business coach

Manajemen Efisiensi dalam Sektor Manufacturing

Saat ini tantangan sektor manufacturing adalah sangat kompleks. Dengan biaya tinggi serta kompetisi yang tidak rasional dari produk impor, sektor manufacturing harus mengambil langkah strategi yang tepat untuk dapat mengambil solusi. Salah satu strategi yang dapat dijalankan oleh perusahaan adalah dengan menjalankan program efisiensi. Berikut adalah beberapa strategi efisiensi yang dapat perusahaan jalankan.

Dengan menjalankan strategi yang dimaksud, diharapkan pelaku usaha yang bergerak di bidang manufacturing dapat mengupayakan langkah tepat dalam menghadapi problema persaingan usaha. Secara tepat, penggunaan referensi eksternal akan sangat membantu perusahaan dalam menghasilkan solusi dan percepatan startegi yang optimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Alasan yang Menyebabkan Perusahaan Tidak Efisien

Penerapan efisiensi dalam perusahaan adalah salah satu bentuk strategi perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan. Banyak perusahaan yang berusaha untuk menjalankan proses efisiensi namun tidak mempelajari terlebih dahulu penyebab tidak efisien dalam organisasi/perusahaan itu sendiri. Agar dapat menjalankan implementasi program efisiensi yang tepat, berikut ini adalah alasan yang terkait dengan penyebab tidak efisiennya perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan efisiensi yang tepat? Pelajari penyebab yang menyebabkan ketidakefisienan yang muncul dalam perusahaan untuk kemudian dilakukan proses pelaksanaan efisiensi sesuai dengan strategi yang dimaksud. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam perusahaan untuk menjalankan strategi efisiensi agar mencapai target output yang sesuai dengan target yang diharapkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Implementasi Food Defense pada Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Pelaksanaan atas Food Defense dijalankan pada penerapan sertifikasi yang berbasis pada GFSI (Global Food Safety Initiative), seperti BRCGS, FSSC, IFS serta sertifikasi lainnya. Implementasi atas Food Defense adalah sangat penting dan menjadi persyaratan wajib untuk dipastikan berjalan secara konsisten. Proses implementasi dari Food Defense itu sendiri dapat digambarkan dalam ilustrasi sebagai berikut.

Pengelolaan Sistem Manajemen Keamanan perlu dipastikan memenuhi kesesuaian dengan persyaratan yang ditetapkan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam memenuhi standar persyaratan keamanan pangan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Manfaat Gap Analysis oleh Konsultan Bisnis

Pemeriksaan atas kondisi bisnis sangat diperlukan oleh perusahaan/organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhan perbaikan dan pengembangan. Proses ini terbilang tepat apabila dilakukan oleh pihak ketiga, seperti konsultan, yang merupakan pihak independen untuk melakukan proses evaluasi. Sebagai pihak independen, hasil yang diharapkan akan menjadi lebih obyektif dalam menilai kebutuhan atas pengembangan bisnis.

Kegiatan Gap Analysis ini sendiri meliputi berbagai kegiatan yang dapat digambarkan dalam ilustrasi sebagai berikut.

Dengan menjalankan Gap Analysis, perusahaan dapat memahami kekurangan serta kelebihan dari organisasinya. Hal ini bermanfaat untuk mengambil tindakan selanjutnya. Organisasi dapat melakukan analisis penyebab masalah dengan konsultan dan secara aktif menerima masukan apabila terdapat kekurangan yang teridentifikasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengembangkan sistem manajemen di dalam perusahaan/organisasi dengan menjalankan gap analysis. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan dalam Pengembangan Bisnis Retail

Pengelolaan atas manajemen retail memiliki banyak tantangan. Setiap tantangan sebaiknya dikendalikan dengan pendekatan yang sistematis, salah satunya dengan pembuatan tata kelola retail seperti Standard Operating Procedure. Dalam pembuatan dan pengembangan SOP, perusahaan harus dapat memastikan bahwa pengembangan bisnis retail tersebut dapat terjaga bisnisnya dengan baik sesuai dengan target perusahaan.

Beberapa perusahaan mempergunakan konsultan dalam proses pengembangan bisnis retail. Sebaiknya perusahaan harus memastikan bahwa penggunaan konsultan ini dapat benar-benar memberikan kontribusi yang efektif bagi perusahaan. Berikut ini adalah peranan yang dapat dijalankan untuk pengembangan bisnis retail.

