Month: Mei 2012

Pentingnya Standard Operating Procedure dalam Proses Analisis Jabatan

Banyak perusahaan yang melihat bahwa proses penyusunan SOP tidak berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia. Hal ini adalah salah satu bentuk kesalahan terbesar dimana proses pemetaan beban kerja yang dijalankan dalam perusahaan menjadi tidak terukur dan obyektif untuk dievaluasi. Dalam konsep manajemen yang tepat suatu proses pengukuran harus dilakukan dengan menggunakan pedoman obyektif.

Lalu mengapa dalam penetapan analisis jabatan, Standard Operating tersebut dibutuhkan?

(1) Memahami tingkat kesulitan pekerjaan

Dalam menjalankan kegiatan analisis jabatan yang tepat, tingkat kesulitan pekerjaan harus dapat dipetakan secara tepat. Dalam alir proses tersebut, dapat dipahami tata cara dan proses pekerjaan termasuk di dalamnya adalah tingkat kesulitan dalam menjalankan pekerjaan yang dimaksudkan tersebut.

(2) Melihat fungsi dan authorisasi pemegang jabatan

Di dalam Standard Operating Procedure, fungsi dan authorisasi dari pemegang jabatan dapat terpetakan secara maksimal dan optimal. Dimana konsep dan fungsi dari pemegang jabatan dapat dipahami dalam alir proses yang dimiliki. Seperti hubungan dengan departemen lainnya, kekuatan authorisasi yang dimiliki dan proses lainnya.

Adalah menjadi hal yang sangat penting bagaiman Standard Operating Procedure dapat terpetakan dalam Analisis Jabatan yang ada dalam perusahaan. Lakukan proses penetapan fungsi jabatan secara tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang terpercaya. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah Menyusun Uraian Kerja (Job Description) Berbasiskan Kinerja Tim

Banyak perusahaan sudah melakukan proses penyusunan uraian kerja secara tepat dan akurat. Namun dalam proses penerapannya ternyata hanya menjadi hiasan dokumen saja. Banyak kegagalan dalam penyusunan job description ini lebih disebabkan karena penyusun lebih memprioritaskan aspek kerja secara individual saja tanpa melihat konsep kinerja dalam bentuk tim. Akibatnya, apabila uraian pekerjaan ini dijalankan maka perusahaan mengalami kesulitan untuk “memaksa” karyawan dalam menjalankan fungsi kerjasama dan mengakomodasikan pekerjaan orang lain.

Salah satu jalan keluar dari masalah ini adalah dengan membentuk job description yang juga terkait dengan aspek kinerja tim. Dengan harapan apabila ini tergambarkan dengan tepat maka perusahaan dapat mengakomodasi aspek pengembangan organisasi ke karyawan. Sehingga karyawan dapat menjadi lebih flexible dan adaptable dalam mengembangkan pekerjaan yang dimilikinya.

Lalu bagimana langkah melakukan proses penyusunan uraian kerja berbasiskan kinerja tim ini. Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah dengan cara:

(1) Melakukan proses penggambaran business process secara lengkap

Dimana penyusun job description melakukan proses alir proses utama dalam organisasi yang kemudian dipecah dalam unit kerja. Melakukan proses pencarian posisi dari pemilik pekerjaan tersebut di dalam unit kerja yang dimaksud.

(2) melakukan proses analisis kerja tim

Selain dengan melakukan proses interview perorangan, interview yang dijalankan juga sebaiknya dilakukan secara berkelompok dimaka Focus Group Discussion dijalankan sesuai dengan standar persyaratan kerja tim yang telah ditetapkan. Bagaiman proses kerja individu tersebut terkait dengan kinerja tim.

(3) membuat informasi yang tepat fungsi dan tanggung jawab dalam tim

Melakukan proses penjelasan yang terkait dengan informasi yang jelas terkait dengan posisi individu tersebut dalam kerangka kerja tim.

