Konsultan Bisnis

SISTEM MANAJEMEN KEBERSIHAN: PENDEKATAN TERHADAP ISO 14001

Banyak perusahaan, khususnya jasa pelayanan yang lupa bahwa penerapanan lingkungan bukan hanya terkait pada aspek limbah saja.  Proses penanganan dan pemeliharaan terhadap pengelolaan kebersihan yang dijalankan dalam perusahaan sebenarnya adalah salah satu bentuk terhadap pengembangan implementasi ISO 14001.  Bagaimana pun juga faktor lingkungan yang bersih dan sesuai dengan standar persyaratan adalah salah satu bagian dari ISO 14001 yang harus dipenuhi.

Tentu saja akan sangat mengurangi etika dan standar kesehatan apabila pelanggan yang datang ke area publik dimana usaha jasa tersebut dijalankan mengalami rasa tidak nyaman atau terganggu kesehatannya akibat perusahaan tersebut lalai dalam melakukan proses penanganan terhadap sistem manajemen kebersihan.  Lalu langkah-langkah apa yang perusahaan harus tetapkan untuk menetapkan standar manajemen kebersihan.

1.  Proses Asessment

Melakukan proses pemeriksaan terhadap luasan lokasi area kerja yang dimaksud, kemudian melakukan proses pengukuran terhadap jenis aktivitas maupun jenis limbah apa saja yang terdapat di area tersebut kemudian apa saja yang menjadi resiko dari limbah tersebut.

2.  Proses penetapan metode terhadap sistem kebersihan

Melakukan proses penanganan dan pengelolaan yang berkaitan dengan manajemen ini, seperti jenis peralatan apa saja yang akan digunakan untuk proses pengelolaan kebersihan sampai dengan bagaimana metode terhadap inspeksi kebersihan itu sendiri dijalankan.  Suatu aspek pengembangan yang perlu untuk diperhatikan terkait dengan tata cara pengelolaan ini sendiri.  Ada baiknya apabila perusahaan juga menetapkan alokasi activity plan (rencana kegiatan yang diperlukan) dalam proses pengembangan kebersihan itu sendiri.

3. Proses penyusunan  terhadap proses verifikasi dan validasi

Suatu sistem manajemen kebersihan yang tepat harus dipastikan adanya kegiatan verifikasi dan validasi.  Perbedaannya? Verifikasi adalah kegiatan yang dijalankan untuk melakukan proses pemeriksaan ulang terhadap kegiatan kebersihan yang dimaksud tersebut sudah dijalankan atau belum dijalankan.  Suatu bentuk langkah ideal apabila proses verifikasi dijalankan baik itu dalam bentuk dokumentasi (catatan kebersihan) maupun dalam bentuk aplikasi yang langsung dijalankan di lapangan.  Sedangkan validasi adalah kegiatan inspeksi yang memastikan bahwa manajemen kebersihan tersebut benar-benar dijalankan sehingga layak memenuhi standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan.

Berikut langkah-langkah awal yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengelola manajemen kebersihan dalam area publik.  Disarankan perusahaan untuk mencari referensi eksternal yang tepat, mengingat apabila manajemen kebersihan ini tidak dijalankan sesuai dengan standar persyaratan maka justru akan membuang biaya dan menghasilkan suatu output kebersihan yang tidak efektif.

(Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP?  Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar.  Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat.  Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif.  Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia.  Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan.  Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri.  Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis.  Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

PENERAPAN ISO 9001 PADA LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT (NGO/ NON GOVERNMENT ORGANIZATION)

Apakah penting bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001, apa tingkat kebutuhannya?  Memang tidak terdapat kewajiban bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan sistem ISO 9001, namun ISO 9001 sendiri dapat memberikan arti dan nilai positif bagi lembaga tersebut.  Apa saja yang menjadi nilai positif bagi Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001?

(1)  Meningkatkan kompetensi administratif dalam Lembaga Swadaya Masyarakat tersebut

Satu hal yang cukup penting untuk dijalankan adalah memastikan adanya konsep pengembangan dan pengelolaan yang terkait dengan kebutuhan dari shareholder dan stakeholder yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi pelaporan.  Lembaga Swadaya Masyarakat memiliki kewajiban untuk secara rutin melaporkan status administrasi dari penggunaan biaya untuk kegiatan yang dijalankan.  Suatu konsep yang sederhana namun sangat penting, dimana proses menjalankan tertib administrasi ini membutuhkan konsep pengawasan yang ketat yang digunakan untuk mengoptimalkan tertib administrasi dalam organisasi untuk memastikan bahwa konsep keteraturan tersebut dijalankan.

