HR Management Consultant

Pentingnya Melihat Fungsi Job Description

Banyak perusahaan, ketika melihat bagaimana pentingnya menyusun job description lebih memilih untuk tidak mengembangkan job description. Beberapa masalah yang menjadi pertimbangan adalah perusahaan takut apabila job description tersebut dijalankan maka karyawan akan kehilangan batasan mereka untuk bekerja dalam ruang lingkup yang luas atau general.

Secara gamblang, perusahaan takut apabila karyawan tidak dapat bekerja secara multi task. Hal ini adalah asumsi yang salah, karena dalam penerapannya job description bukanlah pembatas terhadap ruang lingkup pekerjaan karyawan namun lebih memperjelas fungsi dari karyawan yang dimaksud.

Penerapan konsep multitask dalam sebuah jabatan dapat dijalankan dengan pemahaman yang penting seperti berikut:

(a) Tidak terdapat tumpang tindihnya tanggung jawab
Beberapa pekerjaan, seperti yang termuat dalam ruang lingkup Finance Accounting adalah penting untuk memastikan bahwa ruang lingkup yang dimaksudkan tidak tumpang tindih, fungsi pembuat, pemeriksa dan persetujuan tidak dapat dicampuradukkan.

(b) Mengukur waktu dan beban kerja
Ketika berbicara pada konsep multitask, hal yang sangat penting adalah memastikan bahwa waktu kerja dan beban kerja tersebut tidak berlebihan. Kondisi yang berlebihan akan menyebabkan proses pekerjaan tersebut tidak maksimal dan cenderung akan mempertinggi masalah yang muncul.

Adalah menjadi penting bagi perusahaan untuk mengembangkan perusahaan dengan konsep yang efektif dan efisien, namun apabila tidak ditunjang dengan pemahaman fungsi dan tanggung jawab yang jelas pada karyawan akan menyebabkan kemunculan konflik dan tingginya kesalahan manusia dalam bekerja. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Cost Recovery: Strategi Pengembangan Usaha Perusahaan

Dalam dunia pertumbuhan bisnis yang secara signifikan terus menerus maju dan perkembangan. Adalah menjadi suatu tantangan bagi pemilik perusahaan untuk melakukan proses strategi pengembangan perusahaan atau penambahan bisnis usaha secara terus menerus.

Pada saat inilah, fungsi pengembangan investasi sangat penting untuk mengoptimalkan dan mengembangkan fungsi strategis dari cost control untuk pengembangan investasi. Dalam proses pengembangan investasi, hal yang terpenting yang perlu untuk dijalankan dalam proses pengembangan usaha, adalah bagaimana strategi investasi tersebut tidak membawa kerugian kepada usaha yang dimiliki sebelumnya.

Beberapa strategi dapat dikembangkan untuk memastikan bahwa investasi pengembangan dapat dijalankan secara efektif, adalah sebagai berikut:

(1) Lakukan proses riset terhadap bisnis baru yang akan diinvestasikan
Pastikan ketika ingin melakukan suatu pengembangan usaha baru, proses riset telah dilakukan untuk memastikan bahwa unit usaha baru dapat menghasilkan keuntungan yang lebih maksimal sesuai dengan kekuatan dari bisnis utama untuk menopang.

(2) Kembangkan perencanaan bisnis yang tepat
Melakukan proses penyusunan perencanaan bisnis secara optimal, menjadi suatu bentuk langkah implementasi bisnis. Proses perhitungan dan evaluasi terhadap rencana bisnis menjadi suatu bentuk langkah strategis optimal yang dapat dikembangkan dalam memberdayakan usaha baru. Khususnya apabila pihak pengelola usaha adalah pemain baru terhadap bisnis baru tersebut.

