Konsultan HR

Peranan Konsultan dalam Pengembangan Bisnis Retail

Pengelolaan atas manajemen retail memiliki banyak tantangan. Setiap tantangan sebaiknya dikendalikan dengan pendekatan yang sistematis, salah satunya dengan pembuatan tata kelola retail seperti Standard Operating Procedure. Dalam pembuatan dan pengembangan SOP, perusahaan harus dapat memastikan bahwa pengembangan bisnis retail tersebut dapat terjaga bisnisnya dengan baik sesuai dengan target perusahaan.

Beberapa perusahaan mempergunakan konsultan dalam proses pengembangan bisnis retail. Sebaiknya perusahaan harus memastikan bahwa penggunaan konsultan ini dapat benar-benar memberikan kontribusi yang efektif bagi perusahaan. Berikut ini adalah peranan yang dapat dijalankan untuk pengembangan bisnis retail.

Ada baiknya perusahaan menjalankan sistem dengan tepat dengan dibantu oleh pihak eksternal seperti konsultan. Pastikan perusahaan memilih konsultan yang tepat agar bisnis retail dapat berjalan secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926).

Memahami Perbedaan Perusahaan dengan Manajemen Tradisional dan Manajemen Profesional

Dalam pengelolaan perusahaan, manajemen selalu berusaha untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam berkompetisi dengan perusahaan lainnya. Salah satu strategi yang dapat perusahaan jalankan adalah dengan melihat perbedaan antara manajemen tradisional dan manajemen profesional. Dengan melihat perbedaan yang ada, perusahaan dapat melakukan pendekatan yang lebih baik untuk mengelola perusahaan secara lebih profesional.

Dalam proses pengelolaan manajemen, perusahaan dapat memastikan bahwa perbaikan yang terkait dengan manajemen dapat dilakukan dengan lebih efektif apabila terkelola dengan tepat. Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah dengan mempergunakan referensi eksternal yang tepat untuk dapat menjalankan proses pengelolaan perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Mengimplementasikan Budaya Perusahaan

Penerapan atas budaya perusahaan terkadang tidak berjalan dengan efektif. Meksipun budaya dan nilai-nilai yang dikembangkan sangat bagus dan terkadang sempurna, namun tidak sedikit perusahaan menghadapi tantangan dalam menjalankan proses implementasinya. Proses pengaplikasian budaya dapat dijalankan dengan tahapan yang dapat dijelaskan dalam ilustrasi berikut.

Untuk dapat mengembangkan proses implementasi atas budaya, lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pelaksanaan budaya perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Pengembangan Internal Audit SOP

Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan dalam periode tertentu perlu untuk dilakukan evaluasi. Evaluasi yang dijalankan untuk melihat apakah sistem yang ada masih relevan dengan proses yang dijalankan oleh perusahaan, sistem tersebut masih efektif dalam mengendalikan proses, atau adanya perubahan dinamika organisasi yang membutuhkan pengembangan SOP.

Internal audit yang ditujukan untuk pengembangan SOP perlu untuk direncanakan dengan cermat, bagaimana proses tersebut dilakukan, berikut adalah ilustrasi tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

Penggunaan referensi eksternal yang tepat, akan sangat membantu perusahaan dalam mengembangkan Standard Operating Procedure yang dimiliki. Termasuk di dalamnya untuk kepentingkan pertumbuhan perusahaan itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Penetapan Sistem Remunerasi pada Sektor Jasa

Organisasi yang bergerak di bidang jasa harus sangat memperhatikan sistem remunerasi yang tepat, hal ini mempertimbangkan bahwa sektor ini sangat tergantung kepada peranan Sumber Daya Manusia, baik itu yang terkait dengan produktifitas maupun kualitas. Pertimbangan ini yang menjadi bagian yang penting ketika melakukan proses pendesainan sistem remunerasi, termasuk di dalamnya adalah pemisahan untuk jabatan struktural dan fungsional dalam organisasi.

