Konsultan Manajemen

Perlukan Perusahaan Menjalankan Audit Supplier?

Bagaimana perusahaan melakukan proses pengendalian atas pemasoknya. Salah satu langkah yang seringkali perusahaan jalankan adalah dengan menjalankan audit supplier. Audit supplier ini dipergunakan sebagai bentuk proses seleksi awal untuk melakukan proses penetapan supplier yang akan melakukan pasokan barang dan jasa. Namun, kegiatan audit supplier ini sendiri pun tidak mudah untuk dilakukan, dimana dalam beberapa hal kegiatan ini juga membutuhkan waktu baik dari sisi perusahaan maupun pemasok.

Apakah perlu perusahaan menjalankan kegiatan audit supplier? Berikut ini terdapat hal penting yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam menjalankan kegiatan audit supplier.

(1) Kejelasan Rantai Pasokan

Pemasok yang merupakan pengolah pertama atau produksi pertama dari suatu material/ bahan baku adalah lebih baik dibandingkan dengan tangan rantai pasokan berikutnya. Dimana proses pengadaan pasokan tersebut dilakukan evaluasi berdasarkan pada pasokan dari supplier. Apabila kondisi dari pemasok tersebut telah terdeteksi dan teridentifikasi sesuai dengan rantai pasokannya, audit pemasok bisa dijadikan alternatif tanpa menjadi keharusan untuk dijalankan. Berbeda apabila supplier tidak masuk ke dalam rantai pasokan yang jelas, bisa melalui agen/ distributor. Proses audit supplier menjadi hal kritikal untuk dilakukan pada agen/distributor untuk memastikan bahwa supply chain management berjalan dengan efektif.

(2) Tingkat Resiko Pemasok

Perusahaan dapat menetapkan kriteria terkait dengan resiko pemasok. Pemasok dengan kondisi pasokan yang berdampak langsung kepada produk. Apabila tidak memiliki dampak langsung ke produk jadi maka resiko atas pemasok akan menurun. Sedangkan apabila berdampak langsung kepada produk akan memberikan dampak tinggi atas produk, maka resiko pemasok akan semakin meningkat. Tingginya resiko ini perlu diantisipasi dengan berbagai cara, seperti penetapan terkait dengan pengelolaan atas resiko, seperti penetapan klasifikasi jaminan untuk mencegah pemasok yang tidak sesuai, penanganan terkait dengan seleksi yang cukup ketat seperti dengan melakukan audit, serta pengembangan sistem dan mekanisme pemeriksaan atas kedatangan material/barang.

(3) Pengendalian Resiko

Beberapa perusahaan untuk mendapatkan jaminan yang terkait dengan penanganan serta pengendalian resiko dilakukan dengan program pembinaan. Kegiatan atas intervensi perusahaan kepada pemasok harus dijalankan dengan kehati-hatian mengingat pemasok dan perusahaan memiliki fokus bisnis yang berbeda. Pengendalian resiko ini juga harus dipantau secara rutin, periode pemantauan tergantung kepada aspek resiko yang dihitung dalam hubungan antara pemasok dan perusahaan yang dimaksud.

Mempertimbangkan dari kondisi ini, ada baiknya perusahaan mengelola kinerja pemasok dengan tepat. Selain untuk kepentingan perusahaan juga untuk menjaga keberlangsungan usaha dari pemasoknya itu sendiri. Penetapan serta pengelolaan yang optimal ini tidak hanya dijalankan melalui proses singkat namun bersifat terus-menerus dan ditopang dengan sistem yang baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Jenis-Jenis Pelatihan yang Diwajibkan pada Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Pelaksanaan terkait dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, menunjukkan bahwa perusahaan memiliki komitmen untuk menjalankan sistem dan melanjutkan sampai dengan proses sertifikasi dapat dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendapatkan sistem yang terimplementasi dengan baik, perusahaan diharapkan menjalankan pelatihan-pelatihan yang menjadi persyaratan wajib dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

Berikut ini adalah beberapa jenis pelatihan yang menjadi pelatihan wajib yang dijalankan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

(1) Pelatihan PRP (Pre Requisite Program)

Jenis pelatihan ini adalah pelatihan yang menjadi dasar dari pelaksanaan yang terkait dengan persyaratan keamanan pangan. Adapun pelatihanPRP yang dijalankan dalam perusahaan adalah pelatihan yang terkait dengan kegiatan kebersihan dan sanitasi (cleaning & santizing), pengendalian hama (pest control), pengendalian atas penanganan bahan kimia, serta proses pengendalian yang terkait dengan kebersihan personal (personal hygiene) serta proses penanganan dan pengendalian yang terkait degan penanganan kontaminasi pada produk, termasuk di dalamnya adalah pengendalian atas benda asing serta pengelolaan allergen.

