Lain-lain

Proses dan tata cara pengembangan sistem lainnya dalam perusahaan termasuk K-3 dan aplikasi pengembangan lainnya

3 Hal Penting dalam Penyusunan Jenjang Karir

Bagaimana perusahaan melakukan proses penyusunan jenjang karir dalam perusahaannya sendiri?  Hal ini menjadi tanda tanya besar, tidak hanya bagi karyawan itu sendiri melainkan juga bagi manajemen perusahaan.  Ketika berhadapan dengan karyawan (catatan: dengan prestasi tinggi) mengeluhkan bahwa ia merasa jenuh dengan aspek pekerjaan yang monoton tidak berubah maka hal tersebut menjadi tantangan bagi manajemen untuk dapat lebih mengembangkan jenjang karir dalam perusahaan.

Dalam menetapkan jenjang karir dalam perusahaan, terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan oleh manajemen ataupun kepala departemen HRD terkait dengan penyusunan dan pengembangan alir karir yang dimaksud.

(1) Aspek Karakteristik Bisnis dalam Perusahaan

Penyusunan jenjang karir dalam setiap perusahaan tidak dapat dijalankan dengan prinsip dan cara yang sama, karakteristik dari bisnis itu sendiri memegang peranan penting dalam mengoptimalkan karakteristik bisnis yang ada dalam penyusunan unit kompetensi.  Pemahaman mengenai “jalur utama” (core business) dan jalur pendukung (supporting busingess) menjadi hal yang penting dalam penyusunan alir karir itu sendiri.

(2) Pemetaan karir

Penyusunan peta karir atau kelompok karir sangat penting dijalankan dengan melakukan proses pembagian menjadi dalam bentuk status fungsional dan struktural di dalam organisasi.  Karir dalam persepsi pengembangan tidak hanya berkembang dengan mengikuti konsep struktural saja namun juga harus mengikuti alir fungsional dimana karir selain terpetakan juga dikembangkan mengikuti aliran kepemimpinan struktur organisasi yang ada dalam perusahaan.

(3) Pengembangan unit kompetensi

Dalam konsep karir, harus dikembangkan selaras dengan pemahaman yang terkait dengan kompetensi dimana dalam pemahaman kompetensi hal yang terpenting selain memahami arti dan konsep karakteristik kompetensi yang dijalankan dalam organisasi juga berkaitan dengan pendetailan dalam fungsi jabatan.  Pemahaman terkait dengan analisis jabatan dan persyaratan jabatan yang terkait dengan kompetensi adalah strategi penting dalam menetapkan jenjang karir jabatan yang ada dalam perusahaan.

Lalu bagaimana penyusunan jenjang karir dalam perusahaan Anda ditetapkan? Lakukan pengembangan karir yang tepat untuk meningkatkan motivasi kinerja dari karyawan yang ada dalam perusahaan Anda. Pencarian referensi eksternal dengan pengalaman yang tepat dapat membantu perkembangan lanjutan dari bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Apakah Kompetensi Seseorang dapat Berubah?

Dalam mengembangkan manajemen berbasiskan kompetensi, muncul suatu pertanyaan yang cukup menarik dari diri permasalahan kompetensi yang muncul, apakah aspek kompetensi seseorang dapat berubah.  Sebelum masuk ke permasalahan tersebut, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu definisi dari kompetensi itu sendiri.  Pemahaman kompetensi adalah kombinasi antara ketrampilan (skill), atribut personal, dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui perilaku kinerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur dan dievaluasi.

Melihat dari definisi ini masalah atribut personal dan pengetahuan adalah hal yang sulit untuk berubah namun pada parameter ketrampilan, dimana setiap individu dapat memiliki perubahan ketrampilan sesuai dengan aspek frekuensi penggunaan dari skill itu sendiri.  Lalu bagaimana cara suatu perusahaan mengelola skill dari tiap individunya agar dapat berkembangan secara maksimal sehingga tidak mengalami penurunan.