Berikut ini adalah tahapan yang terkait dengan penetapan sistem remunerasi pada sektor jasa.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan sistem remunerasi agar tidak terjadi demotivasi dan permasalahan produktifitas dalam organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Meningkatkan Produktivitas SDM dalam Perusahaan

Efisiensi bagi perusahaan bukan hanya terkait dengan menghemat saja, namun juga berhubungan dengan proses peningkatan produktifitas. Produktifitas wajib dipertimbangkan sebagai bentuk keberhasilan dari efisiensi. Salah satu faktor produktifitas yang perlu dipertimbangkan adalah produktifitas yang terkait dengan sumber daya manusia.

Lalu bagaimana proses peningkatan produktifitas SDM ini bisa dikelola dengan tepat dalam perusahaan? Berikut ini adalah langkah- langkah yang perlu untuk dilakukan oleh perusahaan.

(1) Menyusun Target Perusahaan

Menetapkan target perusahaan yang kemudian dijabarkan dalam unit kerja divisi dan personel. Perlu untuk memastikan bahwa target yang ditetapkan tersebut adalah target yang terukur. Status target pada departemen kemudian dipastikan dijabarkan secara personel. Harus terdapat ikatan yang kuat antara target personel ke target departemen dan perusahaan. Sehingga ketercapaian target dapat bersifat sinergis.

(2) Meningkatkan nilai SDM

Melakukan proses penetapan atas nilai personel. Dimana antara alokasi beban biaya dari suatu personel harus dipastikan sesuai dengan nilai kontribusi perusahaan ke dalam perusahaan. Nilai ini dapat terukur kepada hasil output, pengelolaan resiko atau pertumbuhan organisasi. Desain struktur organisasi dan penetapan atas nilai indikator yang ditetapkan sebagaimana nilai dalam perusahaan.

(3) Perhitungan Investasi Perusahaan pada SDM

Penerapan atas investasi SDM dijalankan dalam bentuk pelatihan serta pembinaan. Bagaimana suatu organisasi menginvestasikan SDM dapat dijalankan dengan melakukan perhitungan asset dari kualitas SDM. Dimana perhitungan atas investasi ini harus diseimbangkan dengan rencana perusahaan. Sehingga pengembangan atas perusahaan memberikan nilai penting bagi perhitungan kekayaan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan proses pengembangan sistem efisiensi? Pastikan bahwa hal ini tidak hanya menghemat namun juga peningkatan produktifitas. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Perlukan Perusahaan Menjalankan Audit Supplier?

Bagaimana perusahaan melakukan proses pengendalian atas pemasoknya. Salah satu langkah yang seringkali perusahaan jalankan adalah dengan menjalankan audit supplier. Audit supplier ini dipergunakan sebagai bentuk proses seleksi awal untuk melakukan proses penetapan supplier yang akan melakukan pasokan barang dan jasa. Namun, kegiatan audit supplier ini sendiri pun tidak mudah untuk dilakukan, dimana dalam beberapa hal kegiatan ini juga membutuhkan waktu baik dari sisi perusahaan maupun pemasok.

Apakah perlu perusahaan menjalankan kegiatan audit supplier? Berikut ini terdapat hal penting yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam menjalankan kegiatan audit supplier.

(1) Kejelasan Rantai Pasokan

Pemasok yang merupakan pengolah pertama atau produksi pertama dari suatu material/ bahan baku adalah lebih baik dibandingkan dengan tangan rantai pasokan berikutnya. Dimana proses pengadaan pasokan tersebut dilakukan evaluasi berdasarkan pada pasokan dari supplier. Apabila kondisi dari pemasok tersebut telah terdeteksi dan teridentifikasi sesuai dengan rantai pasokannya, audit pemasok bisa dijadikan alternatif tanpa menjadi keharusan untuk dijalankan. Berbeda apabila supplier tidak masuk ke dalam rantai pasokan yang jelas, bisa melalui agen/ distributor. Proses audit supplier menjadi hal kritikal untuk dilakukan pada agen/distributor untuk memastikan bahwa supply chain management berjalan dengan efektif.

