Kajian Perubahan ISO 9001: 2015

Dalam tahun 2015, ISO kembali menerbitkan revisi terbaru dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:20015. Dimana dalam proses peningkatan versi terbaru dalam ISO tersebut adalah seperti yang termuat dalam penjelasan sebagai berikut:

(1) Leadership

Konsep manajemen leadership yang diketengahkan di sini adalah proses penggantian pemahaman antara Senior Manajemen/ Top Manajemen menjadi leadership.  Dimana penetapan tanggung jawab atas top manajemen sebelum ditetapkan pada setiap lini leadership dalam level manajemen.

(2) Perhitungan Resiko

Dalam proses penetapan analisis atas kebutuhan penetapan program manajemen, perhitungan atas resiko harus dijalankan. Dalam perhitungan resiko, perusahaan dapat melakukan proses analisis berdasarkan atas kajian operasional yang ditetapkan oleh perusahaan dan analisis terkait dengan benchmarking atas resiko tersebut.

(3) Pengecualian klausul

Dalam sistem yang baru, perusahaan diminta untuk melakukan pengkajian atas dipergunakannya klausul dalam sistem manajemen yang dipersyaratkan tersebut.

(4) Analisis Pengendalian Atas Ilmu Pengetahuan

Penetapan status pengendalian atas ilmu pengetahuan ditetapkan. Berdasarkan atas standar persyaratan yang ditetapkan terkait dengan pengelolaan atas ilmu pengetahuan tersebut, perusahaan ditetapkan memiliki persyaratan atas proses pengendalian terkait dengan kehilangan atas ilmu pengetahuan yang dapat ditimbul akibat hilangnya SDM yang sudah mendapatkan proses investasi pendidikan SDM tersebut.

Apakah perusahaan Anda akan melakukan proses set up ISO 9001 versi 2015? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam melakukan proses set up ISO 9001 tersebut. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Integrasi Sistem Manajemen Keamanan pangan dan SNI

Salah satu tantangan dalam industri retail saat ini adalah bagaimana proses melindungi produk dapat dilakukan untuk menjaga daya saing produk kita dibandingkan produk impor.  Pemerintah sudah menjalankan suatu tahapan proses yang tepat dengan memproteksi kualitas melalui pemberian label dan standar kualitas SNI.

Dalam industri pangan, adalah penting untuk dapat mengintegrasikan SNI dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.  SNI secara prinsip pada produk non pangan lebih mengetengahkan kepada prinsip Sistem Manajemen Mutu namun untuk produk pangan juga menetapkan prasyarat dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.  Sebab dalam prasyarat yang ditetapkan oleh SNI, terdapat parameter keamanan pangan.

Strategi penting bagi perusahaan pangan dalam menerapkan SNI adalah selain dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ada pentingnya untuk juga mengaplikasikan Sistem Manajemen Keamanan Pangan (HACCP) dalam perusahaan.  Membangun dasar Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang efektif adalah penting untuk dapat mengoptimalkan aplikasi SNI pada produk.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk melakukan proses pengembangan kualitas dan keamanan pangan perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Set Up Sistem Pergudangan Berdasarkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Dalam sistem manajemen keamanan pangan, adalah menjadi keharusan untuk dapat mensinergikan antara sistem yang telah ditetapkan dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang telah dipersyaratkan. Adapun desain sistem pergudangan yang dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah sebagai berikut:

(1) Penempatan barang dan lay out gudang

Perusahaan harus memastikan bahwa penempatan barang dijalankan dengan konsep FEFO (First Expired First Out), dimana di dalamnya perusahaan diminta untuk menempatkan barang berdasarkan status expired date.

Penetapan lay out barang di dalam gudang juga memegang peranan penting. Pemisahan antara barang harus dijalankan berdasarkan standar penyimpanan yang telah ditetapkan, status resiko keamanan pangan juga menjadi dasar dari proses pemisahan barang yang ada dalam gudang.  Perusahaan sebaiknya menetapkan standar internal penyimpanan internal yang dijadikan panduan dalam proses penyimpanan yang dijalankan di dalam gudang.

(2) Desain Sistem Sanitasi

Gudang harus dipastikan terkelola dengan baik.  Penempatan barang sebaiknya dijalankan sesuai dengan standar GMP (Good Manufacturing Practice), dimana sistem sanitasi juga sebaiknya ditetapkan berdasarkan standar sanitasi yang telah terverifikasi tepat dan efektif dalam mencegah peningkatan resiko selama penyimpanan.

Beberapa pertimbangan juga harus menjadi perhatian dalam menyusun desain sanitasi adalah dengan mempertimbangkan aspek jumlah item barang di dalam gudang, karakteristik penyimpanannya serta tahapan proses penanganan di area tersebut.  Idealnya gudang adalah hanya tempat penyimpanan barang, namun di beberapa industri juga dipastikan bahwa gudang adalah area persiapan barang sehingga proses sanitasi sangat dibutuhkan untuk lebih intensif.

