HR Consultant

Mengenal Program Management Trainee pada Perusahaan

Di dalam organisasi/perusahaan, proses seleksi/rekruitmen bisa dilakukan melalui proses rekruitmen reguler dan seleksi khusus yaitu Management Trainee. Program ini sedikit berbeda dengan proses rekruitmen secara umum, hal ini lebih disebabkan tujuan dari personel yang akan direkruit adalah untuk pengembangkan posisi-posisi leader di dalam organisasi. Program seleksi ini membutuhkan waktu dan proses yang dirancang secara sistematis dengan tahapan-tahapan dari proses yang dimaksud.

Berikut ini adalah ilustrasi bagaimana tahapan terkait dengan program Management Trainee.

Perusahaan dapat mengembangkan program Management Trainee dengan menyesuaikan pertumbuhan/perkembangan organisasi. Proses pengembangan atas program ini dapat dijalankan dengan mempergunakan referensi eksternal atas kebutuhan perusahaan itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Implementasi ISO 9001 pada Departemen Produksi

Pada sektor manufacturing, peranan produksi menjadi bagian utama yang membutuhkan penerapan sistem dari implementasi ISO 9001. Dengan tingkat ketergantungan yang besar dengan departemen lainnya, penerapan sistem menjadi bagian dengan tingkat kesulitan yang beragam. Untuk dapat mengimplementasikan dengan tepat, berikut ini adalah ilustrasi yang terkait dengan tahapan proses implementasi ISO 9001 yang dapat dijalankan pada departemen Produksi.

Untuk dapat memaksimalkan implementasi dari sistem di perusahaan sektor manufacturing, penerapan ISO 9001 dapat dipergunakan sebagai salah satu langkah yang strategis. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan penerapan ISO 9001 di dalam perusahaan/organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Cara Membuat Job Description yang Tepat

Penyusunan atas job description (uraian jabatan) adalah suatu proses penting untuk memastikan tata kelola dalam perusahaan berjalan dengan tepat dan efekfit. Namun, tidak sedikit perusahaan/organisasi memiliki job description yang tidak akurat. Ketidakakuratan ini dapat menyebabkan dampak kepada manajemen kinerja di dalam perusahaan/ organisasi. Lalu bagaimana tata cara pembuatan job description yang tepat.

Berikut ini adalah ilustrasi yang dapat perusahaan/organisasi jalankan untuk membuat job description yang tepat.

Untuk dapat meningkatkan performa dalam perusahaan, lakukan proses penyusunan job description yang tepat dalam organisasi/perusahaan. Penggunaan referensi eksternal dapat membantu perusahaan/organisasi untuk menyusun uraian jabatan yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Customer Service pada Perusahaan

Pelaksanaan atas pelayanan pelanggan merupakan salah satu unit strategis perusahaan dalam meningkatkan penjualan dan loyalitas pelanggan. Meskipun sangat strategis, banyak perusahaan tidak memiliki customer service yang mumpuni terkait dengan aspek customer service yang dimaksud. Untuk dapat mengembangkan customer service perusahaan, berikut ini adalah ilustrasi yang dapat dijalankan oleh perusahaan.

Melalui tahapan yang disebutkan tersebut, diharapkan perusahaan dapat mengembangkan divisi Customer Service secara optimal. Lakukan proses pengembangan dan perbaikan organisasi dan tata kelola yang terkait dengan customer service dengan tepat, apabila diperlukan referensi eksternal dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan fungsi yang terkait dengan customer service. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan dalam Pengembangan Bisnis Retail

Pengelolaan atas manajemen retail memiliki banyak tantangan. Setiap tantangan sebaiknya dikendalikan dengan pendekatan yang sistematis, salah satunya dengan pembuatan tata kelola retail seperti Standard Operating Procedure. Dalam pembuatan dan pengembangan SOP, perusahaan harus dapat memastikan bahwa pengembangan bisnis retail tersebut dapat terjaga bisnisnya dengan baik sesuai dengan target perusahaan.

Beberapa perusahaan mempergunakan konsultan dalam proses pengembangan bisnis retail. Sebaiknya perusahaan harus memastikan bahwa penggunaan konsultan ini dapat benar-benar memberikan kontribusi yang efektif bagi perusahaan. Berikut ini adalah peranan yang dapat dijalankan untuk pengembangan bisnis retail.

Ada baiknya perusahaan menjalankan sistem dengan tepat dengan dibantu oleh pihak eksternal seperti konsultan. Pastikan perusahaan memilih konsultan yang tepat agar bisnis retail dapat berjalan secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926).

Meningkatkan Produktivitas SDM dalam Perusahaan

Efisiensi bagi perusahaan bukan hanya terkait dengan menghemat saja, namun juga berhubungan dengan proses peningkatan produktifitas. Produktifitas wajib dipertimbangkan sebagai bentuk keberhasilan dari efisiensi. Salah satu faktor produktifitas yang perlu dipertimbangkan adalah produktifitas yang terkait dengan sumber daya manusia.

