Konsultan HRD

Mengenal Program Management Trainee pada Perusahaan

Di dalam organisasi/perusahaan, proses seleksi/rekruitmen bisa dilakukan melalui proses rekruitmen reguler dan seleksi khusus yaitu Management Trainee. Program ini sedikit berbeda dengan proses rekruitmen secara umum, hal ini lebih disebabkan tujuan dari personel yang akan direkruit adalah untuk pengembangkan posisi-posisi leader di dalam organisasi. Program seleksi ini membutuhkan waktu dan proses yang dirancang secara sistematis dengan tahapan-tahapan dari proses yang dimaksud.

Berikut ini adalah ilustrasi bagaimana tahapan terkait dengan program Management Trainee.

Perusahaan dapat mengembangkan program Management Trainee dengan menyesuaikan pertumbuhan/perkembangan organisasi. Proses pengembangan atas program ini dapat dijalankan dengan mempergunakan referensi eksternal atas kebutuhan perusahaan itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Cara Membuat Job Description yang Tepat

Penyusunan atas job description (uraian jabatan) adalah suatu proses penting untuk memastikan tata kelola dalam perusahaan berjalan dengan tepat dan efekfit. Namun, tidak sedikit perusahaan/organisasi memiliki job description yang tidak akurat. Ketidakakuratan ini dapat menyebabkan dampak kepada manajemen kinerja di dalam perusahaan/ organisasi. Lalu bagaimana tata cara pembuatan job description yang tepat.

Berikut ini adalah ilustrasi yang dapat perusahaan/organisasi jalankan untuk membuat job description yang tepat.

Untuk dapat meningkatkan performa dalam perusahaan, lakukan proses penyusunan job description yang tepat dalam organisasi/perusahaan. Penggunaan referensi eksternal dapat membantu perusahaan/organisasi untuk menyusun uraian jabatan yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Customer Service pada Perusahaan

Pelaksanaan atas pelayanan pelanggan merupakan salah satu unit strategis perusahaan dalam meningkatkan penjualan dan loyalitas pelanggan. Meskipun sangat strategis, banyak perusahaan tidak memiliki customer service yang mumpuni terkait dengan aspek customer service yang dimaksud. Untuk dapat mengembangkan customer service perusahaan, berikut ini adalah ilustrasi yang dapat dijalankan oleh perusahaan.

Melalui tahapan yang disebutkan tersebut, diharapkan perusahaan dapat mengembangkan divisi Customer Service secara optimal. Lakukan proses pengembangan dan perbaikan organisasi dan tata kelola yang terkait dengan customer service dengan tepat, apabila diperlukan referensi eksternal dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan fungsi yang terkait dengan customer service. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Perbedaan Perusahaan dengan Manajemen Tradisional dan Manajemen Profesional

Dalam pengelolaan perusahaan, manajemen selalu berusaha untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam berkompetisi dengan perusahaan lainnya. Salah satu strategi yang dapat perusahaan jalankan adalah dengan melihat perbedaan antara manajemen tradisional dan manajemen profesional. Dengan melihat perbedaan yang ada, perusahaan dapat melakukan pendekatan yang lebih baik untuk mengelola perusahaan secara lebih profesional.

Dalam proses pengelolaan manajemen, perusahaan dapat memastikan bahwa perbaikan yang terkait dengan manajemen dapat dilakukan dengan lebih efektif apabila terkelola dengan tepat. Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah dengan mempergunakan referensi eksternal yang tepat untuk dapat menjalankan proses pengelolaan perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Mengimplementasikan Budaya Perusahaan

Penerapan atas budaya perusahaan terkadang tidak berjalan dengan efektif. Meksipun budaya dan nilai-nilai yang dikembangkan sangat bagus dan terkadang sempurna, namun tidak sedikit perusahaan menghadapi tantangan dalam menjalankan proses implementasinya. Proses pengaplikasian budaya dapat dijalankan dengan tahapan yang dapat dijelaskan dalam ilustrasi berikut.

