anda bekerja menjalankan proses pengembangan sistem? Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk memastikan bahwa sistem yang Anda kembangkan dapat terukur dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting dalam Mendesain Fungsi PPIC dalam Industri

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, penyusunan fungsi PPIC dalam industri adalah penting dan kritikal. Hal ini mempertimbangkan bahwa PPIC menjadi bagian penting untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga seluruh order dapat terealisasi dengan tepat dan baik. Untuk mengendalikan sistem yang dijalakan tersebut, perusahaan dapat menyusun fungsi yang terkait dengan pengendalian atas penjadwalan atas kegiatan produksi sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Berikut ini adalah 5 (lima) hal penting yang harus diprhatikan perusahaan ketika mendesain fungsi PPIC.

(1) Mempertimbangkan Sarana dan Prasarana Perusahaan

Menetapkan standar terkait dengan perencanana produksi harus mempertimbangkan kondisi fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan, seperti kapasitas stock dan kapasitas produksi. Hal ini menjadi pertimbangan kuat terkait dengan bagaimana perusahaan harus memastikan bahwa kesesuaian tersebut dapat dijalankan dengan tepat dan maksimal.

(2) Kapasitas dari Supplier/Vendor

Bagaimana supplier/ vendor dapat bertanggung jawab dalam memastikan bahwa barang yang disupply sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan. Penentuan atas kapasitas dari vendor tersebut akan menentukan bagaimana proses pengiriman bahan baku masuk ke dalam perusahaan untuk kemudian dihitung sebagai waktu tunggu untuk proses produksi.

(3) Tahapan Proses Produksi

Detail atas tahapan proses produksi menjadi hal penting dalam penetapan desain alir proses serta pencatatan administrasi terkait dengan kegiatan produksi. Penetapan stock awal dan stock akhir pada setiap tahapan proses menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan dalam kegiatan dan proses produksi. Kegiatan proses produksi harus dipastikan untuk menjadi bagian yang dikelola dengan tepat termasuk di dalamnya adalah stock managementnya.

(4) Sistem Inventory dan Pengiriman barang

Penetapan atas proses pengelolaan pergudangan serta pengiriman barang menjadi bagian penting untuk dihitung dan menetapkan tahapan dari persiapan pengiriman serta menjaga asupan produk yang masuk ke dalam inventory. Persiapan pengiriman harus dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses penanganan dan pengelolaan barang dijalankan secara efektif.

(5) Evaluasi dan Pengendalian Proses

Perusahaan diharapkan menetapkan periode evaluasi yang harus dijalankan serta bagaimana proses pengendalian proses dilakukan pada setiap tahapannya. Pemeriksaan serta proses verifikasi dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses tersebut dijalankan dengan tepat dan efektif. Pengecekan atas status pengendalian perlu menjadi perhatian penting untuk memastikan bahwa seluruh proses terkendali dengan tepat.

Bagaimana pengembangan unit kerja PPIC di perusahaan Anda. Lakukan proses pengendalian dan pengembangan terkait dengan departemen PPIC dalam perusahaan secara tepat. (amaryllliap@gmail.com, 08129369926)

Menjalankan Proses Audit ISO 37001 Secara Efektif

Kegiatan internal audit dalam audit ISO 37001 adalah kegiatan yang menjadi mandatory/ wajib. Seperti pada jenis sertifikasi ISO lainnya. Prinsip untuk menjalankan kegiatan audit dilakukan dengan menerapkan prinsip ISO 19011:2018 sebagai pendoman dalam menjalankan kegiatan audit internal ISO 37001. Untuk dapat menjalankan kegiatan internal audit ISO 37001, berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

(1) Mempersiapkan Kegiatan Audit Internal

Perusahaan menetapkan tim yang menjadi internal auditor. Tim ini dilatih untuk memahami persyaratan apa saja yang diwajibkan dalam kegiatan audit ISO 37001. Penetapan atas seleksi tim internal audit selain terkait dengan pemahaman persyaratan juga wajib untuk mempertimbangkan aspek soft skill yang terkait dengan aspek ethical yang diperlukan oleh auditor. Penyusunan jadwal kegiatan audit internal harus dipastikan ditetapkan sesuai dengan tingkatan resiko dari departemen yang ada dalam perusahaan. Dimana departemen dengan resiko tinggi, sebaiknya mendapatkan frekuensi audit yang lebih tinggi/sering dibandingkan dengan departemen dengan resiko rendah.

