Training SOP

Peranan Konsultan Manajemen Strategis dalam Pengembangan Perusahaan

Dalam menjaga bisnis dan terus-menerus secara progresif meningkatkan kinerja perusahaan, ada baiknya perusahaan untuk dapat melakukan pengendalian manajemen strategis yang tepat. Apa yang dimaksud dengan manajemen strategis? Manajemen strategis adalah suatu pengelolaan perusahaan yang didesain sedemikian rupa untuk dapat membantu perusahaan dalam mencapai target/ tujuan yang diharapkan, seperti target finansial ataupun non finansial.

Perusahaan dapat menggunakan jasa eksternal konsultan dalam melakukan proses penyusunan manajemen strategis.  Dalam beberapa hal, konsep penggunaan jasa eksternal dapat memberikan manfaat lebih baik. Manfaat yang didapatkan adalah sebagai berikut.

(1) Tercapainya Sasaran dan Fokus Kinerja Perusahaan

Perusahaan dapat mendeskripsikan informasi mengenai apa yang menjadi target dan tujuan dari perusahaan. Setiap sasaran/ target yang diminta oleh perusahaan tersebut, konsultan dapat menyusun dan melakukan program perencanaan yang tepat atas penetapan strategi kinerja yang diharapkan.  Meskipun perusahaan harus mengeluarkan budget khusus dalam mengakomodasi adanya konsultan, namun konsep strategis yang ditetapkan dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal.

(2) Pengelolaan Perbaikan secara Akurat

Kelebihan dari penggunaan jasa eksternal adalah dapat membantu perusahaan untuk menjalankan perbaikan melalui aspek global yang lebih luas. Khususnya, pada konsultan yang telah berpengalaman dengan bisnis sejenis yang dikelola maka proses perbaikan dapat didesain berdasarkan pada aspek benchmark yang dijalankan oleh perusahaan secara tepat dan efektif.

(3) Pendampingan Implementasi

Konsultan dapat berperan secara maksimal untuk melakukan program pendampingan atas sistem, termasuk di dalamnya adalah melakukan kajian atas pentingnya modifikasi desain sistem ataupun kompetensi organisasi.

(4) Pelaksanaan Program Cost Saving

Dengan menjalankan sistem yang tepat, konsultan dapat menjalankan banyak agenda yang diharapkan berjalan di perusahaan. Seperti program Cost Saving dari sistem. Dimana perusahaan melakukan proses perbaikan desain atas sistem perbaikan bisnis yang dijalankan dari kondisi aktual yang ada.

Dengan mempertimbangkan hal tersebut, alangkah baiknya apabila perusahaan mampu memiliki Sistem yang strategis dalam mengakomodasi pertumbuhan dan perkembangan bisnis. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengembangkan Sistem Manajemen Operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pengembangan Fleksibilitas SDM

Banyak orang terhenyak, ketika perubahan ekonomi tidak dapat berjalan sesuai dengan harapan.  Beberapa perusahaan “terpaksa” menghentikan operasional bisnisnya dan menyederhanakan organisasinya. Bahkan tidak sedikit perusahaan dengan “terpaksa” melakukan proses PHK kepada karyawan. Sebenarnya, strategi apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan usahanya?

Dalam konsep sederhana terkait dengan pengelolaan usaha, perusahaan harus memiliki “kepintaran” untuk mentransformasikan seluruh resiko menjadi peluang.  Melakukan kembali inventarisasi atas kekuatan SDM yang dimilikinya untuk mampu “berjuang” mengubah resiko tersebut menjadi peluang.  Seluruh perusahaan tentu saja tidak  memiliki keinginan untuk terus “bergerak” dengan resiko tersebut.

Perusahaan yang menjalankan program Laid Off atas karyawan, adalah perusahaan yang terlambat untuk menjalankan transformasi bisnis. Begitu tingginya keandalan suatu bisnis dalam membaca resiko adalah penting dilakukan sebelum seluruh problem tersebut terjadi.  Transformasi bisnis harus dijalankan paralel dengan kecenderung penurunan atas bisnis tersebut berlangsung.