(2) Pelatihan HACCP

Pelatihan yang terkait dengan sistem persyaratan kemanan pangan, termasuk di dalamnya adalah proses pengendalian terkait dengan keamanan pangan pada alir proses yang dijalankan dalam melakukan penanganan atas produk. Pengendalian atas setiap potensi bahaya yang terdapat setiap tahapan proses. Dimana tahapan proses ini secara detail dianalisis untuk kemudian dievaluasi terkait dengan setiap potensi bahaya yang muncul. Penetapan pengendalian kemudian ditetapkan dalam setiap tahapan yang dimaksud. Pelatihan ini dijalankan sesuai dengan persyaratan Codex, yang terbaru adalah revisi CXC 1969- revisi 2022.

(3) Pelatihan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Pelatihan yang dijalankan oleh perusahaan yang akan menjalankan proses sertifikasi keamanan pangan. Adapun jenis pelatihan yang dijalankan adalah pelatihan ISO 22000, BRCGS, IFS ataupun FSSC. Pemilihan terhadap jenis pelatihan ditetapkan sesuai dengan jenis sertifikasi yang dipilih oleh perusahaan.

(4) Pengendalian CCP dan OPRP

Jenis pelatihan teknis pada personel yang bertanggung jawab terhadap tahapan proses yang dimana terdapat titik CCP atau OPRP. Pelatihan ini bersifat teknis operasional yang dimana dijalankan di lapangan. Personel yang mendapatkan pelatihan ini bertanggung jawab secara langsung dalam pengelolaan CCP/OPRP di lapangan.

(5) Pemahaman Spesifikasi

Persyaratan spesifikasi selain terkait dengan kualitas juga sangat terkait dengan keamanan pangan. Keamanan pangan menjadi salah satu parameter spesifikasi yang harus termuat selain kualitas. Informasi sebagai kandungan mikrobiologi, kandungan logam berat, allergen serta aspek kontaminasi lainnya. Setiap personel yang melakukan penanganan produk serta proses dipastikan harus memahami spesifikasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Pelatihan atas spesifikasi ini sangat penting untuk menjaga konsistensi yang terkait dengan deskripsi dari spesifikasi yang dimaksud.

Demikian pelatihan-pelatihan yang sangat diperlukan oleh perusahan untuk memastikan bahwa persyaratan keamanan pangan dijalankan dengan tepat dalam organisasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat meningkatkan tahapan implementasi keamanan pangan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Peranan Konsultan dalam Pengembangan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Dalam proses penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, baik itu pada industri makanan, pakan ataupun industri kemasan, terkadang perusahaan mempergunakan jasa konsultan untuk proses pengembangan dan bahkan sertifikasinya. Walaupun tidak menutup kemungkinan bahwa perusahaan menjalankan proses pelaksanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, namun penggunaan terkait dengan proses sertifikasi dan pelaksanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

Lalu bagaimana peranan konsultan bisa menjalankan proses pengembangan Sistem Manajemen Keamanan pangan?

(1) Pemberian Pelatihan

Konsultan diharapkan dapat memberikan wawasan dan bantuan pembelajaran perusahaan dalam menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Sebenarnya diperbolehkan perusahaan untuk menjalankan proses pembelajaran secara mandiri (self learning), namun dapat juga dijalankan dengan melakukan program pelatihan. Konsultan sebagai narasumber dari pelatihan dapat membantu untuk proses pemastian atas referensi ilmiah serta wawasan yang terkait dengan informasi yang disampaikan, seperti bagaimana melakukan implementasi yang tepat terkait dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

(2) Proses Validasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Dengan latar belakang pengetahuan yang dimiliki oleh konsultan, konsultan dapat membantu perusahaan dengan memberikan informasi/ saran/ referensi terkait dengan penyusunan Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Rekomendasi dari konsultan yang bersumber dari pengetahuan dan pengalaman bekerja dapat memberikan masukan atas Sistem Manajemen Keamanan Pangan, seperti validasi atas PRP, HACCP Plan serta proses implementasi.