(1) Penyusunan jenjang kompetensi

Perusahaan dalam menyusun kamus kompetensi harus memperhatikan jenjang kompetensi sesuai dengan aspek uraian jabatan yang dipegang oleh personal individu sesuai dengan pengembangan bisnis yang dijalankan dalam jabatan tersebut.  Kembangkan aspek operasional yang kuat pada sisi level terendah jabatan dan aspek perencanaan pada level yang paling tinggi.

(2) Program assessment dan pelatihan

Pengembangan metode uji yang tepat disertai pengembangan pelatihan dapat digunakan untuk “menjaga” agar nilai kompetensi yang dikembangkan dalam perusahaan tidak mengalami penurunan.  Lakukan proses perbaikan pelatihan di dalam perusahaan sehingga dapat mengasah skill individu secara tepat dengan performa yang sesuai.

Lakukan setiap tahapan proses pengembangan kompetensi ini secara tepat sehingga apabila perubahan aspek kompetensi muncul dalam diri individu karyawan Anda itu dalam bentuk perubahan yang positif yaitu perbaikan secara terus-menerus. (amarylliap@gmail.com, 0812369926)

Money Can’t Buy Leadership

Banyak masyarakat melihat bahwa uang dapat digunakan untuk melakukan apa saja, termasuk juga untuk “membeli” kepemimpinan.  Dalam persaingan bisnis, sudah menjadi hal yang tidak aneh lagi apabila pemilik modal besar dapat menguasai bisnis secara cepat dan melakukan proses dominasi terhadap status kepemimpinan pasar.  Namun apakah di dalam perusahaan itu, kepemimpinan dijalankan.

Secara umum perusahaan yang melalui proses karbitan instan melalui uang akan langsung berada dalam posisi zona nyaman untuk penerapan strategi.  Apapun juga, pengelola perusahaan tidak merasakan artinya scratch from zero, dan kalaupun ada perasaan tersebut, hal mengenai pengembangan tersebut muncul hanya disebabkan oleh adanya konsep situasional yang dikondisikan untuk dapat dijalankan. Tentu saja hal ini menjadi riskan, suatu konsep bisnis harus dikembangkan dalam arti penerapan urgency dan kebutuhan keputusan antara hidup dan mati, bukan suatu hal yang instan yang dirasakan adalah hal yang secara umum seharusnya dimiliki.

Konsep instan akan memberikan resiko cukup tinggi bagi perusahaan.  Ketidakmatangan emosional menyebabkan identitas ego dari pimpinan menjadi lebih kuat dibandingkan masalah yang seharusnya dipecahkan dalam kelompok manajemen.  Akhirnya menyebabkan munculnya konflik yang disebabkan persepsi dan keputusan pimpinan perusahaan tidak konsisten, tidak relevan ataupun cenderung emosional.

Lalu bagaimana mengembangkan dan mengoptimalkan kepemimpinan yang ada dalam perusahaan.  Kondisikan perusahaan dalam penempatan profesional, lakukan adanya target/ deadline dimana pemilik usaha memiliki beban yang berat untuk memproses dan mengoptimalkan kapasitas menjadi pemimpin.  Proses rekruitmen profesional juga seharusnya ditempatkan dalam posisi profesionalismenya, yang mana individu pemimpin dapat memahami aspek intervensi bisnis secara tepat dan ideal dalam proses pengambilan keputusan perusahaan.

Banyak perusahaan baru gagal untuk berkembang, karena kesalahan persepsi mengenai proses pembentukan kepemimpinan dalam perusahaan.  Menggunakan konsultan manajemen yang tepat merupakan langkah awal mengembangkan program kepemimpinan dalam perusahaan Anda. Itu pun juga tidak menutup kemungkinan bagi pimpinan perusahaan itu sendiri.  (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mekanisme Menyusun Alat Ukur Soft Competency

Perusahaan Anda memiliki assessment centre?  Ada baiknya apabila tidak memiliki pun perusahaan sudah mulai untuk melakukan proses penyusunan terhadap alat ukur soft competency.  Terdapat beberapa pertimbangan yang penting yang dapat digunakan sebagai nilai penting mengapa alat ukur soft competency harus dikembangkan.