Kekayaan perusahaan dalam bentuk SDM harus dapat dipaksa untuk menjadi fleksible dan ikut terlibat secara aktif dalam transformasi tersebut. Pengubahan unsur spesialistik dalam uraian jabatan dan kompetensi harus dapat dikembangkan dan diperbanyak dalam pola transformasi usaha yang dibentuk.  Kemampuan SDM untuk selalu dapat mengantisipasi resiko dan terandalkan adalah prioritas penting bagi perusahaan saat ini kembangkan.  Kompetensi kewirausahaan yang dulu menjadi momok untuk dimasukkan dalam unsur kompetensi harus secara terus menerus diselaraskan dengan aspek inovasi perusahaan.

Perusahaan tidak membentuk SDM berubah total, namun perusahaan dapat memaksa individu untuk menjadi fleksible.  Lakukan proses transformasi bisnis dan pengubahan fleksibilitas SDM dengan menggunakan referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Sistem Pengelolaan Asset

Banyak perusahaan, melihat asset adalah bentukan dari kekayaan asset yang menjadi bagian penting dari proses pencatatan dari sistem manajemen keuangan.
Adalah menjadi strategi penting bagi perusahaan untuk dapat menciptakan sistem pengelolaan asset yang tepat.

Beberapa hal penting yang dapat dijadikan pertimbangan dalam proses penyusunan sistem pengelolaan asset adalah sebagai berikut:

(1) Proses pendataan dan pengadaan asset
Hal yang paling penting untuk perusahaan jalankan ketika melakukan proses pengadaan asset adalah melihat seberapa pentingnya organisasi dalam melakukan proses optimalisasi yang terkait dengan utilisasi dari proses pengadaan asset yang ada.

(2) Penetapan budget terhadap asset
Banyak perusahaan yang melihat bahwa proses pengadaan adalah proses final dari suatu penyediaan asset. Untuk memastikan bahwa utilisasi yang terkait dengan asset dapat dioptimalkan, perusahaan harus dapat memastikan bahwa penggunaan budget dapat dijalankan 100%. Dimana perusahaan harus dapat memastikanbahwa tidak ada loss yang disebabkan oleh tidak dijalankannya proses pemeliharaan secara maksimal.

3) Penanganan penyimpanan dan status asset
Bagaimana perusahaan memastikan waktu penggunaan asset tersebut telah selesai dijalankan serta mengidentifikasi status asset yang dikelola. Beberapa perusahaan melakukan proses up grade/ penambahan waktu pakai terhadap asset, yang mana proses tersebut adalah hal penting dan strategis yang dapat dijalankan oleh organisasi dengan mempertimbangkan masalah keamanan dan produktifitas.

Perusahaan harus menjalankan sistem pengelolaan asset yang tepat dan efektif untuk dapat memaksimalkan kinerja organisasi dan efisiensi yang tepat. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memaksimalkan Sistem Manajemen Perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan SOP dengan Konsep Total Quality Control

Dalam melakukan proses penyusunan SOP untuk sektor industri/ manufacturing, kadangkala tidak terimplementasinya sistem yang muncul ke dalam organisasi adalah pendekatan yang salah dalam proses penetapan sistem. Tidak teradopsinya Total Quality Control yang tepat dalam penyusunan sistem justru akan menyebabkan sistem yang terbentuk akan terpisah, dan seluruh aspek industri tidak melihat kualitas sebagai bagian yang mengikat antar departemennya.

Pendekatan konsep Total Quality Control akan memberikan manfaat yang efektif dalam perusahaan, khsususnya bagaimana perusahaan melakukan proses perumusan masalah. Tahapan identifikasi pemecahan masalah adalah salah satu faktor penting yang harus disinerfikan pada seluruh lini operasional. Mulai dari level operator sampai dengan manager, sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan dalam organisasi tersebut.

Menarik untuk kemudian dikembangkan pendekatan SOP melalui Total Quality Control, sebagaimana proses ini juga membantu membentuk adanya knowledge management. Pendekatan perumusan masalah yang tepat dapat membuka organisasi untuk dapat memecahkan masalah melalui program dan kegiatan training agar pemecahan masalah di setiap lini menjadi efektif. Tentu saja pendekatan ini akan sangat membantu budaya pemecahan dalam organisasi.

