Jasa pembuatan SOP

Menyeimbangkan Antara Sistem (Standard Operating Procedure) dan Kompetensi

Ketika suatu perusahaan menjalankan konsep bertransformasi dari yang sebelumnya belum memiliki sistem tertulis dengan kemudian menjadi memiliki suatu bentuk sistem tertulis maka dari situlah transformasi sistem kompetensi mulai menjadi pertimbangan. Artinya, perusahaan bukan hanya dipaksa untuk mengubah sistem yang selama ini dimiliki namun juga diminta untuk menginvestasikan pengembangan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan tuntutan sistem.

Sehingga akibat negatif yang timbul dari suatu pengembangan sistem nantinya tidak menyebabkan permasalahan, seperti dimana sistem tersebut tidak dapat berjalan karena kegagalan dari sumber daya manusia menginterpretasi sistem yang telah terbentuk. Lalu bagaimana langkah strategis perusahaan untuk mengantisipasi tersebut.

(1) Investasi Pelatihan
Pengembangan program-program pelatihan sangat dibutuhkan oleh karyawan dalam memahami sistem yang telah dibentuk tersebut. Adanya penambahan faktor kompetensi akan sangat membantu perusahaan dalam menjalankan sistem yang telah ditetapkan tersebut.

(2) Merumuskan Ulang Standar Kompetensi
Perusahaan ada baiknya melakukan proses penetapan ulang terhadap formula kompetensi dari jabatan-jabatan yang ada dalam organisasi. Identifikasi sistem kompetensi yang telah dipersyaratkan dalam jabatan, akan amat sangat membantu perusahaan dalam menyusun program-program pelatihan yang dipeersyaratkan dalam jabatan tersebut.

(3) Menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja
Sedikit berbeda dengan penilaian kompetensi, penilaian kinerja dapat dijalankan sebagai bagian dari verifikasi ulang untuk dapat memastikan bahwa sistem yang telah ditetapkan tersebut. Dengan program penilaian tersebut maka secara tidak langsung dapat mempengaruhi sistem realisasi dari pekerjaan yang telah dipersyaratkan dalam manajemen unjuk kerja.

Perusahaan sebaiknya memahami, bahwa dengan hanya memiliki SOP saja tanpa disertai dengan adanya investasi pengembangan SDM maka perjalanan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem masih cukup panjang. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan SOP Sesuai dengan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Hambatan dalam Mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC)

Banyak perusahaan telah mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) di dalam perusahaannya. Namun tidak sedikit, sistem manajemen unjuk kerja ini tidak memiliki dampak yang signifikan bagi pengembangan perusahaan. Terdapat banyak permasalahan yang menyebabkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) tidak dapat berjalan secara efektif.

(1) Kesalahan dalam Menetapkan Indikator Performa
Ketika menetapkan indikator performa, ada baiknya perusahaan mengembangkan konsep sistematis yang menghubungkan antara target perusahaan dengan target divisi/departemen serta sasaran terget individu karyawan yang berada di departemen tersebut.

(2) Kesalahan dalam Menetapkan Nilai Target
Nilai target harus dipastikan tidak terlalu mudah untuk dicapai, sehingga kesan perbaikan dari proses sulit untuk muncul. Sedangkan nilai target yang sulit untuk dicapai juga dapat menimbulkan efek psikologis sulit untuk dicapai dan menyebabkan motivasi terhadap target untuk pencapaian nilai yang dimaksud.

(3) Kesalahan dalam Menetapkan Bobot Penilaian
Tujuan adanya bobot penilaian adalah untuk menetapkan status prioritas terkait dengan kepentingan dari penilaian tersebut. Kesalahan dalam penetapan bobot akan mengakibatkan kesulitan dalam mengembangkan target utama pencapaian perusahaan yang lebih strategis.

(4) Kesalahan dalam Melakukan Proses Evaluasi
Secara rutin, atasan dan pejabat yang terkait harus melakukan proses evaluasi terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja. Tidak adanya proses evaluasi dapat menyebabkan tidak danya perbaikan serta kebutuhan untuk meningkatkan pencapaian target kinerja.

(5) Tidak adanya audit KPI/BSC
Personel yang tidak memiliki pemahaman yang tepat terkait dengan fungsi KPI/BSC menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari personel. Apabila hasil pengukuran data ini tidak didukung dengan program audit, maka ada potensi penyimpangan data yang tidak terdeteksi selama kegiatan audit.

Dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara strategis, maka perusahaan ada baiknya menggunakan langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC). Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses implementasi Sistem Manajemen Unjuk Kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129269926)

SOP sebagai Pengendali Resiko Usaha

Bagaimana proses penetapan dan aplikasi yang terkait dengan SOP dijalankan untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan resiko usaha/ bisnis yang dijalankan dalam perusahaan? Ketika melakukan proses penyusunan SOP, tidak hanya untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan proses operasional internal, SOP itu sendiri juga dapat digunakan untuk memastikan adanya proses pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan.

