UKM Training Centre

Penjelasan sederhana untuk UKM dalam mengembangkan organisasi

Proses Review Standard Operating Procedure

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki Standard Operating Procedure? Apakah sudah terimplementasi? Ada baiknya untuk melakukan proses kajian terkait dengan SOP yang sudah terimplementasi tersebut. Lalu bagaimana cara melakukan proses pengkaijan terhadap Standard Operating Procedure yang sudah dimiliki oleh perusahaan.

Tersedia tiga metode yang tepat yang dapat digunakan untuk melakukan proses pengkajian terhadap Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh perusahaan.

(1) Metode pertama: kegiatan audit

Audit merupakan salah satu cara melakukan proses evaluasi terhadap sistem yang sudah dibuat.  Meskipun terdapat kelemahan karena audit kemungkinan dilakukan dengan frekuensi pada selang waktu yang tidak pendek namun apabila dilakukan secara sistematis dapat cukup membantu tahapan proses pengembangan sistem.

(2) Metode kedua: evaluasi kinerja

Pemastian bahwa setiap tahapan SOP akan teralokasi ke dalam ruang lingkup tanggung jawab yang ditetapkan dalam perusahaan untuk memastikan bahwa indikator dari kinerja yang dimaksud terpetakan di dalam alir proses yang telah ditetapkan.  Secara otomatis apabila terdapat implementasi sistem yang tepat maka indikator evaluasi dari karyawan akan terukur dalam performa dengan status penilaian yang baik dan tepat.

(3) Metode ketiga: pengukuran kepuasan pelanggan

Hal terakhir ini adalah suatu indikator yang tidak dapat ditawar lagi.  Perusahaan yang telah dapat mengedepankan kepuasan pelanggan sebagai dasar utama dari penetapan strategi telah mengidentifikasi dan mengukur secara akurat akan indikator kepuasan pelanggan ke dalam sistem.  Sehingga ketika SOP terlaksana secara tepat maka status indikator kepuasan pelanggan telah terbukti dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah dibutuhkan.

Lalu bagaimana dengan proses pengkajian SOP yang ada dalam perusahaan Anda? Lakukan proses evaluasi dan pengukuran kesesuaian pelaksanaan sistem dalam perusahaan Anda secara tepat dan akurat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan dalam Mengembangkan Bisnis Retail

Perkembangan bisnis retail dewasa ini merupakan salah satu bisnis strategis yang diminati oleh banyak pihak.  Mulai dari pemegang bisnis lokal besar bahkan investor negara asing sudah mulai menjamah bisnis retail. Namun di balik itu, sangat penting untuk melihat bahwa melakukan pengembangan dalam bisnis ini bukanlah suatu hal yang mudah. Paling tidak, strategi dan penerapan sistem yang dijalankan dalam perusahaan harus dapat memastikan bahwa proses pengembangan bisnis tersebut telah dijalankan sesuai dengan konsep dan aturan yang berlaku.

Tersedia 5 kesalahan yang harus menjadi bagian penting dalam menjalankan konsep pengembangan bisnis retail yang dijalankan dalam perusahaan.

(1) Kesalahan dalam penempatan lokasi

Kunci dari pengembangan bisnis retail adalah lokasi.  Penempatan lokasi yang belum terbangun secara komunitas, nilai traffic rendah serta sudah memiliki banyak pemain retail adalah suatu resiko terhadap bisnis retail itu sendiri.  Bisa dilakukan namun, harus dipastikan memiliki nilai lebih yang sangat tinggi yang berguna untuk menstimulus transaksi bisnis. Misalnya bisnis retail tersebut mengembangkan konsep produk yang benar-benar berbeda.

(2) Tidak tersedia sistem merchandising yang tepat

Bisnis retail adalah mata rantai distributor.  Ketergantungan akan pilihan pelanggan pada daerah dimana suatu bisnis retail yang ada akan sangat besar.  Sulit untuk menggerakkan konsep  langsung ke pelanggan.  Ada baiknya bagi perusahaan melakukan proses survey pasar sebelum proses pengembangan retail tersebut dijalankan. Lalu kemudian menetapkan status jenis produk atau jasa yang akan ditawarkan.

