SOP Consulting

Pelatihan Tata Kelola Naskah Dinas dan Kesekretariatan

Bagi banyak perusahaan, program atas pelatihan administrasi perkantoran adalah penting dan menjadi bagitan utama untuk memastikan bahwa proses tata kelola administrasi berjalan sesuai dengan standar persyaratan.

Program pelatihan dalam bentuk 2 (dua) hari pelatihan, dapat dipergunakan untuk memastikan bahwa tata kelola administrasi dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Berikut adalah agenda untuk kegiatan pelatihan administrasi perkantoran tersebut.

Hari Pertama

(1) Pengenalan Tata Kelola Naskah Dinas

(2) Pengenalan Tata Kelola Arsip/ Dokumentasi

(3) Teknik menyusun memo dan surat dinas

Hari Kedua

(1) Teknik Penyusunan Laporan Kerja

(2) Teknik administrasi proses pengadaan dan dokumen legal

Diharapkan dengan mengikuti pelatihan 2 (dua) hari, staff administrasi dalam perusahaan bisa menjalankan dan mengembangkan proses pengelolaan administrasi perkantoran yang tepat dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan proses operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Sistem Pengelolaan Asset

Banyak perusahaan, melihat asset adalah bentukan dari kekayaan asset yang menjadi bagian penting dari proses pencatatan dari sistem manajemen keuangan.
Adalah menjadi strategi penting bagi perusahaan untuk dapat menciptakan sistem pengelolaan asset yang tepat.

Beberapa hal penting yang dapat dijadikan pertimbangan dalam proses penyusunan sistem pengelolaan asset adalah sebagai berikut:

(1) Proses pendataan dan pengadaan asset
Hal yang paling penting untuk perusahaan jalankan ketika melakukan proses pengadaan asset adalah melihat seberapa pentingnya organisasi dalam melakukan proses optimalisasi yang terkait dengan utilisasi dari proses pengadaan asset yang ada.

(2) Penetapan budget terhadap asset
Banyak perusahaan yang melihat bahwa proses pengadaan adalah proses final dari suatu penyediaan asset. Untuk memastikan bahwa utilisasi yang terkait dengan asset dapat dioptimalkan, perusahaan harus dapat memastikan bahwa penggunaan budget dapat dijalankan 100%. Dimana perusahaan harus dapat memastikanbahwa tidak ada loss yang disebabkan oleh tidak dijalankannya proses pemeliharaan secara maksimal.

3) Penanganan penyimpanan dan status asset
Bagaimana perusahaan memastikan waktu penggunaan asset tersebut telah selesai dijalankan serta mengidentifikasi status asset yang dikelola. Beberapa perusahaan melakukan proses up grade/ penambahan waktu pakai terhadap asset, yang mana proses tersebut adalah hal penting dan strategis yang dapat dijalankan oleh organisasi dengan mempertimbangkan masalah keamanan dan produktifitas.

Perusahaan harus menjalankan sistem pengelolaan asset yang tepat dan efektif untuk dapat memaksimalkan kinerja organisasi dan efisiensi yang tepat. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memaksimalkan Sistem Manajemen Perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan SOP dengan Konsep Total Quality Control

Dalam melakukan proses penyusunan SOP untuk sektor industri/ manufacturing, kadangkala tidak terimplementasinya sistem yang muncul ke dalam organisasi adalah pendekatan yang salah dalam proses penetapan sistem. Tidak teradopsinya Total Quality Control yang tepat dalam penyusunan sistem justru akan menyebabkan sistem yang terbentuk akan terpisah, dan seluruh aspek industri tidak melihat kualitas sebagai bagian yang mengikat antar departemennya.

Pendekatan konsep Total Quality Control akan memberikan manfaat yang efektif dalam perusahaan, khsususnya bagaimana perusahaan melakukan proses perumusan masalah. Tahapan identifikasi pemecahan masalah adalah salah satu faktor penting yang harus disinerfikan pada seluruh lini operasional. Mulai dari level operator sampai dengan manager, sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan dalam organisasi tersebut.

Menarik untuk kemudian dikembangkan pendekatan SOP melalui Total Quality Control, sebagaimana proses ini juga membantu membentuk adanya knowledge management. Pendekatan perumusan masalah yang tepat dapat membuka organisasi untuk dapat memecahkan masalah melalui program dan kegiatan training agar pemecahan masalah di setiap lini menjadi efektif. Tentu saja pendekatan ini akan sangat membantu budaya pemecahan dalam organisasi.

Tidak hanya membantu organisasi dalam bidang manufacturing saja, sistem pendekatan operasionasl ini juga dapat diaplikasikan pada jenis industri jasa ataupun bisnis bentuk lainnya. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan efektif untuk dapat mengembangkan sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Optimalisasi Tim dalam Pelaksanaan Proyek Konstruksi

Dalam konsep manajemen proyek, salah satu hal yang terpenting di dalamnya adalah melakukan proses penyusunan terhadap perencanaan proyek yang paling tepat dan efektif. Terdapat 5 hal penting yang menjadi bagian penting dalam menjalankan proyek konstruksi.

