HR Consulting

Evaluasi Soft Competency pada Karyawan

Menjadi suatu hal yang sangat penting dalam menjalankan program evaluasi terkait dengan dengan karakteristik soft competency yang ada pada individu karyawan yang bersangkutan. Ketika suatu perusahaan sudah menyatakan adanya suatu parameter soft competency pada diri karyawan maka perusahaan tersebut harus dapat menyediakan suatu pengukuran yang dapat dilakukan untuk mengevaluasi bahwa kompetensi tersebut terukur.  Sebab untuk menduduki banyak posisi dalam tingkatan manajerial yang tinggi tentunya menjadi suatu hal yang penting untuk dapat terevaluasi.

Langkah-langkah apa saja yang paling tepat untuk dilakukan dalam proses evaluasi soft competency yang dimiliki oleh karyawan.

(1) Penyusunan Alat Ukur

Berbeda dengan hard competency, penetapan alat ukur soft competency ditetapkan dengan mengaplikasikan konsep dan metode psikometri.  Seperti penetapan item pengukuran karakteristik soft competency yang ada dalam alat ukur tersebut, penetapan dan pengembangan konsep reliabilitas dan validitas kemudian baru dibuatkan alat ukur yang dimaksud.

Perusahaan juga harus menetapkan aspek normatif yang penting yang dapat digunakan untuk melakukan proses penilaian dan analisis parameter dari kriteria yang ditetapkan dalam alat ukur yang dimaksud.  Bagaimana suatu hasil penilaian akan direferensikan ke dalam tabulasi kriteria yang ada.

(2) Penetapan Program Pengembangan Soft Competency

Adalah menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk dapat menyusun pelatihan yang berkaitan dengan penerapan soft competency.  Tetapkan satuan unit program pelatihan yang tepat untuk digunakan dalam proses pengembangan karakteristik soft competency yang tepat.  Terapkan pelatihan berbasiskan competency yaitu dengan mendetailkan unit kompetensi apa yang akan dicapai dalam pelatihan yang dimaksud.

Pengembangan program soft competency adalah bagian penting yang harus menjadi suatu bagian yang penting untuk dijalankan dalam perusahaan apabila ingin mengaplikasikan manajemen berbasiskan kompetensi.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan dan mengembangkan kapasitas soft competency dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengapa Turnover Karyawan di Perusahaan Anda Tinggi?

Beberapa perusahaan mengalami permasalahan dengan menjaga masa retensi karyawan yang ada dalam perusahaannya.  Bahkan di sebagian besar perusahaan, justru dengan semakin meningkatnya bisnis perusahaan tersebut akan dibarengi dengan tinggi tingkat turn over dari karyawan tersebut, mengapa demikian?

Banyak alasan yang melatarbelakangi mengapa aspek turnover karyawan di perusahaan meningkat, dan anehnya muncul ketika pertumbuhan bisnis perusahaan juga meningkat. Alasan-alasan yang melatarbelakangi tingginya angka turnver karyawan dalam perusahaan.

(1) Tidak adanya pengembangan kompetensi yang memadai

Seiring dengan tumbuh dan berkembangnya organisasi, semakin besar tingkat kesulitan dan beban kerja yang dimiliki oleh karyawan.  Apabila beban kerja tersebut tidak dikelola dengan baik, maka terdapat beberapa karyawan yang mengalami peningkatan beban kerja yang diterima.  Tanpa diakomodasi dengan pemberian kompetensi tentu masalah ini akan menyebabkan karyawan merasa terjebak, karena dituntut untuk menjalani suatu hal yang mustahil dilakukan.

(2) Tidak adanya jenjang karir di perusahaan

Salah satu aspek ketidakpuasan bekerja, yang pernah disurvey, adalah adanya kekhawatiran akan akses untuk mencapai jenjang karir yang tinggi  dalam perusahaan.  Perusahaan yang tidak memikirkan ini, akan menyebabkan karyawan merasa bosan berada dalam situasi dimana tidak ada perubahan karir maupun kelas jabatan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

(3) Iklim perusahaan

Salah satu penyebab banyak karyawan yang keluar dari suatu perusahaan adalah kondisi iklim perusahaan yang tidak memadai, dalam arti kata di dalam perusahaan banyak sekali ditemukan office conflict yang menyebabkan adanya solusi yang tidak efektif dalam pemecahan masalah.  Perusahaan tidak menjalankan learning system yang “memaksa” komponen individunya untuk menggunakan teknik pemecahan masalah yang tepat.

(4) Faktor kompensasi

Ketidaksesuaian dalam menerapkan sistem kompensasi, dimana sistem yang dimiliki tidak membedakan fungsi produktivitias, supporting dan strategis.  Hal ini dapat menyebabkan adanya perasaan “tidak adil” pada diri karyawan yang disebabkan sistem kompensasi yang ada tidak menyebabkan adanya peningkatan performa dan produktivitas yang memadai antar karyawan.

