HR System

Informasi dan Pengembangan terhadai sistem HR dalam Perusahaan

Pengembangan Sistem Rekruitmen On-Line

Banyak perusahaan melihat bahwa biaya rekruitmen adalah tidak murah. Dalam beberapa hal, perusahaan menghabiskan cukup banyak waktu untuk melakukan proses kontak dengan personel yang akan diseleksi.  Dan terkadang dengan waktu tersebut, perusahaan gagal mendapatkan karyawan.  Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi, perusahaan dapat mengembangkan sistem seleksi karyawan melalui kegiatan rekruitmen on line.

Lalu apa itu rekruitmen on-line? Google Inc, salah satunya, menggunakan sistem rekruitmen on-line untuk dapat menjaring personel dari seluruh dunia untuk dapat bergabung dalam perusahaan.  Bagaimana program dijalankan.

(1) Menggunakan Portal Perusahaan

Beberapa perusahaan besar, melakukan proses pembuatan portal perusahaan sebagai bentuk feature yang dapat dipilih oleh pengunjung. Pengunjung dapat melampirkan CV (Riawayat Hidup) apabila termuat lowongan dalam feature website tersebut.

(2) Menggunakan On- Line Assessment

Untuk Indonesia, sistem On-Line Assessment adalah belum umum dipergunakan.  Namun di dalam perusahaan yang mengembangkan sistem multinasional, on-line assessment seringkali dipergunakan sebagai bentuk proses seleksi. Individu pelamar diminta untuk melakukan proses pengisian assessment dalam bentuk sistem pengisian alat ukur dalam bentuk CBT (Computer Based Test). Beberapa perusahaan selalin melakukan kegiatan assessment juga melakukan proses pemberian ujian kasus dalam proses seleksi tersebut.

(3) Interview Secara On Line

Meskipun keberhasilannya masih dilakukan proses validasi. Kegiatan interview secara on-line berjalan untuk memastikan bahwa personel yang bersangkutan dapat berinteraksi atau teranlisis atas fleksbilitas atas personality yang dimiliki oleh karyawan tersebut.

Perlukah perusahaan Anda mengembangkan Sistem Rekruitmen On Line? Untuk melakukan proses kebutuhan ini, ada baiknya perusahaan melakukan analisis atas kebutuhan anggaran yang diperlukan dalam kegiatan rekruitmen tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan Sistem Rekruitmen perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Kode Etik dalam Perusahaan

Dalam pelaksanaan proses perusahaan, adanya kode etik adalah salah satu cara pencegahan adanya sistem fraud dalam perusahaan. Kebutuhan adanya kode etik lebih didasarkan pada kebutuhan internal perusahaan untuk memastikan adanya strategi yang terkait dengan tata kelola internal dan eksternal mengenai sistem normatif kewajaran prilaku karyawan.  Beberapa perusahaan menetapkan kode etik tersebut sebagai proses pengendalian atas aspek kecenderungan atas penyimpangan yang bersifat normatif namun belum terbukti adalah suatu pelanggaran peraturan ataupun tindakan kriminal. Kecenderungan ini ditetapkan sebagai bentuk untuk pencegahan.

Adapun tahapan dari kegiatan penyusunan kode etik tersebut adalah melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

(1) Mengidentifikasi Potensi dan Batasan Normatif

Perusahaan mengidentifikasi budaya dan konsep normatif dari suatu prilaku organisasi yang memiliki kecenderungan untuk menimbulkan suatu tindakan pelanggaran.  Potensi misalnya adanya hubungan keluarga atau intensitas relasi hubungan antar pegawai internal dan eksternal. Aspek normatif seperti agama dan adat istiadat perlu menjadi pertimbangan dari penyusunan parameter kode etik.

(2) Menetapkan Ruang Lingkup Kode Etik

Bagaimana kode etik menjadi suatu batasan yang tidak mengatur pada pihak internal perusahaan, penetapan pada ruang lingkup dari penerapan kode etik tersebut. Tetapkan dalam kontrak atau kesepakatan tertulis yang kemudian menjadi suatu komitmen dari pihak yang bersangkutan.

(3) Pembentukan Komite Kode Etik

Penetapan komite kode etik bertujuan untuk melakukan evaluasi atas status pelanggaran yang terkait dengan pelaksanaan kode etik. Pastikan kode etik tersebut menjadi bagian penting yang ditetapkan sebagai strategi atas pengawasan dari pelaksanaan kode etik tersebut.

Bagaimana dengan proses pelaksanaan kode etik dalam perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pelaksanaan kode etik dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya HR Scorecard Bagi Perusahaan

Bagi banyak perusahaan, perubahan dari mekansime strategis dalam peerusahaan adalah penting. Salah satu metode strategis yang dapat dikembangkan dalam perusahaan adalah melakukan proses penyusunan HR Score Card.  Sedikit berbeda dengan Balanced Score Card, di mana lebih melihat pada aspek keuangan, HR Score Card disusun untuk melihat kinerja efektif perusahaan melalui aspek Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia.

