Dalam menjalankan proses penyusunan awal Standard Operating Procedure (SOP), perlu untuk dilakukan proses pencarian informasi atau data yang tepat dalam melakukan proses penyusunan SOP tersebut.  Kesalahan dalam melakukan proses pencarian informasi data dapat menyebabkan Standard Operating Procedure yang ditetapkan menjadi tidak sesuai dengan alir kerja operasional yang ditetapkan dalam perusahaan.

Tahapan dan teknik dalam proses pencarian data yang dapat dilakukan dalam proses penyusunan Standard Operating Procedure dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

(1) Melakukan proses pencarian referensi eksternal

Lakukan proses analisis yang tepat dalam proses awal penyusunan SOP.  Ada baiknya tim penyusun melakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan sesuai agar tahapan dan proses penyusunan SOP yang dimaksud tidak menyimpang dalam konteks manajemen yang tepat sehingga aplikasi SOP yang ditetapkan akan menjadi tidak sesuai dengan standar persyaratan yang ada.

(2) Melakukan Proses Penyusunan Business Process

Setelah mendapatkan referensi eksternal yang tepat, langkah selanjutnya adalah melakukan proses pemetaan tahapan proses yang tepat, yaitu dalam penyusunan business process yang ada dalam organisasi.  Alir kerja dari setiap unit kerja harus dipastikan terpotret bagian input dan output tahapan proses yang ada dalam setiap satuan unit kerja.  Proses pemetaan gambar besar tersebut kemudian dilakukan proses pemecahan ke dalam unit-unit kerja.  Tujuan utama dari pemetaan ini adalah untuk mencegah adanya informasi atau satuan proses yang hilang pada setiap tahapan unit operasional proses yang ada.

(3) Melakukan proses pencarian data internal yang tepat

Proses dan tahapan pencarian data dilakukan dengan melakukan proses interview terhadap posisi kunci yang ada dalam perusahaan.  Proses ini dapat dijalankan dengan melakukan FGD atau Focus Group Discussion, dimana dalam tahapan proses ini dipastikan bahwa unit kerja internal yang termuat dalam tahapan proses dapat menjalankan sesuai dengan tahapan yang tepat dalam manajemen operasional perusahaan.

Lakukan proses pencarian data yang tepat dan akurat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda, pastikan adanya pencarian referensi eksternal yang tepat ketika akan melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure tersebut. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)