BAGAIMANA MENDESAIN AUDIT PEMASOK SESUAI DENGAN ISO 22000

Apakah Anda adalah pelaku industri pangan?  Apabila Anda adalah pelaku dari industri pangan dan yang kebetulan juga telah memiliki sertifikat ISO 22000, maka akan sangat penting bagi perusahaan Anda (bahkan adalah suatu bentuk kewajiban yang penting) dalam melakukan proses pengembangan terhadap pemasok yang Anda miliki.

KRITERIA PEMASOK

Terdapat beberapa aspek ataupun parameter yang sangat kritikal yang berhubungan dengan proses audit pemasok, namun sebelum Anda melakukan audit pemasok sebaiknya dipahami terlebih dahulu type dan karakter pemasok yang Anda miliki.  Terdapat empat jenis pemasok yang berkaitan dengan kebutuhan industri pangan, klasifikasi detailnya adalah sebagai berikut;

(a)  Pemasok bahan baku

Apa yang dimaksud dengan bahan baku dalam industri pangan?  Bahan baku adalah bahan yang menjadi bahan pembentuk dari produk pangan itu sendiri.  Bahan tersebut masuk ke dalam komposisi produk.

(b) Pemasok bahan pengemas

Pemasok ini menyediakan produk bahan pengemas baik itu pengemas primer dan pengemas sekunder. Pengemas primer adalah bahan pengemas yang langsung bersentuhan dengan bahan baku (seperti plastic film, aluminium foil, botol plastik) serta bahan pengemas sekunder (seperti karton).

(c) Pemasok jasa/ vendor produksi

Pada perusahaan tertentu, terdapat penggunaan yang terkait dengan jasa/ vendor produksi.  Dimana perusahaan menggunakan jasa pabrik atau industri lain untuk melakukan proses produksi bagi kebutuhan vendor itu sendiri.

(d) Pemasok lain-lain

Pemasok untuk jenis produk lainnya, seperti spare part, bahan kimia pembersih, jasa kendaraan, jasa distributor dan lain-lain yang tidak termasuk ke dalam jasa pemasok bahan baku, bahan pengemas dan pemasok jasa/vendor roduksi.

PARAMETER PEMERIKSAAN DALAM KEGIATAN AUDIT

Apa saja yang menjadi parameter dalam proses dan kegiatan audit kepada pemasok?

(1) Aspek Manajemen Keamanan Pangan

Bagaimana posisi pemasok tersebut terhadap rantai proses pangan dalam industri Anda?  Apabila urutannya sangat berkaitan dengan alir proses primer, maka sangat penting apabila pemasok ini mengadaptasi konsep Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang substansial.  Kriteria pemeriksaan yang harus masuk ke dalam checklist audit adalah:

(a) Proses pengendalian bahaya

Bagaimana pemasok Anda melakukan proses pengendalian bahaya dalam tahapan prosesnya?  Perhatikan sistem manajemen dokumentasi maupun aspek pengelolaan operasional yang dijalankan di lapangan?  Apabila Anda membutuhkan site audit, pastikan terlebih dahulu kelengkapan dari dokumentasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan, paling tidak Anda sudah melakukan proses audit meja (desck audit) terlebih dahulu.

(b) Lay out dan kondisi infrastruktur

Perhatikan sarana yang digunakan oleh pemasok untuk menjalankan proses produksinya.  Lay out dan kondisi infrastruktur yang dimiliki sudah memenuhi standar dan persyaratan GMP (Good Manufacturing Practice) yang dijalankan ataukah tidak. Lakukan proses adaptasi checklist BP-POM untuk melakukan proses audit pemasok tersebut.

(c) Sistem Sanitasi

Bagaimana perusahaan pemasok memastikan sanitasi dijalankan dalam proses kerjanya.  Jenis material apa saja yang digunakan sebagai bagian dalam tahapan operasional sanitasi yang dijalankan di lapangan.  Bagaimana perusahaan menjalankannya, apakah tersedia prosedur yang tepat untuk menjalankan konsep sanitasi tersebut.

(d) Sistem dokumentasi dan pencatatan

Lakukan proses pemeriksaan bagaimana perusahaan menjalankan sistem manajemen keamanan pangan dalam usaha bisnis operasionalnya.  Menjadi hal yang sangat penting bagi pihak auditor untuk secara seksama memperhatikan catatan-catatan yang dimiliki oleh pemilik proses (dalam hal ini pemasok), mengingat auditor tidak selamanya berada pada area proses yang dimaksud, tentunya dibutuhkan suatu sistem pengendalian internal yang kuat untuk mengawasinya.