(3) Mendampingi Proses Implementasi

Konsultan dapat membantu perusahaan dalam memonitor bagaimana implementasi atas Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Dengan bantuan konsultan, proses implementasi dapat dijalankan dengan tepat dan efektif. Hal yang terpenting terkait dengan proses implementasi adalah sosialisasi dan pemantauan yang berhubungan dengan awareness yang terkait dengan pelaksanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

Bagaimana perusahaan pangan/pakan/kemasan menjalankan Sistem Manajemen Keamanan Pangan? Hal ini menjadi bagian penting bagi perusahaan agar mendapatkan manfaat yang terbaik dalam penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan, ada baiknya perusahaan dapat mempertimbangkan pada saat proses pelaksanaan yang terkait dengan Sistem FSSC, HACCP, ISO 22000, BRCGS maupun sistem yang lain. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menjalankan Inovasi Efisiensi yang Tepat dalam Organisasi/ Perusahaan

Saat ini, organisasi/perusahaan dituntut untuk menjalankan proses inovasi agar dapat memenangkan kompetisi. Salah satu jenis inovasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah inovasi yang terkait dengan efisiensi. Apa yang dimaksud dengan inovasi efisiensi?

Inovasi efisiensi adalah suatu bentuk metode/ proses/ tata kelola yang terbaru dimana proses efisiensi dijalankan merupakan suatu terobosan untuk dapat mengoptimalkan produktifitas dengan nilai biaya rendah. Dalam menjalankan proses inovasi efisiensi itu sendiri, perusahaan memastikan bahwa adanya ide dan metode yang tepat dan efektif untuk memastikan bahwa perusahaan dapat menjalankan inovasi efisiensi itu sendiri. Lalu bagaiman menjalankan proses inovasi efisiensi itu dijalankan?

(1) Proses Pengumpulan Data

Kegiatan untuk mengumpulkan data dijalankan untuk dapat memastikan bahwa proses efisiensi dijalankan berdasarkan pada fakta/ data-data yang terkait dengan program inovasi tersebut. Pengelolaan dan penanganan dapat dilakukan untuk dapat memastikan bagaimana proses pengumpulan data dan fakta informasi yang diperlukan terkait dengan organisasi/ perusahaan.

(2) Pembentukan Tim

Penetapan atas inovasi efisiensi ini dijalankan oleh organisasi. Dimana kegiatan tersebut dijalankan oleh tim/leader yang terkait dengan proses penanganan dan pengelolaan yang terkait dengan efisiensi. Bagaimana tim dapat menjalankan proses pengelolaan atas inovasi atas efisiensi yang dimaksud. Pengelolaan atas efisiensi menjadi tanggung jawab terkait dengan tim yang menjalankan inovasi yang dimaksud.

(3) Pengembangan Program Atas Inovasi

Program inovasi yang dijalankan terdapat 2 (dua) jenis, yaitu cost reduction program dan cost saving program. Cost reduction program adalah kegiatan inovasi yang dijalankan untuk menurunkan biaya yang dipergunakan oleh perusahaan yang terkelola dalam perusahaan. Cost saving program adalah pencegahan untuk pengeluaran biaya yang tidak diharapkan atau memberikan dampak negatif.

Lalu bagaimana program inovasi dijalankan dalam organisasi terkait dengan efisiensi? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan inovasi efisiensi dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Prinsip FAMI QS serta penerapannya

FAMI QS atau Feed Additive and preMIxture System (FAMI-QS) adalah skema sertifikasi yang diperlukan untuk memastikan rantai supply atas industri pakan terjamin dan sesuai dengan standar atas mutu dan keamanan pakan. Proses sertifikasi ini dapat dilakukan untuk pemasok atas bahan tambahan, bahan baku (non kompleks) serta ingreident yang terkait dengan komposisi pakan.

Penerapan atas prinsip yang terkait dengan FAMI QS meliputi atas Code of Conduct, Persyaratan Atas Proses (HACCP) serta penerapan atas Feed Security Management System. Penjelasan atas penerapan yang dimaksud adalah sebagai berikut.

(1) Code of Conduct

Code of Conduct yang dijalankan untuk memastikan bahwa perusahaan menjalankan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Dimana penerapan dijalankan sesuai dengan persyaratan mutu dan keamanan pakan. Penerapan atas prinsip untuk pelaksanaan merupakan kombinasi dari persyaratan mutu (mempergunakan pendekatan dan prinsip pelaksanaan yang sama dengan ISO 9001) serta persyaratan keamanan pakan. Untuk persyaratan keamanan pakan, pendekatan dijalankan sesuai dengan prinsip HACCP termasuk di dalamnya adalah persyaratan atas pre requisite program.