(3) Melakukan proses pengembangan investasi strategis dari pengembangan usaha
Adalah menjadi suatu hal yang penting bahwa perusahaan harus secara terus menerus melihat bahwa manajemen investasi memiliki fungsi pengendali optimal untuk melihat bagaimana strategi pengembangan usaha tersebut dijalankan. Tahapan proses operasional dijalankan sebagai bagian penting untuk memastikan manajemen strategi yang tepat dan efisien.

Ingin mengembangkan usaha baru? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan pengembangan strategi usaha Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Komunikasi dalam Perusahaan dan Kearsipan

Dalam perusahaan, adalah menjadi suatu hal yang penting untuk dapat mengelola pola komunikasi internal dan eksternal. Dimana dalam aplikasinya proses komunikasi akan diikuti dengan sistem administrasi yang tepat. Sistem administrasi ini sendiri, harus dapat memastikan bahwa organisasi menyampaikan pesan secara komunikatif dan efektif.

Di dalam perusahaan sendiri, terdapat dua jenis pola administrasi yang seringkali dijadikan pilihan dalam membentuk sistem.

(1) Pola dokumentasi sentralisasi
Dalam pola dokumen sentralisasi, setiap perusahaan memiliki pusat pengontrol dokumen, biasanya dalam bentuk unit kesekretariatan. Unit ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pengendalian dan penyimpnanan seluruh kearsipan. Setiap departemen yang terkait memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pelaporan dan penertiban kepada sekretariat umum.

(2) Pola dokumen non sentralisasi
Setiap departemen dapat menjalankan korespodensi surat menyurat secara bebas dengan batasan authorisasi yang ditetapkan. Dalam beberapa hal, sistem juga memastikan bahwa fungsi kearsipan dijalankan per masing-masing bagian dengan sistem pengendalian. Harus dapat dipastikan bahwa konsep terhadap pengendalian dokumen dijalankan dengan self monitoring.

Langkah apa pun dalan melakukan proses pengendalian dokumen, perusahaan dapat menjalankan sistem e-automatation untuk menjalankan program kearsipan ini berjalan secara elektronik. Hal yang terpenting adalah menjalankan alir proses secara tepat untuk kemudian diadopsi ke dalam sistem filing komputer. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Menyusun Program Pelatihan untuk Manajemen Retail

Dalam mengembangkan manajemen retail pada perusahaan retail, adalah sangat penting untuk memastikan bahwa sumber daya manusia memiliki kompetensi (soft dan hard) yang memadai. Ketika akan melakukan proses penyusunan program pelatihan, pastikan bahwa program pelatihan menyangkut materi yang menjelaskan unit kompetensi berikut:

(1) Leadership skill
Sangat dibutuhkan konsep yang kuat pada diri karyawan yang kuat yang mamapu untuk mengembangkan kompetensi pribadinya dan kemampuan untuk tidak berhenti dan secara terus-menerus mengubah dirinya menjadi hal yang positif.

” Dalam industri retail, kekuatan untuk mengubah diri menjadi positif adalah hal penting yang untuk dapat menjadi lebih optimis, dapat mengundang pelanggan lebih banyak dan yang terpenting dapat memenangkan kompetisi dengan kompetitor.” Bagaimana pun juga aspek mutu yang terdepan adalah pelayanan, sehingga akan menjadi nilai positif apabila sumber daya manusia yang ada dalam industri ini memiliki kekuatan untuk memimpin.

(2) Etos Kerja
Pekerjaan retail yang tidak berhenti, merumuskan adanya suatu konsep motivasi yang kuat pada intrinsik karyawan. Sehingga sangat penting bagi karyawan itu sendiri untuk dapat meningkatkan kapasitas self motivation yang positif dalam bekerja agar kinerja tidak menjadi menurun.

(3) Art of selling
Kemampuan komunikasi untuk menjual adalah hal penting yang harus dimiliki oleh sumber daya manusia di bidang sales.Bagaimana konsep yang tepat untuk menyusun pesan yang ada dalam produk, mempopulerkan brand, dan yang terpenting adalah memastikan proses closing terhadap produk dapat berjalan secara maksimal.

Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan bisnis retail perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Proses Menyusun KPI dalam Manajemen Retail

Dalam Manajemen Retail, kebutuhan akan tenaga sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu untuk mengakomodasi perkembangan manajemen retail. Dibandingkan dengan jenis usaha manufacturing, penetapan nilai indikator yang ditetapkan lebih sulit terukur dibandingkan dengan jenis usaha manufacturing.

Berikut adalah tahapan atau langkah-langkah yang dapat dijalankan untuk merumuskan KPI dalam bidang manajemen retail.

(1) Mengidentifikasi visi dan misi perusahaan
Perusahaan harus memastikan target dari perusahaan itu sendiri dalam bentuk suatu sasaran yang sifatnya insipiratif. Visi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

(2) Menetapkan unit-unit terukur kinerja
Dalam konsep Balanced Score Card, adalah jamak bagi perusahaan untuk menetapkan kriteria-kriteria indikator yang dibutuhkan terkait dengan kinerja jasa retail itu sendiri. Salah satu kunci kesuksesan faktor dari unit jasa retail adalah pengembangan yang terkait dalam bidang inventory, keakuratan laporan dan kepuasan pelanggan. Sehingga parameter-parameter seperti keakuratan administrasi pergudangan, evaluasi dari hasil laporan serta catatan dari keluhan pelanggan atau complaint sudah dapat terealisasi dengan tepat.

(3) Evaluasi pencapaian tindak lanjut
Bagaimana indikator tersebut kemudian dimonitor dan dipastikan telah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Penggunaan teknik skor dan bobot dapat membantu proses analisis dari kinerja menjadi kuantifikasi yang tepat dan obyektif.

Penetapan indikator itu sendiri akan menjadi kunci sukses dalam keberlanjutan strategi pengembangan sumber daya manusia. Ukuran obyektif seperti KPI akan menjadi penting mengingat

Melihat kepentingannya, sangatlah penting bagi suatu unit usaha manajemen retail memastikan bahwa pengelolaan KPI itu akan menjadi sangat strategis dan penting bagi organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Kompetensi SDM dalam Aplikasi Standard Operating

Beberapa perusahaan banyak mengalami kesulitan ketika melakukan proses implementasi SOP. Salah satu penyebab penting yang menimbulkan sulitnya penerapan Standard Operating Procedure adalah sumber daya manusia.

Sumber daya manusia adalah penggerak dari bagaimana suatu sistem tersebut dijalankan. Secara mutlak, perusahaan juga harus memastikan adanya pemenuhan kompetensi dari sumber daya manusia. Aspek kompetensi yang dibutuhkan dalam persyaratan implementasi Standard Operating Procedure adalah:

(1) Faktor kompetensi teknis
Kemampuan individu SDM dalam menjalankan faktor teknis dapat mendukung implementasi sistem secara efektif dan efisien. Bagaimana perusahaan melihat bahwa suatu pekerjaan dapat dijalankan secara maksimal, tentunya dengan memastikan faktor teknis, yang berupa pengalaman, latar belakang pendidikan ataupun ketrampilan.

(2) Faktor kompetensi kepemimpinan
Faktor ini menjadi penting untuk memastikan bahwa karyawan yang dimaksud bekerja dalam tanggung jawab yang diembankan oleh individu tersebut dalam ruang lingkup kerjanya.

(3) Faktor kompetensi budaya perusahaan
Menjadi suatu nilai penting untuk mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi individu yang ada dalam organisasi.

Pengembangan SDM adalah salah satu strategi penting organisasi agar SOP (Standard Operating Procedure) untuk terimplementasikan dengan baik. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com)

Mengembangkan Program Kepemimpinan dalam Perusahaan

Banyak perusahaan, khususnya perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, mengalami kesulitan ketika akan mengoptimalkan pelaksanaan kinerja dari sistem operasional perusahaannya. Banyak hal yang menyebabkan sistem menjadi terkendala untuk menjadi lebih optimal, salah satunya adalah kinerja dari perusahaan yang tidak dapat diterjemahkan oleh lini operasional untuk dijalankan secara detail teknisnya.