Secara administrasi, perencanaan audit dijalankan dengan menyusun checklist audit internal, yang dimana di dalamnya terdapat parameter pemeriksaan yang berhubungan dengan klausul pada ISO 37001. Penetapan parameter itu sendiri ditujukan sesuai dengan fungsi dan jabatan yang ada dalam organisasi.

(2) Menjalankan Kegiatan Audit Internal

Pelaksanaan atas audit internal melalui beberapa tahapan yang dimana membutuhkan perhatian yang tepat. Keahlian/skill dari auditor adalah menjadi bagian yang penting untuk dipastikan secara efektif dapat menjalankan kegiatan audit internal. Proses evaluasi yang dilakukan dalam kegiatan audit internal ini tidak hanya meliputi pada bagaimana sistem dijalankan, namun juga melihat kepada potensi kemunculan dari kasus bribery dan fraud tersebut dijalankan. Identifikasi atas potensi tersebut dapat memberikan perbaikan ke dalam sistem

(3) Pelaksanaan Tindakan Perbaikan

Tujuan dari audit dijalankan untuk memastikan bahwa setiap temuan yang teridentifikasi dalam sistem akan dilakukan proses pelaksanaan perbaikan. Perbaikan yang ditetapkan berdasarkan kepada analisis permasalahan yang timbul yang kemudian menetapkan tindakan perbaikan yang dapat dijalankan. Tindakan perbaikan yang dilakukan dijalankan untuk meminimalkan resiko atas potensi kemunculan kasus bribery/ fraud dan peramalahan penyimpangan sistem.

Perusahaan/organisasi harus memastikan bahwa setiap kegiatan audit internal yang dimaksud dilakukan secara tertulis dan dengan efektif berjalan. Perusahaan harus memastikan atas pelaksanaan sistem dijalankan dengan tepat dan efektif. Lakukan encarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memaksimalkan pelaksanaan Sistem Manajemen Anti Penyuapan ISO 37001. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengefektifkan Internal Audit ISO 9001:2015 di Dalam Perusahaan

Pelaksanaan atas internal audit dijalankan untuk dapat memastikan bahwa program internal audit dapat memberikan kontribusi yang efektif ke dalam pelaksanaan sistem di dalam perusahaan. Dalam penerapan sistem ISO 9001:2015, realisasi atas sistem harus melekat ke dalam kegiatan perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya konsep asal ada sertifikat saja di dalam perusahaan.

Strategi implmenetasi ISO 9001:2015 harus didukung dengan memiliki kegiatan internal audit yang efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan nilai manfaat internal audit ISO 9001:2015.

(1) Memiliki Tim Internal Auditor yang Handal

Kehandalan tim internal auditor dibentuk oleh perusahaan dengan kewenangan yang tepat. Kemampuan internal auditor terbentuk melalui pelatihan dan kegiatan praktek lapangan yang dilakukan dengan supervisi yang tepat. Beberapa perusahaan mengembangkan tim internal audit dan melakukan evaluasi atas kompetensi internal auditor sehingga mendapatkan kemampuan yang tepat dalam memastikan audit dilakukan untuk melihat bagaimana sistem dijalankan. Pengalaman dan keterbukaan organisasi atas kegiatan internal audit dilakukan terkait dengan bagaimana proses internal audit dapat meningkatkan kualitas sistem perusahaan.

(2) Budaya Perusahaan Atas Improvement

Keterbukaan dan bagaimana perusahaan mampu menerima bagaimana kegiatan internal audit dipergunakan oleh perusahaan. Bagaimana suatu budaya perusahaan dijalankan untuk dapat melakukan penanganan atas setiap temuan audit. Temuan audit tersebut dipergunakan untuk dapat meningkatkan nilai positif dalam perusahaan. Setiap temuan menyebabkan adanya perbaikan yang perlu dijalankan. Siklus improvement terbentuk dari kegiatan internal audit itu sendiri.

(3) Pelaksanaan Internal Audit

Seberapa sering perusahaan menjalankan kegiatan internal audit? Sebaiknya proses internal audit dijalankan dengan mempertimbangkan atas resiko terkait dengan proses. Seperti bagaimana kegiatan internal audit akan dijalankan harus mempertimbangkan resiko. Jadwal atas pelaksanaan internal audit dilakukan berdasarkan pada periode audit yang lebih sering dibandingkan dengan departemen yang resiko rendah.

