konsultan bisnis

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Organisasi yang Efektif Dalam Perusahaan Keluarga

Penetapan atas desain organisasi yang berhubungan dengan perusahaan keluarga sebenarnya tidak berbeda dengan perusahaan lainnya. Namun hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana menegosiasikan posisi yang tepat dalam perusahaan agara pengelolaan tetap menjadi profesional. Lalu bagaimana mendesain organisasi yang tepat pada perusahaan keluarga?

(1) Menjabarkan Fungsi Dalam Organisasi

Idealnya seluruh fungsi yang ada di dalam organisasi diberikan kepada personel yang kompeten, namun dalam perusahaan keluarga berbeda. Terdapat aspek kepercayaan dan loyalitas yang menjadi pertimbangan dalam posisi tertentu. Mempertimbangkan bagaimana fungsi dalam organisasi dapat menjadi profesional dan tidak menjadi sia-sia karena berada dalam perusahaan keluarga. Hal ini untuk melihat bagaimana organisasi dapat menjadi profesional meskipun di dalam perusahaan masih bersifat keluarga. Pengembangan authorisasi juga menjadi bagian yang juga penting untuk ditekankan dan dijalankan dengan konsisten.

(2) Menetapkan Service Level Agreement

Setiap fungsi yang ada mendapatkan target yang ditetapkan untuk memastikan bahwa tujuan dari fungsi berjalan dengan tepat. Penetapan atas target tersebut menjadi bagian penting untuk dipastikan dijalankan dalam pelaksanaan pekerjaan dari setiap fungsi. Penilaian dilakukan untuk mengukur prestasi dari setiap fungsi yang dimaksud. Sehingga unsur kedekatan menjadi lebih minimal dan lebih mengutaman kepada profesionalisma

(3) Fokus kepada Proses

Pendekatan proses dalam penyelesaian adalah lebih penting dibandingkan dengan pendekatan target. Setiap fungsi dan penanggung jawab menjalankan proses yang termuat secara sistematis di dalam SOP (Standard Operating Procedure) untuk kemudian dilakukan proses pemastian bahwa proses dijalankan. Hal ini juga termasuk dengan proses penyelesaian masalah yang dijalankan di dalam perusahaan. Setiap permasalahan harus dilakukan berdasarkan pada penyebab terkait dengan ketidaksesuaian dalam organisasi.

Pengelolaan organisasi yang terkait dengan pelaksanaan sistem dalam perusahaan keluarga adalah penting untuk menjadi pertimbangan utama dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan menuju ke arah yang lebih profesional. Apabila perusahaan memerlukan konsultan untuk perbaikan manajemen, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan pengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Ulang Struktur Organisasi Perusahaan

Apa perlunya perusahaan menjalankan proses desain ulang struktur organisasinya? Beberapa perusahaan berpendapat bahwa struktur organisasi dipertahankan mengingat bahwa kondisi yang dimaksud sudah berjalan bertahun-tahun. Namun, tidak sedikit juga yang berpendapat berbeda. Berbagai macam alasan menjadi penyebab adanya perubahan atas struktur organisasi dalam perusahaan. Seperti pertumbuhan bisnis, efisiensi proses dan bahkan dikarenkan adanya kondisi eksternal.

Apabila perusahaan ingin melakukan proses pendesainan ulang atas struktur organisasi, berikut beberapa tahapan yang dapat dicermati atas perubahan yang dimaksud.

(1) Fokus dari Perusahaan

Struktur organisasi secara prinsip menggambarkan fokus dari perusahaan. Dimana area dengan tingkat fokus yang lebih tinggi akan dipastikan terlengkapi dengan jabatan dan fungsi khusus yang dimana spesialisasi terbentuk dan sistem pengawasan bertingkat dioptimalkan. Bisanya area ini disebut dengan core process (proses utama). Secara prinsip, area ini tidak berarti harus memiliki jumlah karyawan berjumlah banyak, namun mempertimbangkan bahwa area ini adalah strategis sebagai penggerak bisnis maka dipastikan bahwa fungsi ini ditempati oleh personel yang kompeten.