Tidak hanya membantu organisasi dalam bidang manufacturing saja, sistem pendekatan operasionasl ini juga dapat diaplikasikan pada jenis industri jasa ataupun bisnis bentuk lainnya. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan efektif untuk dapat mengembangkan sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Optimalisasi Tim dalam Pelaksanaan Proyek Konstruksi

Dalam konsep manajemen proyek, salah satu hal yang terpenting di dalamnya adalah melakukan proses penyusunan terhadap perencanaan proyek yang paling tepat dan efektif. Terdapat 5 hal penting yang menjadi bagian penting dalam menjalankan proyek konstruksi.

(1) Memastkan adanya perhitungan yang akurat dalam Menyusun Rencana Anggaran Proyek
Rencana terhadap proses perhitungan dari Rencana Anggaran Proyek inilah adalah hal penting. Penetapan rencana awal produk dalam bentuk gambar teknik, penyusunan spesifikasi serta penetapan harga adalah hal yang sangat penting. Kegiaan manajemen proyek yang tepat dan efektif dimulai dari detail gambaran awal yang akurat tersebut.

(2)Pengelolaan Alir Pengadaan
Perencanaan yang kuat tidak hanya dimulai dari suatu gambaran teknis saja, namun juga terkait dengan status perencanaan terhadap pengadaan barang (pasokan material) yang dimulai dari pemasok untuk kemudian dijalankan proses perencanaan kerja sama dengan pemasok yang efektif.

(3) Kontrol Pelaksanaan Budget Proyek
Ada baiknya penetapan budget diberikan toleransi untuk beberapa aspek tidak terduga, seperti kenaikan harga ataupun faktor eksternal yang kemungkinan bisa terjadi. Perencanaan keuangan/ budget harus dijalankan secara ketat dan efektif untuk dapat memastikan bahwa anggaran proyek yang dimaksudkan tersebut dapat dijalankan secara maksimal dan terkendali. Rencana pengajuan budget harus ditetapkan berdasarkan data administrasi yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

(4) Sistem Pengendalian Realisasi Pekerjaan
Bagaimana suatu sistem pekerjaan terkendali dan terawasi. Penyusunan fungsi pengawas dan QS adalah hal penting untuk dapat memastikan bahwa realisasi pekerjaan dapat dijalankan secara maksimal. Pemantauan untuk melihat progres berjalan tepat waktu dan disertai dengan kualitas yang tepat dan akurat.

(5)Sistem Administrasi
Sistem pencatatan terhadap kegiatan proyek yang dijalankan merupakan nilai penting dalam melakukan proses perhitungan biaya beserta identifikasi pengukuran efektifitas maupun efisiensi pekerjaan.

Melihat referensi ini, ada baiknya perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi dapat menjalankan proses manajemen proyek konstruksi yang terkendali dan sesuai dengan target waktu yang dipersyaratkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Pengembangan Manajemen Retail Sektor Jasa

Dalam konsep retail, secara sederhana dapat dipergunakan untuk proses bisnis barang maupun jasa. Namun pada sektor jasa, terdapat beberapa hal yang perlu dicermati terkait dengan keunikan bisnis jasa itu sendiri.

Agar lebih mengefektifkan konsep retail yang secara operasional dapat dikembangkan, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

(1) Ketersediaan SOP

Standard Operating Procedure dijadikan sebagai acuan/ manual yang dipergunakan untuk memastikan realisasi jasa dijalankan sesuai dengan standar yang telah dipersyaratkan. Detail terhadap pelaksanaan dari suatu proses realisasi jasa itu sendiri harus dapat dijelaskan secara bertahap terkait dengan pemastian keseragaman dari standar pekerjaan yang harus dijalankan.

(2) Program Pelatihan

Pada usaha yang berkaitan dengan manajemen retail, adalah penting untuk perusahaan dapat mengembangkan pusat pelatihan yang kemudian dijadikan saran pengembangan sumber daya manusia. Adalah penting bagi jasa retail untuk memastikan bahwa sumber daya manusia dapat menjalankan sistem program pelatihan sesuai dengan standar peersyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Investasi QC

Untuk mengendalikan proses dijalankan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Manajemen perusahaan harus dipastikan juga menyediakan sistem inspeksi dan akomodasi penyediaan QC yang berguna untuk memastikan bahwa kualitas sistem operasional terpantau/termonitor sesuai dengan standar persyaratan yang ada.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan pengembangan usaha Anda. Keefektifan dari penyusunan sistem akan membantu perusahaan dalam mengembangkan usaha yang ada. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Kunci Utama dalam Menyusun SOP Manufacturing

Banyak perusahaan manufacturing melakukan proses set up sistem namun belum memahami konsep kunci dalam melakukan proses penyusunan sistem yang ada dalam penetapan SOP yang dimaksudkan tersebut.