(2)  Mengelola Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat

Lembaga Swadaya Masyarakat adalah suatu bentuk organisasi yang mana produk outputnya adalah hitungan per proyek yang dijalankan.  Dalam proses interaksi operasionalnya, sedikit unik karena memposisikan manusia sebagai produk, alat dan aspek penggerak sumber daya manusia itu sendiri.  Belum lagi dengan penggunaan pihak ketiga sebagai tenaga penggerak dari operasional pekerjaan yang dijalankan di lapangan, apalagi tidak ada pengaturan proyek yang tepat dan dilengkapi dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang memadai tidak dinyana maka organisasi akan sangat sulit mempertanggungjawabkan output operasional kepada pihak shareholder ataupun stakeholder.

(3) Mengoptimalkan sistem operasional berbasiskan target dan kinerja dari pekerjaan

Banyak hal menarik yang menjadi pertimbangan dalam proses pengembangan dan pengelolaan manajemen operasional dan kinerja yang ada di lapangan.  Satu hal yang dapat dilihat secara sistematis dari implementasi ISO 9001 adalah konsep menetapkan target kerja pada tahapan proses yang relevan.  Hal ini akan sangat menguntukngkan pihak organisasi dalam penjelasan secara detail konsep delpoyment dalam tahapan proses utama ke proses lanjutannya.  Bagaimana suatu tahapan proses yang berbasis konsep excellent bisa dikembangkan ke dalam suatu kondisi operasional yang sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam organisasi.

LALU BAGAIMANA LANGKAH-LANGKAH DALAM PENERAPAN ISO 9001

1.  PELATIHAN DAN PENCARIAN REFERENSI PENERAPAN ISO 9001

Suatu konsep yang sangat kuat dalam organsasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa penerapan ISO 9001 sudah dijalankan sesuai dengan aturan dan standar persyaratan yang tepat serta bagaimana memecah rahasia klausul yang ada dalam penerapan di lapangan.  Mengingat bahwa rata-rata implementasi ISO 9001 banyak dijalankan pada perusahaan dengan status industri atau jasa yang berbasiskan profit, tentu akan memberikan suatu masalah tersendiri apabila pelatihan yang dijalankan dilakukan bersama-sama dengan pelaku industri yang berbeda.  Sebaiknya NGO / LSM tersebut mencari provider pelatihan untuk kegiatan pelatihan in house, yang kemudian dapat dilakukan proses pengembangan penerapan ISO tersebut ke dalam mekanisme operasional yang dimiliki oleh NGO itu sendiri.

2.  PROSES PENETAPAN BUSINESS PROCESS DAN RUANG LINGKUP

Langkah selanjutnya yang harus dijalankan adalah menetapkan business process yang ada dalam LSM itu sendiri, yang mana menjelaskan tahapan-tahapan besar dari suatu tahapan proses yang dijalankan dalam perusahaan tersebut.  Kemudian dilakukan proses penetapan ruang lingkup dari proses operasional yang dijalankan itu sendiri.  Meningat peran pentingnya tahapan ini, sebaiknya dalam proses penetapan melibatkan seluruh departemen untuk memastikan interaksi proses penting yang harus termaktub dalam business process yang disebutkan tersebut.

3.  PENYUSUNAN DOKUMENTASI

Lakukan proses penyusunan dokumen dengan melakukan proses penyusunan dokumen dengan menjalankan konsep yang diterapkan dalam Standar Manajemen ISO 9001 yang terdiri atas tiga level dokumen.

(a) Penyusunan manual dalam dokumentasi ISO 9001 untuk kebutuhan LSM dijalankan dengan cara sesuai dengan standar persyaratan klausul ISO 9001 dimana isi manual akan memuat status penjelasan yang sesuai dengan maksud klausul yang terkait dengan standar persyaratan yang dimaksud.  Menetapkan visi dan misi serta kebijakan mutu yang ditetapkan dalam lmbaga swadaya masyarakat.

(b)  Penyusunan prosedur dalam organisasi yang merupakan hasil standar persyaratan klausul yang ditetapkan dan wajib dalam Sistem Manajemen ISO 9001:2008.

(c) Penyusunan catatan kerja yang terkait dengan proses operasional yang dijalankan dalam unit-unit kerja yang di lapangan.  Untuk memastikan bahwa proses operasional sistem yang dijalankan di lapangan.

Langkah-langkah dalam penjelasan dan pengembangan berikutnya adalah dengan mencari referensi dan konsultan yang tepat untuk mendampingi Anda dalam proses lebih lanjut untuk mengembangkan Sistem Manajemen ISO 9001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)