(1) Memastkan adanya perhitungan yang akurat dalam Menyusun Rencana Anggaran Proyek
Rencana terhadap proses perhitungan dari Rencana Anggaran Proyek inilah adalah hal penting. Penetapan rencana awal produk dalam bentuk gambar teknik, penyusunan spesifikasi serta penetapan harga adalah hal yang sangat penting. Kegiaan manajemen proyek yang tepat dan efektif dimulai dari detail gambaran awal yang akurat tersebut.

(2)Pengelolaan Alir Pengadaan
Perencanaan yang kuat tidak hanya dimulai dari suatu gambaran teknis saja, namun juga terkait dengan status perencanaan terhadap pengadaan barang (pasokan material) yang dimulai dari pemasok untuk kemudian dijalankan proses perencanaan kerja sama dengan pemasok yang efektif.

(3) Kontrol Pelaksanaan Budget Proyek
Ada baiknya penetapan budget diberikan toleransi untuk beberapa aspek tidak terduga, seperti kenaikan harga ataupun faktor eksternal yang kemungkinan bisa terjadi. Perencanaan keuangan/ budget harus dijalankan secara ketat dan efektif untuk dapat memastikan bahwa anggaran proyek yang dimaksudkan tersebut dapat dijalankan secara maksimal dan terkendali. Rencana pengajuan budget harus ditetapkan berdasarkan data administrasi yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

(4) Sistem Pengendalian Realisasi Pekerjaan
Bagaimana suatu sistem pekerjaan terkendali dan terawasi. Penyusunan fungsi pengawas dan QS adalah hal penting untuk dapat memastikan bahwa realisasi pekerjaan dapat dijalankan secara maksimal. Pemantauan untuk melihat progres berjalan tepat waktu dan disertai dengan kualitas yang tepat dan akurat.

(5)Sistem Administrasi
Sistem pencatatan terhadap kegiatan proyek yang dijalankan merupakan nilai penting dalam melakukan proses perhitungan biaya beserta identifikasi pengukuran efektifitas maupun efisiensi pekerjaan.

Melihat referensi ini, ada baiknya perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi dapat menjalankan proses manajemen proyek konstruksi yang terkendali dan sesuai dengan target waktu yang dipersyaratkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Pengembangan Manajemen Retail Sektor Jasa

Dalam konsep retail, secara sederhana dapat dipergunakan untuk proses bisnis barang maupun jasa. Namun pada sektor jasa, terdapat beberapa hal yang perlu dicermati terkait dengan keunikan bisnis jasa itu sendiri.

Agar lebih mengefektifkan konsep retail yang secara operasional dapat dikembangkan, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

(1) Ketersediaan SOP

Standard Operating Procedure dijadikan sebagai acuan/ manual yang dipergunakan untuk memastikan realisasi jasa dijalankan sesuai dengan standar yang telah dipersyaratkan. Detail terhadap pelaksanaan dari suatu proses realisasi jasa itu sendiri harus dapat dijelaskan secara bertahap terkait dengan pemastian keseragaman dari standar pekerjaan yang harus dijalankan.

(2) Program Pelatihan

Pada usaha yang berkaitan dengan manajemen retail, adalah penting untuk perusahaan dapat mengembangkan pusat pelatihan yang kemudian dijadikan saran pengembangan sumber daya manusia. Adalah penting bagi jasa retail untuk memastikan bahwa sumber daya manusia dapat menjalankan sistem program pelatihan sesuai dengan standar peersyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Investasi QC

Untuk mengendalikan proses dijalankan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Manajemen perusahaan harus dipastikan juga menyediakan sistem inspeksi dan akomodasi penyediaan QC yang berguna untuk memastikan bahwa kualitas sistem operasional terpantau/termonitor sesuai dengan standar persyaratan yang ada.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan pengembangan usaha Anda. Keefektifan dari penyusunan sistem akan membantu perusahaan dalam mengembangkan usaha yang ada. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Kunci Utama dalam Menyusun SOP Manufacturing

Banyak perusahaan manufacturing melakukan proses set up sistem namun belum memahami konsep kunci dalam melakukan proses penyusunan sistem yang ada dalam penetapan SOP yang dimaksudkan tersebut.

Berikut adalah 5 prinsip penting yang sangat diperlukan dalam memperhatikan proses penyusunan SOP. Lalu apa kelima prinsip yang dibutuhkan tersebut?

(a) Sistem Kuantifikasi Produksi
Adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menetapkan sistem operasional produksi. Perhitungan mulai dari kapasitas mesin ataupun dari kapasitas operasional kemampuan manusia dalam melakukan proses realisasi produksi. Penetapan kuantifikasi produksi yang dimaksud menjadi bagian penting dalam penetapan satuan penetapan pengadaan dan proses lainnya.

