Seperti Sistem Manajemen lainnya, Sistem Manajer Keamanan Pangan juga membutuhkan adanya pengendali dokumen.  Pengendali dokumen ini bisa masuk ke dalam struktur organisasi secara khususnya namun juga tidak sedikit yang menjalankan secara rangkap jabatan.

Lalu apa saja sebenarnya fungsi dari pengendali dokumen dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Berikut adalah fungsi yang dimaksud.

(1) Mengidentifikasi Kelengkapan Dokumen Organisasi

Pengendali dokumen harus memiliki kemampuan untuk memahami persyaratan atas pembuatan dan keberadaan dokumen mulai dari level 1 sampai dengan level 3. Dengan harapan, adanya kemampuan ini mampu untuk membuat personal lebih memahami kebutuhan dari penyusunan dokumen yang ada di organisasi.

(2) Melakukan Fungsi Kepatuhan Sistem

Melakukan pemeriksaan secara berkala atas pengkinian dari sistem yang ada serta mengidentifikasi kebutuhan yang terkait dengan dokumen itu sendiri. Memastikan bahwa seluruh persyaratan regulasi yang terkait dengan dokumen terpenuhi.

(3) Melakukan verifikasi record

Melakukan pengecekan untuk mengetahui apakah catatan berjalan dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Proses ini bertujuan untuk melihat konsistensi kelengkapan data yang dipersyaratkan.

(4) Menjalankan administrasi pengendalian dokumen dan catatan

Proses registrasi serta pendistribusian, termasuk melakukan penarikan atas dokumen dan catatan yang sudah tidak dipergunakan. Proses ini juga untuk melakukan verifikasi untuk mencegah adanya sistem dokumentasi yang berulang.

(5) Mendukung kegiatan audit

Memastikan bahwa proses persiapan dan pelaksanaan audit berjalan dengan baik. Melakukan proses penyediaan kebutuhan atas dokumen dan catatan yang diperlukan. Terima menjadi anggota tim traceability.

Menjadi pengendali dokumen secara fungsi berperan penting dan tidak hanya sebatas juru ketik saja. Kembangkan peranan ini dengan tepat di dalam perusahaan agar sistem berjalan dengan efektif. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk meningkatkan peranan sistem manajemen keamanan pangan di perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08229369936)