Lalu bagaimana proses peningkatan produktifitas SDM ini bisa dikelola dengan tepat dalam perusahaan? Berikut ini adalah langkah- langkah yang perlu untuk dilakukan oleh perusahaan.

(1) Menyusun Target Perusahaan

Menetapkan target perusahaan yang kemudian dijabarkan dalam unit kerja divisi dan personel. Perlu untuk memastikan bahwa target yang ditetapkan tersebut adalah target yang terukur. Status target pada departemen kemudian dipastikan dijabarkan secara personel. Harus terdapat ikatan yang kuat antara target personel ke target departemen dan perusahaan. Sehingga ketercapaian target dapat bersifat sinergis.

(2) Meningkatkan nilai SDM

Melakukan proses penetapan atas nilai personel. Dimana antara alokasi beban biaya dari suatu personel harus dipastikan sesuai dengan nilai kontribusi perusahaan ke dalam perusahaan. Nilai ini dapat terukur kepada hasil output, pengelolaan resiko atau pertumbuhan organisasi. Desain struktur organisasi dan penetapan atas nilai indikator yang ditetapkan sebagaimana nilai dalam perusahaan.

(3) Perhitungan Investasi Perusahaan pada SDM

Penerapan atas investasi SDM dijalankan dalam bentuk pelatihan serta pembinaan. Bagaimana suatu organisasi menginvestasikan SDM dapat dijalankan dengan melakukan perhitungan asset dari kualitas SDM. Dimana perhitungan atas investasi ini harus diseimbangkan dengan rencana perusahaan. Sehingga pengembangan atas perusahaan memberikan nilai penting bagi perhitungan kekayaan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan proses pengembangan sistem efisiensi? Pastikan bahwa hal ini tidak hanya menghemat namun juga peningkatan produktifitas. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan SMETA dalam Perusahaan

Pengelolaan perusahaan tidak hanya dijalankan dengan mempertimbangkan pada aspek komersil saja, pengelolaan terkait dengan aspek sosial, lingkungan dan keselamatan kerja juga menjadi tanggung jawab yang perlu dijalankan oleh perusahaan. SMETA (Sedex Member Ethical Audit) adalah bentuk audit yang dijalankan untuk memastikan bahwa aspek kompetitif terkait dengan tanggung jawab sosial dijalankan oleh perusahaan.

Lalu bagiamana penerapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan persyaratan SMETA tersebut? Berikut adalah beberapa tahapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan penerapan SMETA.

(1) Pemenuhan yang terkait dengan persyaratan ketengakerjaan

Kepatuhan yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan adalah menjadi persyaratan wajib yang harus dijalankan oleh perusahaan. Seluruh aspek yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan menjadi kewajiban yang harus dijalankan dan diimplementasikan. Selain terkait dengan persyaratan dengan ketenagakerjaan tersebut, penetapan hal yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan lainnya, seperti penghargaan atas HAM, penanganan atas anti diskriminasi dan pencegahan yang terkait dengan persyaratan SMETA yang dimaksud.

(2) Pengelolaan Atas Lingkungan

Pelaksanaan atas pengelolaan lingkungan dijalankan untuk memastikan bahwa pemenuhan yang terkait dengan persyaratan lingkungan yang ada dalam organisasi. Bagaimana perusahaan memastikan konsep pengendalian dan kepatuhan dijalankan. Proses pemantauan terkait dengan aspek lingkungan juga menjadi hal yang penting. Adalah lebih baik, apabila perusahaan menjalankan proses sertifikasi ISO 14001.

(3) Pengelolaan dan Pengendalian Aspek K-3

Memastikan bahwa penerapan terkait dengan K-3 dijalankan. Seluruh peraturan dan regulasi yang berhubungan untuk memastikan bahwa seluruh proses perlindungan atas kesehatan dan keselamatan kerja dijalankan dengan tepat oleh perusahaan. Sama seperti pengelolaan atas lingkungan, kepatuhan yang terkait dengan sertifikasi ISO 45001 harus dijalankan dalam perusahaan.

Lakukan proses pencarian terkait dengan referensi eksternal untuk kemudian menjalankan proses penanganan dan pengendalian yang terkait dnegan SMETA. Pastikan bahwa proses implementasi terkait dengan SMETA yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menjalankan Internal Audit yang Efektif

Pada setiap perusahaan, kebutuhan untuk menjalankan internal audit menjadi suatu kebutuhan penting dalam perusahaan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan dalam perusahaan sudah berjalan sesuai dengan standar persyaratan yang ada. Yang dimaksud dengan standar sistem persyaratan, adalah seperti PSAK, Sistem Manajemen ISO atapun persyaratan lainnya. Kegiatan internal audit sendiri dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal.