Dimana proses pengendalian yang dijalankan dalam SOP adalah untuk memastikan bagaimana suatu tahapan proses dipastikan untuk dapat melakukan pengendalian untuk meminimalkan resiko dari suatu pekerjaan/ operasional yang ada dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat dijalankan untuk mengendalian terhadap potensi resiko yang muncul.

Lalu bagaimana tahapan menyusun SOP yang dapat meminimalkan resiko tersebut?

Langkah pertama, mengidentifikasi resiko yang muncul

Bagaimana SOP tersebut dapat dijalankan untuk mengurangi tingkat/ efek resiko yang muncul dalam proses. Dimana konsep serta pemahaman tersebut harus dapat dipastikan terkendali sesuai dengan hasil identifikasi.

Langkah Kedua, penetapan langkah-langkah dalam meminimalkan resiko

Perusahaan kemudian melakukan proses penetapan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meminimalkan resiko yang muncul tersebut. Adapun langkah yang ditetapkan tersebut harus dapat dipastikan untuk mengelola standar resiko yang dipersyaratkan.

Langkah Ketiga, menetapkan tanggung jawab untuk pengendali resiko

Perusahaan harus memastikan adanya proses penetapan tanggung jawab yang dapat dilakukan untuk mengendalikan resiko yang muncul. Bagaimana personel yang mengemban tanggung jawab tersebut memahami peranan dan tanggung jawab yang telah dipersyaratkan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses pengembangan SOP dalam perusahaan. SOP yang tepat dan efektif dapat meminimalkan resiko bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Membangun Sistem Franchise yang Tepat

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah-langkah Menyusun SOP Sistem Keamananan (Security Management)

Bagi perusahaan penyedia jasa keamanan, adalah sangat kritikal dapat menyusun SOP yang tepat dan efektif dalam sistem operasional keamanan yang akan diberikan kepada penyedia jasa tersebut kepada pelanggan. Namun, dalam melakukan proses penyusunan SOP akan menjadi bagian sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti langkah-langkah dan teknik yang tepat.

Berikut adalah langkah proses penyusunan SOP yang dapat dijalankan oleh perusahaan jasa keamanan.

(1) Proses risk assessment
Ada baiknya, sebelum SOP disusun, tim melakukan proses penilaian terlebih dahulu pada area kerja yang menjadi titik dan ruang lingkung keamanan. Adanya proses pendefinisian untuk dapat menetapkan kriteria resiko pada titik tersebut adalah hal penting, misalnya termasuk ke dalam kategori apa dalam resiko tersebut.

(2) Fungsi SOP Sebagai Pengendali
Susun/ desain SOP pada titik yang dimaksud sebagai bagian pengendalian dari pencegahan resiko yang muncul tersebut. Usahakan resiko yang muncul tersebut dapat ditangani dalam kegiatan yang ada dalam SOP tersebut.

(3) Desain SOP
Susun SOP dan rancang format pencatatan yang digunakan untuk mengukur evaluasi dan kinerja dari SOP yang dimaksud. Pastikan setiap tahapan dari pengendalian resiko tercatat.

Demikianlah tahapan perumusan SOP yang dapat dijalankan pada perusahaan jasa keamanan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja

Bagi perusahaan, melakukan proses pengukuran prestasi perusahaan tentu saja tidak bisa dilepaskan dari bagaimana perusahaan mendeskripsikan perhitungan dari output produktifitas karyawan.
Langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan proses perumusan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja harus dapat memperhatikan beberapa faktor.

(1) Faktor Tujuan Perusahaan
Tujuan perusahaan adalah nilai strategis yang kuat yang menjadi bagian penting arah dan pengembangan perusahaan. Dimana strategis perusahaan tersebut dijabarkan terlebih dahulu dalam bentuk suatu mekanisme yang dapat dijelaskan sebagai bagian strategis dalam pengembangan perusahaan. Penetapan tersebut kemudian dijabarkan ke dalam sasaran mutu per departemen.

(2) Kerangka sistem yang kuat
Proses penetapan sistem yang kuat akan menjadi daya dukung dalam mendesain Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang tepat dan efektif. Kerangka sistem yang mumpuni tersebut adalah adanya Standard Operating Procedure (SOP) dan desain organisasi yang efektif.

Dengan memperbaiki dan menyempurnakan kedua faktor tersebut, maka dapat dipastikan Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja Perusahaan dapat dijalankan secara optimal dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Set Up SOP Marketing

Dalam mengembangkan sistem dalam satu organisasi, salah satu tantangan terbesar dalam perusahaan adalah bagaimana mendesain SOP untuk Marketing. Banyak permasalahan yang menjadi bagian sulit ketika set up SOP pada divisi marketing dijalankan, dimana permasalahan yang muncul adalah adanya tingkat fleksibilitas yang tinggi yang menyebabkan framework dari sistem tidak bisa menjadi konsisten.

