Jasa Pembuat SOP

Mengapa Turnover Karyawan di Perusahaan Anda Tinggi?

Beberapa perusahaan mengalami permasalahan dengan menjaga masa retensi karyawan yang ada dalam perusahaannya.  Bahkan di sebagian besar perusahaan, justru dengan semakin meningkatnya bisnis perusahaan tersebut akan dibarengi dengan tinggi tingkat turn over dari karyawan tersebut, mengapa demikian?

Banyak alasan yang melatarbelakangi mengapa aspek turnover karyawan di perusahaan meningkat, dan anehnya muncul ketika pertumbuhan bisnis perusahaan juga meningkat. Alasan-alasan yang melatarbelakangi tingginya angka turnver karyawan dalam perusahaan.

(1) Tidak adanya pengembangan kompetensi yang memadai

Seiring dengan tumbuh dan berkembangnya organisasi, semakin besar tingkat kesulitan dan beban kerja yang dimiliki oleh karyawan.  Apabila beban kerja tersebut tidak dikelola dengan baik, maka terdapat beberapa karyawan yang mengalami peningkatan beban kerja yang diterima.  Tanpa diakomodasi dengan pemberian kompetensi tentu masalah ini akan menyebabkan karyawan merasa terjebak, karena dituntut untuk menjalani suatu hal yang mustahil dilakukan.

(2) Tidak adanya jenjang karir di perusahaan

Salah satu aspek ketidakpuasan bekerja, yang pernah disurvey, adalah adanya kekhawatiran akan akses untuk mencapai jenjang karir yang tinggi  dalam perusahaan.  Perusahaan yang tidak memikirkan ini, akan menyebabkan karyawan merasa bosan berada dalam situasi dimana tidak ada perubahan karir maupun kelas jabatan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

(3) Iklim perusahaan

Salah satu penyebab banyak karyawan yang keluar dari suatu perusahaan adalah kondisi iklim perusahaan yang tidak memadai, dalam arti kata di dalam perusahaan banyak sekali ditemukan office conflict yang menyebabkan adanya solusi yang tidak efektif dalam pemecahan masalah.  Perusahaan tidak menjalankan learning system yang “memaksa” komponen individunya untuk menggunakan teknik pemecahan masalah yang tepat.

(4) Faktor kompensasi

Ketidaksesuaian dalam menerapkan sistem kompensasi, dimana sistem yang dimiliki tidak membedakan fungsi produktivitias, supporting dan strategis.  Hal ini dapat menyebabkan adanya perasaan “tidak adil” pada diri karyawan yang disebabkan sistem kompensasi yang ada tidak menyebabkan adanya peningkatan performa dan produktivitas yang memadai antar karyawan.

(5) Tidak adanya sistem (Standard Operating Procedure)

Salah satu penyebab karyawan keluar adalah tidak terimplementasikannya Standard Operating Procedure dalam perusahaan, hal ini dapat mengakibatkan karyawan bekerja di luar hal yang menjadi kapasitasnya.  Namun dengan catatan dalam arti proporsional sesuai kompetensi dan kapasitas.  Jalur instruksi yang tidak berjalan, menyebabkan dapat munculnya by pass system, sehingga karyawan tertentu memiliki banyak “atasan” yang dapat memaksa karyawan tersebut bekerja dengan beban yang sangat tinggi.

Melakukan proses perbaikan internal perusahaan adalah hal yang penting dilakukan bagi perusahaan untuk meningkatkan retensi karyawan.  Lakukan proses implementasi dan perubahan sistem untuk dapat mengakomodasi pengembangan sistem sumber daya manusia di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menulis SOP yang Tepat Sasaran

Kegiatan penulisan Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu tahapan yang termasuk bagian yang paling kritikal dalam proses penerapan dan aplikasi Standard Operating Procedure yang dimaksudkan tersebut.  Bagaimana tata cara menyusun SOP yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan dari pengguna Standard Operating Procedure.

1.  Proses dengan urutan yang jelas

Tata cara penyusunan Standard Operating Procedure harus memperhatikan urutan proses secara tepat dan jelas, dimana setiap tahapan harus berhubungan antara bagian satu dengan lainnya.  Kesulitan utama dalam proses penyusunan SOP dengan sistem narasi bagi individu pembaca yang tidak sabar membaca SOP adalah pembaca harus menyelesaikan dulu seluruh bagian dari SOP untuk memahami, khusus untuk orang dengan sifat teknis yang kuat membaca SOP dengan banyak deskriptif naratif sangat melelahkan dan lebih memilih dengan bentuk bagan alir biasa.