Lalu bagaimana menjalankan kegiatan internal audit yang efektif dapat dilakukan dalam perusahaan?

(1) Mempersiapkan Tim Internal Audit yang Kompeten

Di beberapa organisasi, fungsi internal audit dipersiapkan secara khusus bahkan disediakan posisinya di dalam struktur organisasi. Namun ada beberapa perusahaan/ organisasi yang menunjuk tim fungsional untuk melakukan kegiatan audit. Terdapat hal yang positif dan negatif terkait dengan pembentukan tim internal audit yang bersifat fungsional maupun struktural. Pembentukan secara fungsional ini dapat mengembangkan kompetensi dalam organisasi untuk pelaksanaan internal audit. Mempertimbangkan bahwa tidak ada salahnya bahwa semua karyawan dapat menjalankan fungsi internal audit, dimana akan membangun kesadaran internal dalam organisasi. Namun ada sisi lemah dalam proses pengembangan fungsional ini, kelemahannya adalah fokus dari pelaksanaan internal audit akan menjadi tidak maksimal di dalam organisasi.

(2) Persiapan Kegiatan Internal Audit

Kegiatan internal audit yang efektif kontribusi terbesarnya terbentuk pada perencanaan yang tepat. Dimana perencanaan tersebut dijalankan dari menyusun checklist internal audit, pembekalan auditor serta penetapan atas metode kegiatan internal audit itu sendiri. Proses penetapan atas metode sangat terkait dengan berapa jumlah sampling yang akan diambil untuk dilakukan proses verifikasi. Semakin kritis dari area tersebut, maka semakin banyak jumlah sampel yang akan diambil. Namun tetap harus dipastikan keakuratan dan ketelitian dari kegiatan internal audit tersebut.

(3) Pelaksanaan Kegiatan Audit

Pelaksanaan dari kegiatan audit harus dijalankan secara detail dan menyeluruh, menyesuaikan dengan checklist audit yang telah dipersiapkan. Dari kegiatan audit tersebut, lakukan evaluasi dan investigasi atas penyimpangan yang muncul. Salah satu fungsi dari kegiatan audit adalah untuk melihat kekurangan dari sistem dan pelaksanaan operasional yang dijalankan dalam perusahaan.

(4) Evaluasi Kegiatan Audit

Melakukan evaluasi atas kegiatan audit, dimana kegiatan ini bertujuan untuk melihat efektifitas dari proses audit yang dijalankan. Apakah audit yang dimaksud memang secara obyektif berjalan, dimana proses evaluasi dijalankan untuk memastikan bahwa proses audit memang telah ditetapkan dengan memastikan bahwa kegiatan audit dijalankan dengan tepat oleh tim auditor. Proses bisa dilakukan dengan survey atau kuesioner untuk melihat bahwa audit bisa berjalan dengan tepat.

(5) Melakukan proses tindak lanjut atas hasil kegiatan audit internal

Melakukan proses pencatatan atas hasil kegiatan audit internal yang ada dalam perusahaan, untuk memastikan bahwa proses audit internal memberikan dampak positif dalam perusahaan. Penetapan atas pelaksanaan dari tindak lanjut harus diverifikasi untuk memastikan tindakan perbaikan dan koreksi atas setiap ketidaksesuaian yang ada.

Komitmen yang dibutuhkan oleh organisasi adalah penting untuk memastikan bahwa kegiatan internal audit dapat berjalan dengan tepat. Ada baiknya perusahaan berbenah diri agar dapat menjalankan kegiatan internal audit dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Pembelian Bebas Fraud

Dalam perusahaan, setiap potensi fraud dapat muncul meskipun adanya sistem yang membentengi perusahaan. Banyak yang melihat bahwa audit dan proses inspeksi dapat dijalankan untuk memastikan bahwa fraud bisa terkendali. Namun dalam penerapan yang dijalankan, penanganan atas pengendalian Fraud lebih kepada tindakan koreksi dan bukan kepada tindakan pencegahan.

Idelanya, proses pengendalian terkait dengan proses pembelian sulit untuk dipastikan adanya kondisi yang bebas dari Fraud. Meskipun demikian proses pengendalian wajib untuk dijalankan dan pengendalian yang tepat dapat memastikan adanya sistem pengendalian bebas fradu yang efektif.

Berkut tahapan pengendalian yang dapat dilakukan.

(1) Melakukan Analisis Resiko

Sistem pengendalian dijalankan dengan mempertimbangkan pengendalian resiko terlebih dahulu. Proses identifikasi resiko dijalankan pada pemasok dan proses internal pembelian yang dijalankan oleh perusahaan. Dari setiap tahapan pembelian, mulai dari penentuan spesifikasi/ruang lingkup pembelian sampai dengan proses pembelian harus dinilai atas aspek resikonya. Dari proses penilaian tersebut, maka kemudian muncul tingkatan resiko. Tingkatan resiko yang signifikan kemudian ditetapkan untuk meakukan evaluasi terkait dengan prioritas pengendalian yang dijalankan.