(2) Kemampuan Operasional Perusahaan

Identifikasi atas operasional perusahaan dianalisis tidak hanya pada kondisi saat ini namun juga melihat pada periode ke depannya. Kemampuan operasional diukur berdasarkan pada target produksi ataupun pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan. Analisis ini menentukan bagaimana struktur akan dikembangkan. Pada usaha dimana satuan atas fungsi berperan langsung kepada output, maka perhitungan atas jumlah output dan personel harus dijabarkan dengan perhitungan yang pasti. Kesulitan akan muncul ketika perusahaan menemukan adanya potensi kontinyuitas yang terbatas untuk dikelola oleh perusahaan, ada baiknya pengembangan dilakukan dengan fungsi organsasi terpisah yang secara khusus untuk terfokus di bidang yang dimaksud.

(3) Menghindari Fungsi dan Jabatan dengan Peran Terbatas

Organisasi melihat bahwa setiap fungsi dan jabatan dalam organisasi dapat berkembang seluasnya dan diberikan porsi yang tidak terbatas. Ketika ditemukan adanya peran yang terbatas dalam fungsi dan jabatan tersebut, sehingga sangat penting dalam perencanaan struktur organisasi untuk dapat memikirkan cara yang tepat dalam memaksimalkan fungsi dan jabatan yang dimaksud. Fungsi dan peranan sederhana dapat dikembangkan menjadi peran dengan fungsi yang lebih kompleks dan nilai output yang maksimal.

Pendesainan ulang struktur organisasi harus mempertimbangkan bagaimana perusahaan berjalan dan dapat mengantisipasi bisnis yang dijalankan. Ada baiknya penetapan ulang struktur organisasi disertai dengan rencana dan program jangka panjang yang tepat untuk mengembangkan struktur yang dimaksud. Penggunaan referensi eksternal yang tepat dapat membantu perusahaan dalam proses desain ulang struktur organisasi dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting Dalam Pengendalian Resiko Sesuai dengan Prinsip ISO 9001:2015

Dalam penerapan/implementasi ISO 9001:2015, perusahaan diminta untuk menjalankan proses penilaian resiko sebagai salah satu dari tahapan perencanaan. Konsep terkait dengan pengelolaan resiko ini dilakukan untuk mengidentifikasi bahwa sistem yang dijalankan dapat meminimalkan resiko yang muncul dalam perusahaan. Namun sebelum menetapkan sistem pengendalian resiko, terdapat 5 (lima) hal penting yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan dalam proses pengendalian resiko.

(1) Penetapan Kategori Atas Resiko

Proses penentuan kategori resiko dilakukan berdasarkan pada karakteristik bisnis dan prilaku organisasi itu sendiri. Terdapat kategori umum yang dapat dijadikan perusahaan sebagai acuan, seperti dampak yang muncul dari resiko tersebut. Semakin tinggi dampak negatif yang muncul maka akan menimbulkan tingginya resiko yang muncul.

(2) Menetapkan Prioritas Atas Pengendalian Resiko

Secara ringkas, proses pengendalian atas resiko dijalankan secara detail dan menyesuaikan dengan proses yang ada dalam perusahaan. Pengendalian atas resiko secara efektif dilakukan untuk dapat memberikan tindakan penanganan yang tepat pada resiko yang memberikan dampak sangat besar kepada perusahaan. Dalam beberapa kondisi seringkali ditemukan bahwa resiko yang dimaksudkan sulit untuk dihilangkan maka dampak dapat dikurangai menjadi resiko yang tidak tinggi.

(3) Menyusun Rencana Mitigasi

Perencanaan mitigasi ditetapkan untuk menetapkan program kerja yang bersifat jangka panjang untuk menghilangkan resiko atas proses yang dijalankan. Mengendalikan atas bagaimana penanganan dijalankan. Penetapan atas rencana mitigasi sebaiknya dilakukan berdasarkan pada analisis faktor-faktor potensi penyebab dari resiko itu sendiri. Hal ini untuk memaksimalkan bagaimana penetapan atas tindakan mitigasi tersebut dijalankan.