Dengan melakukan proses penyusunan uraian kerja yang tepat, diharapkan perusahaan dapat mengoptimalkan performa bisnis yang dimilikinya. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Meningkatkan Kompetensi Kelompok Kerja dalam Perusahaan

Menjadi suatu tantangan bagi perusahaan untuk memastikan kompetensi-konpetensi unggulan yang ada dalam individu untuk dapat memberikan sinergi yang kuat dan optimal dalam bisnis. Manajemen organisasi membutuhkan suatu persyaratan mutlak yaitu kemampuan kelompok-kelompok kerja yang ada dalam perusahaan untuk menjadi kuat dan membentuk budaya kerja yang positif. Banyak ditemukan kegagalan suatu bisnis muncul bukan disebabkan oleh kompetensi individu yang ada dalam perusahaan itu, melainkan lebih disebabkan akibat kelemahan organisasi dalam membentuk kompetensi kelompok kerja.

Bagaimana langkah dan strategi yang harus dibuat oleh perusahaan untuk membentuk atau meningkatkan kompetensi kelompok kerja yang ada dalam perusahaan.

(1) Menyusun dan menetapkan kompetensi kelompok

Hal ini menjadi hal yang sangat penting yang harus menjadi perhatian perusahaan, bagaiman kelompok kerja dipetakan untuk kemudian digambarkan menjadi peta kelompok kompetensi yang dimaksudkan tersebut. Dari kompetensi kelompok inilah kemudian didetailkan menjadi komponen individu.

(2) Mengembangkan sistem pembelajaran berkelompok

Dimana konsep pengembangan kompetensi kelompok dengan cara mengembangkan kompetensi dengan pengelompokan yang ada. Pelatihan yang dibentuk harus disinergiskan dengan kompetensi kelompok selain kompetensi individu.

(3) Mengembangkan Standard Operating Procedure Berbasiskan Tim

Perusahaan harus memastikan sistem yang terbentuk tidak hanya memaksa performa individu terbentuk namun juga seharusnya dapat memaksa kelompok tim juga ikut berproses dalam pemetaan bisnis perusahaan. Resiko yang ditetapkan tidak hanya terkait dengan kapasitas individu saja namun juga terkait dengan kapasitas kelompok.

Bagaimana pengembangan kompetensi kelompok kerja yang terkait dengan aspek kinerja sistem manajemen dalam perusahaan. Lakukan proses pengembangan kompetensi kelompok kerja dengan menggunakan referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun Standard Operating Procedure Berbasiskan Kinerja Tim

Dalam melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), banyak perusahaan yang lupa untuk memperhatikan prilaku kelompok sebagai bagian penting dalam penyusunan SOP. Akibat dari ketidaktepatan penyusunan SOP ini adalah memunculkan spesialistik pekerjaannya, yang apabila di dalam organisasi tertentu justru dapat beresiko menurunkan kinerja. Hal ini akan memunculkan resko munculnya penetapan posisi baru yang khusus dibentuk untuk menetapkan assignment dalam konsep pengembangan dan optimaliasi bisnis, sehingga organisasi akan menjadi besar dan gemuk. Dalam melakukan proses pengelolaan dan penetapan Standard Operating Procedure inilah, kunci dari essensi organisasi harus terpotret dengan baik.

Bagaimana langkah yang tepat untuk menyusun SOP dalam perusahaan yang memiliki aspek kinerja tim tersebut.

(1) Lakukan proses pencarian data dan informasi yang tepat

Penyusunan lebih difokuskan ke dalam tugas berkelompok dengan menetapkan tim task force, kepala dari tim harus melakukan proses pemeriksaan secara tepat terkait dengan penyusunan Standard Operating Procedure tersebut. Secara berkelompok dilakukan proses penetapan kinerja sebagai fungsi tim dan individu.

(2) Menyusunan unit performa kelompok

Membangun aspek performa lebih berorientasi pada aspek kelompok bukan hanya pada aspek individu. Sehingga proses yang dimunculkan secara tim akan menjadi lebih kuat dibandingkan performa sebagai individu.

(3) Pengembangan sistem pencatatan

Melakukan penetapan sistem pencatatan operasional dengan melakukan proses kombinasi antara sistem pencatatan individu dengan kelompok. Dimana tidak hanya individu yang menjalankan proses dalam organisasi namun kelompok juga memiliki SOP untuk ikut serta berproses secara tepat dalam manajemen.