Dalam penerapan suatu program/ sistem adalah penting bagi perusahaan untuk melengkapi perangkat manajemennya dengan suatu kemampuan supervisory (memimpin dalam bentuk supervisor), dimana dalam kegiatan ini perusahaan dapat mengoptimalkan fungsi SDM untuk memastikan optimalisasi kinerja dari pelaksanaan sistem.

Dengan program pelatihan yang tepat, maka pengembangan program supervisory menjadi suatu nilai yang penting dan maksimal untuk didapatkan manfaatnya.

Program pelatihan yang tepat dapat menawarkan manfat berupa:

(1) Tahapan proses mengidentifikasi terkait dengan kapasitas leadership dari level supervisory yang ada.

(2) Tahapan proses untuk melakukan proses pengukuran terkait dengan kemampuan kepemimpinan

(3) Tahapan proses untuk menyusun rencana kerja dan memahami konsep kinerja kepemimpinan dalam perusahaan

(4) Tahapan proses untuk melakukan evaluasi kinerja dari pelaksanaan program kerja

Bagaimana suatu program kepemimpinan dapat berhasil? Suatu realisasi dari pelaksanaan pengembangan program harus dapat dipastikan terpantau. Suatu bentuk proses pelaporan dan evaluasi terkait dengan pelaksanaan kinerja sistem harus dipastikan dijalankan dan ditindaklanjuti untuk memastikan bahwa program tersebut tidak terputus dan pola kepemimpinan supervisory terbentuk dalam organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menyusun Standard Operating Procedure untuk Manufacturing?

Adalah suatu hal yang penting dan strategis bagi setiap perusahaan dalam memiliki sistem yang reliable dan efektif. Begitupula pada sektor manufacturing, dimana tingkat kebutuhan dan kepentingan untuk menyusun Standard Operating Procedure adalah hal yang sangat penting untuk dijalankan.

Lalu bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SOP khusus untuk sektor industri dan manufacturing:

(1) Lakukan proses pembelajaran alir proses produksi
Hal yang terpenting yang dapat dijalankan untuk melakukan proses penyusunan SOP adalah menetapkan alir proses dalam kegiatan produksi. Pelajari karakter operasional dari proses produksi yang dijalankan untuk kemudian memastikan bagaimana tahapan proses produksi dijalankan.

(2) Lakukan proses identifikasi terhadap business process
Pelajari proses operasional secara menyeluruh, termasuk di dalamnya adalah tata cara penjualan yang dijalankan dalam proses operasional produksi. Untuk kemudian mendapatkan ketetapan operasional proses untuk kemudian menetapkan SOP yang akan dibentuk.

(3) Pemahaman metodologi perencanaan produksi
Di dalam kegiatan produksi, adalah sangat penting untuk menetapkan perencanaan dalam proses produksi. Pembentukan PPIC (Production Planning dan Inventory Control) adalah sangat penting untuk memastikan bagaimana suatu proses produksi akan dijalankan secara tepat dan akurat.

(4) Proses penyusunan laporan produksi
Bagaimana tata cara dan mekanisme laporan produksi dijalankan, untuk memastikan bahwa laporan produksi tersebut itu akurat maka harus dipastikan adanya sistem verifikasi yang tepat dan optimal.

(5) Kaitan dengan Budget Operasional
Penyusunan SOP yang tepat dapat kemudian memastikan bahwa operasional perusahaan dapat dipastikan terukur dan terencana secara optimal dan akurat. Kembangkan format dan pengukuran-pengukuran yang tepat agar budget operasional perusahaan Anda dapat dikendalikan secara tepat dan maksimal.