(1) Mendapatkan profil soft competency yang tepat

Dengan melakukan pengkuran terhadap pengukuran kompetensi dari seluruh karyawan maka akan dapat memetakan profil kompetensi yang tepat pada aspek seluruh karyawan Anda.  Hal yang terpenting adalah dengan mengaitkan aspek soft competency tersebut dengan kualifikasi jabatan yang dipersyaratkan dalam soft competency yang ada

(2)Implementasi yang menyeluruh dengan biaya yang lebih murah

Hal ini menjadi bagian yang penting bagaimana suatu proses implementasi dari seluruh kegiatan assessment dapat dilakukan secara swadaya oleh perusahaan sendiri.  Membuat alat internal tentunya akan memberikan nilai positif bagi perusahaan Anda, disamping efisiensi juga perusahaan Anda berkesempatan membangun unit riset khusus yang terkait dengan proses pengembangan kompetensi dari sumber daya manusia itu sendiri.

Lalu bagaimana tahapan-tahapan yang harus ditetapkan untuk proses penyusunan alat ukur soft competency.

Tahapan Pertama: Melakukan proses inventarisasi terhadap seluruh aspek kompetensi

Tahapan Kedua: Melakukan proses pengembangan dan penyusunan Item

Tahapan Ketiga: Melakukan proses analisis psikometri terhadap item yang disusun

Tahapan Keempat: analisis data

Tahapan Kelima: Implementasi Alat

Pastikan dalam melakukan proses pengukuran alat ukur ini, perusahaan menggunakan konsultan yang memiliki latarbelakang psikometri sehingga perusahaan dapat mengembangkan dan mengoptimalkan alat ukur soft competency. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Budaya Menunjang Performa Kerja Perusahaan

Perlukah suatu perusahaan untuk memiliki budaya kerja?  Meskipun dalam perusahaan itu sendiri tidak dilakukan proses pembentukan budaya, namun mau tidak mau suatu proses pembentukan budaya dalam perusahaan sudah terbentuk.  Pembentukan budaya dapat muncul sebagai akibat dari (1) gaya kepemimpinan yang dominan (2) Cara mengelola sumber daya manusia (3) sistem yang terbentuk.  Namun dibandingkan dengan perusahaan yang secara konsisten membuat budaya perusahaan sendiri, pada beberapa perusahaan yang secara tidak sengaja membangun budaya perusahaannya, tentunya forma budaya yang muncul ada dalam format budaya yang tidak teratur, sangat sentralistik dan tergantung dengan kekuatan dari pemimpin yang dominan.

Membangun budaya yang tepat, justru dapat memberikan suatu nilai tambah dalam proses menunjang performa.  Satu hal yang penting dalam proses pembentukan budaya adalah kemunculan identitas seragam pada seluruh karyawan.  Dimana nilai identitas tersebut memberikan suatu persepsi yang sama bagaimana perusahaan mencapai tujuannya.  Budaya diimplementasi ke dalam bentuk tata cara komunikasi, gaya kepemimpinan serta sistem perusahaan itu sendiri.  Menjadi hal yang sangat positif apabila pengembangan budaya dapat dikembangkan secara optimal dan tepat kepada seluruh lini yang ada dalam organisai.

