Langkah penyusunan SOP

Standard Operating Procedure dan KPI

Banyak perusahaan gagal dalam melaksanakan proses implementasi Standard Operating Procedure.  Mengapa perusahaan tersebut gagal menjadi perusahaan dalam mengaplikasikan sistem?  Kesalahan terbesar adalah kurangnya evaluasi terhadap penerapan Standard Operating Procedure yang dimaksud.  Dimana perusahaan tidak melakukan analisis mengenai kesesuaian Standard Operating Procedure tersebut dijalankan dengan performa bisnis.  Sehingga manajemen perusahaan memiliki dua jenis sistem, yang satu adalah sistem pemanis yaitu indahnya kata-kata yang tersusun dalam Standard Operating Procedure dan yang lain adalah suatu pola manajemen yang mengejar target bisnis.

Akan menjadi waktu yang sangat tepat bagi perusahaan dalam menjalankan sinergi yang kuat antara Standard Operating Procedure dengan aplikasi Sistem Manajemen Performa.  Berikut adalah langkah-langkah yang tepat untuk diterapkan.

1.  Melakukan proses penetapan indikator prestasi dari individu karyawan

Proses penetapan indikator prestasi harus diselaraskan dengan uraian pekerjaan dan Standard Operating Procedure yang ada.  Lakukan proses pemastian bahwa output kinerja dan pengukuran nilai serta analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

2.  Tentukan mekanisme evaluasinya

Pastikan pengukuran kinerja terukur dalam bentuk dokumentasi yang secara sistematis dapat diaudit sehingga tidak menyebabkan adanya penyimpangan dalam proses analisis dan pengukuran dari kinerja yang ada.  Hal yang pasti mekanisme ini harus dapat mempertahankan adanya suatu unsur obyektifitas yang kuat sehingga tidak menyebabkan hilangnya motivasi pada diri karyawan ataupun individu yang ada dalam perusahaan.

3.  Tetapkan Sistem Punishment dan Reward yang sesuai

Hal ini memberikan nilai yang sangat penting dalam proses implementasi sistem manajemen performa, tujuannya agar konsistensi kebijakan dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebaiknya sistem manajemen unjuk kerja dalam bentuk KPI sudah harus langsung disusun berbarengan dengan proses penyusunan Standard Operating Procedure itu sendiri.  Lakukan proses aplikasi dan pengembangan yang tepat untuk perusahaan Anda, untuk meningkatkan kompetensi individu dalam perusahaan tidak ada salahnya untuk mengikuti pelatihan oleh provider pelatihan yang kompeten. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menulis SOP yang Tepat Sasaran

Kegiatan penulisan Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu tahapan yang termasuk bagian yang paling kritikal dalam proses penerapan dan aplikasi Standard Operating Procedure yang dimaksudkan tersebut.  Bagaimana tata cara menyusun SOP yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan dari pengguna Standard Operating Procedure.

1.  Proses dengan urutan yang jelas

Tata cara penyusunan Standard Operating Procedure harus memperhatikan urutan proses secara tepat dan jelas, dimana setiap tahapan harus berhubungan antara bagian satu dengan lainnya.  Kesulitan utama dalam proses penyusunan SOP dengan sistem narasi bagi individu pembaca yang tidak sabar membaca SOP adalah pembaca harus menyelesaikan dulu seluruh bagian dari SOP untuk memahami, khusus untuk orang dengan sifat teknis yang kuat membaca SOP dengan banyak deskriptif naratif sangat melelahkan dan lebih memilih dengan bentuk bagan alir biasa.

2.  Model dan bentuk SOP

Tersedia dua jenis model dan bentuk SOP yang ada, salah satunya adalah bentuk bagan alir (flow chart) dan bentuk deskriptif.  Bentuk ini memiliki nilai lebih dan kurang.  Seperti telah disebutkan sebelumnya bagan alir dengan bentuk flow chart sangat disukai oleh individu pembaca SOP yang simple dan sangat bersifat teknis.  Untuk jenis operasional retail yang detail bentuk alir proses sulit dibuat dalam bentuk flow chart karena banyak informasi yang sulit dijelaskan apabila bentuk diagram tersebut berbentuk flow chart.

3.  Bahasa penulisan

Usahakan bahasa penulisan dibuat ringkas dan tepat sasaran.  Bedakan tingkat sosial dan pendidikan dari user/ pengguna SOP.  Jenis pengguna SOP yang memiliki kapasitas pekerjaan praktis lebih menyukai proses penulisan yang sederhana dan to the point. Berbeda dengan type perencana yang lebih menyukai bahasa manajemen dengan detail informasi strategis.

Berangkat dari tiga saran dan rekomendasi ini, diharapkan Standard Operating Procedure yang dibuat oleh perusahaan dapat digunakan secara maksimal.  Untuk lebih mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari aplikasi SOP, tidak ada salahnya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat, misalnya dalam proses konsultasi