Menarik untuk dicermati bagaimana suatu perencanaan operasional dapat dikendalikan secara tepat dan maksimal. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat dan optimal untuk memperbaiki sistem manajemen perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Program Change Management dalam Perubahan Sistem

Ketika perusahaan melakukan perubahan terhadap sistem aplikasi program ataupun penerapan sistem baru (seperti Standard Operating Procedure), ada baiknya perusahaan menyiapkan program change management yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan konsep perubahan tersebut. Konsep change management ditetapkan sebagai bentuk aplikasi perubahan pada tim yang ada dalam organisasi untuk kemudian menjalankan sistem yang dimaksudkan tersebut.

Beberapa tahapan penting yang harus dijalankan dalam menyusun program change management tersebut:

(1) Penetapan tim change management

Bagaimana proses penetapan terhadap change management tersebut dijalankan? Proses penyusunan tim harus dijalankan dengan menggunakan struktur yang tepat dan strategis. Penetapan fungsi manager, leader dan pelaksanaan harian dari suatu proses tanggung jawab sistem adalah penting untuk dijalankan.

(2) Program pelatihan

Change management team harus dipastikan memahami sistem secara tepat dan akurat. Program penetapan sistem secara strategis harus dijalankan untuk memastikan bahwa program pelatihan tersebut diikuti dengan konsep motivasi, leadership dan kemampuan audit. Dalam proses penerapan sistem kadangkala organisasi memiliki kecenderungan untuk kembali ke sistem sebelumnya dan tidak ingin menggunakan sistem yang baru. Dengan menggunakan tim change management adalah sangat tepat apabila tim tersebut secara konsisten memotivasi organisasi untuk menggunakan program yang dimaksud.

(3) Evaluasi dan Pelaporan

Tim secara kontinyu menjalankan kegiatan evaluasi dan pelaporan yang dianggap perlu untuk memastikan bahwa sistem terimplementasi secara tepat. Bagaimana pelaporan yang dimaksudkan tersebut dijalankan secara optimal, melakukan proses pencatatan apabila ditemukan tindak lanjut terhadap permasalahan sistem, begitu pula dengan tindakan perbaikan dan pencegahan yang perlu dijalankan.

Ada baiknya perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan perubahan sistem, pembentukan program change management adalah tepat dan optimal sehinggan sistem dapat dijalankan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Sistem Payroll yang Tepat dan Efektif

Apakah perusahaan Anda masih menjalankan sistem payroll secara manual? Apabila masih menggunakan sistem payroll secara manual, mungkin ada baiknya mulai mempertimbangkan perubahan sistem payroll dengan sistem komputerisasi.

Sistem payroll berbasiskan IT Solution ini memberikan gambaran mengenai bagaimana suatu konsep pengembangan terhadap aspek penggajian dapat dijalankan secara simultan dengan kinerja dan kedisiplinan karyawan.

Proses penyusunan dari sistem payroll akan mempertimbangkan beberapa hal berikut:

(1) Faktor kehadiran karyawan
Dimana kehadiran karyawan akan dihitung dan diukur sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan. Denda atau sanksi yang terkait dengan payroll dapat diinput ke dalam sistem.

(2) Faktor benefit lainnya
Hak karyawan yang diberikan dalam bentuk tunjangan kesehatan, cuti maupun hak lainnya dapat secara otomatis terhitung berdasarkan satuan input yang dimasukkan ke dalam sistem database yang dipersyaratkan oleh perusahaan.

(3) Faktor kinerja
Ketercapaian target yang dirumuskan dalam komisi sales, insentif produksi maupun tunjangan yang terkait dengan kinerja dapat diformulasikan berdasarkan hitungan dari aspek kinerja tersebut.

Pada perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar dan memiliki cabang yang cukup banyak, ada baiknya mengubah sistem payroll Anda menjadi suatu sistem berbasiskan IT Solution. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)