2.  Model dan bentuk SOP

Tersedia dua jenis model dan bentuk SOP yang ada, salah satunya adalah bentuk bagan alir (flow chart) dan bentuk deskriptif.  Bentuk ini memiliki nilai lebih dan kurang.  Seperti telah disebutkan sebelumnya bagan alir dengan bentuk flow chart sangat disukai oleh individu pembaca SOP yang simple dan sangat bersifat teknis.  Untuk jenis operasional retail yang detail bentuk alir proses sulit dibuat dalam bentuk flow chart karena banyak informasi yang sulit dijelaskan apabila bentuk diagram tersebut berbentuk flow chart.

3.  Bahasa penulisan

Usahakan bahasa penulisan dibuat ringkas dan tepat sasaran.  Bedakan tingkat sosial dan pendidikan dari user/ pengguna SOP.  Jenis pengguna SOP yang memiliki kapasitas pekerjaan praktis lebih menyukai proses penulisan yang sederhana dan to the point. Berbeda dengan type perencana yang lebih menyukai bahasa manajemen dengan detail informasi strategis.

Berangkat dari tiga saran dan rekomendasi ini, diharapkan Standard Operating Procedure yang dibuat oleh perusahaan dapat digunakan secara maksimal.  Untuk lebih mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari aplikasi SOP, tidak ada salahnya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat, misalnya dalam proses konsultasi

Komitmen Manajemen Sebagai Kunci dari Implementasi SOP

Banyak perusahaan yang mengalami kegagalan dalam proses implementasi SOP yang dijalankan.  Salah satu faktor utama yang menyebabkan kegagalan dari proses implementasi penerapan Standard Operating Procedure adalah komitmen manajemen.  Komitmen manajemen seperti apa saja yang menyebabkan implementasi SOP menjadi gagal untuk diimplementasikan.

(1) Ketiadaan sumber daya

Bagaimana pun juga, proses penerapan Standard Operating Procedure menyebabkan adanya kebutuhan kompetensi sumber daya manusia untuk penerapannya.  Dalam beberapa hal Standard Operating Procedure menjadi gagal untuk dijalankan sebagai akibat dari sumber daya manusia yang tidak diinvestasikan dalam posisi lebih terkait dengan kapasitasnya.  Dalam beberapa hal lainnya, kebutuhan proses operasional yang mengharuskan adanya fungsi pemisahan individu yang jelasa yang secara sadar ataupun tidak memaksa perusahaan untuk melakukan alokasi sumber daya manusia.

Selain dari sumber daya manusia, masalah lainnya yang timbul adalah terkait dengan penyediaan sumber daya lainnya seperti infrastruktur dan administrasi pendukung lainnya.  Seperti tahapan proses ideal lainnya, kebutuhan pengembangan dan penyediaan sumber daya sangat dibutuhkan dalam proses implementasi Standard Operating procedure itu sendiri.

(2) Tidak adanya proses evaluasi dari proses perencanaan dan penyusunan sistem

Masalah yang terbesar yang muncul dari proses implementasi SOP (Standard Operating Procedure) adalah ketiadaan suatu bentuk hukuman ataupun hadiah itu sendiri dalam proses dan kegiatan evaluasi yang dijalankan dalam sistem tersebut untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan sudah sesuai dengan standar persyaratan yang ada.  Dalam beberapa hal indikator dari kegiatan evaluasi ini harus dapat dipastikan menjadi suatu bentuk wacana yang kuat untuk kemudian diselaraskan dengan akibat yang dimunculkan dalam implementasi itu sendiri.

(3) Konsistensi kebijakan

Hal terakhir ini sebenarnya adalah masalah utama yang terkait dengan implementasi yang dijalankan, penetapan kebijakan adalah hal yang sangat penting yang dibutuhkan dalam proses implementasi.  Kesalahan dalam proses pengambilan kebijakan dapat menyebabkan SOP yang sudah terbentuk menjadi usang dan akhirnya terlihat oleh komponen yang ada dalam organisasi lainnya yang mengakibatkan implementasi dari kebijakan yang dijalankan tidak sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

Demikian informasi yang terkait dengan bagaimana komitmen manajemen perlu untuk dioptimalkan dan dikembangkan dalam proses implementasi SOP (Standard Operating Procedure).  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan konsultan yang berkualitas untuk memastikan bahwa implementasi SOP yang dijalankan dalam perusahaan Anda dapat memberikan kontribusi optimal dalam proses penerapan sistem. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926(