konsultan sop

Menjalankan Inovasi Efisiensi yang Tepat dalam Organisasi/ Perusahaan

Saat ini, organisasi/perusahaan dituntut untuk menjalankan proses inovasi agar dapat memenangkan kompetisi. Salah satu jenis inovasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah inovasi yang terkait dengan efisiensi. Apa yang dimaksud dengan inovasi efisiensi?

Inovasi efisiensi adalah suatu bentuk metode/ proses/ tata kelola yang terbaru dimana proses efisiensi dijalankan merupakan suatu terobosan untuk dapat mengoptimalkan produktifitas dengan nilai biaya rendah. Dalam menjalankan proses inovasi efisiensi itu sendiri, perusahaan memastikan bahwa adanya ide dan metode yang tepat dan efektif untuk memastikan bahwa perusahaan dapat menjalankan inovasi efisiensi itu sendiri. Lalu bagaiman menjalankan proses inovasi efisiensi itu dijalankan?

(1) Proses Pengumpulan Data

Kegiatan untuk mengumpulkan data dijalankan untuk dapat memastikan bahwa proses efisiensi dijalankan berdasarkan pada fakta/ data-data yang terkait dengan program inovasi tersebut. Pengelolaan dan penanganan dapat dilakukan untuk dapat memastikan bagaimana proses pengumpulan data dan fakta informasi yang diperlukan terkait dengan organisasi/ perusahaan.

(2) Pembentukan Tim

Penetapan atas inovasi efisiensi ini dijalankan oleh organisasi. Dimana kegiatan tersebut dijalankan oleh tim/leader yang terkait dengan proses penanganan dan pengelolaan yang terkait dengan efisiensi. Bagaimana tim dapat menjalankan proses pengelolaan atas inovasi atas efisiensi yang dimaksud. Pengelolaan atas efisiensi menjadi tanggung jawab terkait dengan tim yang menjalankan inovasi yang dimaksud.

(3) Pengembangan Program Atas Inovasi

Program inovasi yang dijalankan terdapat 2 (dua) jenis, yaitu cost reduction program dan cost saving program. Cost reduction program adalah kegiatan inovasi yang dijalankan untuk menurunkan biaya yang dipergunakan oleh perusahaan yang terkelola dalam perusahaan. Cost saving program adalah pencegahan untuk pengeluaran biaya yang tidak diharapkan atau memberikan dampak negatif.

Lalu bagaimana program inovasi dijalankan dalam organisasi terkait dengan efisiensi? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan inovasi efisiensi dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan HACCP yang Efektif Pada Industri Sarang Burung Walet

Industri pengolahan sarang burung walet adalah industri yang saat ini adalah salah satu usaha strategis yang berpotensi memberikan devisa untuk negara. Fokus pengolahan sarang burung walet tidak hanya pada kualitas saja namun juga meliputi keamanan pangan. Keamanan pangan yang terimplementasi dalam bentuk HACCP, lalu bagaimana proses penerapan HACCP tersebut dijalankan dalam Industri Sarang Burung Walet. Berikut ini adalah bentuk penerapan yang dapat dijalankan oleh industri pengolahan sarang burung walet.

(1) Desain Pabrik

Mendesain pabrik pengolahan sarang burung walet harus dilakukan dengan mempertimbangkan alir proses, kesesuaian atas resiko kontaminasi serta persyaratan keamanan pangan. Penetapan sekat proses harus mempertimbangkan pada aspek potensi resiko terhadap produk. Penetapan atas material dari bangunan serta kondisi ruangan juga menjadi pertimbangan penting.

(2) Utilitas dan Peralatan

Penetapan atas utilitas seperti perlengkapan air minum sebagai standar air yang dipergunakan dalam proses, sirkulasi udara serta penanganan limbah harus secara hati-hati ditetapkan. Peralatan yang dipergunakan adalah peralatan yang terbuat dari material yang tidak menimbulkan kontaminasi. Ada baiknya meminimalkan penggunaan perlengkapan yang terbuat dari kayu atau logam dengan kualitas non stainless.