Konsep SOP inilah yang seringkali dilupakan oleh perusahaan ketika melakukan proses penyusunannya. Hal ini menjadi suatu pola yang menarik manakala aspek kinerja tim masuk ke dalam SOP, dimana SOP yang dimiliki oleh organisasi juga memaksa kelompok kerja untuk mengikuti format kerja yang ideal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membangun Group Competency

Ketika proses dan pengembangan sistem manajemen sumber daya manusia muncul, banyak perusahaan berlomba-lomba untuk memetakan kompetensi jabatan yang ada dalam perusahaannya. Dimana dengan harapan bahwa performa yang muncul dalam individu jabatan yang diemban karyawan akan memberikan nilai dan semangat kontribusi positif bagi perusahaan. Namun ketika performa individu tersebut muncul di permukaan, hal yang menjadi pertimbangan kemudian apakah nilai prestasi suatu perusahaan akan sinergis dengan ketercapaian kompetensi individu yang ada dalam perusahaan.

Mengambil sejarah bagaimana suatu organisasi berkembang. Perkembangan bisnis yang ideal tidak tercapai hanya dengan mengandalkan kekuatan individual dari masing-masing karyawan, namun yang terbentuk adalah bagaimana kelompok dan satuan unit ini menjadi nlai positif bagi pergerakan roda perusahaan. Banyak perusahaan yang berhasil namun ketika dilakukan analisis terhadap individu yang ada di dalam perusahaan tersebut bukanlah terbentuk dari individu unggulan, kelas 1, berasal dari latar belakang akademis yang mumpuni namun ternyata organisasi ini dapat mengoptimalkan prestasi bisnis dan tidak kalah bersaing dengan multinational company.

Perkembangan selanjutnya adalah perusahaan membentuk identitas group competency yang kuat, dimana dalam konsep ini, organisasi berhasil memiliki mekanisme seimbang antar individu sehingga memberikan suatu komponen kompetensi secara kelompok. Dalam proses penyusunan kompetensi seperti ini, organisasi harus melakukan pemetaan individu secara berhati-hati dimana komponen yang ada di dalamnya harus ditempatkan dalam kapasitas profesional namun berimbang. Pengelolaan group competency dapat memberikan resiko bisnis yang kuat, apabila identitas kelompok terpecah karena individu yang ada di dalamnya tidak memiliki kompetensi yang kuat untuk berdiri sendiri dalam memberika kontribusi bisnis. Namun menariknya, nilai keterkaitan karyawan (employee engagement) dalam perusahaan memberikan aspek positif yang kuat secara tim.

Pemetaan group competency adalah hal menarik yang dapat perusahaan pertimbangkan selain dengan menyusun kompetensi individu dalam jabatan pekerjaan di perusahaan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan dan mengoptimalkan group competency yang ada dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.c0m, 08129369926)

Aplikasi Psikometri dalam Perumusan Analisis Jabatan

Dalam salah satu kegiatan perumusan analisis jabatan, salah satu metode dan cara terpenting dalam proses perumusan analisis jabatan adalah dengan menggunakan kuesioner dan Focus Group Discussion. Dimana dalam kegiatan ini sangat terkait dengan analisis metode kuantitatif.

Salah satu strategi penting dalam melakukan proses pengukuran analisis jabatan adalah dengan melakukan proses penetapan kuantifikasi dari suatu jabatan yang awalnya adalah suatu informasi yang deskriptif. Kegiatan analisis jabatan melakukan proses pemecahan informasi deskriptif menjadi tiga unit utama yaitu:

(1) Kompetensi : Persyaratan yang menyertai posisi atau jabatan yang ada

(2) Beban kerja: tingkat resiko dari karakteristik pekerjaan yang dimaksud

(3) Uraian kerja: informasi secara deskriptif yang terkait dengan status dan penanganan pekerjaan yang dimaksud

Ketiga hal tersebut menjadi bagian penting bagaiman kegiatan perumusan terhadap analisis jabatan tersebut dijalankan. Karena proses pengukuran kuantitatif yang dijalankan “memaksa” adanya informasi numerik yang kemudian dibobotkan menjadi suatu bentuk analisis jabatan. Proses pengukuran yang tepat dilakukan dengan cara menggunakan konsep dan kaidah psikometrik. Lakukan proses pencarian yang tepat dalam melakukan proses analisis jabatan yang ada di dalam perusahaan Anda. Adalah suatu langkah yang tepat dan strategis dengan menggunakan konsultan yang memiliki latarbelakang psikometris. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengendalian Dokumen dan Kearsipan