Ada baiknya perusahaan menjalankan sistem dengan tepat dengan dibantu oleh pihak eksternal seperti konsultan. Pastikan perusahaan memilih konsultan yang tepat agar bisnis retail dapat berjalan secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926).

Tahapan Pengembangan Internal Audit SOP

Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan dalam periode tertentu perlu untuk dilakukan evaluasi. Evaluasi yang dijalankan untuk melihat apakah sistem yang ada masih relevan dengan proses yang dijalankan oleh perusahaan, sistem tersebut masih efektif dalam mengendalikan proses, atau adanya perubahan dinamika organisasi yang membutuhkan pengembangan SOP.

Internal audit yang ditujukan untuk pengembangan SOP perlu untuk direncanakan dengan cermat, bagaimana proses tersebut dilakukan, berikut adalah ilustrasi tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

Penggunaan referensi eksternal yang tepat, akan sangat membantu perusahaan dalam mengembangkan Standard Operating Procedure yang dimiliki. Termasuk di dalamnya untuk kepentingkan pertumbuhan perusahaan itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan BRCGS pada Sektor Broker dan Agen

Sertifikasi BRCGS (British Retail Consortium Global Standard) tidak hanya berjalan untuk sektor manufacturing saja, untuk jasa penjualan yang berfungsi sebagai agen atau cabang penjualan. Apabila perusahaan Anda adalah perusahaan yang memiliki ruang lingkup sebagai importir, cabang penjualan ataupun sebagai distributor, dapat melakukan proses sertifikasi BRCGS.

Lalu bagaimana proses persiapan untuk persiapan BRCGS dijalankan dalam perusahaan? Berikut ini adalah bagaimana perusahaan dapat menjalankan proses sertifikasi yang dimaksud.

(1) Menetapkan Tim dalam Perusahan

Pelaksanaan sistem harus dipastikan berjalan dengan tepat dan efektif. Tim ini merupakan perwakilan dari beberapa departemen yang ada dalam organisasi. Tim ini terkait dengan berbagai fungsi penerapan yang ada dalam organisasi, seperti proses koordinasi pelaksanaan HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point), VACCP (Vulnerability Analysis Critical Control Point), TACCP (Threat Analysis Critical Control Point), tim internal audit serta tim yang terkait dengan tanggap darurat.

(2) Melakukan proses penyusunan dokumen

Dalam proses ini, perusahaan harus memastikan mempergunakan referensi yang tepat. Salah satu referensi yang bisa dipergunakan adalah referensi yang terkait dengan standar itu sendiri. Untuk penerapan BRCGS pada broker dan agent bisa mempergunakan standar BRCGS Issue 3 Global Standard for Agent & Brokers. Melalui standar ini, organisasi dapat mempelajari kebutuhan-kebutuhan atas prosedur yang diperlukan. Namun ada hal teknis yang peru untuk dipelajari khususnya terkait dengan penerapan HACCP, VACCP, serta TACCP. Organisasi diminta untuk melakukan kajian terkait dengan referensi.

(3) Proses implementasi sistem

Di sini organisasi harus menjalankan terhadap sistem yang sudah terbentuk. Bagaimana proses pelaksanaan atas sistem dijalankan dengan tepat dalam organisasi? Pelatihan dapat dilakukan dengan mempergunakan vendor yang tepat terkait dengan pelaksanaan yang dimaksud. Kegiatan implementasi dijalankan dengan mempertimbangkan aspek leadership yang ada dalam organisasi. Penerapan yang tepat dapat membantu organisasi terkait dengan pelaksanaan sistem yang dimaksud.

Penerapan sistem sendiri tidak hanya berjalan untuk internal organisasi, namun juga melibatkan pihak eksternal organisasi. Perusahaan harus melakukan proses penilaian resiko atas pemasok untuk kemudian menetapkan proses pengendalian atas resiko tersebut.

Lakukan proses pengelolaan atas organisasi Anda apabila akan menjalankan proses seritifkasi BRCGS untuk Broker dan Agen. Pencarian referensi yang tepat akan sangat membantu organisasi dalam mengembangkan sistem yang ada. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Pembelian Bebas Fraud

Dalam perusahaan, setiap potensi fraud dapat muncul meskipun adanya sistem yang membentengi perusahaan. Banyak yang melihat bahwa audit dan proses inspeksi dapat dijalankan untuk memastikan bahwa fraud bisa terkendali. Namun dalam penerapan yang dijalankan, penanganan atas pengendalian Fraud lebih kepada tindakan koreksi dan bukan kepada tindakan pencegahan.