Pelatihan mengenai penyusunan budaya perusahaan merupakan suatu bentuk langkah strategis yang perlu untuk dipikirkan sebagai bentuk tata cara untuk bagaimana mengembangkan budaya diimplementasikan. Dalam pelatihan ini, peserta pelatihan akan mendapatkan:

(1) Arti dari nilai-nilai perusahaan

(2) Implementasi nilai perusahaan ke dalam unit kompetensi sumber daya manusia

(3) Penyusunan program pengembangan kompetensi

(4) Pembuatan sistem pendukung pengembangan sistem dalam implementasi budaya

Menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan pada saat ini tidak hanya melakukan proses optimalisasi profit saja, kembangkan budaya perusahaan yang tepat dengan implementasi yang efektif untuk mengoptimalkan performa kerja perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pemberian Identifikasi pada Produk Pangan Jasa Restoran/ Katering

Salah satu hal yang terpenting dalam proses pengembangan implementasi HACCP dan Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah proses penetapan sistem traceability yang diterapkan sebagai kebutuhan dalam aplikasi proses produksi pangan untuk bisnis dan bidang jasa boga atau katering. Lalu bagaimana cara yang paling tepat yang apat dijalankan untuk memberikan identifikasi pada produk yang menjadi output jasa restoran dan katering.

Hal yang perlu diperhatikan untuk jasa restoran dan katering adalah konsep bahwa produk itu harus dijalankan dengan melakukan proses penyajian satu kali untuk kemudian dilakukan proses pembuangan produk yang disajikan tersebut.

(1) Identifikasi bahan baku

Lakukan proses identifikasi terhadap bahan baku secara tepat sehingga dalam proses penyimpanan dapat dipastikan sistem FIFO (First In First Out) dapat berjalan dengan baik dan secara tepat. Selain itu, sebaiknya pelajari karakteristik bahan dan tata cara penyimpanan.  Untuk bahan baku yang merupakan output dari suatu proses industri, harus dapat dipastikan bahwa bahan baku yang ditetapkan itu menjadi tersebut terkendalikan batasan masa berlakunya. Lakukan proses identifikasi dengan memberikan tanggal kedatangan barang serta kode / unit masuknya bahan baku tersebut.

(2) Tahapan Proses

Berikan identifikasi yang mengaitkan antara tahapan proses yang ditetapkan tersebut dengan tahapan proses yang dijalankan dalam kegiatan operasional proses yang telah ditetapkan.  Buat dan pastikan bahwa dalam tahapan tersebut tersedia identifikasi pelaku proses dan catatan tahapan proses yang termuat.

(3) Penyajian Produk

Buat catatan informasi terkait dengan penyajian khusus, apabila proses penyajian tersebut memang disajikan secara khusus kepada konsumen tertentu.  Apabila bersifat prasmanan maka lakukan proses pemberian identifikasi batasan waktu penyajian untuk menjaga kualitas dan keamanan produk terjaga.

Terapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang tepat dalam bisnis makanan Anda. Carilah referensi eksternal yang tepat untuk mendukung bisnis Anda berjalan sesuai degan standar persyaratan yang ada. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Assesment 360 untuk Pemetaan Kompetensi

Apakah perusahaan Anda berminat untuk melakukan proses penetapan sistem manajemen berbasiskan kompetensi. Salah satu metode yang sangat menarik untuk dilakukan proses penggalian profil kompetensi adalah dengan melakukan proses assessmen 360 derajat. Tapi secara khusus ada catatan yang perlu ditambahkan bahwa kegiatan assessmen ini hanya dapat dilakukan untuk melakukan proses pemetaan profil kompetensi untuk aspek soft competency saja.

Lalu bagaimana tahapan yang dapat dilakukan untuk melakukan kegiatan assesment 360 derajat ini.

Langkah 1: Proses pemetaan kompetensi yang ada dalam setiap jabatan

Lakukan proses pemetaan terhadap profil kompetensi dalam perusahaan.  Cara menggalinya adalah dengan melakukan proses analisis terhadap teori referensi yang kemudian diintegrasikan dengan visi dan misi manajemen.

Langkah 2: Pembuatan Alat Ukur Assessment

Susun item dari teori atau referensi yang ada.  Lakukan proses pengujian terhadap validitas dan reliabilitas item yang ada dalam alat ukur tersebut untuk kemudian dilakukan proses pengujian item yang ada dalam alat ukur tersebut.  Gunakan konsep psikometri untuk memastikan validitas dari alat itu teruji.