(3) Penetapan harga

Retail adalah suatu bentuk pemahaman terkait dengan kebutuhan.  Apabila produk maupun lokasi tidak memungkinkan bagi suatu bisnis menjalankan dengan harga tinggi, lakukan penetapan harga rasional namun bisnis retail tersebut mendapatkan keuntungan dengan sistem kuantitas.  Perlakuan harga khusus, grosir maupun promosi dilakukan untuk menarik pembeli dan dapat menjadi strategi unggulan dari bisnis retail itu sendiri, dan bisnis lainnya dapat mengikuti.

(4) Pengaturan Stock

Stock menjadi nilai penting dalam bisnis retail dimana apabila stock tidak tersedia dengan tepat maka akan muncul opportunity lost yaitu potensi kerugian akibat kebutuhan pelanggan tidak tersedia justru ketika pelanggan tersebut membutuhkan produk.  Lakukan proses estimasi secara tepat sesuai dengan kekuatan finansial bisnis dan kebutuhan pelanggan.

(5) Pelayanan

Pengembangan sumber daya manusia yang tepat sangat dibutuhkan.  Kemampuan untuk mengembangkan aspek relasi yang menumbuhkan loyalitas pelanggan adalah strategi tepat guna bagi pelanggan.  Pastikan tersedia manajemen pelatihan pelanggan yang tepat dan dapat memaksimalkan bisnis secara tepat.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan bisnis retail yang Anda geluti.  Penyusunan SOP dan pelatihan sumber daya manusia dapat memberikan alternatif yang tepat dan strategis pada bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengoptimalkan Nilai Integritas Karyawan

Bahasa integritas sudah menjadi hal yang umum ketika proses seleksi karyawan dijalankan dalam suatu perusahaan, pemahaman bahwa integritas adalah hal yang sangat penting sebagai parameter dan nilai untuk menempatkan soft competency sebagai nilai dengan prioritas yang tinggi dalam perusahaan.  Beberapa pemikiran kemudian muncul bagaimana cara mengukur integritas itu sendiri, dan apakah integritas dari individu tersebut bisa bertahan dalam proses dan periode yang cukup panjang.

Suatu persepsi menarik dalam melihat konsep integritas adalah sebagai bagian dari satuan dari unit kompetensi penting yang terkait dengan dengan pengembangan konsep integritas karyawan.  Dari beberapa hal yang bisa dipahami bahwa aspek konsep pengembangan nilai integritas adalah core value dari konsep perusahaan.

Lalu bagaimana tata cara meningkatkan nilai integritas karyawan itu sendiri?  Banyak hal yang dapat dilakukan kepada karyawan dalam upaya meningkatkan nilai dan konsep integritas yang dimiliki.

(1) Mengembangkan aspek peraturan perusahaan sebagai bentuk konsep pendisiplinan dari pemahaman konsep integritas

Memastikan adanya pendisiplinan terhadap pelaksanaan dari peraturan perusahaan yang ditetapkan sebagai bentuk pendisiplinan dari diri karyawan itu sendiri.  Proses pendisiplinan menjadi ujung tombak yang penting dalam meningkatkan pengembangan dan optimalisasi konsep status integritas yang dijalankan dan menjadi proses cultural transformation dalam perusahaan itu sendiri.

(2) Mengimplementasikan kompetensi leadership

Memastikan adanya pengembangan kompetensi leadership yang ditetapkan dalam organisasi untuk memastikan status pengembangan nilai dan konsep budaya dari perusahaan berkembang sejalan dengan integritas harmoni yang ditetapkan dalam perusahaan untuk memastikan aspek kesesuaian dalam manajemen operasional telah dijalankan sesuai dengan aspek kebutuhan yang dipersyaratkan dalam perusahaan.

(3) Menetapkan status pengelolaan dan pengembangan konsep sistem dalam manajemen perusahaan

Memastikan status yang ditetapkan untuk melihat bahwa konsep implementasi dalam manajemen yang terkait dengan sistem implementasi praktis dari konsep perusahaan. Memastikan sistem pengendalian yang terkait dengan manajemen operasional dijalankan untuk memastikan bahwa organisasi dalam perusahaan menjalankan suatu konsep pengembangan program perusahaan yang tepat.