(2) Penerapan HACCP

Prinsip dan pendekatan atas HACCP dijalankan dengan mengikuti kaidah yang dipersyaratkan sesuai dengan Codex versi 2020. Penerapan atas keamanan pakan, dijalankan dengan menjalankan proses analisis bahaya serta pengendalian atas setiap bahaya yang muncul. Prinsip dan langkah dijalankan sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan.

(3) Sistem Keamanan Pakan/ Feed Security Management System

Implementasi sistem keamanan dari bahaya yang bersifat kesengajaan, seperti Fraud dan Threat, dimana kedua jenis ancaman ini dapat menimbulkan resiko atas produk. Identifikasi resiko dianalisis untuk kemudian ditetapkan tindakan pengendalian yang tepat atas setiap kondisi keamanan yang muncul.

Penerapan atas FAMI QS menjadi bagian penting bagi perusahaan yang akan memasok bahan ingredient atau tambahan serta bahan baku ke industri pakan. Lakukan evaluasi atas sistem yang dimiliki dan lengkapi dengan tepat sistem yang dibutuhkan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Budaya Kualitas dan Keamanan Pangan yang Efektif dalam Perusahaan

Penerapan atas Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan harus dibarengi dengan adanya penerapan budaya kualitas dan keamanan pangan yang optimal. Namun tidak sedikit perusahaan yang gagal dalam mengembangkan dan mengimplementasikan budaya kualitas dan keamanan pangan dalam perusahaan. Lalu bagaimana proses pengembangan budaya kualitas dan keamanan pangan bisa dijalankan dengan tepat dalam perusahaan.

(1) Melakukan Program Kampanye dengan Tepat

Sosialisasikan nilai-nilai perusahaan yang berhubungan dengan budaya kualitas dan keamanan pangan. Teknik dalam melakukan sosialisasi menjadi salah satu tantangan tersendiri. Dalam organisasi, beberapa level dalam perusahaan sangat membutuhkan penjelasan yang praktis dan mudah untuk memastikan bahwa personel di dalam organisasi memahami nilai-nilai budaya yang dimaksud. Selain kepraktisan dalam pemahaman, penggunaan alat peraga yang tepat juga amat sangat membantu proses kampanye yang dimaksud. Pelaksanaan program kampanye perlu untuk memperhatikan jangka waktu dan efektifitasnya sehingga apabila dalam waktu yang dimaksud tidak mencapai sasaran, maka dilakukan proses kampanye ulang.

(2) Evaluasi Implementasi Atas Budaya Kualitas dan Keamanan Pangan

Perusahaan perlu melihat sampai sejauhmana budaya tersebut diimplementasikan. Dalam menjalankan proses evaluasi ini perlu untuk menyusun panduan atas parameter yang akan dilakukan evaluasi. Parameter yang dimaksud meliputi atas target dari setiap aktifitas yang diharapkan untuk dijalankan pada masing-masing unit kerja. Proses evaluasi ini dapat dilakukan dengan melalui audit dari budaya kualitas dan keamanan pangan ataupun penilaian dari setiap permasalahan yang muncul dalam organisasi.

(3) Input Organisasi

Perusahaan menjalankan proses survey untuk melakukan evaluasi bagaimana respon atas pelaksanaan program budaya dijalankan. Disini, hal yang perlu dicermati apakah seluruh nilai-nilai dari budaya sudah terserap dengan baik oleh organisasi. Atau ada pendekatan yang salah dalam menjalankan proses sosialisasi atas organisasi tersebut. Mempertimbangkan dari hasil input, maka perusahaan dapat melakukan proses perbaikan terkait dengan pengembangan program yang akan datang. Proses untuk mendapatkan input selain dengan mempergunakan survey dapat dilakukan dengan menjalankan proses interview terhadap karyawan sampai dengan manajemen atas.

Bagaimana penerapan budaya kualitas dan keamanan pangan dijalankan oleh organisasi Anda? Pastikan bahwa proses penerapan atas budaya kualitas dan keamanan pangan dijalankan dengan tepat dan maksimal. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat menerapkan budaya kualitas dan keamanan pangan yang dimaksud agar mendapatkan manfaat bagi perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Pembelian Bebas Fraud

Dalam perusahaan, setiap potensi fraud dapat muncul meskipun adanya sistem yang membentengi perusahaan. Banyak yang melihat bahwa audit dan proses inspeksi dapat dijalankan untuk memastikan bahwa fraud bisa terkendali. Namun dalam penerapan yang dijalankan, penanganan atas pengendalian Fraud lebih kepada tindakan koreksi dan bukan kepada tindakan pencegahan.