Berpegangan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) adalah suatu asset strategis perusahaan yang penting untuk dijaga.  HR Score Card disusun untuk mengukur sampai sejauh mana Sistem Manajemen SDM yang ditetapkan oleh perusahaan dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.  Bagaimana perusahaan menjaga nilai turnover dari karyawan sehingga dapat menjaga perusahaan dari resiko kerugian akibat kehilangan karyawan yang potensial. Bagaimana sistem rekruitmen dapat dijalankan dengan baik sehingga dapat merekruit karyawan yang memiliki potensi yang positif.

Manfaat terbesar dalam proses penerapan HR Score Card adalah menetapkan suatu sistem pengukuran akan Sistem Manajemen SDM yang dikembangkan oleh perusahaan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat bagi perusahaan untuk dapat mengembangkan SDM perusahaan. (08129369926, amarylliap@gmail.com)

Pengembangan Sistem Anti Fraud dalam Perusahaan

Banyak perusahaan mengalami permasalahan yang terkait dengan kondisi penggelapan atau korupsi dalam sistem perusahaan.  Dalam beberapa kasus, potensi penggelapan lebih banyak disebabkan karena sistem manajemen yang tidak kuat dalam memastikan sistem anti fraud tersebut dapat dijalankan.

Berikut adalah beberapa tahapan yang dapat disusun terkait dengan Sistem Anti Fraud dalam perusahaan

(1) Lakukan Proses Analisis Resiko

Ada baiknya ketika sistem tersebut dibentuk dilakukan proses analisis resiko. Tujuan dari program analisis resiko tersebut adalah untuk memastikan bahwa sistem manajemen operasional tersebut secara resiko terukur.

(2) Menyusun Sistem Pencegahan

Meyusun sistem yang bertujuan untuk bermitigas terhadap proses pencegahan dari resiko yang muncul tersebut. Penetapan tindakan pencegahan yang terbentuk dalam sistem dapat dilakukan dengan cara:

(a) Menetapkan sistem pemeriksaan/ verifikasi

(b) Menghilangkan resiko atau tahapan yang beresiko

(c) Meningkatkan pelatihan karyawan

(d) Menambah tahapan sistem operasional

(3) Meningkatkan Sistem Manajemen SDM

Penggelapan/ korupsi adalah suatu resiko yang muncul akibat sistem memiliki celah.  Proses pengembangkan aspek kompetensi-kompetensi non teknis yang bersifat meningkatkan aspek integritas adalah hal penting bagi perusahaan.  Divisi SDM juga harus meningkatkan kemampuan dalam melakukan proses penempatan karyawan sehingga karyawan yang ditempatkan di lokasi tersebut tidak membuat suatu proses korupsi yang skematis.

Ada baiknya perusahaan mengembangkan Sistem Anti Fraud yang tepat, lakukan proses pencarian referensi eksternal dalam mengoptimalkan sistem anti fraud dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun dan Mengembangkan Konsep Seleksi dan Rekruitmen Efektif

Dalam suatu perusahaan, kadangkala melakukan proses rekruitmen untuk karyawa sangat sulit dan membutuhkan waktu yang lama.  Banyak strategi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut untuk melakukan program rekruitmen di dalam perusahaan. Beberapa strategi perekruitan internal tidak dapat secara efektif berjalan, misalnya bagaimana perusahaan sudah memasang iklan mengenai lowongan pekerjaan dalam berbagai media (portal maupun media cetak), proses melakukan pemanggilan terhadap kandidat yang akan melakukan proses interview dan test seleksi.  Namun banyak juga perusahaan yang tidak ingin repot-repor dalam melakukan proses rekruitmen, cukup dengan memanggil jasa rekruitmen eksternal maka segalanya akan segera beres.  Apalagi kalau jasa rekruitmen tersebut memberikan jaminan rekruitmen bergaransi.

Berikut adalah tahapan dari pengembangan program rekruitmen yang sebaiknya dijalankan perusahaan untuk memastikan bahwa kegiatan rekruitmen dapat dijalankan dengan tepat dan efektif.

LANGKAH 1: PENYUSUNAN BUDGET REKRUITMEN

Bagaimana cara menghitung budget dari rekruitmen, hal inilah yang kemudian diukur sebagai salah satu komponen dari status turn over karyawan.  Komponen biaya apa saja yang harus dihitung sebagai bagian dari budget rekruitmen.  Apabila pilihan pertama yang dilakukan dalam perhitungan budget adalah kegiatan rekruitmen internal, maka komposisi pengukuran dari biaya yang dialokasikan meliputi biaya iklan/ pemasangan informasi lowongan, biaya komunikasi, biaya dan gaji dari staff personalia yang melakukan proses rekruitmen dan test masuknya berdasarkan hitungan biaya kerja harian, biaya administrasi, dan biaya sosialisasi dan training.  Sedangkan apabila kegiatan rekruitmen yang dimaksudkan dijalankan dengan kegiatan rekruitmen eksternal maka biaya yang terhitung adalah biaya dari operasional seleksi provider rekruitmen dan biaya telekomunikasi.