(2) Melakukan Pengendalian Pemasok

Sistem pengendalian pemasok dijalankan sesuai dengan tingkatan resiko. Perusahaan menetapkan kriteria atas tingkatan resiko dari supplier. Supplier dengan resiko tinggi akan dipastikan membutuhkan sistem pengendalian yang lebih ketat, seperti dilakukan proses audit supplier ataupun masa percobaan yang sangat selektif dalam pemilihan suppliernya. Tentu saja ini akan berbeda dengan supplier yang memiliki resiko lebih rendah.

(3) Menetapkan Kriteria Spesifikasi Atas Panduan Pembelian

Untuk proses pembelian rutin yang seringkali dijalankan dalam perusahaan, penetapan spesifikasi baku dapat dijalankan. Proses penetapan atas spesifikasi dijalankan berdasarkan analisis atas output proses dan kinerja yang sudah dijalankan. Hal ini akan membantu untuk menjalankan proses validasi spesifikasi. Spesifikasi teknis yang tepat tentu akan meminimalkan resiko dari kesalahan pembelian yang berdampak signfikan dalam perusahaan.

(4) Pemantauan Kinerja Pemasok

Pemantauan atas kinerja pemasok dilakukan dengan periode yang ditetapkan berbasiskan resiko. Pemasok dipastikan memahami bahwa pemantauan ini diperlukan untuk menjaga perusahaan. Penilaian dijalankan secara obyektif dan bertujuan untuk membina pemasok. Ketidaksesuaian dari hasil penilaian dapat berakibat dihentikannya pemasok yang dimaksud ataupun dilakukan proses pembinaan lebih lanjut atas pemasok.

Bagaimana proses pengendalian pemasok yang dijalankan oleh perusahaan Anda? Lakukan proses pengelolaan sistem manajemen anti korupsi/ fraud yang tepat dalam perusahaan dengan mempergunakan referensi eksternal yang berpengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Organisasi yang Efektif Dalam Perusahaan Keluarga

Penetapan atas desain organisasi yang berhubungan dengan perusahaan keluarga sebenarnya tidak berbeda dengan perusahaan lainnya. Namun hal yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana menegosiasikan posisi yang tepat dalam perusahaan agara pengelolaan tetap menjadi profesional. Lalu bagaimana mendesain organisasi yang tepat pada perusahaan keluarga?

(1) Menjabarkan Fungsi Dalam Organisasi

Idealnya seluruh fungsi yang ada di dalam organisasi diberikan kepada personel yang kompeten, namun dalam perusahaan keluarga berbeda. Terdapat aspek kepercayaan dan loyalitas yang menjadi pertimbangan dalam posisi tertentu. Mempertimbangkan bagaimana fungsi dalam organisasi dapat menjadi profesional dan tidak menjadi sia-sia karena berada dalam perusahaan keluarga. Hal ini untuk melihat bagaimana organisasi dapat menjadi profesional meskipun di dalam perusahaan masih bersifat keluarga. Pengembangan authorisasi juga menjadi bagian yang juga penting untuk ditekankan dan dijalankan dengan konsisten.

(2) Menetapkan Service Level Agreement

Setiap fungsi yang ada mendapatkan target yang ditetapkan untuk memastikan bahwa tujuan dari fungsi berjalan dengan tepat. Penetapan atas target tersebut menjadi bagian penting untuk dipastikan dijalankan dalam pelaksanaan pekerjaan dari setiap fungsi. Penilaian dilakukan untuk mengukur prestasi dari setiap fungsi yang dimaksud. Sehingga unsur kedekatan menjadi lebih minimal dan lebih mengutaman kepada profesionalisma

(3) Fokus kepada Proses

Pendekatan proses dalam penyelesaian adalah lebih penting dibandingkan dengan pendekatan target. Setiap fungsi dan penanggung jawab menjalankan proses yang termuat secara sistematis di dalam SOP (Standard Operating Procedure) untuk kemudian dilakukan proses pemastian bahwa proses dijalankan. Hal ini juga termasuk dengan proses penyelesaian masalah yang dijalankan di dalam perusahaan. Setiap permasalahan harus dilakukan berdasarkan pada penyebab terkait dengan ketidaksesuaian dalam organisasi.

Pengelolaan organisasi yang terkait dengan pelaksanaan sistem dalam perusahaan keluarga adalah penting untuk menjadi pertimbangan utama dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan menuju ke arah yang lebih profesional. Apabila perusahaan memerlukan konsultan untuk perbaikan manajemen, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan pengalaman. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)