Lalu bagaimana tata cara untuk memastikan bahwa konsep pengembangan sistem itu sendiri dijalankan? Adalah menjadi hal yang sangat menarik untuk dapat melihat bahwa nilai integritas tersebut menjadi suatu nilai lebih dari diri karyawan yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa larinya perusahaan dapat menjadi cepat dan memberikan aspek stimulus dari bisnis perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Sulitkah Menyusun Uraian Jabatan dalam Perusahaan?

Ketika suatu program pengembangan sistem dijalankan dalam perusahaan, banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam memahami penting dan artinya uraian jabatan dalam suatu perusahaan.  Banyak perusahaan yang tidak melihat bahwa penetapan uraian jabatan adalah suatu strategi penting yang perlu dalam mengelola manajemen perusahaan.  Beberapa faktor yang menyebabkan suatu perusahaan mengalami masalah ketika mengembangkan strategi pengembangan uraian jabatan itu sendiri.  Faktor yang pertama adalah perusahaan melihat bahwa uraian jabatan justru memperberat perusahaan dalam menjalankan suatu mekanisme operasional yang multitask, artinya perusahaan menjadi takut apabila suatu uraian jabatan sudah ditetapkan maka karyawan yang bersangkutan tidak akan mau untuk menjalankan suatu fungsi dan tanggung jawab di luar uraian jabatan yang ada.  Faktor kedua adalah keterbatasan kompetensi dari karyawan itu sendiri, dimana dengan penetapan uraian jabatan yang spesifik mau tidak mau perusahaan harus menginvestasikan biaya pengembangan dalam penyusunan konsep kompetensi dalam perusahaan itu sendiri. Selain biaya yang tidak begitu kecil, perusahaan masih bimbang dengan tingkat keberhasilannya.

Banyak sekali nilai positif yang dapat perusahaan dapatkan ketika suatu perusahaan melakukan penyusunan uraian jabatan.

(1) Mengembangkan karir karyawan

Format pekerjaan yang teratur dapat mengembangkan nilai optimalisasi dari fungsi spesialistik pekerjaan yang dijalankan dalam perusahaan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan aspek multitask yang nantinya diharapkan akan dibebankan oleh pemegang jabatan dalam program pengembangan karir lanjutannya.

Ada baiknya dalam uraian jabatan dimasukkan adanya kontribusi peranan kepemimpinan, manajerial, aspek multitask dan fungsi spesialistik.  Perancangan uraian jabatan yang tepat juga harus disinergiskan ke dalam konsep pengembangan strategi perusahaan.  Pengembangan strategi yang optimal dapat membantu potensi pengembangan karir sehingga mendapatkan nilai pertambahan sesuai dengan pergerakan dari bisnis itu sendiri.

(2) Mengembangkan fungsi dan pengelompokan kelompok pekerjaan

Penyusunan uraian jabatan nantinya akan mengembangkan konsep adanya job family yaitu keluarga pekerjaan.  Dimana tersedia cluster pekerjaan yang ditetapkan untuk menata pengelompokan fungsi pekerjaan.  Penataan ini sangat tepat dikembangkan untuk melakukan fungsi pengembangan dan pertumbuha organisasi dimana tersedia kelompok pekerja yang memiliki konsep fungsi dan pengembangan bisnis yang tepat untuk memastikan konsep optimalisasi pengembangan kelompok kerja tersebut menjadi berkembang baik untuk perusahaan maupun pengembangkan individu karakteristik pekerjaan. Ada baiknya dalam penyusunan uraian pekerjaan, penyusun melakukan proses kode dan identifikasi kelompok pekerjaan yang terkait dengan indikator-indikator yang dibuat dalam ketetapan job grading/ bobot pekerjaan yang umum digunakan.

Tentu saja tujuan akhirnya akan mengarah ke dalam penyusunan Job Grading yang akan ditetapkan dalam pekerjaan yang dimaksudkan tersebut.