Banyak perusahaan menyepelekan perihal tata cara dan manajemen pengarsipan, padahal proses pengarsipan bukanlah hal yang sederhana sehingga sangat perlu untuk dipertimbangkan teknik dan tata cara untuk melakukan proses pengendalian dokumen dan kerasipan itu sendiri. Sangatlah penting bagi manajemen suatu perusahaan untuk melakukan teknik pengarsipan secara tepat, karena bagaimana pun juga teknik pengarsipan adalah hal yang penting untuk proses pengelolaan manajemen data dalam perusahaan.

Pelatihan pengarsipan adalah sarana penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa pihak administrasi yang melakukan proses pengelolaan pengarsipan benar-benar telah memahami proses dan konsep pola pengarsipan yang dimaksud itu sendiri.

Silabus dari proses pelatihan itu sendiri memuat beberapa agenda pelatihan yang penting sebagai berikut:

(1) Pengenalan terhadap tata cara melakukan proses identifikasi dokumen

(2) Proses pengelompokan dokumen

(3) tata cara proses distribusi dan peminjaman dokumen

(4) Proses pemusnahan dokumen

(5) Proses audit dokumen

Diharapkan dengan pelatihan ini, pihak administrasi yang menjalankan proses pengendalian dan penanganan dokumen dapat secara tepat melakukan proses pengendalian yang ada dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Tingkat Kedisiplinan Karyawan

Tidak mudah untuk melakukan proses peningkatan terkait dengan status kedisiplinan karyawan. Bagaimana tindakan dan tata cara yang tepat bagi perusahaan dalam mengelola dan mengopitmalkan kedisiplinan karyawan, apakah dengan cara dengan memberikan suatu bentuk sistem hukuman tertentu atau dengan membuat suatu bentuk penekanan psikologis. Sangat menarik untuk dicermati bahwa proses penanganan terkait dengan tingkat kedisiplinan karyawan merupakan hal penting untuk dioptimalkan dan dikelola oleh perusahaan.

Alasan yang kuat mengapa aspek kedisiplinan banyak dilanggar dalam perusahaan: (1) Melihat kembali alasan ketidakdisiplinanan karyawan (2) Mengelola manajemen kedisiplinan. Dari melakukan proses penelaahan ini ada baiknya manajemen memutuskan rantai penanganan ketidakdisiplinan ini dengan memastikan bahwa konsep manajemen yang terkait dengan penanganan kedisiplinan ini diimplementasikan pada fungsi strategis unit kerja atau atasan. Adalah suatu hal yang sangat tepat digunakan untuk melakukan proses penanganan dan pengelolaan kedisiplinan ini sebagai bagian dari sistem.

Salah satu cara untuk mengintegrasikannya adalah dengan mengembangkan sistem berikut:

(1) Memasukkan kedisiplinan menjadi salah satu indikator prestasi

Dimana parameter kedisiplinan yang ada di pastikan terintegrasi dengan sistem pengukuran performa yang langsung terkait dengan reward dan punishment. Sehingga nilai ketidakdisiplinan dapat disinergiskan dengan konsep punishment yang akan dijalankan dalam perusahaan.

(2) Implementasi Standard Operating Procedure

Bagaimana SOP dijalankan sesuai dengan alir dan jalur pekerjaan. Sehingga ketika suatu titik dalam urutan proses tidak dijalankan maka penetapan kinerja dan output proses akan terbaca sebagai proses yang gagal untuk dilaksanakan.

(3) Deployment fungsi HR dalam susunan pekerjaan unit kerja

Dimana konsep dan pemahaman yang terkait dengan fungsi HR ini harus dipastikan dipahami dan dijalankan oleh kepala unit kerja sehingga, kepala unit kerja yang dimaksud menjalankan fungsi pemantauan dan implementasi dari aspek kedisiplinan unit kerja sebagai bagian dari performa kerja unit kerja itu sendiri.