(3) Sanitasi dan Kebersihan

Poin kebersihan menjadi hal penting untuk dikelola dalam proses. Kebersihan dan sanitasi disusun berdasarkan pada resiko yang dapat muncul di area kerja, peralatan, personel maupun pada kondisi dimana peralatan dan perlengkapan dari proses harus dipastikan tersanitasi dengan efektif. Dimana seluruh potensi mikrobiologi yang beresiko memberikan kontaminasi kepada produk. Pengelolaan sanitasi selain juga dapat dipergunakan untuk menghilangkan potensi pathogen juga dapat menghilangkan potensi allergen.

(4) Pembentukan Tim HACCP

Hal yang perlu menjadi perhatian pada organisasi, bahwa penerapan yang terkait dengan sistem keamanan pangan, bahwa pelaksanaan atas persyaratan keamanan pangan bukan hanya dijalankan oleh satu orang namun digerakan oleh seluruh karyawan. Tim HACCP itu sendiri memiliki tanggung jawab yang penuh dalam proses penyusunan atas perencanaan dari HACCP termasuk di dalamnya implementasi. Tim HACCP harus dapat memastikan bahwa pelaksanaan atas keamanan pangan berjalan dengan tepat dan konsisten.

(5) Pelaksanaan Sistem Keamanan Pangan

HACCP sebagai persyaratan yang terkait dengan sistem manajemen keamanan pangan memiliki pendekatan validasi dan verifikasi yang tepat dan efektif. Bagaimana persyaratan terkait dengan status keamanan pangan berjalan dengan tepat? Proses validasi adalah hal penting yang harus dijalankan sebelum melakukan proses penyusunan rencana HACCP. Validasi mencakup pada proses kajian atas seluruh dasar/latar belakang ilmuah untuk melihat bagaimana sistem yang dimaksud dijalankan. Proses verifikasi adalah proses pemeriksaan untuk memastikan bahwa batasan yang menjadi persyaratan keamanan pangan. Proses verifikasi meliputi proses pemantauan serta proses pemeriksaan atas efektifitas implementasi sistem, termasuk di dalamnya adalah kegiatan audit internal, pengujian produk, kajian atas status evaluasi dari pemenuhan persyaratan keamanan pangan.

Penerapan HAACP pada industri pengolahan sarang burung walet sebenarnya tidak berbeda dengan industri pangan lainnya. Namun ada spesifikasi yang khusus terkait dengan pengolahan sarang burung walet, khususnya terkait dengan tahapan proses dan karakterisasasi pada produk itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Desain Pabrik Pangan yang Tepat

Proses pengelolaan produk pangan dipastikan harus dapat dijalankan dengan kondisi yang higienis dan aman untuk produk. Lalu bagaimana penetapan atas persyaratan desain pabrik pangan yang tepat? Berikut adalah beberapa hal yang sangat perlu dipertimbangkan terkait dengan penetapan atas desain pabrik yang dimaksud.

(a) Lingkungan Eksternal

Penempatan atas lokasi pabrik menjadi salah satu langkah utama sebelum mendirikan bangunan pabrik pangan dimana lokasi sebaiknya tidak mendekati area yang dapat memberikan resiko tinggi kepada pengelolaan pabrik, seperti penimbunan limbah, sawah ataupun area dimana telah terkontaminasi polusi. Lingkungan eksternal yang salah akan memberikan usaha yang cukup keras bagi perusahaan dalam menjalankan pengendalian keamanan pangan. Ada baiknya perusahaan sebelum mendirikan pabrik melakukan

(b) Alir Proses

Pertimbangan alir proses menjadi salah satu faktor utama dalam menetapkan lay out. Selain dengan tujuan efisiensi, alir proses sebaiknya mempertimbangkan pencegahan atas resiko kontaminasi terhadap produk. Kontaminasi yang perlu dipertimbangkan adalah adanya potensi dari limbah, personel maupun dari peralatan yang dipergunakan. Memperhatikan area bersih dan area kotor menjadi bagian penting dalam penetapan lay out. Area bersih adalah area dimana produk telah dilakukan proses dari potensi kontaminasi dari proses sebelumnya, biasanya area ini adalah area pengemasan akhir atau area setelah proses yang melalui heat treatment.