Berikut adalah 5 prinsip penting yang sangat diperlukan dalam memperhatikan proses penyusunan SOP. Lalu apa kelima prinsip yang dibutuhkan tersebut?

(a) Sistem Kuantifikasi Produksi
Adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menetapkan sistem operasional produksi. Perhitungan mulai dari kapasitas mesin ataupun dari kapasitas operasional kemampuan manusia dalam melakukan proses realisasi produksi. Penetapan kuantifikasi produksi yang dimaksud menjadi bagian penting dalam penetapan satuan penetapan pengadaan dan proses lainnya.

(b) Sistem Perencanaan
Bagaimana proses perencanaan harus dijalankan, penetapan standar lead time, kebutuhan minimum stock harus dipastikan dilakukan sejalan dengan proses untuk menjalankan bagaimana tahapan produksi dijalankan dengan perencanaan yang matang.

(c) Sistem Penetapan Kualitas
Kualitas adalah suatu keharusan yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan yang menjalankan sistem dengan berbasiskan manajemen manufacturing. Adapun standar kualitas ini adalah menjadi point strategis untuk dapat mencapai porsi kekuatan produk. Penetapan kualitas pada beberapa perusahaan dijalankan dengan melalui riset dan analisis kebutuhan dari pasar itu sendiri.

(d) Pengembangan SDM
Dalam industri yang memiliki kekuatan untuk mengelola sumber daya manusia. Kemampuan untuk mengembangkan sumber daya manusia tentunya adalah mutlak. Bagaimana dengan kekuatan mengembangkan SDM tersebut dapat meningkatkan nilai produktifitas dibanding dengan biaya operasional.

(e) Sistem proses penyusunan laporan kerja
Bagaimana proses penetapan laporan kerja terkait dengan output produksi adalah penting. Memastikan neraca material seimbang dan sistem perhitungan serta pengukuran kuantitas ditetapkan.

Dalam menetapkan SOP yang terkait dengan manufacturing adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menjalankan kelima prinsip tersebut ke dalam sistem. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang efektif dalam menetapan/ menyusun SOP dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan SOP Sesuai dengan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Membangun Sistem Franchise yang Tepat

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah-langkah Menyusun SOP Sistem Keamananan (Security Management)

Bagi perusahaan penyedia jasa keamanan, adalah sangat kritikal dapat menyusun SOP yang tepat dan efektif dalam sistem operasional keamanan yang akan diberikan kepada penyedia jasa tersebut kepada pelanggan. Namun, dalam melakukan proses penyusunan SOP akan menjadi bagian sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti langkah-langkah dan teknik yang tepat.

Berikut adalah langkah proses penyusunan SOP yang dapat dijalankan oleh perusahaan jasa keamanan.

(1) Proses risk assessment
Ada baiknya, sebelum SOP disusun, tim melakukan proses penilaian terlebih dahulu pada area kerja yang menjadi titik dan ruang lingkung keamanan. Adanya proses pendefinisian untuk dapat menetapkan kriteria resiko pada titik tersebut adalah hal penting, misalnya termasuk ke dalam kategori apa dalam resiko tersebut.

(2) Fungsi SOP Sebagai Pengendali
Susun/ desain SOP pada titik yang dimaksud sebagai bagian pengendalian dari pencegahan resiko yang muncul tersebut. Usahakan resiko yang muncul tersebut dapat ditangani dalam kegiatan yang ada dalam SOP tersebut.

(3) Desain SOP
Susun SOP dan rancang format pencatatan yang digunakan untuk mengukur evaluasi dan kinerja dari SOP yang dimaksud. Pastikan setiap tahapan dari pengendalian resiko tercatat.

Demikianlah tahapan perumusan SOP yang dapat dijalankan pada perusahaan jasa keamanan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)