(4) Melakukan Pelaksanaan Atas Tindakan Mitigasi

Perusahaan harus memiliki kekuatan yang baik dalam memastikan bahwa fokus atas pengendalian tersebut. Pelaksanaan yang konsisten dapat menjadi hal penting untuk dapat memastikan bahwa potensi dapat tercegah dengan baik. Pengembangan budaya dari yang sebelumnya bersifat korektif, dimana menunggu permasalahan baru menjalankan menjadi preventif dimana menjalankan tindak improvement dijalankan tanpa melalui adanya insiden terlebih dahulu.

(5) Evaluasi Atas Efektifitas

Proses evaluasi atas tindakan mitigasi ini menjadi hal yang penting. Bisa saja resiko tidak muncul karena memang faktor-faktor yang memicu terjadi resiko yang muncul. Untuk lebih mendalami atas dampak resiko ini, proses evaluasi harus dijalankan dengan melihat bagaimana pelaksanaan atas mitigasi dijalankan. Apabila tidak dijalankan dengan maksimal, berarti korelasi atas dampak menjadi tidak berhubungan.

Bagaimana dengan pelaksanaan pengendalian resiko yang dijalankan di dalam perusahaan Anda? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem yang Terukur

Setiap perusahaan tentu membutuhkan adanya pengendalian yang tepat dan efektif dalam organisasinya. Dalam beberapa kondisi, sistem yang terbentuk bisa saja diabaikan oleh tim yang ada dalam organisasi. Salah satu faktor penyebab adalah sumber daya manusia itu sendiri yang dimana mengalami penyimpangan dalam menjalankan sistem. Untuk dapat meminimalkan kondisi ketidakkonsistenan ini, organisasi bisa mendesain sistem yang dapat secara tepat dan efektif dipergunakan.

Pengembangan sistem terukur dilakukan dengan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

(1) Mendesain SLA pada Business Process

Sebelum menyusun SOP (Standard Operating Procedure), pastikan bahwa perusahaan mendesain SLA (Service Level Agrement) yang terukur/ kuantitatif. SLA di sini adalah menciptakan kondisi kriteria keberterimaan yang dapat diterima oleh departemen satu ke departemen lain yang ada dalam organisasi. Sehingga proses akan berjalan secara otomatis apabila kriteria keberterimaan itu sesuai.

(2) Menentukan Process Planning

Setiap proses diupayakan terdapat input dan output yang dimana metode untuk evaluasi terkait dengan input dan output itu berjalan denga tepat. Pemberian informasi/status terkait dengan proses release dan pemeriksaan input dilakukan tercatat agar diverifikasi dengan kewenangan yang berjenjang. Penetapan atas uraian jabatan atas kewenangan yang berjenjang ini menjadi bagian penting dalam organisasi.

(3) Penetapan Mekanisme Evaluasi

Sebagai bentuk dari proses evaluasi, ada baiknya dijalankan. Proses evaluasi dapat dilakukan melalui audit ataupuna penilaian atas pencapaian target yang ada dalam perusahaan. Memeriksa apakah kriteria yang ditetapkan tersebut telah tercapai. Apabila telah tercapai maka sistem/proses dinyatakan sesuai. Namun apabila tidak, maka sistem yang dimaksud adalah tidak sesuai.