Bagaimana perusahaan menjalankan kegiatan internal audit dijalankan dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan program pelatihan dan pendampingan internal audit yang efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengendalikan Resiko Fraud Keamanan Pangan Dalam Perusahaan

Penerapan sistem anti fraud sudah banyak dilakukan oleh perusahaan maupun organisasi/instansi pemerintah. Penerapan sistem ini selain dijalankan untuk kebutuhan internal perusahaan, juga diperBanyak perusahaan terperangkap dalam budaya perusahaan yang dapat menimbulkan Fraud di dalam perusahaan. Salah satu faktor budaya negatif yang seringkali menimbulkan adanya potensi Fraud adalah aspek kedekatan dalam perusahan. Dalam perusahaan, aspek kedekatan antar personel menjadi hal yang positif dan juga negatif. Positifnya adalah meningkatkan kerja tim sehingga meningkatkan produktifitas, namun sisis negatif yang ada dalam perusahaan.

Namun sisi negatif yang muncul adalah adanya resiko yang terkait dengan status resiko dari aspek fraud, dimana kemunculan toleransi yang muncul dalam perusahaan terkait dengan status fraud yang dimaksud. Lalu bagaimana cara yang paling tepat yang dapat dipergunakan oleh perusahaan? Berikut tahapan yang dapat perusahaan kembangkan untuk mencegah adanya fraud yang terkait dengan sistem persyaratan keamanan pangan.

(1) Menetapkan Budaya Keamanan Pangan

Identifikasi nilai-nilai positif apa yang akan perusahaan lakukan. Dimana perusahaan diminta untuk melakukan analisis terkait hal negatif yang beresiko mengurangi komitmen atas kepatuhan keamanan pangan. Penerapan nilai-nilai positif harus dipastikan dilakukan dengan cara yang mudah dipahami dan diterapkan. Sehingga budaya keamanan pangan bisa terimplementasi dengan efektif.

(2) Menetapkan Sistem Verifikasi Proses

Sistem verifikasi proses harus dipastikan dijalankan dengan sistem yang terukur. Proses pencatatan dan pelaksanannya dilakukan oleh personel yang kompeten dan terlatih. Peningkatan atas pengukuran yang terkait dengan evaluasi inspeksi dipastikan memiliki tingkat reliabilitas yang tinggi.

(3) Menjalankan Seleksi dan Audit Supplier yang Tepat

Fraud yang bersumber pada kolusi untuk supplier dapat diminimalkan dengan menjalankan proses seleksi dan audit supplier yang tepat dan efektif. Proses seleksi dan audit supplier mencantumkan parameter dan klasifikasi yang terkait dengan bagaimana proses seleksi dan audit supplier tersebut dijalankan. Memastikan bahwa konsep atas seleksi dan audit menjadi screening/ pembatasan untuk mengklasifikasikan supplier yang memiliki resiko menjalankan fraud.

(4)Pengendalian Transaparansi Komunikasi

Perusahaan mengembangkan konsep/proses yang tepat untuk dapat mengendalikan transparansi komunikasi. Melalui proses komunikasi yang transparan tersebut, perusahaan memastikan bahwa setiap komunikasi yang berpotensi atas informasi atas fraud teridentifikasi dan ditindaklanjuti. Setiap issue yang muncul terkait dengan informasi fraud menjadi bagian penting untuk diproses dan dianalisis terkait dengan kebenarannya.

Lalu bagaimana perusahaan mengembangkan sistem anti fraud yang berkaitan dengan keamanan pangan? Penerapan anti fraud ini sudah menjadi mandatory/persyaratan yang ada di FSSC maupun di BRC. Lakukan proses penyusunan sistem anti fraud yang tepat agar sistem menjadi lebih efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Lay Out Pabrik Kosmetik yang Tepat

Pembuatan pabrik kosmetik yang tepat harus memperhatikan persyaratan yang ditetapkan dalam ISO 22716. Dimana pabrik yang didesain tersebut harus memperhatikan persyaratan GMP yang telah ditetapkan. Termasuk di dalamnya adalah terpenuhinya persyaratan GMP pada lay out.

Lalu bagaimana proses pembuatan desain lay out dari pabrik kosmetik tersebut dibuat. Berikut ini tedapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam menyusun desain lay out dari pabrik kosmetik yang dimaksud.

