Adalah menjadi hal yang sangat penting bagaimana suatu sistem pengadaan dan inventory dikelola secara sistematis dengan bentuk pengendalian dokumentasi yang terkait dengan manajemen operasional perusahaan.  Pertimbangan untuk melakukan proses pengembangan manajemen, membuat adanya identifikasi terhadap kebutuhan Standard Operating Procedure (SOP) dalam bisnis operasional perusahaan.  Standard Operating Procedure yang akan ditetapkan dan diimplementasikan dalam manajemen bisnis tidak hanya berkaitan dengan pencatatan stock saja namun juga terkait dengan tahapan proses analisis data untuk dianalisis pada informasi kecukupan dari data stock.

Bagaimana tata cara yang tepat untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP) untuk manajemen pergudangan.

(1) Lakukan proses penetapan uraian pekerjaan

Penetapan satuan unit kerja operasional yang terkait dengan manajemen pergudangan yang ditetapkan dalam perusahaan.  Inti dari prinsip manajemen pergudangan harus mampu menyeimbangkan antara kebutuhan administrasi, proses inspeksi, serta proses koordinasi.  Ketiga fungsi ini sebaiknya dipisahkan untuk menghindari terjadi penyimpangan dalam penyimpanan dan pengelolaan sistem inventory perusahaan Anda.

(2) Menyusun alir kerja proses

Menetapkan tahapan-tahapan kerja yang dilakukan oleh petugas gudang, dimulai dari proses penerimaan barang, pemeriksaan, penyimpanan serta pengeluaran barang.  Tahapan ini harus dipastikan dilakukan oleh karyawan dengan menerapkan konsep Planning, Do, Check, Action (PDCA) dimana perencanaan terhadap sistem dijalankan dalam bentuk adanya jadwal proses pemeriksaan inventory yang tepat, proses pemeriksaan, evaluasi status stock serta pengeluaran barang sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Membuat catatan terdokumentasi

Membuat kumpulan catatan yang digunakan sebagai bentuk verifikasi terhadap aktivitas data pergudangan.  Pastikan kolom informasi yang terkait dengan authorisasi penyimpanan, pencatatan dan verifikasi dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Harus dapat dipastikan desain SOP untuk manajemen pergudangan memuat informasi mengenai semua tahapan proses yang ditetapkan dan dikaitkan dengan aktivitas unit kerja lainnya, seperti Purchasing, Finance Accounting serta manajemen operasional. Detail dari SOP yang dibuat harus memastikan adanya informasi yang terkait dengan

(a) Masuk dan keluarnya barang

(b) Proses penanganan barang rusak dan hilang

(c) Proses dan administrasi stock take dan stock opname

(d) Proses penyusunan laporan stock

(e) Proses dan informasi status pemusnahan stock

Pastikan proses dan desain SOP yang ditetapkan di dalam perusahaan merupakan konsep ideal untuk manajemen bisnis Anda.  Karena bagaimana pun juga stock adalah nilai penting bagi perusahaan. Carilah referensi eksternal yang tepat untuk proses desain Standard Operating Procedure perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)