(4) Orientasi Target Proses

Penetapan atas KPI atau target per departemen dipergunakan untuk memberikan tantangan bagi pemilik proses agar tidak hanya bekerja dengan konsisten, namun juga melakukan proses improvement. Bagaimana proses perbaikan dijalankan dalam perusahaan dengan tepat dan efektif. Hal ini memberi ruang agar menjalankan fungsi inovasi di perusahaan dengan baik sebagai bentuk untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Bagaimana organisasi di tempat Anda bekerja menjalankan proses pengembangan sistem? Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk memastikan bahwa sistem yang Anda kembangkan dapat terukur dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting dalam Mendesain Fungsi PPIC dalam Industri

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, penyusunan fungsi PPIC dalam industri adalah penting dan kritikal. Hal ini mempertimbangkan bahwa PPIC menjadi bagian penting untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga seluruh order dapat terealisasi dengan tepat dan baik. Untuk mengendalikan sistem yang dijalakan tersebut, perusahaan dapat menyusun fungsi yang terkait dengan pengendalian atas penjadwalan atas kegiatan produksi sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Berikut ini adalah 5 (lima) hal penting yang harus diprhatikan perusahaan ketika mendesain fungsi PPIC.

(1) Mempertimbangkan Sarana dan Prasarana Perusahaan

Menetapkan standar terkait dengan perencanana produksi harus mempertimbangkan kondisi fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan, seperti kapasitas stock dan kapasitas produksi. Hal ini menjadi pertimbangan kuat terkait dengan bagaimana perusahaan harus memastikan bahwa kesesuaian tersebut dapat dijalankan dengan tepat dan maksimal.

(2) Kapasitas dari Supplier/Vendor

Bagaimana supplier/ vendor dapat bertanggung jawab dalam memastikan bahwa barang yang disupply sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan. Penentuan atas kapasitas dari vendor tersebut akan menentukan bagaimana proses pengiriman bahan baku masuk ke dalam perusahaan untuk kemudian dihitung sebagai waktu tunggu untuk proses produksi.

(3) Tahapan Proses Produksi

Detail atas tahapan proses produksi menjadi hal penting dalam penetapan desain alir proses serta pencatatan administrasi terkait dengan kegiatan produksi. Penetapan stock awal dan stock akhir pada setiap tahapan proses menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan dalam kegiatan dan proses produksi. Kegiatan proses produksi harus dipastikan untuk menjadi bagian yang dikelola dengan tepat termasuk di dalamnya adalah stock managementnya.

(4) Sistem Inventory dan Pengiriman barang

Penetapan atas proses pengelolaan pergudangan serta pengiriman barang menjadi bagian penting untuk dihitung dan menetapkan tahapan dari persiapan pengiriman serta menjaga asupan produk yang masuk ke dalam inventory. Persiapan pengiriman harus dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses penanganan dan pengelolaan barang dijalankan secara efektif.

(5) Evaluasi dan Pengendalian Proses

Perusahaan diharapkan menetapkan periode evaluasi yang harus dijalankan serta bagaimana proses pengendalian proses dilakukan pada setiap tahapannya. Pemeriksaan serta proses verifikasi dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses tersebut dijalankan dengan tepat dan efektif. Pengecekan atas status pengendalian perlu menjadi perhatian penting untuk memastikan bahwa seluruh proses terkendali dengan tepat.

Bagaimana pengembangan unit kerja PPIC di perusahaan Anda. Lakukan proses pengendalian dan pengembangan terkait dengan departemen PPIC dalam perusahaan secara tepat. (amaryllliap@gmail.com, 08129369926)

Menjalankan Proses Audit ISO 37001 Secara Efektif

Kegiatan internal audit dalam audit ISO 37001 adalah kegiatan yang menjadi mandatory/ wajib. Seperti pada jenis sertifikasi ISO lainnya. Prinsip untuk menjalankan kegiatan audit dilakukan dengan menerapkan prinsip ISO 19011:2018 sebagai pendoman dalam menjalankan kegiatan audit internal ISO 37001. Untuk dapat menjalankan kegiatan internal audit ISO 37001, berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

(1) Mempersiapkan Kegiatan Audit Internal

Perusahaan menetapkan tim yang menjadi internal auditor. Tim ini dilatih untuk memahami persyaratan apa saja yang diwajibkan dalam kegiatan audit ISO 37001. Penetapan atas seleksi tim internal audit selain terkait dengan pemahaman persyaratan juga wajib untuk mempertimbangkan aspek soft skill yang terkait dengan aspek ethical yang diperlukan oleh auditor. Penyusunan jadwal kegiatan audit internal harus dipastikan ditetapkan sesuai dengan tingkatan resiko dari departemen yang ada dalam perusahaan. Dimana departemen dengan resiko tinggi, sebaiknya mendapatkan frekuensi audit yang lebih tinggi/sering dibandingkan dengan departemen dengan resiko rendah.