Untuk dapat mengembangkan proses implementasi atas budaya, lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pelaksanaan budaya perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Meningkatkan Produktivitas SDM dalam Perusahaan

Efisiensi bagi perusahaan bukan hanya terkait dengan menghemat saja, namun juga berhubungan dengan proses peningkatan produktifitas. Produktifitas wajib dipertimbangkan sebagai bentuk keberhasilan dari efisiensi. Salah satu faktor produktifitas yang perlu dipertimbangkan adalah produktifitas yang terkait dengan sumber daya manusia.

Lalu bagaimana proses peningkatan produktifitas SDM ini bisa dikelola dengan tepat dalam perusahaan? Berikut ini adalah langkah- langkah yang perlu untuk dilakukan oleh perusahaan.

(1) Menyusun Target Perusahaan

Menetapkan target perusahaan yang kemudian dijabarkan dalam unit kerja divisi dan personel. Perlu untuk memastikan bahwa target yang ditetapkan tersebut adalah target yang terukur. Status target pada departemen kemudian dipastikan dijabarkan secara personel. Harus terdapat ikatan yang kuat antara target personel ke target departemen dan perusahaan. Sehingga ketercapaian target dapat bersifat sinergis.

(2) Meningkatkan nilai SDM

Melakukan proses penetapan atas nilai personel. Dimana antara alokasi beban biaya dari suatu personel harus dipastikan sesuai dengan nilai kontribusi perusahaan ke dalam perusahaan. Nilai ini dapat terukur kepada hasil output, pengelolaan resiko atau pertumbuhan organisasi. Desain struktur organisasi dan penetapan atas nilai indikator yang ditetapkan sebagaimana nilai dalam perusahaan.

(3) Perhitungan Investasi Perusahaan pada SDM

Penerapan atas investasi SDM dijalankan dalam bentuk pelatihan serta pembinaan. Bagaimana suatu organisasi menginvestasikan SDM dapat dijalankan dengan melakukan perhitungan asset dari kualitas SDM. Dimana perhitungan atas investasi ini harus diseimbangkan dengan rencana perusahaan. Sehingga pengembangan atas perusahaan memberikan nilai penting bagi perhitungan kekayaan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan proses pengembangan sistem efisiensi? Pastikan bahwa hal ini tidak hanya menghemat namun juga peningkatan produktifitas. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Organisasi yang Efektif Dalam Perusahaan Keluarga

Penetapan atas desain organisasi yang berhubungan dengan perusahaan keluarga sebenarnya tidak berbeda dengan perusahaan lainnya. Namun hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana menegosiasikan posisi yang tepat dalam perusahaan agara pengelolaan tetap menjadi profesional. Lalu bagaimana mendesain organisasi yang tepat pada perusahaan keluarga?

(1) Menjabarkan Fungsi Dalam Organisasi

Idealnya seluruh fungsi yang ada di dalam organisasi diberikan kepada personel yang kompeten, namun dalam perusahaan keluarga berbeda. Terdapat aspek kepercayaan dan loyalitas yang menjadi pertimbangan dalam posisi tertentu. Mempertimbangkan bagaimana fungsi dalam organisasi dapat menjadi profesional dan tidak menjadi sia-sia karena berada dalam perusahaan keluarga. Hal ini untuk melihat bagaimana organisasi dapat menjadi profesional meskipun di dalam perusahaan masih bersifat keluarga. Pengembangan authorisasi juga menjadi bagian yang juga penting untuk ditekankan dan dijalankan dengan konsisten.