LANGKAH 2:  PENETAPAN KUALIFIKASI DARI STANDAR JABATAN/ POSISI

Ada baiknya perusahaan menetapkan terlebih dahulu kualifikasi dari jabatan yang akan diisi posisinya tersebut.  Penetapan standar dan persyaratan kualifikasi terhadap jabatan yang dimaksud itulah yang menjadi bagian penting pada tahap awal.  Ketidaktepatan dari penguraian detail kualifikasi dari jabatan/posisi yang dimaksud itulah yang dapat diketengahkan menjadi bagian dari seleksi awal.

Buatlah kejelasan dan detail dari kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja (waktu dan jenis bisnis), serta informasi terhadap keahlian lainnya.  Khususnya apabila ditemukan suatu jenis keahlian tertentu yang membutuhkan sertifikasi dari program pelatihan yang dimaksud.  Pada kegiatan rekruitmen eksternal, detail terhadap standar kualifikasi yang ditetapkan dapat menjadi panduan dari provider rekruitmen eksternal untuk memastikan akurasi terhadap proses rekruitmen karyawan.

LANGKAH 3: PROSES SELEKSI ADMINISTRASI

Apabila rekruitment yang dilakukan adalah proses rekruitmen internal, maka kegiatan seleksi administratif dilakukan oleh staff rekruitmen.  Kegiatan untuk melakukan sortir dan seleksi dari dokumen-dokumen rekruitmen tersebut dijalankan untuk memastikan bahwa kelengkapan dokumen administrasi yang dimiliki oleh aplikan telah sesuai dengan standar jabatan yang dibutuhkan dalam organisasi.

Periksa keaslian dari dokumen pelengkap seperti salinan ijazah, maupun lakukan cek referensi terhadap latarbelakang dari aplikan termasuk identitas dan status keterangan kelakuan baik dari aplikan.  Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya suatu pemalsuan terhadap identitas dari individu karyawan yang bersangkutan.

LANGKAH 4: PROSES PSIKOTEST

Apakah diperlukan adanya psikotest untuk kegiatan seleksi karyawan yang dimaksud.  Psikotest dapat dijalankan untuk melakukan proses evaluasi dalam melihat apakah individu karyawan yang dimaksud memiliki profil psikologis yang tepat dengan profil psikologis yang diharapkan dalam jabatan yang dimaksud.  Namun, tidak seluruh perusahaan menjalankan kegiatan psikotest yang dimaksud.  Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan tersebut tidak mau menjalankan psikotest, hal yang pertama adalah mahal dan hal yang kedua kadangkala hasil psikotest tidak sesuai dengan profil jabatan yang diharapkan.  Mengapa seringkali terjadi kesalahan?

Kadangkala kita bisa melihat alat apa yang digunakan melakukan program psikotest yang dimaksudkan tersebut mungkin sudah usang dan kebetulan bocor termasuk di dalamnya adalah kunci jawaban yang dibutuhkan.  Sehingga banyak perusahaan melihat bahwa proses ini tidaklah penting.  Apakah ini tepat untuk dipahami.  Meskipun alat ukur sudah usang, ataupun sudah dipelajari oleh banyak orang, namun yang sangat terpenting dari kegiatan Psikotest ini adalah proses interview dengan psikolog yang menjalankan proses psikotest tersebut, dimana Psikolog tersebut dapat memberikan penjelasan terhadap dinamika dari personel psikologis personel yang dimaksud tersebut.

LANGKAH 5: PROSES INTERVIEW DENGAN USER

Jangan lupakan peranan dari user sebagai bagian dari pengguna kandidat.   Setelah dilakukan proses psikotest, ada baiknya melakukan proses verifikasi dengan usert terkait dengan kesesuaian dan kapasitas adapatasi user sebagai pengguna tenaga kerja yang dimaksud.  Hal ini menjadi bagian yang sangat penting untuk dipertimbangkan.  Tanpa adanya peranan user yang begitu kuat terhadap proses interview tersebut, dapat menyebabkan adanya ketidaksesuaian antara kandidat dengan atasannya atau rekan sekerjanya ketika saat memasuki masa percobaan.  Bahkan dalam beberapa perusahaan, proses ini dilakukan dengan melibatkan banyak orang, khususnya untuk posisi-posisi yang banyak keterlibatannya dengan user dari pihak lainnya.

LANGKAH 6: PROSES PENERIMAAN TERHADAP KANDIDAT YANG DIMAKSUD

Menjadi poin yang sangat penting bagi suatu organisasi untuk melakukan proses penerimaan dengan kandidat.  Pada tahapan akhir ini kemudian dilakukan proses negosiasi yang berhubungan misalnya dengan salari dari personel/ kandidat yang dimaksud tersebut, untuk kemudian dilakukan proses tahap lanjut dari kegiatan penerimaan karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Departemen HR (Human Resources) untuk melakukan penerimaan karyawan.  Apabila perusahaan Anda ingin mengembangkan alat ukur untuk proses rekruitmen dan alat ukur psikologi lainnya, pilihlah konsultan dengan latar belakang Psikometri, dimana alat ukur yang akan Anda gunakan dijamin akan lebih reliable dan valid. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)