(c) Material atas Bangunan

Memastikan bahwa bangunan berasal dari material yang aman dan tidak memberikan resiko kontaminasi. Kemudahan untuk proses pembersihan juga menjadi pertimbangan dalam menentukan material yang akan digunakan. Pemilihan atas material juga harus mempertimbangkan type dan karakter produk, sehingga tidak bisa disamakan ketika menyusun daftar material bangunan yang dipergunakan dalam membangun.

(d) Sarana dan Prasarana Pendukung

Desain dari pabrik pengolahan pangan tidak hanya terkait dengan proses produksi saja. Namun juga mendesain instalasi pengolahan limbah, penyediaan sarana untuk karyawan, serta penyediaan sarana supporting process seperti kegiatan workshop dan stock atas material.

Ada baiknya apabila ingin membangun pabrik pengolahan pangan atau kemasan, perusahaan melakukan pencarian referensi eksternal yang tepat dan sesuai dengan persyaratan teknis yang dipersyaratkan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memastikan desain pabrik pangan Anda telah sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Ulang Struktur Organisasi Perusahaan

Apa perlunya perusahaan menjalankan proses desain ulang struktur organisasinya? Beberapa perusahaan berpendapat bahwa struktur organisasi dipertahankan mengingat bahwa kondisi yang dimaksud sudah berjalan bertahun-tahun. Namun, tidak sedikit juga yang berpendapat berbeda. Berbagai macam alasan menjadi penyebab adanya perubahan atas struktur organisasi dalam perusahaan. Seperti pertumbuhan bisnis, efisiensi proses dan bahkan dikarenkan adanya kondisi eksternal.

Apabila perusahaan ingin melakukan proses pendesainan ulang atas struktur organisasi, berikut beberapa tahapan yang dapat dicermati atas perubahan yang dimaksud.

(1) Fokus dari Perusahaan

Struktur organisasi secara prinsip menggambarkan fokus dari perusahaan. Dimana area dengan tingkat fokus yang lebih tinggi akan dipastikan terlengkapi dengan jabatan dan fungsi khusus yang dimana spesialisasi terbentuk dan sistem pengawasan bertingkat dioptimalkan. Bisanya area ini disebut dengan core process (proses utama). Secara prinsip, area ini tidak berarti harus memiliki jumlah karyawan berjumlah banyak, namun mempertimbangkan bahwa area ini adalah strategis sebagai penggerak bisnis maka dipastikan bahwa fungsi ini ditempati oleh personel yang kompeten.

(2) Kemampuan Operasional Perusahaan

Identifikasi atas operasional perusahaan dianalisis tidak hanya pada kondisi saat ini namun juga melihat pada periode ke depannya. Kemampuan operasional diukur berdasarkan pada target produksi ataupun pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan. Analisis ini menentukan bagaimana struktur akan dikembangkan. Pada usaha dimana satuan atas fungsi berperan langsung kepada output, maka perhitungan atas jumlah output dan personel harus dijabarkan dengan perhitungan yang pasti. Kesulitan akan muncul ketika perusahaan menemukan adanya potensi kontinyuitas yang terbatas untuk dikelola oleh perusahaan, ada baiknya pengembangan dilakukan dengan fungsi organsasi terpisah yang secara khusus untuk terfokus di bidang yang dimaksud.