(2) Menetapkan Service Level Agreement

Setiap fungsi yang ada mendapatkan target yang ditetapkan untuk memastikan bahwa tujuan dari fungsi berjalan dengan tepat. Penetapan atas target tersebut menjadi bagian penting untuk dipastikan dijalankan dalam pelaksanaan pekerjaan dari setiap fungsi. Penilaian dilakukan untuk mengukur prestasi dari setiap fungsi yang dimaksud. Sehingga unsur kedekatan menjadi lebih minimal dan lebih mengutaman kepada profesionalisma

(3) Fokus kepada Proses

Pendekatan proses dalam penyelesaian adalah lebih penting dibandingkan dengan pendekatan target. Setiap fungsi dan penanggung jawab menjalankan proses yang termuat secara sistematis di dalam SOP (Standard Operating Procedure) untuk kemudian dilakukan proses pemastian bahwa proses dijalankan. Hal ini juga termasuk dengan proses penyelesaian masalah yang dijalankan di dalam perusahaan. Setiap permasalahan harus dilakukan berdasarkan pada penyebab terkait dengan ketidaksesuaian dalam organisasi.

Pengelolaan organisasi yang terkait dengan pelaksanaan sistem dalam perusahaan keluarga adalah penting untuk menjadi pertimbangan utama dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan menuju ke arah yang lebih profesional. Apabila perusahaan memerlukan konsultan untuk perbaikan manajemen, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan pengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Ulang Struktur Organisasi Perusahaan

Apa perlunya perusahaan menjalankan proses desain ulang struktur organisasinya? Beberapa perusahaan berpendapat bahwa struktur organisasi dipertahankan mengingat bahwa kondisi yang dimaksud sudah berjalan bertahun-tahun. Namun, tidak sedikit juga yang berpendapat berbeda. Berbagai macam alasan menjadi penyebab adanya perubahan atas struktur organisasi dalam perusahaan. Seperti pertumbuhan bisnis, efisiensi proses dan bahkan dikarenkan adanya kondisi eksternal.

Apabila perusahaan ingin melakukan proses pendesainan ulang atas struktur organisasi, berikut beberapa tahapan yang dapat dicermati atas perubahan yang dimaksud.

(1) Fokus dari Perusahaan

Struktur organisasi secara prinsip menggambarkan fokus dari perusahaan. Dimana area dengan tingkat fokus yang lebih tinggi akan dipastikan terlengkapi dengan jabatan dan fungsi khusus yang dimana spesialisasi terbentuk dan sistem pengawasan bertingkat dioptimalkan. Bisanya area ini disebut dengan core process (proses utama). Secara prinsip, area ini tidak berarti harus memiliki jumlah karyawan berjumlah banyak, namun mempertimbangkan bahwa area ini adalah strategis sebagai penggerak bisnis maka dipastikan bahwa fungsi ini ditempati oleh personel yang kompeten.

(2) Kemampuan Operasional Perusahaan

Identifikasi atas operasional perusahaan dianalisis tidak hanya pada kondisi saat ini namun juga melihat pada periode ke depannya. Kemampuan operasional diukur berdasarkan pada target produksi ataupun pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan. Analisis ini menentukan bagaimana struktur akan dikembangkan. Pada usaha dimana satuan atas fungsi berperan langsung kepada output, maka perhitungan atas jumlah output dan personel harus dijabarkan dengan perhitungan yang pasti. Kesulitan akan muncul ketika perusahaan menemukan adanya potensi kontinyuitas yang terbatas untuk dikelola oleh perusahaan, ada baiknya pengembangan dilakukan dengan fungsi organsasi terpisah yang secara khusus untuk terfokus di bidang yang dimaksud.

(3) Menghindari Fungsi dan Jabatan dengan Peran Terbatas

Organisasi melihat bahwa setiap fungsi dan jabatan dalam organisasi dapat berkembang seluasnya dan diberikan porsi yang tidak terbatas. Ketika ditemukan adanya peran yang terbatas dalam fungsi dan jabatan tersebut, sehingga sangat penting dalam perencanaan struktur organisasi untuk dapat memikirkan cara yang tepat dalam memaksimalkan fungsi dan jabatan yang dimaksud. Fungsi dan peranan sederhana dapat dikembangkan menjadi peran dengan fungsi yang lebih kompleks dan nilai output yang maksimal.