Idelanya, proses pengendalian terkait dengan proses pembelian sulit untuk dipastikan adanya kondisi yang bebas dari Fraud. Meskipun demikian proses pengendalian wajib untuk dijalankan dan pengendalian yang tepat dapat memastikan adanya sistem pengendalian bebas fradu yang efektif.

Berkut tahapan pengendalian yang dapat dilakukan.

(1) Melakukan Analisis Resiko

Sistem pengendalian dijalankan dengan mempertimbangkan pengendalian resiko terlebih dahulu. Proses identifikasi resiko dijalankan pada pemasok dan proses internal pembelian yang dijalankan oleh perusahaan. Dari setiap tahapan pembelian, mulai dari penentuan spesifikasi/ruang lingkup pembelian sampai dengan proses pembelian harus dinilai atas aspek resikonya. Dari proses penilaian tersebut, maka kemudian muncul tingkatan resiko. Tingkatan resiko yang signifikan kemudian ditetapkan untuk meakukan evaluasi terkait dengan prioritas pengendalian yang dijalankan.

(2) Melakukan Pengendalian Pemasok

Sistem pengendalian pemasok dijalankan sesuai dengan tingkatan resiko. Perusahaan menetapkan kriteria atas tingkatan resiko dari supplier. Supplier dengan resiko tinggi akan dipastikan membutuhkan sistem pengendalian yang lebih ketat, seperti dilakukan proses audit supplier ataupun masa percobaan yang sangat selektif dalam pemilihan suppliernya. Tentu saja ini akan berbeda dengan supplier yang memiliki resiko lebih rendah.

(3) Menetapkan Kriteria Spesifikasi Atas Panduan Pembelian

Untuk proses pembelian rutin yang seringkali dijalankan dalam perusahaan, penetapan spesifikasi baku dapat dijalankan. Proses penetapan atas spesifikasi dijalankan berdasarkan analisis atas output proses dan kinerja yang sudah dijalankan. Hal ini akan membantu untuk menjalankan proses validasi spesifikasi. Spesifikasi teknis yang tepat tentu akan meminimalkan resiko dari kesalahan pembelian yang berdampak signfikan dalam perusahaan.

(4) Pemantauan Kinerja Pemasok

Pemantauan atas kinerja pemasok dilakukan dengan periode yang ditetapkan berbasiskan resiko. Pemasok dipastikan memahami bahwa pemantauan ini diperlukan untuk menjaga perusahaan. Penilaian dijalankan secara obyektif dan bertujuan untuk membina pemasok. Ketidaksesuaian dari hasil penilaian dapat berakibat dihentikannya pemasok yang dimaksud ataupun dilakukan proses pembinaan lebih lanjut atas pemasok.

Bagaimana proses pengendalian pemasok yang dijalankan oleh perusahaan Anda? Lakukan proses pengelolaan sistem manajemen anti korupsi/ fraud yang tepat dalam perusahaan dengan mempergunakan referensi eksternal yang berpengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Organisasi yang Efektif Dalam Perusahaan Keluarga

Penetapan atas desain organisasi yang berhubungan dengan perusahaan keluarga sebenarnya tidak berbeda dengan perusahaan lainnya. Namun hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana menegosiasikan posisi yang tepat dalam perusahaan agara pengelolaan tetap menjadi profesional. Lalu bagaimana mendesain organisasi yang tepat pada perusahaan keluarga?

(1) Menjabarkan Fungsi Dalam Organisasi

Idealnya seluruh fungsi yang ada di dalam organisasi diberikan kepada personel yang kompeten, namun dalam perusahaan keluarga berbeda. Terdapat aspek kepercayaan dan loyalitas yang menjadi pertimbangan dalam posisi tertentu. Mempertimbangkan bagaimana fungsi dalam organisasi dapat menjadi profesional dan tidak menjadi sia-sia karena berada dalam perusahaan keluarga. Hal ini untuk melihat bagaimana organisasi dapat menjadi profesional meskipun di dalam perusahaan masih bersifat keluarga. Pengembangan authorisasi juga menjadi bagian yang juga penting untuk ditekankan dan dijalankan dengan konsisten.