Bagaimana dipastikannya kedisiplinan sekali lagi adalah memberikan contoh yang terbaik tentang bagaimana kedisiplinan itu dikembangkan adalah nilai penting dalam penerapan manajemen perusahaan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mendukung bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan Penyusunan Job Grade

Ketika akan melakukan proses penetapan struktur gaji kepegawaian, salah satu hal yang menjadi permasalahan besar adalah apakah nilai kompensasi yang diberikan kepada karyawan tersebut sudah tepat atau tidak dengan beban kerja yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Apakah perusahaan memberikan gaji terlalu berlebih atau justru tidak sesuai?

Ketika perusahaan berada dalam kondisi seperti ini, salah satu alternatif yang dapat memecahkan permasalahan ini adalah penetapan bobot pekerjaan dalam jabatan tersebut. Dimana dalam kondisi kelas jabatan yang terkait perusahaan dapat mengukur job grade yang dimiliki dalam kelas jabatan tersebut. Lalu bagaimana melakukan proses penetepan job grade tersebut? Pertanyaan ini dapat dijawab dengan melakukan pelaksanaan program pelatihan penetapan kelas jabatan.

Pelatihan yang akan dijalankan dua hari ini akan melakukan proses pemahaman yang terkait dengan tata cara bagaimana melakukan permusan kelas jabatan atau beban kerja. Berikut silabus yang akan dijalankan dalam kegiatan pelatihan tersebut.

1. Pemahaman konsep penetapan unit kompetensi dalam kelas jabatan

2. Analisis beban kerja

3. Proses formulasi penyusunan kuesioner dan interview pengukuran beban kerja

4. Proses formulasi perhitungan rumus penetapan unit kompetensi dan beban kerja

5. Melakukan proses perumusan yang terkait dengan status penetapan beban kerja

Melakukan formulasi terhadap penetapan satuan job grade yang ada dalam setiap karakteristik pekerjaan adalah penting sebelum menjalankan aplikasi penetapan job grade. Diharapkan dengan pelatihan yang tepat, aplikasi pengembangan manajemen sumber daya manusia di perusahaan Anda dapat berjalan secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Pengendalian Asset Manajemen

Banyak perusahaan yang tidak memperhatikan betapa pentingnya pengendalian asset dalam perusahaan. Dalam pertimbangan nilai yang kecil dibandingkan dengan pendapatan perusahaan maka fungsi dan pemahaman yang terkait dengan asset tidak menjadi bagian yang penting untuk dikelola. Namun hal ini merupakan kesalahan yang berkaitan dengan pengukuran performa keuangan yang ada dalam perusahaan.

Beberapa hal yang menjadi suatu konsep pemahaman positif yang berhubungan dengan asset manajemen menyangkut sistem pengelolaan terhadap performa keuangan yang ada dalam perusahaan. Bagaimana cara suatu perusahaan dapat melakukan proses pengendalian terhadap asset yang dimiliki dalam perusahaan itu sendri.

(1) Proses identifikasi asset

Berupa bagaimana memberikan identitas terhadap asset yang dimiliki oleh perusahaan. Dimana setiap pembelian asset dijalankan maka proses identifikasi sudah saat nya untuk dilakukan proses identifikasi asset yang ada.

(2) Proses perhitungan nilai asset

Lakukan proses pengukuran dari nilai penurunan asset yang ada, lakukan dalam waktu periode tertentu dan lakukan proses pelaporan ke unit kerja accounting. Setiap biaya yang berhubungan dengan asset dilakukan proses akumulasi terhadap biaya tersebut sebagai bagian dari proses perhitungan nilai penurunan asset.

(3) Proses pengendalian kepemilikan asset

Melakukan proses pengaturan terhadap status unit kepemilikan asset yang kemudian dikaitkan dengan informasi apabila terjadi pemindahan dan kehilangan terhadap data asset yang ada.

Lakukan proses manajemen asset secara tepat, dalam jangka waktu tertentu tidak ada salahnya melakukan proses audit asset untuk memastikan bahwa kondisi asset masih sesuai dengan nilai asset yang dikalkulasikan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

bizzisoconsulting