Lalu bagaimana proses yang tepat bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun set up SOP untuk marketing. Berikut adalah langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menyusun SOP untuk marketing.

(a) Mendefinisikan konsep marketing
Konsep marketing adalah nilai terpenting yang menjadi awal dari suatu proses desain operasional yang dijalankan dalam program marketing yang dimaksud. Penetapan sistem ini masuk ke dalam strategi yang akan dijalankan, dimana aspek budget juga berperan dalam penetapan konsep marketing yang ditetapkan tersebut.

(b) Desain Struktur Organisasi Marketing
Proses penetapan struktur organisasi marketing menjadi bagian penting dan utama dalam memastikan fungsi dan tanggung jawab yang ada pada komponen marketing tersebut. Setelah desain struktur ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan penetapan business process yang menjadi “rumah besar” dimana tahapan-tahapan operasional dalam organisasi marketing tersebut dijalankan.

(c) Penetapan SOP
Setelah menetapkan desain struktur organisasi, maka dilakukan proses penetapan yang terkait dengan penjelasan dari business process yang sudah ditetapkan dalam detail proses operasional yang dijabarkan dalam SOP. Detail SOP yang dapat dikembangkan dalam unit kerja marketing, seperti SOP Penjualan, SOP Promosi, SOP Pengembangan Usaha serta SOP yang terkait dengan penanganan order.

Pastikan SOP yang dikembangkan dalam perusahaan Anda dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengembangan SOP dalam perusahaqn Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengoptimalkan Fungsi Supervisor dalam Pengendalian Implementasi SOP

Dalam proses pelaksanaan SOP (Standard Operating Procedure), adalah menjadi suatu tahapan proses yang perlu untuk dijalankan dengan konsisten dan tepat guna. Namun banyak yang dilupakan oleh perusahaan, bahwa fungsi pengendalian terhadap tahapan implementasi adalah suatu proses yang penting untuk dapat memastikan bahwa Standard Operating Procedure yang dimaksud dijalankan.

Fungsi pengembangan level supervisor adalah suatu bagian yang tidak dapat dilepas dari proses aplikasi proses implementasi SOP. Adapun pemahaman-pemahaman yang harus diperhatikan terkait dengan proses pengembangan supervisor adalah sebagai berikut.

(1) Fungsi Supervisor sebagai perencana lokal
Sebagai bagian dari perencanaan lokal yang mana melakukan proses perencanaan sederhana dan program kerja. Dalam kegiatan ini, supervisor harus dapat menjalankan fungsi analisis data terhadap output-output proses yang berupa suatu program pemrosesan data.

(2) Fungsi Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem membutuhkan suatu proses yang berasal dari suatu pengamatan terhadap proses yang kemudian dilakukan pemecahan terhadap sistem yang ada. Kebutuhan untuk pengembangan baseline SOP yang kuat dapat menjadi bagian tentang bagaimana suatu proses tersebut dijalankan.

(3) Fungsi Evaluasi Sistem
Supervisor melakukan proses evaluasi terhadap hasil pencapaian dari data-data program dan sistem yang ada. Dari proses evaluasi ini, supervisor diminta untuk dapat melakukan pemecahan masalah dan pengembangan sistem selanjutnya.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan fungsi supervisor. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengoptimalkan fungsi supervisor Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan Penyusunan KPI

Tahun 2014 sudah melalui suatu waktu satu semester, ada baiknya perusahaan melakukan evaluasi untuk mengukur kinerja perusahaan dan komponen-komponen yang ada dalam perusahaan. Adalah menjadi suatu tantangan yang amat strategis dalam peusahaan untuk dapat menentukan langkah selanjutnya untuk perusahaan.

Adalah menjadi hal yang sangat strategis bagi perusahaan agar dapat menyusun KPI (Key Performance Indicator) baik itu adalah suatu taget perusahaan yang kemudian diimplementasikan ke dalam seluruh bagian perusahaan, bahkan dapat didetailkan pada setiap karyawan yang ada dalam perusahaan.

Program pelatihan satu hari ini dijalankan untuk memastikan agar peserta pelatihan dapat memiliki pemahaman yang memadai serta menyusun KPI di dalam perusahaannya.

Adapun silabus pelatihan yang dimaksudkan tersebut terdiri atas:
(1) Pemahaman terhadap KPI
(2) Penyusunan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja
(3) Workshop Penyusunan KPI
(4) Penyusunan dokumentasi dan worksheet KPI

Pastikan KPI dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan strategis dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)