(3) Menghindari Fungsi dan Jabatan dengan Peran Terbatas

Organisasi melihat bahwa setiap fungsi dan jabatan dalam organisasi dapat berkembang seluasnya dan diberikan porsi yang tidak terbatas. Ketika ditemukan adanya peran yang terbatas dalam fungsi dan jabatan tersebut, sehingga sangat penting dalam perencanaan struktur organisasi untuk dapat memikirkan cara yang tepat dalam memaksimalkan fungsi dan jabatan yang dimaksud. Fungsi dan peranan sederhana dapat dikembangkan menjadi peran dengan fungsi yang lebih kompleks dan nilai output yang maksimal.

Pendesainan ulang struktur organisasi harus mempertimbangkan bagaimana perusahaan berjalan dan dapat mengantisipasi bisnis yang dijalankan. Ada baiknya penetapan ulang struktur organisasi disertai dengan rencana dan program jangka panjang yang tepat untuk mengembangkan struktur yang dimaksud. Penggunaan referensi eksternal yang tepat dapat membantu perusahaan dalam proses desain ulang struktur organisasi dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting dalam Mendesain Fungsi PPIC dalam Industri

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, penyusunan fungsi PPIC dalam industri adalah penting dan kritikal. Hal ini mempertimbangkan bahwa PPIC menjadi bagian penting untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga seluruh order dapat terealisasi dengan tepat dan baik. Untuk mengendalikan sistem yang dijalakan tersebut, perusahaan dapat menyusun fungsi yang terkait dengan pengendalian atas penjadwalan atas kegiatan produksi sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Berikut ini adalah 5 (lima) hal penting yang harus diprhatikan perusahaan ketika mendesain fungsi PPIC.

(1) Mempertimbangkan Sarana dan Prasarana Perusahaan

Menetapkan standar terkait dengan perencanana produksi harus mempertimbangkan kondisi fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan, seperti kapasitas stock dan kapasitas produksi. Hal ini menjadi pertimbangan kuat terkait dengan bagaimana perusahaan harus memastikan bahwa kesesuaian tersebut dapat dijalankan dengan tepat dan maksimal.

(2) Kapasitas dari Supplier/Vendor

Bagaimana supplier/ vendor dapat bertanggung jawab dalam memastikan bahwa barang yang disupply sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan. Penentuan atas kapasitas dari vendor tersebut akan menentukan bagaimana proses pengiriman bahan baku masuk ke dalam perusahaan untuk kemudian dihitung sebagai waktu tunggu untuk proses produksi.

(3) Tahapan Proses Produksi

Detail atas tahapan proses produksi menjadi hal penting dalam penetapan desain alir proses serta pencatatan administrasi terkait dengan kegiatan produksi. Penetapan stock awal dan stock akhir pada setiap tahapan proses menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan dalam kegiatan dan proses produksi. Kegiatan proses produksi harus dipastikan untuk menjadi bagian yang dikelola dengan tepat termasuk di dalamnya adalah stock managementnya.

(4) Sistem Inventory dan Pengiriman barang

Penetapan atas proses pengelolaan pergudangan serta pengiriman barang menjadi bagian penting untuk dihitung dan menetapkan tahapan dari persiapan pengiriman serta menjaga asupan produk yang masuk ke dalam inventory. Persiapan pengiriman harus dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses penanganan dan pengelolaan barang dijalankan secara efektif.

(5) Evaluasi dan Pengendalian Proses

Perusahaan diharapkan menetapkan periode evaluasi yang harus dijalankan serta bagaimana proses pengendalian proses dilakukan pada setiap tahapannya. Pemeriksaan serta proses verifikasi dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses tersebut dijalankan dengan tepat dan efektif. Pengecekan atas status pengendalian perlu menjadi perhatian penting untuk memastikan bahwa seluruh proses terkendali dengan tepat.