(2) Menetapkan Service Level Agreement

Setiap fungsi yang ada mendapatkan target yang ditetapkan untuk memastikan bahwa tujuan dari fungsi berjalan dengan tepat. Penetapan atas target tersebut menjadi bagian penting untuk dipastikan dijalankan dalam pelaksanaan pekerjaan dari setiap fungsi. Penilaian dilakukan untuk mengukur prestasi dari setiap fungsi yang dimaksud. Sehingga unsur kedekatan menjadi lebih minimal dan lebih mengutaman kepada profesionalisma

(3) Fokus kepada Proses

Pendekatan proses dalam penyelesaian adalah lebih penting dibandingkan dengan pendekatan target. Setiap fungsi dan penanggung jawab menjalankan proses yang termuat secara sistematis di dalam SOP (Standard Operating Procedure) untuk kemudian dilakukan proses pemastian bahwa proses dijalankan. Hal ini juga termasuk dengan proses penyelesaian masalah yang dijalankan di dalam perusahaan. Setiap permasalahan harus dilakukan berdasarkan pada penyebab terkait dengan ketidaksesuaian dalam organisasi.

Pengelolaan organisasi yang terkait dengan pelaksanaan sistem dalam perusahaan keluarga adalah penting untuk menjadi pertimbangan utama dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan menuju ke arah yang lebih profesional. Apabila perusahaan memerlukan konsultan untuk perbaikan manajemen, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan pengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membentuk Manajemen yang Profesional dalam Perusahaan Keluarga

Perusahaan keluarga selalu identik dengan perusahaan yang masih berpegang teguh dengan prinsip dasar tradisional dimana menjunjung tinggi kekerabatan dalam pengelolaannya. Dimana pemilik perusahaan masih dimiliki oleh pribadi yang terafiliasi dengan kelompok keluarga dan dalam pengelolaannya dibantu oleh keluarga. Pembatasan posisi-posisi tertentu dalam organisasi yang hanya diperuntukan pada keluarga.

Sekilas, persepsi yang terbentuk adalah kecilnya peluang untuk perusahaan keluarga menjadi profesional. Namun hal ini tidak mustahil ini terjadi. Terdapat beberapa tahapan yang harus dipertimbangkan dengan efektif dalam pengelolaan manajemen pada perusahaan keluarga.

(1) Penanganan Manajemen SDM/ Sumber Daya Manusia

Pengelolaan atas manajemen SDM dalam perusahaan keluarga harus dilakukan dengan tingkat penanganan khusus. Mempertimagkan pembatasn atas posisi dalam organisasi, ada baiknya pengelolaan mempertimbangkan masukan profesional dalam penyusunan organisasi. Obyektifitas harus dipastikan untuk dilakukan agar posisi-posisi tersebut dapat terbuka untuk profesional yang kompeten. Penilaian juga sebaiknya dilakukan secara profesional dalam performa pekerjaannya. Apabila memang kekerabatan tidak dapat mengisi posisi tersebut, ada baiknya pengambilan personel yang lebih profesional dilakukan.

(2) Proses Pengambilan Keputusan

Salah satu hal yang seringkali menjadi kendala dalam manajemen keluarga adalah proses pengambilan keputusan yang dijalankan dalam organisasi. Pengambilan keputusan bukan dilakukan dengan pendekatan analisis akar penyebab masalah, namun berdasarkan pada penilaian pribadi orang yang paling berpengaruh dalam perusahaan. Hal ini menjadi suatu hambatan dalam proses pengembangan perusahaan, karena setiap perbaikan yang akan dilakukan adalah berdasarkan pada perspektif dari pemilik atau kerabat dari perusahaan yang dimaksud. Ketergantungan akan terbentuk sangat besar pada personal namun bukan kepada sistem.

(3) Proses Pengelolaan Konflik

Dalam organisasi yang berbasiskan pada manajemen keluarga, seringkali konflik muncul akibat tidak obyektif nya proses penyelesaian masalah. Aspek kedekatan menjadi lebih penting dibandingkan profesionalisme. Kesulitan ini dapat menyebabkan tingginya resiko manajemen konflik dalam organisasi. Personel dalam perusahaan tidak terdidik untuk mengembangkan kompetensi profesionalnya namun lebih kepada pendekatan kedekatannya.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan aspek profesionalisme dengan tepat selalu menjadi tantangan dalam pengelolaan organisasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan organisasi Anda dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)