Secara administrasi, perencanaan audit dijalankan dengan menyusun checklist audit internal, yang dimana di dalamnya terdapat parameter pemeriksaan yang berhubungan dengan klausul pada ISO 37001. Penetapan parameter itu sendiri ditujukan sesuai dengan fungsi dan jabatan yang ada dalam organisasi.

(2) Menjalankan Kegiatan Audit Internal

Pelaksanaan atas audit internal melalui beberapa tahapan yang dimana membutuhkan perhatian yang tepat. Keahlian/skill dari auditor adalah menjadi bagian yang penting untuk dipastikan secara efektif dapat menjalankan kegiatan audit internal. Proses evaluasi yang dilakukan dalam kegiatan audit internal ini tidak hanya meliputi pada bagaimana sistem dijalankan, namun juga melihat kepada potensi kemunculan dari kasus bribery dan fraud tersebut dijalankan. Identifikasi atas potensi tersebut dapat memberikan perbaikan ke dalam sistem

(3) Pelaksanaan Tindakan Perbaikan

Tujuan dari audit dijalankan untuk memastikan bahwa setiap temuan yang teridentifikasi dalam sistem akan dilakukan proses pelaksanaan perbaikan. Perbaikan yang ditetapkan berdasarkan kepada analisis permasalahan yang timbul yang kemudian menetapkan tindakan perbaikan yang dapat dijalankan. Tindakan perbaikan yang dilakukan dijalankan untuk meminimalkan resiko atas potensi kemunculan kasus bribery/ fraud dan peramalahan penyimpangan sistem.

Perusahaan/organisasi harus memastikan bahwa setiap kegiatan audit internal yang dimaksud dilakukan secara tertulis dan dengan efektif berjalan. Perusahaan harus memastikan atas pelaksanaan sistem dijalankan dengan tepat dan efektif. Lakukan encarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memaksimalkan pelaksanaan Sistem Manajemen Anti Penyuapan ISO 37001. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengefektifkan Internal Audit ISO 9001:2015 di Dalam Perusahaan

Pelaksanaan atas internal audit dijalankan untuk dapat memastikan bahwa program internal audit dapat memberikan kontribusi yang efektif ke dalam pelaksanaan sistem di dalam perusahaan. Dalam penerapan sistem ISO 9001:2015, realisasi atas sistem harus melekat ke dalam kegiatan perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya konsep asal ada sertifikat saja di dalam perusahaan.

Strategi implmenetasi ISO 9001:2015 harus didukung dengan memiliki kegiatan internal audit yang efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan nilai manfaat internal audit ISO 9001:2015.

(1) Memiliki Tim Internal Auditor yang Handal

Kehandalan tim internal auditor dibentuk oleh perusahaan dengan kewenangan yang tepat. Kemampuan internal auditor terbentuk melalui pelatihan dan kegiatan praktek lapangan yang dilakukan dengan supervisi yang tepat. Beberapa perusahaan mengembangkan tim internal audit dan melakukan evaluasi atas kompetensi internal auditor sehingga mendapatkan kemampuan yang tepat dalam memastikan audit dilakukan untuk melihat bagaimana sistem dijalankan. Pengalaman dan keterbukaan organisasi atas kegiatan internal audit dilakukan terkait dengan bagaimana proses internal audit dapat meningkatkan kualitas sistem perusahaan.