Bagaimana pengembangan unit kerja PPIC di perusahaan Anda. Lakukan proses pengendalian dan pengembangan terkait dengan departemen PPIC dalam perusahaan secara tepat. (amaryllliap@gmail.com, 08129369926)

Menjalankan Proses Audit ISO 37001 Secara Efektif

Kegiatan internal audit dalam audit ISO 37001 adalah kegiatan yang menjadi mandatory/ wajib. Seperti pada jenis sertifikasi ISO lainnya. Prinsip untuk menjalankan kegiatan audit dilakukan dengan menerapkan prinsip ISO 19011:2018 sebagai pendoman dalam menjalankan kegiatan audit internal ISO 37001. Untuk dapat menjalankan kegiatan internal audit ISO 37001, berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

(1) Mempersiapkan Kegiatan Audit Internal

Perusahaan menetapkan tim yang menjadi internal auditor. Tim ini dilatih untuk memahami persyaratan apa saja yang diwajibkan dalam kegiatan audit ISO 37001. Penetapan atas seleksi tim internal audit selain terkait dengan pemahaman persyaratan juga wajib untuk mempertimbangkan aspek soft skill yang terkait dengan aspek ethical yang diperlukan oleh auditor. Penyusunan jadwal kegiatan audit internal harus dipastikan ditetapkan sesuai dengan tingkatan resiko dari departemen yang ada dalam perusahaan. Dimana departemen dengan resiko tinggi, sebaiknya mendapatkan frekuensi audit yang lebih tinggi/sering dibandingkan dengan departemen dengan resiko rendah.

Secara administrasi, perencanaan audit dijalankan dengan menyusun checklist audit internal, yang dimana di dalamnya terdapat parameter pemeriksaan yang berhubungan dengan klausul pada ISO 37001. Penetapan parameter itu sendiri ditujukan sesuai dengan fungsi dan jabatan yang ada dalam organisasi.

(2) Menjalankan Kegiatan Audit Internal

Pelaksanaan atas audit internal melalui beberapa tahapan yang dimana membutuhkan perhatian yang tepat. Keahlian/skill dari auditor adalah menjadi bagian yang penting untuk dipastikan secara efektif dapat menjalankan kegiatan audit internal. Proses evaluasi yang dilakukan dalam kegiatan audit internal ini tidak hanya meliputi pada bagaimana sistem dijalankan, namun juga melihat kepada potensi kemunculan dari kasus bribery dan fraud tersebut dijalankan. Identifikasi atas potensi tersebut dapat memberikan perbaikan ke dalam sistem

(3) Pelaksanaan Tindakan Perbaikan

Tujuan dari audit dijalankan untuk memastikan bahwa setiap temuan yang teridentifikasi dalam sistem akan dilakukan proses pelaksanaan perbaikan. Perbaikan yang ditetapkan berdasarkan kepada analisis permasalahan yang timbul yang kemudian menetapkan tindakan perbaikan yang dapat dijalankan. Tindakan perbaikan yang dilakukan dijalankan untuk meminimalkan resiko atas potensi kemunculan kasus bribery/ fraud dan peramalahan penyimpangan sistem.

Perusahaan/organisasi harus memastikan bahwa setiap kegiatan audit internal yang dimaksud dilakukan secara tertulis dan dengan efektif berjalan. Perusahaan harus memastikan atas pelaksanaan sistem dijalankan dengan tepat dan efektif. Lakukan encarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memaksimalkan pelaksanaan Sistem Manajemen Anti Penyuapan ISO 37001. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Merubah Bisnis Model Organisasi dengan Tepat dan Efektif

Ketika menghadapi tantangan, perusahaan diharapkan untuk menghadapinya dengan berbagai macam strategi. Salah satu penanganan strategi. Terkadang strategi yang terbentuk adalah strategi yang dimana perubahan yang dilakukan adalah sederhana namun tidak jarang menghasilkan dampak yang kompleks.

Setiap perusahaan yang muncul harus dipastikan dilengkapi dengan perencanaan yang tepat dan efektif. Perencanaan tersebut didesain dengan melihat tujuan dan kondisi perusahaan. Secara prinsip perubahan harus diatur secara struktural.