(b) Sistem Perencanaan
Bagaimana proses perencanaan harus dijalankan, penetapan standar lead time, kebutuhan minimum stock harus dipastikan dilakukan sejalan dengan proses untuk menjalankan bagaimana tahapan produksi dijalankan dengan perencanaan yang matang.

(c) Sistem Penetapan Kualitas
Kualitas adalah suatu keharusan yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan yang menjalankan sistem dengan berbasiskan manajemen manufacturing. Adapun standar kualitas ini adalah menjadi point strategis untuk dapat mencapai porsi kekuatan produk. Penetapan kualitas pada beberapa perusahaan dijalankan dengan melalui riset dan analisis kebutuhan dari pasar itu sendiri.

(d) Pengembangan SDM
Dalam industri yang memiliki kekuatan untuk mengelola sumber daya manusia. Kemampuan untuk mengembangkan sumber daya manusia tentunya adalah mutlak. Bagaimana dengan kekuatan mengembangkan SDM tersebut dapat meningkatkan nilai produktifitas dibanding dengan biaya operasional.

(e) Sistem proses penyusunan laporan kerja
Bagaimana proses penetapan laporan kerja terkait dengan output produksi adalah penting. Memastikan neraca material seimbang dan sistem perhitungan serta pengukuran kuantitas ditetapkan.

Dalam menetapkan SOP yang terkait dengan manufacturing adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menjalankan kelima prinsip tersebut ke dalam sistem. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang efektif dalam menetapan/ menyusun SOP dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan SOP Sesuai dengan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

SOP sebagai Pengendali Resiko Usaha

Bagaimana proses penetapan dan aplikasi yang terkait dengan SOP dijalankan untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan resiko usaha/ bisnis yang dijalankan dalam perusahaan? Ketika melakukan proses penyusunan SOP, tidak hanya untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan proses operasional internal, SOP itu sendiri juga dapat digunakan untuk memastikan adanya proses pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan.

Dimana proses pengendalian yang dijalankan dalam SOP adalah untuk memastikan bagaimana suatu tahapan proses dipastikan untuk dapat melakukan pengendalian untuk meminimalkan resiko dari suatu pekerjaan/ operasional yang ada dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat dijalankan untuk mengendalian terhadap potensi resiko yang muncul.

Lalu bagaimana tahapan menyusun SOP yang dapat meminimalkan resiko tersebut?

Langkah pertama, mengidentifikasi resiko yang muncul

Bagaimana SOP tersebut dapat dijalankan untuk mengurangi tingkat/ efek resiko yang muncul dalam proses. Dimana konsep serta pemahaman tersebut harus dapat dipastikan terkendali sesuai dengan hasil identifikasi.

Langkah Kedua, penetapan langkah-langkah dalam meminimalkan resiko

Perusahaan kemudian melakukan proses penetapan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meminimalkan resiko yang muncul tersebut. Adapun langkah yang ditetapkan tersebut harus dapat dipastikan untuk mengelola standar resiko yang dipersyaratkan.

Langkah Ketiga, menetapkan tanggung jawab untuk pengendali resiko

Perusahaan harus memastikan adanya proses penetapan tanggung jawab yang dapat dilakukan untuk mengendalikan resiko yang muncul. Bagaimana personel yang mengemban tanggung jawab tersebut memahami peranan dan tanggung jawab yang telah dipersyaratkan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses pengembangan SOP dalam perusahaan. SOP yang tepat dan efektif dapat meminimalkan resiko bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Membangun Sistem Franchise yang Tepat

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah-langkah Menyusun SOP Sistem Keamananan (Security Management)

Bagi perusahaan penyedia jasa keamanan, adalah sangat kritikal dapat menyusun SOP yang tepat dan efektif dalam sistem operasional keamanan yang akan diberikan kepada penyedia jasa tersebut kepada pelanggan. Namun, dalam melakukan proses penyusunan SOP akan menjadi bagian sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti langkah-langkah dan teknik yang tepat.

Berikut adalah langkah proses penyusunan SOP yang dapat dijalankan oleh perusahaan jasa keamanan.

(1) Proses risk assessment
Ada baiknya, sebelum SOP disusun, tim melakukan proses penilaian terlebih dahulu pada area kerja yang menjadi titik dan ruang lingkung keamanan. Adanya proses pendefinisian untuk dapat menetapkan kriteria resiko pada titik tersebut adalah hal penting, misalnya termasuk ke dalam kategori apa dalam resiko tersebut.

(2) Fungsi SOP Sebagai Pengendali
Susun/ desain SOP pada titik yang dimaksud sebagai bagian pengendalian dari pencegahan resiko yang muncul tersebut. Usahakan resiko yang muncul tersebut dapat ditangani dalam kegiatan yang ada dalam SOP tersebut.

(3) Desain SOP
Susun SOP dan rancang format pencatatan yang digunakan untuk mengukur evaluasi dan kinerja dari SOP yang dimaksud. Pastikan setiap tahapan dari pengendalian resiko tercatat.

Demikianlah tahapan perumusan SOP yang dapat dijalankan pada perusahaan jasa keamanan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)