Idelanya, proses pengendalian terkait dengan proses pembelian sulit untuk dipastikan adanya kondisi yang bebas dari Fraud. Meskipun demikian proses pengendalian wajib untuk dijalankan dan pengendalian yang tepat dapat memastikan adanya sistem pengendalian bebas fradu yang efektif.

Berkut tahapan pengendalian yang dapat dilakukan.

(1) Melakukan Analisis Resiko

Sistem pengendalian dijalankan dengan mempertimbangkan pengendalian resiko terlebih dahulu. Proses identifikasi resiko dijalankan pada pemasok dan proses internal pembelian yang dijalankan oleh perusahaan. Dari setiap tahapan pembelian, mulai dari penentuan spesifikasi/ruang lingkup pembelian sampai dengan proses pembelian harus dinilai atas aspek resikonya. Dari proses penilaian tersebut, maka kemudian muncul tingkatan resiko. Tingkatan resiko yang signifikan kemudian ditetapkan untuk meakukan evaluasi terkait dengan prioritas pengendalian yang dijalankan.

(2) Melakukan Pengendalian Pemasok

Sistem pengendalian pemasok dijalankan sesuai dengan tingkatan resiko. Perusahaan menetapkan kriteria atas tingkatan resiko dari supplier. Supplier dengan resiko tinggi akan dipastikan membutuhkan sistem pengendalian yang lebih ketat, seperti dilakukan proses audit supplier ataupun masa percobaan yang sangat selektif dalam pemilihan suppliernya. Tentu saja ini akan berbeda dengan supplier yang memiliki resiko lebih rendah.

(3) Menetapkan Kriteria Spesifikasi Atas Panduan Pembelian

Untuk proses pembelian rutin yang seringkali dijalankan dalam perusahaan, penetapan spesifikasi baku dapat dijalankan. Proses penetapan atas spesifikasi dijalankan berdasarkan analisis atas output proses dan kinerja yang sudah dijalankan. Hal ini akan membantu untuk menjalankan proses validasi spesifikasi. Spesifikasi teknis yang tepat tentu akan meminimalkan resiko dari kesalahan pembelian yang berdampak signfikan dalam perusahaan.

(4) Pemantauan Kinerja Pemasok

Pemantauan atas kinerja pemasok dilakukan dengan periode yang ditetapkan berbasiskan resiko. Pemasok dipastikan memahami bahwa pemantauan ini diperlukan untuk menjaga perusahaan. Penilaian dijalankan secara obyektif dan bertujuan untuk membina pemasok. Ketidaksesuaian dari hasil penilaian dapat berakibat dihentikannya pemasok yang dimaksud ataupun dilakukan proses pembinaan lebih lanjut atas pemasok.

Bagaimana proses pengendalian pemasok yang dijalankan oleh perusahaan Anda? Lakukan proses pengelolaan sistem manajemen anti korupsi/ fraud yang tepat dalam perusahaan dengan mempergunakan referensi eksternal yang berpengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membentuk Manajemen yang Profesional dalam Perusahaan Keluarga

Perusahaan keluarga selalu identik dengan perusahaan yang masih berpegang teguh dengan prinsip dasar tradisional dimana menjunjung tinggi kekerabatan dalam pengelolaannya. Dimana pemilik perusahaan masih dimiliki oleh pribadi yang terafiliasi dengan kelompok keluarga dan dalam pengelolaannya dibantu oleh keluarga. Pembatasan posisi-posisi tertentu dalam organisasi yang hanya diperuntukan pada keluarga.

Sekilas, persepsi yang terbentuk adalah kecilnya peluang untuk perusahaan keluarga menjadi profesional. Namun hal ini tidak mustahil ini terjadi. Terdapat beberapa tahapan yang harus dipertimbangkan dengan efektif dalam pengelolaan manajemen pada perusahaan keluarga.

(1) Penanganan Manajemen SDM/ Sumber Daya Manusia

Pengelolaan atas manajemen SDM dalam perusahaan keluarga harus dilakukan dengan tingkat penanganan khusus. Mempertimagkan pembatasn atas posisi dalam organisasi, ada baiknya pengelolaan mempertimbangkan masukan profesional dalam penyusunan organisasi. Obyektifitas harus dipastikan untuk dilakukan agar posisi-posisi tersebut dapat terbuka untuk profesional yang kompeten. Penilaian juga sebaiknya dilakukan secara profesional dalam performa pekerjaannya. Apabila memang kekerabatan tidak dapat mengisi posisi tersebut, ada baiknya pengambilan personel yang lebih profesional dilakukan.