(3) Food Security Program

Gudang adalah area dengan resiko yang cukup tinggi terhadap resiko akan sabotase, ataupun resiko kehilangan dari produk/ material.  Perusahaan sebaiknya menetapkan standar tata cara yang tepat untuk melakukan proses pengendalian terhadap keamanan produk sehingga bisa dipastikan bahwa gudang tersebut dapat terjaga dan terhindar dari resiko penyimpangan yang bisa muncul.

Bagaimana Anda melakukan proses pengelolaan terhadap standar Sistem Manajemen Keamanan Pangan di perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan ISO 17025

Dalam pengembangan jasa layanan terhadap kualitas analisis laboratorium, adalah sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memastikan bahwa kegiatan analisis sudah dijalankan dengan baik dan secara efektif telah menjalankan proses validasi terhadap data yang dimaksud.
Proses sertifikasi ISO 17025 memberikan keuntungan bagi perusahaan, memberikan manfaat bagi jasa layanan laboratorium yaitu sebagai berikut:
(1) Memastikan adanya proses penelusuran terhadap data yang menjadi bagian analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan
(2) Terdapat uji realibilitas yang efektif terhadap personel yang menjalankan proses analisis yang dimaksudkan tersebut
(3) Terdapat sistem manajemen yang mengakomodasi manajemen operasional dari pelayanan data dan testing
(4) Peningkatan kapasitas sumber daya manusia yang efektif dalam perusahaan

Adalah menjadi bagian yang penting bagi perusahaan yang bergerak di jasa layanan pemeriksaan untuk melakukan proses sertifikasi. Selain secara internal, perusahaan menjalani suatu proses perbaikan. Diharapkan dengan adanya sertifikasi ISO 17025, perusahaan juga memiliki nilai kompetitif yang kuat dalam bidang bisnis.

Program pelatihan yang dilakukan adalah program pelatihan 2 (dua) hari, yaitu dengan agenda sebagai berikut:
(1) Pemahaman mengenai ISO 17025
(2) Pemabahasan klausul-klausul ISO 17025 serta pendeskripisan dalam business process
(3) Workshop penyusunan dokumen

Diharapkan dengan mengikuti program dua hari pelatihan ini, perusahaan dapat lebih memahami dan mengaplikasi sistem ISO 17025 yang dimaksudkan tersebut. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Outsourcing dalam Perusahaan

Dalam era persaingan bisnis yang sangat ketat dan tingginya biaya operasional membuat banyak perusahaan memiliki resiko kehilangan nilai kompetisinya. Bagaimana memperbaiki nilai kompetisi yang dimaksudkan tersebut sehingga aspek kinerja dan biaya sumber daya manusia masih dalam perhitungan perusahaan.

Alternatif untuk membangung sistem manajemen outsourcing pada beberapa tahapan operasional adalah hal yang sangat menarik untuk dijadikan penetapan solusi atau strategi implementasi dalam perusahaan. Untuk mengefektifkan dan mensinergikan sistem outsourcing, terdapat beberapa tahapan yang harus menjadi perhatian bagi perusahaan.

(1) Pemetaan proses
Perusahaan sebaiknya menjalankan pemetaan proses terlebih dahulu untuk melakukan pemisahan antara core process dan support process. Harus dilakukan suatu identifikasi nilai produk terpenting bagi perusahaan. Nilai produk terpenting inilah nanti yang dapat teridentifikasi kaitannya dengan aspek core process dan support process. Penetapan fungsi outsource sebaiknya dihindari pada elemen core process, terkecuali adanya jaminan kompetensi dari pemasok outsource tersebut.

(2) Proses Seleksi dan Evaluasi Fungsi Outsource
Pastikan pemasok tenaga kerja outsource adalah perusahaan resmi dan memiliki sistem manajemen yang baik, seperti berlisensi ISO 9001 atau memiliki sertifikasi keahlian yang dipersyaratkan. Tidak ada salahnya bagi perusahaan untuk mengembangkan fungsi audit dalam memastikan manajemen perundangan sumber daya manusia dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.
Perusahaan pemasok juga dipastikan memberikan pelatihan yang sesuai sehingga aspek fungsi personel dalam sistem outsourcing sesuai dengan fungsi outsourcing yang dipersyaratkan.

(3) Proses penilaian fungsi outsource
Pastikan bahwa fungsi outsource yang ada mendapatkan evaluasi dan penilaian untuk dapat memastikan bahwa performa kualitas pekerjaan sesuai dengan standar persyaratan serta target kerja sesuai dengan budget yang telah diteapkan.

Lakukan proses pengembangan fungsi sumber daya manusia secara optimal dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

PENERAPAN ISO 9001 PADA LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT (NGO/ NON GOVERNMENT ORGANIZATION)

Apakah penting bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001, apa tingkat kebutuhannya?  Memang tidak terdapat kewajiban bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan sistem ISO 9001, namun ISO 9001 sendiri dapat memberikan arti dan nilai positif bagi lembaga tersebut.  Apa saja yang menjadi nilai positif bagi Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001?