Langkah 3: Proses Pengukuran

Desain sistem administrasi yang tepat untuk melakukan proses pengukuran terkait dengan profil kompetensi yang ditetapkan tersebut.  Tentu saja ketika Anda melakukan proses pemeriksaan secara 360 Anda harus memastikan bahwa pengukuran dilakukan oleh individu di luar subyek yang akan diukur.  Pastikan bahwa rahasia dari kegiatan pengukuran tersebut itu dijamin.  Hal yang pasti dijalankan bukanlah melakukan proses pengukuran dari personalnya namun lebih pada jabatannya.

Langkah 4: Proses Analisis Data

Lakukan proses dan kegiatan analisis data dari seluruh pengisian yang telah dijalankan, tetapkan satuan kelompok kompetensinya dan lakukan proses diskusi dengan manajemen mengenai tahapan pemetaan selanjutnya.

Adalah menjadi hal yang sangat penting untuk mengaplikasikan prinsip Psikometri di dalam kegiatan ini.  Selain untuk memastikan obyektifitas, keakuratan dari aspek kompetensi yang akan digunakan dapat dipertanggungjawabkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membentuk Tim Audit HACCP

Selain untuk menerapkan dan mengimplementasi sistem HACCP, dalam pelaksanaan dan mekanisme sistem tersebut dapat dijalankan dan dievaluasi secara tepat dan akurat.  Salah satu langkah strategi yang harus dilakukan perusahaan adalah dengan menyusun dan membentuk tim audit HACCP yang tangguh agar penjelasan terhadap konsep pengembangan sistem dapat diimplementasikan secara tepat sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Lalu bagaimana langkah yang tepat yang harus dilakukan untuk menyusun tim audit HACCP yang efektif.

(1) Program Pelatihan

Lakukan proses penyusunan program pelatihan internal audit HACCP yang tepat dan optimal untuk dapat mengembangkan kapasitas kompetensi yang memadai dari tim audit.  Hal yang terpenting terkait dengan kompetensi tim HACCP adalah pengetahuan terhadap konsep sistem HACCP itu sendiri, kemampuan dan kapasitas dalam mengembangkan serta mengelola dari manajemen proses operasional yang ada dalam perusahaan, teknik audit serta pemahaman terhadap keamanan pangan.

(2) Program Evaluasi performa

Harus dapat dipastikan bahwa tim audit internal dapat menjalankan konsep dan manajemen Sistem Keamanan yang tepat sehingga dapat terimplementasi secara total.  Kapasitas dan kemampuan dalam menjalankan audit adalah fungsi penting yang harus dijalankan. Program evaluasi dapat dilakukan dengan melakukan evaluasi terhadap pendekatan audit, kualitas laporan audit, maupun kepastian sistem untuk memenuhi standar eksternal yang telah ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan.

Lakukan kedua tahapan dengan selang dan periode tertentu yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa tim audit HACCP menjadi tim tangguh yang dapat menjaga implementasi secara tepat.  Hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa kegiatan audit internal adalah bagian penting dari pelaksanaan evaluasi sistem karena tahapan proses ini memberikan nilai yang lebih kuat dibandingkan audit eksternal itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menciptakan Sistem Manajemen Anti Korupsi dalam Internal Perusahaan

Pertumbuhan dan perkembangan organisasi apabila tidak dibarengi dengan penerapan sistem akan memberikan suatu efek resiko tinggi yang sangat besar dalam pemastian sistem manajemen dijalankan secara efektif.  Kadangkala di dalam perusahaan itu sendiri, terjadi praktek-praktek yang dimana di dalamnya timbul pembentukan perusahaan di dalam perusahaan.  Selain dengan cara dan mengembangkan nilai dan budaya serta etos kerja yang tepat, penyusunan sistem juga sangat diperlukan dalam proses pemastian bahwa suatu bentuk sistem anti korupsi bisa terhindarkan dari perusahaan.