Penerapan atas perubahan dan bisnis model harus mempertimbangkan beberapa hal berikut.

(1) Mengidentifikasi Keterkaitan Proses dengan Pihak Eksternal

Perusahaan harus melihat keterkaitan dengan pihak lain di luar organisasi. Hal ini sangat penting untuk dipertimbangkan, mengingat terkait dengan karakteristik dan kebutuhan yang ditetapkan pada pihak eksternal. Business Model yang terbentuk harus mengakomodasi seluruh kebutuhan dari pihak eksternal tersebut. Mengingat bahwa keberlangsungan atas bisnis

(2) Kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia)

Dalam perusahaan dimana SDM yang dimiliki mempunyai kemampuan beradaptasi yang baik maka proses perubahan bisnis model adalah suatu perkara mudah. Namun hal ini akan menjadi lain, apabila proses perubahan ini dilakukan pada perusahaan dimana kemampuan SDM yang ada terbatas. Berbagai pertimbangan akan menjadi suatu hal yang mendasari penanganan atas perubahan yang dimaksud. Apabila perubahan tersebut tidak menyebabkan perubahan signifikan yang berhubungan dengan kompetensi maka perbaikan kompetensi tidak terlalu menjadi fokus.

(3) Pengkajian Sistem Perubahan

Proses perubahan sistem dijalankan untuk memastikan bahwa sistem perubahan terkait dengan penerapan dalam bisnis model yang ada sesuai dengan perencanaan perubahan. Perencanaan perubahan harus dijalankan secara terstruktur untuk dapat memastikan bagaimana proses perubahan model yang dijalankan bisa dilakukan evaluasi dengan tepat. Transisi yang terkait dengan perubahan harus dipastikan berjalan dengan tepat dan terstruktur.

Bagaimana perusahaan menjalankan perubahan model yang dijalankan? Lakukan proses untuk memastikan perencanaan terkait dengan perubahan business process yang dijalankan di perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengefektifkan Internal Audit ISO 9001:2015 di Dalam Perusahaan

Pelaksanaan atas internal audit dijalankan untuk dapat memastikan bahwa program internal audit dapat memberikan kontribusi yang efektif ke dalam pelaksanaan sistem di dalam perusahaan. Dalam penerapan sistem ISO 9001:2015, realisasi atas sistem harus melekat ke dalam kegiatan perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya konsep asal ada sertifikat saja di dalam perusahaan.

Strategi implmenetasi ISO 9001:2015 harus didukung dengan memiliki kegiatan internal audit yang efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan nilai manfaat internal audit ISO 9001:2015.

(1) Memiliki Tim Internal Auditor yang Handal

Kehandalan tim internal auditor dibentuk oleh perusahaan dengan kewenangan yang tepat. Kemampuan internal auditor terbentuk melalui pelatihan dan kegiatan praktek lapangan yang dilakukan dengan supervisi yang tepat. Beberapa perusahaan mengembangkan tim internal audit dan melakukan evaluasi atas kompetensi internal auditor sehingga mendapatkan kemampuan yang tepat dalam memastikan audit dilakukan untuk melihat bagaimana sistem dijalankan. Pengalaman dan keterbukaan organisasi atas kegiatan internal audit dilakukan terkait dengan bagaimana proses internal audit dapat meningkatkan kualitas sistem perusahaan.

(2) Budaya Perusahaan Atas Improvement

Keterbukaan dan bagaimana perusahaan mampu menerima bagaimana kegiatan internal audit dipergunakan oleh perusahaan. Bagaimana suatu budaya perusahaan dijalankan untuk dapat melakukan penanganan atas setiap temuan audit. Temuan audit tersebut dipergunakan untuk dapat meningkatkan nilai positif dalam perusahaan. Setiap temuan menyebabkan adanya perbaikan yang perlu dijalankan. Siklus improvement terbentuk dari kegiatan internal audit itu sendiri.