(1) Memperhatikan Alur Proses Produksi

Alur produksi didesain dengan tepat agar tidak menimbulkan kontaminasi silang antar produk. Selain aspek kontaminasi, faktor yang beresiko terkait dengan efesiensi dan efektifitas dari pengolahan dan proses produksi. Dimana faktor efisiensi adalah sangat penting untuk memastikan bahwa alir proses produksi tersebut dapat mempermudah proses produksi.

(2) Material Bahan Bangunan

Memastikan bahwa bahan bangunan yang dipergunakan terbuat dari material yang tidak beresiko memberikan kontaminasi kepada produk. Harus dipastikan bahan bangunan terbuat dari material yang tepat dan dapat bertahan lama serta mudah untuk dapat dibersihkan.

(3) Sarana dan Prasarana

Selain area proses, area penunjang lainnya harus dipastikan tersedia untuk penunjang kegiatan proses produksi. Sarana personel serta penunjang lainnya yang dibutuhkan sebagai bagian dari bagian mengendalikan kontaminasi personel ke area proses produksi. Sarana dan prasarana yang terkait dengan pengolahan limbah, penyimpanan bahan serta produk jadi ditetapkan sebagai area penunjang.

Desain atas pabrik kosmetik harus didesain dengan tepat dan sesuai dengan persyaratan CPKB dan standar GMP yang termuat dalam ISO 22716. Pengembangan desain yang dikelola dengan mempergunakan referensi eksternal dapat dijadi acuan validasi untuk mengembangkan pabrik kosmetik yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan ISO 22716 Pada Industri Kosmetik

Dalam industri kosmetik, penerapan GMP (Good Manufacturing Practice) adalah penting. Meskipun sampai saat ini, banyak perusahaan kosmetik telah menerapkan CPKB (Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik) sebagai mandatory dari perijinannya, namun upaya penerapan ISO 22716 tidak salah apabila akan diaplikasikan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan kosmetik ke taraf internasional.

Lalu bagaimana penerapan ISO 22716 ini dijalankan dalam perusahaan? Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk dapat menerapkan ISO 22716 secara lebih efektif.

(1) Penerapan Lay Out Industri

Lay Out industri adalah salah satu faktor penting yang perlu diperhatikan terkait dengan penerapan ISO 22716. Salah satu persyaratan utama pendukung kosmetik yang aman adalah bagaimana industri menerapkan lay out dengan tepat. Penempatan atas alir proses, personel serta produk harus dipastikan terkendali dan tidak terjadi kontaminasi silang. Penetapan alir udara yang bersih juga menjadi bagian yang tepat. Banyak hal yang salah kaprah terkait dengan lay out dan mengingat investasi untuk lay out ini beresiko, ada baiknya perusahaan berhati-hati dalam menyusun lay out di dalam industrinya.

(2) Penyusunan Sistem Manajemen Mutu

Proses penetapan atas Sistem Manajemen Mutu adalah hal utama yang perlu untuk diperhatikan seperti struktur organisasi, manajemen operasional serta sistem inspeksi. Banyak hal yang perlu diperhatikan termasuk di dalamnya adalah penelusuran dari produk. Untuk dapat memaksimalkan sistem, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana penetapan SOP (Standard Operating Procedure).

(3) Kompetensi Personel

Penetapan atas aspek personel, termasuk di dalamnya adalah kegiatan pelatihan serta bagaimana personel dapat mengaplikasikan sistem yang dijalankan terkait dengan ISO 22716. Penerapan atas sistem harus dipastikan berjalan dan terimplementasi secara efektif melalui kompetensi personel yang tepat.

Ada baiknya dalam penerapan ini, perusahaan memastikan seluruh persyaratan ISO 22716 terpenuhi secara efektif. Penggunaan referensi eksternal dapat dipergunakan sebagai alternatif untuk meningkatkan efektifitas Sistem ISO 22716. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Fungsi PPIC dalam Bidang Manufacturing

Dalam pengembangan perusahaan di bidang manufacturing, penetapan fungsi PPIC ditetapkan dalam organisasi sebagai salah satu fungsi strategis. Kehadiran fungsi PPIC di dalam sektor manufacturing adalah ibarat dirigen yang mengelola irama musik dengan tepat. Dalam beberapa kondisi, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi dalam pengendalian dan pengelolaan proses produksi perusahaan. Namun, tidak sedikit ditemukan, perusahaan dalam proses pengelolaannya tidak memiliki fungsi PPIC yang terkait dengan pelaksanaan dari manajemen PPIC.