(5) Tidak adanya sistem (Standard Operating Procedure)

Salah satu penyebab karyawan keluar adalah tidak terimplementasikannya Standard Operating Procedure dalam perusahaan, hal ini dapat mengakibatkan karyawan bekerja di luar hal yang menjadi kapasitasnya.  Namun dengan catatan dalam arti proporsional sesuai kompetensi dan kapasitas.  Jalur instruksi yang tidak berjalan, menyebabkan dapat munculnya by pass system, sehingga karyawan tertentu memiliki banyak “atasan” yang dapat memaksa karyawan tersebut bekerja dengan beban yang sangat tinggi.

Melakukan proses perbaikan internal perusahaan adalah hal yang penting dilakukan bagi perusahaan untuk meningkatkan retensi karyawan.  Lakukan proses implementasi dan perubahan sistem untuk dapat mengakomodasi pengembangan sistem sumber daya manusia di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menciptakan Sistem Manajemen Anti Korupsi dalam Internal Perusahaan

Pertumbuhan dan perkembangan organisasi apabila tidak dibarengi dengan penerapan sistem akan memberikan suatu efek resiko tinggi yang sangat besar dalam pemastian sistem manajemen dijalankan secara efektif.  Kadangkala di dalam perusahaan itu sendiri, terjadi praktek-praktek yang dimana di dalamnya timbul pembentukan perusahaan di dalam perusahaan.  Selain dengan cara dan mengembangkan nilai dan budaya serta etos kerja yang tepat, penyusunan sistem juga sangat diperlukan dalam proses pemastian bahwa suatu bentuk sistem anti korupsi bisa terhindarkan dari perusahaan.

1. Sistem Teknologi Informasi

Implementasi sistem teknologi informasi dapat menyederhanakan proses keterlibatan manusia dalam peranan penggelapan dan ketidaksesuaian proses.  Dalam bisnis retail pengembangan sistem teknologi informasi diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan stock maupun proses transaksi dengan konsumen.  Segala resiko yang mungkin terjadi akibat kesalahan manusia yang disengaja maupun tidak dapat diminimalkan.

2. Sistem Tender dan Pengadaan Barang

Salah satu bentuk program pencegahan korupsi adalah memastikan adanya suatu bentuk transparansi dari sistem manajemen, salah satunya adalah pengadaan barang.  Lakukan proses pengadaan barang dengan menggunakan sistem dimana hanya perusahaan yang memiliki standar kualitas sesuai saja yang dapat memenuhi standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut.  Penetapan pemasok dengan nilai tertentu dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa pejabat dengan kompetensi yang memadai.

3.  Sistem Audit

Kembangkan dan lakukan sistem serta mekanisme audit yang efektif dimana lakukan pengukuran input dan output dari suatu tahapan proses berdasarkan SOP dan budget.  Implementasikan sistem budget di dalam perusahaan untuk memastikan adanya suatu batasan dalam operasional kegiatan atau proses tertentu.  Kembangkan audit juga ke arah disiplin karyawan sehingga nilai etika dalam perusahaan tercermin kuat dimana karyawan diajarkan untuk mempertanggung jawabkan nilai disiplin yang dimilikinya.

Bagaimana sistem diimplementasikan? Kunci dari jawaban ini ada pada pihak manajemen.  Lakukan penyusunan dan implementasi sistem yang tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang kompeten. (amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Aplikasi Sistem Dalam Perusahaan Keluarga

Bagaimana mengaplikasikan sistem yang tepat dalam perusahaan keluarga? Apakah memungkinkan untuk mengoptimalkan sistem dalam perusahaan yang masih menggunakan konsep sistem tradisional?  Lalu bagaimana tata cara yang tepat dalam mengimplementasikan sistem?

Strategi yang paling tepat dalam mengaplikasikan sistem dalam perusahaan keluarga dapat dilakukan dengan menggunakan alternatif sebagai berikut:

1) Aplikasi Sistem Manajemen yang Teraudit

Tetapkan jenis sistem manajemen yang digunakan dengan menggunakan sistem yang dapat diaudit.  Pastikan sistem yang digunakan dapat diaudit oleh suatu mekanisme audit yang profesional dan independen di luar perusahaan.  Seperti Sistem Manajemen ISO, dimana konsep penilaian implementasi dijalankan dalam sistem manajemen audit yang dijalankan di lapangan.

2) Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang Obyektif

Melakukan proses penyusunan sistem performa unjuk kerja yang ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan yang terukur dan ditetapkan dalam mekanisme yang tepat.  Pengembangan Sistem Manajemen Unjuk Kerja tersebut harus dijalankan berdasarkan status yang tercatat dan terdokumentasi.