(2) Budaya Perusahaan Atas Improvement

Keterbukaan dan bagaimana perusahaan mampu menerima bagaimana kegiatan internal audit dipergunakan oleh perusahaan. Bagaimana suatu budaya perusahaan dijalankan untuk dapat melakukan penanganan atas setiap temuan audit. Temuan audit tersebut dipergunakan untuk dapat meningkatkan nilai positif dalam perusahaan. Setiap temuan menyebabkan adanya perbaikan yang perlu dijalankan. Siklus improvement terbentuk dari kegiatan internal audit itu sendiri.

(3) Pelaksanaan Internal Audit

Seberapa sering perusahaan menjalankan kegiatan internal audit? Sebaiknya proses internal audit dijalankan dengan mempertimbangkan atas resiko terkait dengan proses. Seperti bagaimana kegiatan internal audit akan dijalankan harus mempertimbangkan resiko. Jadwal atas pelaksanaan internal audit dilakukan berdasarkan pada periode audit yang lebih sering dibandingkan dengan departemen yang resiko rendah.

Bagaimana perusahaan menjalankan kegiatan internal audit dijalankan dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan program pelatihan dan pendampingan internal audit yang efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membuat Lay Out Proses Pembuatan Pabrik Kemasan Pangan/Kosmetik

Pengolahan atas pabrik kemasan yang menjadi kenasan produk pangan dan kosmetik harus memperhatikan persyaratan keamanan produk. Salah satu hal yang menarik dalam menyusun lay out dari pabrik kemasan adalah kebutuhan untuk dapat mengidentifikasi tingkat resiko dari produk yang dimaksud. Produk kemasan yang memiliki karakteristik untuk kontak langsung dengan produk akan memiliki tingkat higienitas yang lebih tinggi apabila dibandingkan dengan produk yang tidak kontak langsung dengan produk. Higienitas ini dipergunakan untuk mendesain lay out, dimana faktor resiko atas kontaminasi terhadap produk kemasan dari potensi kontaminasi biologi, kimia dan fisik diminimalkan.

Lalu bagaimana teknik penyusunan lay out proses yang tepat pada industri kemasan, baik itu kemasan pangan ataupun kosmetik? Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat perusahaan lakukan terkait dengan penyusunan lay out proses yang dimaksud.

(1) Menyusun Lay Out Proses yang Linier

Pastikan bahwa lay out mengakomodasi alir proses sesuai runutan yang tepat. Dengan mempertimbangkan runutan, selain aspek efisiensi, dengan mengikuti runutan diharapkan personel yang bekerja tidak menjalankan tahapan yang berpindah terlalu sering antar area proses. Hal ini ditujukan untuk dapat meminimalkan kontaminasi selama proses. Sehingga setiap area dapat berjalan dengan efektif.

(2) Pengelolaan dan Penyimpanan Material dalam Proses

Tahapan penempatan material serta pembentukan material menjadi bagian penting dalam penetapan lay out dalam pengelolaan material yang dijalankan dalam kegiatan proses yang ada. Pengelolaan atas material itu, termasuk di dalamnya adalah penanganan bahan baku, proses produksi yang dijalankan, serta penanganan atas produk jadi. Proses penempatan atas material ini juga wajib ditetapkan dalam lay out yang ada, termasuk di dalamnya adalah material bahan kimia yang dipergunakan dalam proses yang dimaksud. Penetapan atas pengendalian bahan kimia harus sangat dijaga untuk meminimalkan resiko bahan kimia. Penyusunan dan penempatan harus dipastikan meminimalkan adanya penggunaan bahan kimia yang tidak masuk ke dalam Daftar Bahan Kimia dalam proses.

(3) Personal Hygiene

Penerapan personal hygiene di industri kemasan disesuaikan dengan tingkat resiko atas produk. Dimana status personal hygiene ini dikendalikan dalam bentuk pemisahan area kerja yang tepat, sehingga personel yang bekerja di area proses produksi dapat bekerja pada area sesuai dengan tingkat resiko yang ada. Termasuk di dalamnya adalah penetapan sistem sanitasi, area personel maupun alir masuk personel ke dalam area proses.