Lalu, apa saja yang menjadi fungsi PPIC itu sendiri? Untuk dapat membedah lebih dalam, berikut adalah analisis terkait dengan fungsi PPIC yang dapat dijalankan atas pengendalian fungsi PPIC yang dilakukan di dalam perusahaan.

(1) Melakukan penetapan standar lean manufacturing

PPIC melakukan analisis terkait dengan lean manufacturing yang terkait dengan pengendalian dan penanganan standar kapasitas yang dijalankan dalam proses produksi dari hulu dan hilir. Melakukan proses evaluasi atas setting kapasitas dan mengidentifikasi terkait dengan kapasitas terpasang serta kapasitas real yang dijalankan dalam proses pengelolaan perusahaan dijalankan dalam perusahaan. Sehingga dapat terukur dengan tepat untuk melakukan perencanaan atas optimalisasi kapasitas, kebutuhan order pelanggan serta kekuatan finansial perusahaan.

(2) Melakukan Perencanaan Proses Produksi

PPIC menyusun perencanaan proses produksi, dimana proses perencanaan disusun berdasarkan pada kebutuhan order dari marketing ataupun stock market. Dimana dalam proses yang telah ditetapkan tersebut dilakukan penetapan perencanaan proses produksi. Proses ini dirumuskan melalui perhitungan atas status stock barang jadi, kapasitas produksi (termasuk di dalamnya adalah perhitungan recovery), proses penetapan terkait dengan lead tim dari pengadaan barang.

(3) Melakukan Pengelolaan Perencanaan Pembelian

Menyusun sistem perencanaan pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan yag terkait dengan pengadaan barang serta bagaimana pengaturan waktu pembelian dilakukan untuk memastikan stock terkendali sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan. Termasuk di dalamnya adalah mengatur dari jadwal pengiriman yang dilakukan oleh pemasok untuk kebutuhan yang dimaksud.

Bagaimana dengan pengembangan fungsi PPIC dalam perusahaan dimana tempat Anda bekerja? Maksimalkan fungsi dari PPIC untuk kebutuhan strategis dan efisiensi dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Langkah Dalam Mengembangkan Continual Improvement di Dalam Perusahaan

Kunci kekuatan pada perusahaan untuk mencapai sustainability adalah kemampuan perusahaan untuk dapat menangkap seluruh perubah dan melakukan proses transformasi untuk dapat meningkatkan nilai dan kemampuan perusahaan untuk dapat bertahan terhadap faktor eksternal dan internal perusahaan. Saat ini, perubahan terasa sangat cepat, sehingga mau tidak mau perusahaan harus dapat menjaga sustainability dan perubahan untuk menjadi peningkatan yang signifikan dalam kinerjanya.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk dapat menjalankan proses continual improvement dimana dalam kegiatan perbaikan berkesinambungan di dalam perusahaan harus memberikan solusi dalam pengelolaan perusahaan secara tepat. Untuk dapat meningkatkan nilai efektifitas dari proses perbaikan yang berkesinambungan tersebut, berikut ini terdapat beberapa langkah atas continual improvement yang dapat dilakukan.

(1) Membentuk Tim Dalam Organisasi

Mendesain tim dalam organisasi adalah faktor penting dalam penerapan continual improvement. Banyak perusahaan yang tidak melibatkan tim internal yang kuat dalam proses perbaikan berkesinambungan. Hal ini dapat menyebabkan proses continual improvement tidak berjalan dengan maksimal. Unsur partisipasi menjadi bagian yang penting dalam organisasi untuk dapat menjalankan seluruh tahapan yang diperlukan dalam continual improvement. Memilih personel yang menjadi tim dalam continual improvement harus memperhatikan aspek komptensi, baik itu soft skill maupun kompetensi teknis. Karena bagaimana pun juga, proses dari continual improvement harus berjalan dan diarahkan oleh tim yang didukung oleh personel kompeten.