(e) Kompetensi karyawan

Ada baiknya kita menanyakan kepada pemasok mengenai penanggung jawab dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan tersebut.  Hal ini dilakukan untuk memastikan konsistensi dalam proses implementasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam organisasi tersebut.  Dimana individu yang terkait akan menjadi anchor (jangkar) dalam menggerakkan sistem.  Kompetensi apa saja yang dibutuhkan? Kompetensi yang dibutuhkan adalah kompetensi dalam bidang pendidikan dan pelatihan.  Apabila pendidikan yang dimiliki tidak mengakomodasi kebutuhan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, makan dapat dilengkapi dengan pelatihan.

(2) Aspek sustainability process

Salah satu kriteria audit yang penting untuk diperhatikan adalah apakah perusahaan pemasok dapat secara konsisten memasok produk ke perusahaan.  Bagaimana mereka menjalankan sistem operasional produksi di lapangan.  Menarik untuk diperhatikan mengenai tatanan sistem dan mekanisme kerja produksi.  Ada baiknya juga auditor menanyakan kelegkapan sertifikasi ISO 9001 yang ditujukan untuk memastikan mekanisme perencanaan proses dijalankan secara tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan.

(3) Aspek konsistensi kualitas

Hal ini adalah persyaratan yang sangat penting.  Sebaiknya pada saat audit lihat bagan struktur organisasi dari perusahaan.  Apakah terdapat fungsi dan peranan inspeksi dan pengujian dalam struktur organisasi yang ada. Kembangkan pertanyaan ke arah sistem yang digunakan untuk menjalankan inspeksi yang ada di lapangan, serta bagaimana pencatatan yang dijalankan.

MENETAPKAN DAN MENGEMBANGKAN KOMPETENSI AUDITOR

Proses audit yang dijalankan harus dipastikan oleh dukungan auditor yang tepat.  Perusahaan memiliki alternatif untuk memiliki auditor internal ataupun auditor eksternal.  Terdapat beberapa hal positif dan negatif dari kebijaksanaan untuk memutuskan penggunaan auditor eksternal dan internal tersebut.  Auditor internal memiliki efek positif selain berinvestasi rendah juga dapat menjaga kerahasiaan dari rantai pasokan perusahaan, namun kadangkala auditor internal sangat berpotensi mengalami penyimpanan pada aspek integritas apabila melakukan kontak dengan pemasok.  Pada auditor eksternal, efek positif adalah menjaga adanya indepedensi dari diri auditor tersebut, efek negatifnya adalah potensi bocornya rahasia perusahaan dan nilai investasi yang tinggi.

Apa pun kebijakan perusahaan, ada beberapa hal yang perlu dicermati dalam pemilihan auditor untuk pemasok.

(1) Pendidikan dan pelatihan auditor

Pastikan pendidikan auditor relevan dengan bidang keamanan pangan, akan menjadi lebih baik apabila auditor itu sendiri memiliki sertifikasi yang terkait dengan pengembangan pelatihan audit.

(2) Pengalaman kerja

Pilih individu yang memiliki pengalaman kerja yang cukup kuat yang terkait dengan program dan kegiatan audit.  Hal ini akan sangat membantu pemasok, mengingat audit itu sendiri lebih berhubungan dengan mencari kesesuaian bukan mencari kesalahan.  Auditor yang berpengalaman akan membuat pendekatan audit yang tidak mengada-ada, tepat sasaran dan dapat memberikan masukan yang positif kepada pemasok.

PENYUSUNAN LAPORAN DAN KRITERIA AUDIT

Penetapan dan penyusunan laporan ditetapkan berdasarkan checklist.  Lakukan pembuatan resume yang berhubungan dengan hasil audit tersebut.  Sistem audit pemasok yang tepat, adalah sistem audit yang terkait dengan pengembangan dan kriteria dari pemasok itu sendiri nantinya.  Secara umum, pemasok akan ditetapkan dalam kriteria Outstanding (A), Good (B), Averaga (C), dan Need Improvement (D) yang nantinya akan terkait dengan keputusan selang waktu/ periode audit.

Apabila perusahaan Anda masih membutuhkan informasi yang berhubungan dengan tata cara proses pendesainan audit pemasok, ada baiknya mulai mencari referensi yang tepat untuk mencari konsultan atau jasa pembinaan pemasok Anda.  Pilih jasa konsultasi yang memiliki kapasitas tepat sehingga dapat membantu perusahaan Anda secara optimal. (Amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s