(3) Proses dan pengembangan sistem organisasi

Uraian jabatan yang tepat harus dipastikan sesuai dengan business process dan Standard Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan dalam perusahaan.  Dimana program pengembangan sistem organisasi ini harus dapat dipastikan bahwa status pengkajian dari sistem organisasi ini dijalankan seiring dan tidak kontradiktif artinya berbeda antara satu dengan lainnya.

Bagaimana memahami program penyusunan uraian jabatan yang tepat?  Diperlukan adanya pemahaman yang utuh terlebih dahulu ke dalam kelompok atau bagian organisasi yang dimaksud untuk kemudian dilakukan proses penyusunan uraian jabatan yang tepat.  Lakukan pengembangan program pelatihan dan workshop dengan pihak konsultan untuk menambah pengetahuan perusahaan dalam melakukan penyusunan uraian jabatan yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Sales Program Development: Outbound Training

Anda memiliki banyak tenaga sales, namun kebanyakan tidak memberikan kontribusi penjualan yang memadai.  Mungkin saja hal ini disebabkan karena tenaga sales Anda tidak sepenuhnya memiliki tenaga sales yang termotivasi cukup kuat untuk menjadi tenaga sales.  Banyak perusahaan yang menerapkan sistem dengan pencapaian target, sehingga apabila target tidak tercapai, maka tenaga sales tersebut tidak diperpanjang masa kerjanya.

Lalu apakah hal tersebut salah? Banyak perusahaan kehilangan tenaga sales profesionalnya karena tidak adanya pelatihan dan pengarahan yang tepat bagi tenaga sales untuk mencapai target penjualannya.  Dengan memberikan pelatihan yang tepat, maka tenaga sales dapat menjadi maksimal untuk menjalankan program penjualan di perusahaan Anda.

Program outbound training yang dikembangkan memberikan banyak nilai positif bagi personel sales untuk mencapai nilai yang kuat dalam pencapaian hasil maksimal.

(1) Peningkatan achievement motivation

Dimana konsep motivasi yang dikembangkan adalah dalam bentuk self motivation, dimana rasa keinginan maju berasal dari diri individu itu sendiri.  Dimana perusahaan lebih dapat memaksimalkan proses dan pengembangan penjualan kepada pelanggan. Dimana personel sales yang Anda miliki dikembangkan rasa percaya dirinya dalam pencapaian program sales.

(2) Pemahaman terhadap pelayanan dan relationship

Konsep pengembangan dan pemahaman terhadap persepsi pelayanan yang terkait dengan manajemen operasional dari hubungan ke pelanggan.  Nilai pelayanan dan pemahaman terhadap relationship yang terkait dengan aspek penetapan program sales menjadi nilai yang penting.

Konsep outbound training yang dikelola juga mengembangkan dan mengoptimalkan tim kinerja yang tepat untuk menjalankan proses operasional program sales yang tepat. Pengembangan dan nilai optimalisasi sales menjadi kunci utama dalam pertumbuhan bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pembuatan Standard Operating Procedure untuk Bisnis Salon dan Kecantikan

Pada saat ini, pergerakan untuk menjadi seorang wirausaha mengalami peningkatan yang cukup berarti.  Salah satu bisnis yang paling diminati saat ini salah satunya adalah bisnis Salon dan Kecantikan.  Dimana salon dan jasa kecantikan sudah dianggap sebagai gaya hidup yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan, khususnya untuk kelompok konsumen wanita. Namun seperti bisns lainnya, apabila bisnis ini tidak didukung dengan manajemen operasional yang kuat, maka bisnis ini akan menjadi sulit bersaing dengan kompetitor lainnya yang bermodalkan besar.

Salah satu strategi penting yang harus dioptimalkan dalam pengembangan bisnis ini adalah dengan membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang tepat untuk pengembangan dan optimalisasi bisa mengembangkan bisnis Anda menjadi suatu bentuk bisnis yang optimal dan tidak kalah bersaing dengan bisnis sejenis yang memiliki modal cukup besar.  Lalu jenis Standard Operating Procedure apa saja yang bisa digunakan dalam proses pengembangan bisnis salon dan kecantikan itu sendiri?