(3) Pelaksanaan Internal Audit

Seberapa sering perusahaan menjalankan kegiatan internal audit? Sebaiknya proses internal audit dijalankan dengan mempertimbangkan atas resiko terkait dengan proses. Seperti bagaimana kegiatan internal audit akan dijalankan harus mempertimbangkan resiko. Jadwal atas pelaksanaan internal audit dilakukan berdasarkan pada periode audit yang lebih sering dibandingkan dengan departemen yang resiko rendah.

Bagaimana perusahaan menjalankan kegiatan internal audit dijalankan dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan program pelatihan dan pendampingan internal audit yang efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menetapkan Sistem QC yang Tepat Dalam Industri

Banyak perusahaan yang belum melihat fungsi utama dari QC dalam arti yang tepat. Beberapa contoh, ditemukan bahwa QC seringkali menjadi penanggung jawab utama dari kualitas produk. Hal ini bukanlah sesuatu yang benar, mengingat penanggung jawab kualitas itu sendiri adalah seluruh elemen perusahaan. Dalam prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, mutu terbentuk dari suatu proses yang berdasarkan pada ketetapan yang disepakai berdasarkan pada kepatuhan perusahaan atas regulasi, peraturan maupun persyaratan pelanggan. Konsep mutu yang secara luas, diartikan sebagai proses untuk melampaui batasan kepuasan pelanggan.

Berikut bagaimana perusahaan harus menetapkan mekanisme ruang lingkup QC yang tepat dan efektif dalam perusahaan.

(1) Penjaga Spesifikasi Produk/Proses

Spesifikasi dibentuk berdasarkan pada kesepakatan ataupun trial proses yang dijalankan perusahaan agar memenuhi persyaratan kualitas sesuai dengan ketetapan pelanggan. Dalam beberapa kondisi, penetapan spesifikasi dilakukan oleh QC adalah menjadi batasan bagaimana persyaratan kualitas tersebut dijadikan acuan.

(2) Melakukan Verifikasi Metide Sampling

Peranan QC dalam proses inspeksi banyak tergantung dengan metode pengujian. Dalam setiap proses pengujian, pengambilan sampling adalah aspek kritikal yang menjadi penentu apakah produk bisa dinyatakan sesuai atau tidak. Proses pengujian sample haeus diverifikasi, mengingat perubahan kuakitas akan mempengaruhi metode. Hal yang perlu diwaspadai adalah munculnya trend kualitas yang menurun.

(3) Kualifikasi Personel QC

Tim QC harus memiliki kemampuan untuk melakukan proses pengujian. Termasuk di dalamnya adalah pengujian dengan alat atau tanpa alat. Profisiensi perlu dilakukan terkait dengan bagaimana personel melakukan proses pengujian. Untuk meningkatkan kualitas SDM, pelatihan yang dilakukan harus dipastikan dijalankan secara konsisten.

(4) Evaluasi dan Analisis

Dalam proses pengujian ataupun pemeriksaan, QC akan menemukan informasi berupa data-data yang dapat dipergunakan sebagai panduan dalam pemecahan masalah. Trend kualitas harus dilakukan evaluasi untuk secara maksimal bisa dilakukan perbaikan di dalam perusahaan.

(5) Pelaksanaan Improvement Kualitas

QC ditempatkan sebagai posisi yang bertugas melakukan evaluasi dan dukungan untuk menjalankan improvement. Pemahaman atas bagaimana prises dijalankan agar mendapatkan kualitas yang lebih baik adalah point penting yang harys dijalankan dalam perusahaan.

Pengelolaan atas sistem manufacturing harus melihat kualitas sebagai aspek penentu keberhasilan persaingan. Mengupayakan budaya kerja yang terfokus kepada kualitas dapat meningkatkan profit dan produktifitas bisnis. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)