(1)  Meningkatkan kompetensi administratif dalam Lembaga Swadaya Masyarakat tersebut

Satu hal yang cukup penting untuk dijalankan adalah memastikan adanya konsep pengembangan dan pengelolaan yang terkait dengan kebutuhan dari shareholder dan stakeholder yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi pelaporan.  Lembaga Swadaya Masyarakat memiliki kewajiban untuk secara rutin melaporkan status administrasi dari penggunaan biaya untuk kegiatan yang dijalankan.  Suatu konsep yang sederhana namun sangat penting, dimana proses menjalankan tertib administrasi ini membutuhkan konsep pengawasan yang ketat yang digunakan untuk mengoptimalkan tertib administrasi dalam organisasi untuk memastikan bahwa konsep keteraturan tersebut dijalankan.

(2)  Mengelola Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat

Lembaga Swadaya Masyarakat adalah suatu bentuk organisasi yang mana produk outputnya adalah hitungan per proyek yang dijalankan.  Dalam proses interaksi operasionalnya, sedikit unik karena memposisikan manusia sebagai produk, alat dan aspek penggerak sumber daya manusia itu sendiri.  Belum lagi dengan penggunaan pihak ketiga sebagai tenaga penggerak dari operasional pekerjaan yang dijalankan di lapangan, apalagi tidak ada pengaturan proyek yang tepat dan dilengkapi dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang memadai tidak dinyana maka organisasi akan sangat sulit mempertanggungjawabkan output operasional kepada pihak shareholder ataupun stakeholder.

(3) Mengoptimalkan sistem operasional berbasiskan target dan kinerja dari pekerjaan

Banyak hal menarik yang menjadi pertimbangan dalam proses pengembangan dan pengelolaan manajemen operasional dan kinerja yang ada di lapangan.  Satu hal yang dapat dilihat secara sistematis dari implementasi ISO 9001 adalah konsep menetapkan target kerja pada tahapan proses yang relevan.  Hal ini akan sangat menguntukngkan pihak organisasi dalam penjelasan secara detail konsep delpoyment dalam tahapan proses utama ke proses lanjutannya.  Bagaimana suatu tahapan proses yang berbasis konsep excellent bisa dikembangkan ke dalam suatu kondisi operasional yang sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam organisasi.

LALU BAGAIMANA LANGKAH-LANGKAH DALAM PENERAPAN ISO 9001

1.  PELATIHAN DAN PENCARIAN REFERENSI PENERAPAN ISO 9001

Suatu konsep yang sangat kuat dalam organsasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa penerapan ISO 9001 sudah dijalankan sesuai dengan aturan dan standar persyaratan yang tepat serta bagaimana memecah rahasia klausul yang ada dalam penerapan di lapangan.  Mengingat bahwa rata-rata implementasi ISO 9001 banyak dijalankan pada perusahaan dengan status industri atau jasa yang berbasiskan profit, tentu akan memberikan suatu masalah tersendiri apabila pelatihan yang dijalankan dilakukan bersama-sama dengan pelaku industri yang berbeda.  Sebaiknya NGO / LSM tersebut mencari provider pelatihan untuk kegiatan pelatihan in house, yang kemudian dapat dilakukan proses pengembangan penerapan ISO tersebut ke dalam mekanisme operasional yang dimiliki oleh NGO itu sendiri.

2.  PROSES PENETAPAN BUSINESS PROCESS DAN RUANG LINGKUP

Langkah selanjutnya yang harus dijalankan adalah menetapkan business process yang ada dalam LSM itu sendiri, yang mana menjelaskan tahapan-tahapan besar dari suatu tahapan proses yang dijalankan dalam perusahaan tersebut.  Kemudian dilakukan proses penetapan ruang lingkup dari proses operasional yang dijalankan itu sendiri.  Meningat peran pentingnya tahapan ini, sebaiknya dalam proses penetapan melibatkan seluruh departemen untuk memastikan interaksi proses penting yang harus termaktub dalam business process yang disebutkan tersebut.

3.  PENYUSUNAN DOKUMENTASI

Lakukan proses penyusunan dokumen dengan melakukan proses penyusunan dokumen dengan menjalankan konsep yang diterapkan dalam Standar Manajemen ISO 9001 yang terdiri atas tiga level dokumen.

(a) Penyusunan manual dalam dokumentasi ISO 9001 untuk kebutuhan LSM dijalankan dengan cara sesuai dengan standar persyaratan klausul ISO 9001 dimana isi manual akan memuat status penjelasan yang sesuai dengan maksud klausul yang terkait dengan standar persyaratan yang dimaksud.  Menetapkan visi dan misi serta kebijakan mutu yang ditetapkan dalam lmbaga swadaya masyarakat.

(b)  Penyusunan prosedur dalam organisasi yang merupakan hasil standar persyaratan klausul yang ditetapkan dan wajib dalam Sistem Manajemen ISO 9001:2008.

(c) Penyusunan catatan kerja yang terkait dengan proses operasional yang dijalankan dalam unit-unit kerja yang di lapangan.  Untuk memastikan bahwa proses operasional sistem yang dijalankan di lapangan.

Langkah-langkah dalam penjelasan dan pengembangan berikutnya adalah dengan mencari referensi dan konsultan yang tepat untuk mendampingi Anda dalam proses lebih lanjut untuk mengembangkan Sistem Manajemen ISO 9001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)