(2) Tingkat Resiko Pemasok

Perusahaan dapat menetapkan kriteria terkait dengan resiko pemasok. Pemasok dengan kondisi pasokan yang berdampak langsung kepada produk. Apabila tidak memiliki dampak langsung ke produk jadi maka resiko atas pemasok akan menurun. Sedangkan apabila berdampak langsung kepada produk akan memberikan dampak tinggi atas produk, maka resiko pemasok akan semakin meningkat. Tingginya resiko ini perlu diantisipasi dengan berbagai cara, seperti penetapan terkait dengan pengelolaan atas resiko, seperti penetapan klasifikasi jaminan untuk mencegah pemasok yang tidak sesuai, penanganan terkait dengan seleksi yang cukup ketat seperti dengan melakukan audit, serta pengembangan sistem dan mekanisme pemeriksaan atas kedatangan material/barang.

(3) Pengendalian Resiko

Beberapa perusahaan untuk mendapatkan jaminan yang terkait dengan penanganan serta pengendalian resiko dilakukan dengan program pembinaan. Kegiatan atas intervensi perusahaan kepada pemasok harus dijalankan dengan kehati-hatian mengingat pemasok dan perusahaan memiliki fokus bisnis yang berbeda. Pengendalian resiko ini juga harus dipantau secara rutin, periode pemantauan tergantung kepada aspek resiko yang dihitung dalam hubungan antara pemasok dan perusahaan yang dimaksud.

Mempertimbangkan dari kondisi ini, ada baiknya perusahaan mengelola kinerja pemasok dengan tepat. Selain untuk kepentingan perusahaan juga untuk menjaga keberlangsungan usaha dari pemasoknya itu sendiri. Penetapan serta pengelolaan yang optimal ini tidak hanya dijalankan melalui proses singkat namun bersifat terus-menerus dan ditopang dengan sistem yang baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan SMETA dalam Perusahaan

Pengelolaan perusahaan tidak hanya dijalankan dengan mempertimbangkan pada aspek komersil saja, pengelolaan terkait dengan aspek sosial, lingkungan dan keselamatan kerja juga menjadi tanggung jawab yang perlu dijalankan oleh perusahaan. SMETA (Sedex Member Ethical Audit) adalah bentuk audit yang dijalankan untuk memastikan bahwa aspek kompetitif terkait dengan tanggung jawab sosial dijalankan oleh perusahaan.

Lalu bagiamana penerapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan persyaratan SMETA tersebut? Berikut adalah beberapa tahapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan penerapan SMETA.

(1) Pemenuhan yang terkait dengan persyaratan ketengakerjaan

Kepatuhan yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan adalah menjadi persyaratan wajib yang harus dijalankan oleh perusahaan. Seluruh aspek yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan menjadi kewajiban yang harus dijalankan dan diimplementasikan. Selain terkait dengan persyaratan dengan ketenagakerjaan tersebut, penetapan hal yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan lainnya, seperti penghargaan atas HAM, penanganan atas anti diskriminasi dan pencegahan yang terkait dengan persyaratan SMETA yang dimaksud.

(2) Pengelolaan Atas Lingkungan

Pelaksanaan atas pengelolaan lingkungan dijalankan untuk memastikan bahwa pemenuhan yang terkait dengan persyaratan lingkungan yang ada dalam organisasi. Bagaimana perusahaan memastikan konsep pengendalian dan kepatuhan dijalankan. Proses pemantauan terkait dengan aspek lingkungan juga menjadi hal yang penting. Adalah lebih baik, apabila perusahaan menjalankan proses sertifikasi ISO 14001.