(4) Luasan Area

Penetapan luasan area kerja didesain dengan mempertimbangkan ventilasi area kerja, penempatan mesin serta jumlah personel yang bekerja. Perhitungan harus dipastikan agar flow process, penanganan material serta pengelolaan penempatan mesin-mesin sesuai dengan lay out area proses yang ditetapkan. Dalam penetapan desain area, perusahaan juga harus mempertimbangkan aspek pencahayaan dari area kerja yang dimaksud, dan persyaratan lingkungan lainnya yang ada di area kerja.

Bagaimana perusahaan Anda menetapkan sistem desain/ lay out proses kerja? Pastikan perusahaan mendesain pabrik dengan tepat dan efektif, agar aspek higienitas dari lay out dapat tercapai. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menetapkan Sistem QC yang Tepat Dalam Industri

Banyak perusahaan yang belum melihat fungsi utama dari QC dalam arti yang tepat. Beberapa contoh, ditemukan bahwa QC seringkali menjadi penanggung jawab utama dari kualitas produk. Hal ini bukanlah sesuatu yang benar, mengingat penanggung jawab kualitas itu sendiri adalah seluruh elemen perusahaan. Dalam prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, mutu terbentuk dari suatu proses yang berdasarkan pada ketetapan yang disepakai berdasarkan pada kepatuhan perusahaan atas regulasi, peraturan maupun persyaratan pelanggan. Konsep mutu yang secara luas, diartikan sebagai proses untuk melampaui batasan kepuasan pelanggan.

Berikut bagaimana perusahaan harus menetapkan mekanisme ruang lingkup QC yang tepat dan efektif dalam perusahaan.

(1) Penjaga Spesifikasi Produk/Proses

Spesifikasi dibentuk berdasarkan pada kesepakatan ataupun trial proses yang dijalankan perusahaan agar memenuhi persyaratan kualitas sesuai dengan ketetapan pelanggan. Dalam beberapa kondisi, penetapan spesifikasi dilakukan oleh QC adalah menjadi batasan bagaimana persyaratan kualitas tersebut dijadikan acuan.

(2) Melakukan Verifikasi Metide Sampling

Peranan QC dalam proses inspeksi banyak tergantung dengan metode pengujian. Dalam setiap proses pengujian, pengambilan sampling adalah aspek kritikal yang menjadi penentu apakah produk bisa dinyatakan sesuai atau tidak. Proses pengujian sample haeus diverifikasi, mengingat perubahan kuakitas akan mempengaruhi metode. Hal yang perlu diwaspadai adalah munculnya trend kualitas yang menurun.

(3) Kualifikasi Personel QC

Tim QC harus memiliki kemampuan untuk melakukan proses pengujian. Termasuk di dalamnya adalah pengujian dengan alat atau tanpa alat. Profisiensi perlu dilakukan terkait dengan bagaimana personel melakukan proses pengujian. Untuk meningkatkan kualitas SDM, pelatihan yang dilakukan harus dipastikan dijalankan secara konsisten.

(4) Evaluasi dan Analisis

Dalam proses pengujian ataupun pemeriksaan, QC akan menemukan informasi berupa data-data yang dapat dipergunakan sebagai panduan dalam pemecahan masalah. Trend kualitas harus dilakukan evaluasi untuk secara maksimal bisa dilakukan perbaikan di dalam perusahaan.

(5) Pelaksanaan Improvement Kualitas

QC ditempatkan sebagai posisi yang bertugas melakukan evaluasi dan dukungan untuk menjalankan improvement. Pemahaman atas bagaimana prises dijalankan agar mendapatkan kualitas yang lebih baik adalah point penting yang harys dijalankan dalam perusahaan.

Pengelolaan atas sistem manufacturing harus melihat kualitas sebagai aspek penentu keberhasilan persaingan. Mengupayakan budaya kerja yang terfokus kepada kualitas dapat meningkatkan profit dan produktifitas bisnis. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)