(2) Mendesain Tools Dalam Sistem

Banyak perusahaan yang melupakan mekanisme pembentukan tools dalam sistem adalah langkah penting dalam proses continual improvement. Tools sendiri adalah suatu bentuk metode yang dilakukan untuk menjalankan pengukuran atas proses yang dijalankan dalam perusahaan. Alat ukur yang didesain harus dapat mengukur output setiap tahapan proses secara kuantitatif. Tools bukanlah target, tapi metode/mekanisme yang dilakukan untuk melakukan proses pengukuran tersebut.

(3) Melakukan Proses Pemantauan Atas Output Proses

Setelah mendesain tools sesuai dengan output yang ditargetkan. Maka tim harus melakukan pemantauan atas kinerja output terukur tersebut. Apabila dalam output tersebut diidentifikasi ketidaktercapaian/ketidaksesuaian terkait dengan hasil yang diharapkan, maka dilakukan proses analisis terkait dengan ketidaksesuaian yang dimaksud. Analisis kemudian dilakukan untuk menetapkan akar permasalahan dari penyimpangan yang dimaksud.

(4) Menetapkan Inovasi Perbaikan

Menjalankan mekanisme inovasi perbaikan yang tepat dalam proses tersebut, dimana inovasi ini kemudian ditetapkan dalam bentuk improvement dalam proses. Dalam melakukan seleksi atas inovasi, perusahaan sebaiknya memiliki kehati-hatian dan secara tepat melakukan proses benchmark terhadap benchmark dari penetapan strategi tersebut.

(5) Mengukur Tingkat Keberhasilan dari Improvement

Setelah suatu strategi dibentuk dan dijalankan sebagai proses improvement, maka dilakukan proses evaluasi terkait dengan efektifitas dari improvement yang dimaksud. Mengidentifikasi seluruh kriteria inovasi dengan tepat dan maksimal untuk memastikan bahwa suatu tingkat improvement tersebut dapat dijalankan secara efektif.

Melihat kondisi bisnis saat ini, penerapan continual improvement menjadi salah satu siklus penting yang harus dijalankan oleh perusahaan. Bagaimana perusahaan menerapkan aplikasinya dalam continual improvement, perusahaan dapat mempergunakan tools dan sistem yang tepat melalui referensi eksternal dalam menjalankannya. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Fraud Prevention Management Dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Dalam penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan berbasis GFSI (Global Food Safety Initiative),  penerapan Sistem Food Security adalah mandatory dalam perusahaan. Dalam konsep Food Security Program,  pengendalian atas threat dan vulnerability dakam pengendalian sistem Food Security.  Fraud adalah kemunculan terkait dengan resiko vulnerability yang lebih terfokus pada motif ekonomi.

Keberadaan Fraud dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan memiliki resiko yang sangat tinggi. Ada peluang kelolosan inspeksi yang disebabkan adanya kolusi dalam perusahaan yang dapat menyebabkan adanya potensi penyimpangan baik secara kualitas maupun keamanan pangan.

Lalu bagaimana perusahaan dalam mendesain Food Prevention System dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

(1) Menjalankan Risk Assessment

Melakukan proses penilaian resiko atas potensi vulnerability yang mungkin muncul pada setiap tahapan proses yang muncul dalam perusahaan. Vulnerability tidak hanya dijalankan pada setiap tahapan proses, termasuk pada pemasok yang dipergunakan oleh perusahaan. Beberapa situasi menunjukkan bahwa kolusi bisa dimunculkan dari pemasok.

(2) Memperhitungan Dampak dan Tingkat Signifikasi dari Resiko yang ada

Melakukan analisis terkait dengan signifikasi dan dampak dari resiko yang terkait dengan aspek vulnerability tersebut. Melakukan proses perhitungan atas kemunculan serta dampak dari resiko tersebut. Semakin tinggi resiko dan kekerapan dari kemunculan resiko tersebut akan semakin meningkatkan nilai signifikansi dari resiko yang muncul.

(3) Menetapkan Tindakan Mitigasi Atas Resiko

Penetapan mitigasi dapat dijalankan dalam bentuk verifikasi, proses mutasi personel, pelatihan ataupuan proses pelaksanaan fraud information. Mitigasi paling minim yang dapat dilakukan adalah dengan membentuk kesadaran dan dalam tarap yang lebih tinggi adalah dalam periode tertentuk melakukan proses fraud analysis dari setiap SOP yang ditetapkan dalam perusahaan.

Langkah-langkah ini dapat dijalankan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa Food Fraud Prevention System dijalankan dengan tepat dalam perusahaan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengelola sistem dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08192369926)