Kedua jenis dan strategi sistem ini merupakan bentuk pengembangan alternatif yang sangat tepat bagi perusahaan yang memiliki mekanisme kinerja keluarga dan tradisional untuk dapat bersaing dengan perusahaan yang profesional.  Lakukan proses penetapan referensi eksternal yang tepat dalam melakukan aplikasi terhadap Sistem Manajemen di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Memiliki Profil Sales yang Tepat

Bagi suatu perusahaan, keberadaan tenaga sales yang profesional adalah tantangan yang menarik untuk dikaji. Bagaimana suatu perusahaan berada dalam kondisi sulit dengan sendirinya karena penjualan tidak dapat didongkrak belum lagi muncul kenyataan bahwa tidak ada tenaga sales yang mumpuni yang mau untuk berjuang dalam mendapatkan target penjualan yang sesuai dengan harapan. Belum lagi, masyarakat Indonesia yang memiliki persepsi negatif mengenai tenaga kerja sales, dimana sales dianggap bukanlah profesi yang menarik untuk ditekuni, hanya kalau sudah tidak ada pekerjaan saja, seorang individu akan terjun menjadi sales.

Lalu bagaimana strategi yang harus dikembangkan untuk menjadi seorang sales?

1. Lakukan proses rekruitment yang tepat

Usahakan dalam proses pengambilan karyawan, perusahaan tidak hanya sekedar asal mendapatkan orang yang mau menjadi sales.  Gunakan alat ukur yang tepat yang selain dapat mengukur potensi kecerdasannya juga dapat secara spesifik mengukur kapasitas dan kemampuan individu yang dimaksud untuk menjadi sales.

2. Program Product Knowledge

Sales yang mumpuni adalah sales yang mengetahui secara mendalam tentang pengetahuan produk yang akan dijualnya.  Siapa saja target konsumennya dan bagaimana prilaku konsumennya.  Seorang sales yang pandai bukan hanya berkemampuan tinggi dalam menjual produk, namun yang terpenting adalah menjual relationship.

3.  Sistem Renumerasi

Dalam menyusun sistem kompensasi sales, yang harus menjadi pertimbangan utama bahwa sistem renumerasi yang diciptakan tersebut adalah sistem yang mengedepankan konsep komisi dan insentif penjualan.  Artinya nilai komisi harus memberikan nilai yang tinggi dibandingkan gaji pokoknya.  Sehingga sales menjadi tertantang untuk memberikan hasil lebih.

Ketiga langkah tersebut dapat diterapkan oleh perusahaan maupun organisasi yang berharap dapat memiliki profil sales yang kuat yang mana dapat secara cepat meningkatkan penjualan produk dari perusahaan itu sendiri. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pengembangan Struktur Organisasi, Kapan Dilakukan?

Banyak perusahaan yang ketika akan membenahi sistem manajemen mengalami permasalahan yang cukup lama ketika akan melakukan menyusun struktur organisasi. Pertanyaan yang muncul adalah apakah dibutuhkan pengembangan struktur organisasi dari perusahaan itu sendiri? Kapan struktur organisasi harus diubah?

Berikut jawaban dari pertanyaan tersebut.

(1) Perubahan strategi bisnis

Struktur organisasi dalam perusahaan dapat berubah akibat perubahan dan pengembangan strategi bisnis.  Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk selalu dan terus menerus mengembangkan strategi bisnis yang dimilikinya.  Misalnya perusahaan tertentu melakukan penetapan strategi pengembangan produk, maka dilakukan proses pembuatan unit kerja R&D sebagai strateginya. Konsekuensinya adalah alokasi sumber daya manusia ditambah atau disetir ke arah pengembangan produk, penetapan suatu tahapan baru yang dapat mengubah struktur yang terbentuk.

(2) Pertumbuhan bisnis

Ekspansi dan pengembangan perusahaan akan menyebabkan peningkatan jumlah area dan ruang lingkup.  Meskipun strategi bisnis tidak berubah namun kapasitas manusia yang melakukan proses operasional dilakukan penambahan jumlah. Pertumbuhan ini membutuhkan adanya fungsi manajerial menengah (middle manager) dan supervisor yang melakukan suatu kebijakan aplikasi operasional yang tepat.  Secara otomatis pertumbuhan dapat menyebabkan perubahan struktur organisasi.

(3) Regulasi

Adanya regulasi dari pemerintah atau badan kualitas tertentu dapat “memaksa” perusahaan untuk mengubah struktur organisasinya, seperti adanya fungsi independensi internal audit, management representative ataupun penanggung jawab yang bersertifikasi tertentu.

Demikian tiga alasan yang melatarbelakangi mengapa struktur organisasi dalam perusahaan perlu untuk dikembangkan.  Lakukan proses analisis yang tepat dalam perusahaan dan disertai referensi eksternal yang akurat dalam mengembangkan struktur organisasi di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)