1. Sistem Teknologi Informasi

Implementasi sistem teknologi informasi dapat menyederhanakan proses keterlibatan manusia dalam peranan penggelapan dan ketidaksesuaian proses.  Dalam bisnis retail pengembangan sistem teknologi informasi diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan stock maupun proses transaksi dengan konsumen.  Segala resiko yang mungkin terjadi akibat kesalahan manusia yang disengaja maupun tidak dapat diminimalkan.

2. Sistem Tender dan Pengadaan Barang

Salah satu bentuk program pencegahan korupsi adalah memastikan adanya suatu bentuk transparansi dari sistem manajemen, salah satunya adalah pengadaan barang.  Lakukan proses pengadaan barang dengan menggunakan sistem dimana hanya perusahaan yang memiliki standar kualitas sesuai saja yang dapat memenuhi standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut.  Penetapan pemasok dengan nilai tertentu dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa pejabat dengan kompetensi yang memadai.

3.  Sistem Audit

Kembangkan dan lakukan sistem serta mekanisme audit yang efektif dimana lakukan pengukuran input dan output dari suatu tahapan proses berdasarkan SOP dan budget.  Implementasikan sistem budget di dalam perusahaan untuk memastikan adanya suatu batasan dalam operasional kegiatan atau proses tertentu.  Kembangkan audit juga ke arah disiplin karyawan sehingga nilai etika dalam perusahaan tercermin kuat dimana karyawan diajarkan untuk mempertanggung jawabkan nilai disiplin yang dimilikinya.

Bagaimana sistem diimplementasikan? Kunci dari jawaban ini ada pada pihak manajemen.  Lakukan penyusunan dan implementasi sistem yang tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang kompeten. (amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Desain Program Pelatihan HACCP

Proses pengembangan kompetensi yang terkait dengan aplikasi sistem HACCP sebaiknya dikembangkan dalam bentuk pelatihan yang tidak mengedepankan aspek teoritis belaka.  Bagaimana pelatihan merupakan hasil dari kombinasi antara teori dan praktek yang dijalankan untuk memastikan bagaimana aplikasi dalam penerapan tersebut benar-benar diketahui secara tepat oleh karyawan.

Lalu bagaimana melakukan proses desain yang tepat terhadap pengembangan program pelatihan HACCP itu sendiri.

(1) Pemahaman terhadap GMP

Lakukan proses pemberian informasi yang tepat terkait dengan aplikasi GMP.  Selain berikan pemahaman teoritis, pada saat pelatihan ini sudah sebaiknya pihak pelaku dalam perusahaan juga mendapatkan kegiatan pelatihan dan praktek penyusunan dokumen yang terkait dengan manual GMP maupun catatan pendukung lainnya.

(2)  Pengetahuan dasar bahan pangan

Berikan informasi yang mendalam mengenai faktor resiko yang muncul dalam bahan pangan yang ada dalam produk yang tetapkan ke dalam faktor resiko yang dimaksud.  Aspek pengenalan dan informasi yang terkait dengan bahan pangan tersebut harus terinformasikan dan disosialiasikan secara tepat dan akurat untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.  Dalam tahapan pelatihan ini, bagi peserta pelatihan ke dalam kelompok untuk kemudian dipastikan eksplorasi terhadap informasi resiko tersebut tersampaikan secara tepat.

(3) Langkah-langkah penyusunan Manual HACCP

Bagaimana di dalam tahapan ini, seluruh tahapan proses operasional yang terkait dengan penyusunan manual HACCP langsung diaplikasikan kepada peserta sehingga seluruh tahapan yang ada dapat secara optimal dijalankan. Lakukan proses presentasi dan tetapkan kelompok dengan proses penyusunan terbaik untuk mendapatkan reward.

Diharapkan dengan desain pelatihan yang tepat, prinsip dasar HACCP yang sulit untuk dipahami dapat dimengerti secara tepat oleh peserta pelatihan.  Sehingga peningkatan kesadaran akan keamanan pangan menjadi timbul dan berkembang di dalam perusahaan itu sendiri. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)