Pendesainan ulang struktur organisasi harus mempertimbangkan bagaimana perusahaan berjalan dan dapat mengantisipasi bisnis yang dijalankan. Ada baiknya penetapan ulang struktur organisasi disertai dengan rencana dan program jangka panjang yang tepat untuk mengembangkan struktur yang dimaksud. Penggunaan referensi eksternal yang tepat dapat membantu perusahaan dalam proses desain ulang struktur organisasi dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengubah Sistem Remunerasi yang Produktif

Dalam konsep dasar dari sistem kompensasi dan benefit, aplikasi remunerasi dijalankan selain terkait dengan proses pembayaran upah juga dijalankan untuk dapat memastikan adanya peningkatan motivasi dari karyawan dalam memberikan kontribusi ke perusahaan. Upah yang terlalu menekan dapat menunjukkan bahwa apresiasi perusahaan atas individu karyawan di dalam perusahaan tidak berjalan dengan baik. Tidak sedikit perusahaan yang menyadari bahwa sistem remunerasi yang tepat dapat meningkatkan produktifitas dari individu karyawan.

Lalu bagaimana perusahaan menetapkan sistem remunerasi yang dapat berjalan produktif dan dapat meningkatkan motivasi dari individu karyawan secara tepat. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perusahaan dapat jalankan dalam pengembangan sistem remunerasi yang dimaksud.

(1) Mengidentifikasi Aspek Prestasi Karyawan

Melihat pada kebutuhan produktifitas, perusahaan sangat perlu untuk menetapkan kriteria-kriteria keberhasilan/ prestasi dari karyawan yang dapat diapresiasi dalam bentuk remunerasi. Terdapat dua alternatif pilihan yang dapat dilakukan oleh perusahaan, yang pertama adalah dengan mengembangkan sistem insentif/ komisi berdasarkan pada prestasi tersebut dan kedua adalah dengan memberikan sistem point yang kemudian diakselerasikan dengan jenjang karir karyawan. Kedua alternatif tersebut dapat dipergunakan secara bersamaan atau dapat dipergunakan secara terpisah.

(2) Menetapkan Variabel Tunjangan

Banyak perusahaan yang cenderung memberikan kompensasi dalam bentuk upah secara utuh tanpa tunjangan. Hal ini sebenarnya tidak menjadi masalah. Namun dalam penerapan aspek produktifitas akan menyulitkan karena setiap jabatan dan unit kerja yang ada dalam perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda. Penetapan tunjangan itu sendiri dapat dijalankan terkait dengan aspek prestasi atau output kerja dan juga dapat terkait dengan potensi atas individu yang dimaksud. Potensi produktifitas dapat diukur melalui keahlian khusus yang dipergunakan perusahaan sebagai penunjang produktifitas.

(3) Menghindari Fixed Salary

Dalam sistem kompensasi konvensional, penggunaan fixed salary dapat dipergunakan untuk perusahaan-perusahaan yang nyaman dalam zona bisnisnya. Namun untuk perusahaan yang berada dalam zona kompetitif, penetapan fixed salary dapat beresiko atas bisnis. Ada baikna fixed salary dipergunakan untuk posisi jabatan yang bersifat administratif, itu pun juga sebaiknya dihindari. Karyawan dalam perusahaan harus dipastikan memiliki awareness yang kuat bahwa prestasi dan produktifitas adalah nilai penting untuk dicapai. Beberapa perusahaan yang sangat berorientasi kepada produktifitas tidak jarang memberikan apresiasi prestasi melebihi gaji pokok sampai dengan dua kali lipat.

Hal yang pasti untuk dipertimbangkan oleh perusahaan adalah bagaimana sistem yang dijalankan dalam perusahaan tidak melanggar persyaratan compliance dari peraturan pemerintah dan memastikan tingkat kesejahteraan karyawan terpenuhi. Penting untuk dapat memastikan bahwa karyawan tidak merasa terancam dan justru termotivasi dengan sistem remunerasi yang tepat. Ada baiknya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat untuk dapat mendesain sistem remunerasi yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)