(1) SOP Pengadaan Barang dan Sistem Inventory

Dalam bisnis ini, menjadi sangat penting untuk melakukan proses pengendalian terhadap pengadaan barang adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan proses pengendaliannya.  Konsep terkait dengan kebutuhan dan kepentingan pelanggan menjadi salah satu faktor dimana proses pendagaan barang ini harus dilakukan secara cermat, artinya pemilihan terhadap jenis barang-barang yang akan digunakan juga disesuaikan dengan keinginan pelanggan.  Sistem inventory menjadi hal yang penting, dimana pihak pemilik salon harus dapat memprediksi jumlah dari kedatangan pelanggan yang akan datang ke salonnya.

(2) SOP Pelayanan

Dibuatkan mekanisme dan standar baku tentang tata cara pelayanan yang akan dijalankan dalam bisnis ini.  Seperti standar dan mekanisme dari aplikasi treatment (penanganan) terhadap pelanggan yang tepat untuk dapat memastikan bahwa pelanggan mendapatkan suatu standar yang sama.  Selain ke arah pelayanan pelanggan, dengan standar penanganan yang tepat maka aspek costing atau biaya pelayanan menjadi dapat terukur secara akurat sehingga faktor pengendalian internal terhadap tiap unit produk dapat terukur secara tepat.

(3) SOP Finance Accounting

Rata-rata pemilik usaha salon mencampuradukkan antara kebutuhan untuk salon dengan rumah tangga.  Ada baiknya proses ini dipisahkan sehingga pemilik salon dapat melakukan proses pengembangan bisnis secara optimal.  Misalnya untuk menjaga cashflow atau pembayaran supplier dan karyawan secara tepat.  Belum lagi biaya listrik dan sewa tempat yang tentunya tidak sedikit.  Perhitungan COGS (Cost of Good Sold) juga menjadi bagian penting yang harus diperhatikan dalam menetapkan harga dari jasa pelayanan Anda.

Penerapan Standard Operating Procedure yang tepat diharapkan dapat memberikan nilai lebih dalam proses penanganan operasional bisnis Anda.  Lakukan proses pengembangan bisnis dengan referensi eksternal secara tepat dan akurat sehingga bisnis Anda dapat berkembang.  (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Standard Operating Procedure untuk Jasa Retail Mini Market

Beberapa masa belakangan ini, bisnis manajemen retail sangat menjamur.  Didukung adanya kondisi sistem franchise yang kuat serta adanya dukungan dari produsen barang itu sendiri, bisnis retail dapat menjadi salah satu alternatif yang menjanjikan dalam usaha Anda.  Tertarik untuk mendalami bisnis ini, tetapi tidak ingin melakukan pengembangan sistem franchise nya.  Salah satu tahapan penting yang harus dipertimbangkan dalam membuat usaha ini adalah mempersiapkan Standard Operating Procedure (SOP) untuk jasa retail.

Apa saja yang menjadi isi dari Standard Operating Procedure untuk jasa retail mini market ini:

(1)  SOP Proses Pengadaan barang

Dalam suatu bisnis retail, mengedepankan keberadaan barang adalah penting.  Komponen yang membuat orang terus datang ke minimarket Anda adalah kelengkapan barang yang ada di dalam mini market itu sendiri.  Standard Operating Procedure yang harus ditetapkan dalam usaha ini adalah proses identifikasi kebutuhan barang yang dikaitkan dengan frekuensi pembelian, proses pengadaan stock barang itu sendiri serta pemeriksaan waktu return atau expired date dari barang itu sendiri.  Tidak ada salahnya pemilik mini market juga menetapkan barang yang menjadi pertimbangan pembeli untuk datang ke tempat Anda karena harga dan kualitas bersaing, pastikan juga bahwa Anda dapat mengidentifikasi keunikan dari daerah di mana Anda membuka retail mini market sehingga menjadi cukup menarik untuk pengunjung terus berkunjung.

(2) SOP Pelayanan

Salah satu pengembangan terpenting dari konsep retail adalah pelayanan, dimana pengunjung selain dilayani secara cepat (sebaiknya jangan menyebabkan pelanggan menunggu), juga menetapkan konsep keakuratan dari perhitungan (disertai bukti dan nota pembayaran), serta memastikan bahwa pelayan secara ramah melayani pelanggan. Standar penampilan dan bertutur kata menjadi sangat penting mengingat individu yang akan dilakukan proses pelayanan adalah manusia.