(2) Proses Pengambilan Keputusan

Salah satu hal yang seringkali menjadi kendala dalam manajemen keluarga adalah proses pengambilan keputusan yang dijalankan dalam organisasi. Pengambilan keputusan bukan dilakukan dengan pendekatan analisis akar penyebab masalah, namun berdasarkan pada penilaian pribadi orang yang paling berpengaruh dalam perusahaan. Hal ini menjadi suatu hambatan dalam proses pengembangan perusahaan, karena setiap perbaikan yang akan dilakukan adalah berdasarkan pada perspektif dari pemilik atau kerabat dari perusahaan yang dimaksud. Ketergantungan akan terbentuk sangat besar pada personal namun bukan kepada sistem.

(3) Proses Pengelolaan Konflik

Dalam organisasi yang berbasiskan pada manajemen keluarga, seringkali konflik muncul akibat tidak obyektif nya proses penyelesaian masalah. Aspek kedekatan menjadi lebih penting dibandingkan profesionalisme. Kesulitan ini dapat menyebabkan tingginya resiko manajemen konflik dalam organisasi. Personel dalam perusahaan tidak terdidik untuk mengembangkan kompetensi profesionalnya namun lebih kepada pendekatan kedekatannya.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan aspek profesionalisme dengan tepat selalu menjadi tantangan dalam pengelolaan organisasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan organisasi Anda dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem yang Terukur

Setiap perusahaan tentu membutuhkan adanya pengendalian yang tepat dan efektif dalam organisasinya. Dalam beberapa kondisi, sistem yang terbentuk bisa saja diabaikan oleh tim yang ada dalam organisasi. Salah satu faktor penyebab adalah sumber daya manusia itu sendiri yang dimana mengalami penyimpangan dalam menjalankan sistem. Untuk dapat meminimalkan kondisi ketidakkonsistenan ini, organisasi bisa mendesain sistem yang dapat secara tepat dan efektif dipergunakan.

Pengembangan sistem terukur dilakukan dengan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

(1) Mendesain SLA pada Business Process

Sebelum menyusun SOP (Standard Operating Procedure), pastikan bahwa perusahaan mendesain SLA (Service Level Agrement) yang terukur/ kuantitatif. SLA di sini adalah menciptakan kondisi kriteria keberterimaan yang dapat diterima oleh departemen satu ke departemen lain yang ada dalam organisasi. Sehingga proses akan berjalan secara otomatis apabila kriteria keberterimaan itu sesuai.

(2) Menentukan Process Planning

Setiap proses diupayakan terdapat input dan output yang dimana metode untuk evaluasi terkait dengan input dan output itu berjalan denga tepat. Pemberian informasi/status terkait dengan proses release dan pemeriksaan input dilakukan tercatat agar diverifikasi dengan kewenangan yang berjenjang. Penetapan atas uraian jabatan atas kewenangan yang berjenjang ini menjadi bagian penting dalam organisasi.

(3) Penetapan Mekanisme Evaluasi

Sebagai bentuk dari proses evaluasi, ada baiknya dijalankan. Proses evaluasi dapat dilakukan melalui audit ataupuna penilaian atas pencapaian target yang ada dalam perusahaan. Memeriksa apakah kriteria yang ditetapkan tersebut telah tercapai. Apabila telah tercapai maka sistem/proses dinyatakan sesuai. Namun apabila tidak, maka sistem yang dimaksud adalah tidak sesuai.

(4) Orientasi Target Proses

Penetapan atas KPI atau target per departemen dipergunakan untuk memberikan tantangan bagi pemilik proses agar tidak hanya bekerja dengan konsisten, namun juga melakukan proses improvement. Bagaimana proses perbaikan dijalankan dalam perusahaan dengan tepat dan efektif. Hal ini memberi ruang agar menjalankan fungsi inovasi di perusahaan dengan baik sebagai bentuk untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Bagaimana organisasi di tempat Anda bekerja menjalankan proses pengembangan sistem? Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk memastikan bahwa sistem yang Anda kembangkan dapat terukur dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)