(3) Pengelolaan dan Pengendalian Aspek K-3

Memastikan bahwa penerapan terkait dengan K-3 dijalankan. Seluruh peraturan dan regulasi yang berhubungan untuk memastikan bahwa seluruh proses perlindungan atas kesehatan dan keselamatan kerja dijalankan dengan tepat oleh perusahaan. Sama seperti pengelolaan atas lingkungan, kepatuhan yang terkait dengan sertifikasi ISO 45001 harus dijalankan dalam perusahaan.

Lakukan proses pencarian terkait dengan referensi eksternal untuk kemudian menjalankan proses penanganan dan pengendalian yang terkait dnegan SMETA. Pastikan bahwa proses implementasi terkait dengan SMETA yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Pembelian Bebas Fraud

Dalam perusahaan, setiap potensi fraud dapat muncul meskipun adanya sistem yang membentengi perusahaan. Banyak yang melihat bahwa audit dan proses inspeksi dapat dijalankan untuk memastikan bahwa fraud bisa terkendali. Namun dalam penerapan yang dijalankan, penanganan atas pengendalian Fraud lebih kepada tindakan koreksi dan bukan kepada tindakan pencegahan.

Idelanya, proses pengendalian terkait dengan proses pembelian sulit untuk dipastikan adanya kondisi yang bebas dari Fraud. Meskipun demikian proses pengendalian wajib untuk dijalankan dan pengendalian yang tepat dapat memastikan adanya sistem pengendalian bebas fradu yang efektif.

Berkut tahapan pengendalian yang dapat dilakukan.

(1) Melakukan Analisis Resiko

Sistem pengendalian dijalankan dengan mempertimbangkan pengendalian resiko terlebih dahulu. Proses identifikasi resiko dijalankan pada pemasok dan proses internal pembelian yang dijalankan oleh perusahaan. Dari setiap tahapan pembelian, mulai dari penentuan spesifikasi/ruang lingkup pembelian sampai dengan proses pembelian harus dinilai atas aspek resikonya. Dari proses penilaian tersebut, maka kemudian muncul tingkatan resiko. Tingkatan resiko yang signifikan kemudian ditetapkan untuk meakukan evaluasi terkait dengan prioritas pengendalian yang dijalankan.

(2) Melakukan Pengendalian Pemasok

Sistem pengendalian pemasok dijalankan sesuai dengan tingkatan resiko. Perusahaan menetapkan kriteria atas tingkatan resiko dari supplier. Supplier dengan resiko tinggi akan dipastikan membutuhkan sistem pengendalian yang lebih ketat, seperti dilakukan proses audit supplier ataupun masa percobaan yang sangat selektif dalam pemilihan suppliernya. Tentu saja ini akan berbeda dengan supplier yang memiliki resiko lebih rendah.

(3) Menetapkan Kriteria Spesifikasi Atas Panduan Pembelian

Untuk proses pembelian rutin yang seringkali dijalankan dalam perusahaan, penetapan spesifikasi baku dapat dijalankan. Proses penetapan atas spesifikasi dijalankan berdasarkan analisis atas output proses dan kinerja yang sudah dijalankan. Hal ini akan membantu untuk menjalankan proses validasi spesifikasi. Spesifikasi teknis yang tepat tentu akan meminimalkan resiko dari kesalahan pembelian yang berdampak signfikan dalam perusahaan.

(4) Pemantauan Kinerja Pemasok

Pemantauan atas kinerja pemasok dilakukan dengan periode yang ditetapkan berbasiskan resiko. Pemasok dipastikan memahami bahwa pemantauan ini diperlukan untuk menjaga perusahaan. Penilaian dijalankan secara obyektif dan bertujuan untuk membina pemasok. Ketidaksesuaian dari hasil penilaian dapat berakibat dihentikannya pemasok yang dimaksud ataupun dilakukan proses pembinaan lebih lanjut atas pemasok.

Bagaimana proses pengendalian pemasok yang dijalankan oleh perusahaan Anda? Lakukan proses pengelolaan sistem manajemen anti korupsi/ fraud yang tepat dalam perusahaan dengan mempergunakan referensi eksternal yang berpengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)