(3) SOP Inventory

Salah satu bagian terpenting dari manajemen retail adalah adanya penetapan inventory.  Sistem inventory dibagi menjadi dua yaitu inventory swalayan dan non swalayan.  Bisnis retail dengan sistem inventory swalayan artinya menetapkan proses penggabungan stock barang ke area pelayanan, dimana meskipun dapat menstimulus peningkatan penjualan juga beresiko adanya kehilangan barang.  Sedangkan sistem inventory dengan sistem non swalayan cenderung beresiko rendah namun harus memperhatikan penataan secara tepat agar dapat menarik pelanggan.  Bisnis retail harus dapat memperhatikan adanya proses pemeriksaan terhadap status stock yang dijalankan secara terus-menerus dalam periode rutin, pencatatan terhadap status stock adalah parameter penting yang harus dievaluasi.

(4) SOP Finance Accounting

Kondisi manajemen retail yang cepat, membuat pemilik harus melakukan proses up date harga secara tepat dan akurat.  Pastikan dalam proses penyusunan SOP Finance Accounting, pihak manajemen memperhatikan status laporan pembelian dan penjualan barang secara akurat serta survey harga untuk memastikan bahwa harga yang Anda tetapkan bukanlah harga yang terlalu tinggi yang di kemudian hari dapat beresiko beralihnya bisnis Anda atau juga harga yang terlalu rendah, sehingga Anda sulit untuk membeli kembali barang untuk dijual.  Penetapan COGS (Cost of Good Sold) menjadi nilai penting untuk transaksi bisnis yang Anda kembangkan.

Bagaimana dengan bisnis dan usaha Anda saat ini? Peningkatan omset yang tinggi sebaiknya dibarengi dengan manajemen retail yang tepat dan akurat. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mendamping bisnis Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Standard Operating Procedure—-Pelatihan SOP dan Teknik Audit SOP

Banyak perusahaan yang sudah melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) namun SOP tersebut ternyata sulit sekali untuk dijalankan.  Hal ini dapat disebabkan oleh dua hal (1) Kesalahan dalam proses penyusunan SOP (2) Tidak adanya proses evaluasi terhadap SOP yang tepat dalam internal perusahaan. Permasalahan ini harus secepatnya untuk diselesaikan agar sistem yang perusahaan Anda buat tidak menggambarkan kuatnya komitmen perusahaan Bapak untuk mengimplementasikannya.

Kebutuhan adanya pelatihan SOP adalah hal penting yang harus dijalankan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa SOP yang disusun sesuai dengan kebutuhan.  Dasar dari penyusunan seperti

(1) Pemahaman Business process

(2) Pemetaan fungsi dan tanggung jawab dalam perusahaan

(3) tata cara penulisan SOP

(4) Proses pembuatan catatan

adalah hal penting yang harus didapatkan oleh peserta pelatihan ketika melakukan proses pelatihan SOP.

Setelah dijalankan proses penyusunan, teknik evaluasi dan audit adalah parameter penting yang juga diperhatikan dalam memastikan bahwa kegiatan dari implementasi audit SOP dapat dijalankan secara baik dan tepat.

Teknik audit yang tepat harus memastikan bahwa:

(1) Adanya proses pendetailan uraian jabatan menjadi Key Performance Indicator

(2) Teknik dan analisis data KPI

(3) Proses interview dan observasi audit internal

(4) Proses pembuatan laporan

Diharapkan apabila perusahaan Anda mengikuti pelatihan mengenai SOP dan audit SOP ini, performa dan pengembangan implementasi SOP di dalam perusahaan Anda menjadi optimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP?  Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar.  Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat.  Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif.  Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia.  Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan.  Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri.  Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis.  Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing?  Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan.  Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga.  Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil?  Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan.  Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan?  Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan.  Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri.  Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2.  PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi.  Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable  (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya.  Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional.  Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur.  Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan.  Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2.  PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan.  Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan.  Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut.  Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3.  MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan  profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan.  Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan.  Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya?  Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan.  Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan.  Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)