Konsultan Sistem

Mempergunakan KPI Sebagai Langkah Strategis Dalam Perusahaan

Perusahaan seringkali terjebak di dalam kegiatan/aktifitas rutin, sehingga seringkali terjebak dalam proses pengembangan strategisnya. Untuk dapat meningkatkan kinerja, perusahaan dapat mempergunakan Sistem Manajemen Unjuk Kerja, sebagai salah satu tahapan pengembangan strategis perusahaan. Lalu bagaimana tahapan proses yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan pengembangan langkah strategis yang dimaksud.

Lalu apa manfaat perusahaan dengan menjalankan penetapan KPI di dalam organisasi secara strategis.

(1) Memastikan tingkat profesionalisme proses

Dimana setiap departemen dan personel dituntut untuk bertanggung jawab dalam pekerjaannya agar target yang dijalankan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik. Di sini, setiap personel di dalam organisasi diminta berupaya untuk mencapai target dan dilakukan tindakan untuk perbaikan apabila target yang dimaksud tidak tercapai.

(2) Melakukan proses sinergi antara di dalam internal perusahaan

Tujuan dari KPI salah satunya adalah memberikan keberlanjutan antara target perusahaa dan terget per depatemen/personel. Dimana pencapaian perusahaan dipastikan terdapat kontribusi yang nyata pada karyawan/personel dalam perusahaan.

(3) Sarana evaluasi kinerja dari SDM (Sumber Daya Manusia)

KPI dapat menjadi bagian untuk melakukan evaluasi atas kinerja SDM untuk kemudian dilakukan proses pembinaan/pelatihan terkait dengan titik bagaimana melakukan proses pengembangan atas personel yang ada di dalam organisasi.

Penggunaan KPI (Key Performance Indicator) menjadi bagian penting pada organisasi untuk dapat memaksimalkan kinerja organisasi/perusahaan. Pengembangan serta pelaksanaan yang dapat dijalankan tersebut dapat menjadi titik evaluasi perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan. Lakukan proses pengembangan dan penyusunan KPI perusahaan yang tepat agar mendapatkan hasil yang optimal dan efektif dalam organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Memahami Alasan yang Menyebabkan Perusahaan Tidak Efisien

Penerapan efisiensi dalam perusahaan adalah salah satu bentuk strategi perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan. Banyak perusahaan yang berusaha untuk menjalankan proses efisiensi namun tidak mempelajari terlebih dahulu penyebab tidak efisien dalam organisasi/perusahaan itu sendiri. Agar dapat menjalankan implementasi program efisiensi yang tepat, berikut ini adalah alasan yang terkait dengan penyebab tidak efisiennya perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan efisiensi yang tepat? Pelajari penyebab yang menyebabkan ketidakefisienan yang muncul dalam perusahaan untuk kemudian dilakukan proses pelaksanaan efisiensi sesuai dengan strategi yang dimaksud. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam perusahaan untuk menjalankan strategi efisiensi agar mencapai target output yang sesuai dengan target yang diharapkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting Dalam Pengendalian Resiko Sesuai dengan Prinsip ISO 9001:2015

Dalam penerapan/implementasi ISO 9001:2015, perusahaan diminta untuk menjalankan proses penilaian resiko sebagai salah satu dari tahapan perencanaan. Konsep terkait dengan pengelolaan resiko ini dilakukan untuk mengidentifikasi bahwa sistem yang dijalankan dapat meminimalkan resiko yang muncul dalam perusahaan. Namun sebelum menetapkan sistem pengendalian resiko, terdapat 5 (lima) hal penting yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan dalam proses pengendalian resiko.

(1) Penetapan Kategori Atas Resiko

Proses penentuan kategori resiko dilakukan berdasarkan pada karakteristik bisnis dan prilaku organisasi itu sendiri. Terdapat kategori umum yang dapat dijadikan perusahaan sebagai acuan, seperti dampak yang muncul dari resiko tersebut. Semakin tinggi dampak negatif yang muncul maka akan menimbulkan tingginya resiko yang muncul.

(2) Menetapkan Prioritas Atas Pengendalian Resiko

Secara ringkas, proses pengendalian atas resiko dijalankan secara detail dan menyesuaikan dengan proses yang ada dalam perusahaan. Pengendalian atas resiko secara efektif dilakukan untuk dapat memberikan tindakan penanganan yang tepat pada resiko yang memberikan dampak sangat besar kepada perusahaan. Dalam beberapa kondisi seringkali ditemukan bahwa resiko yang dimaksudkan sulit untuk dihilangkan maka dampak dapat dikurangai menjadi resiko yang tidak tinggi.

(3) Menyusun Rencana Mitigasi

Perencanaan mitigasi ditetapkan untuk menetapkan program kerja yang bersifat jangka panjang untuk menghilangkan resiko atas proses yang dijalankan. Mengendalikan atas bagaimana penanganan dijalankan. Penetapan atas rencana mitigasi sebaiknya dilakukan berdasarkan pada analisis faktor-faktor potensi penyebab dari resiko itu sendiri. Hal ini untuk memaksimalkan bagaimana penetapan atas tindakan mitigasi tersebut dijalankan.

(4) Melakukan Pelaksanaan Atas Tindakan Mitigasi

Perusahaan harus memiliki kekuatan yang baik dalam memastikan bahwa fokus atas pengendalian tersebut. Pelaksanaan yang konsisten dapat menjadi hal penting untuk dapat memastikan bahwa potensi dapat tercegah dengan baik. Pengembangan budaya dari yang sebelumnya bersifat korektif, dimana menunggu permasalahan baru menjalankan menjadi preventif dimana menjalankan tindak improvement dijalankan tanpa melalui adanya insiden terlebih dahulu.

(5) Evaluasi Atas Efektifitas

Proses evaluasi atas tindakan mitigasi ini menjadi hal yang penting. Bisa saja resiko tidak muncul karena memang faktor-faktor yang memicu terjadi resiko yang muncul. Untuk lebih mendalami atas dampak resiko ini, proses evaluasi harus dijalankan dengan melihat bagaimana pelaksanaan atas mitigasi dijalankan. Apabila tidak dijalankan dengan maksimal, berarti korelasi atas dampak menjadi tidak berhubungan.

Bagaimana dengan pelaksanaan pengendalian resiko yang dijalankan di dalam perusahaan Anda? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mendesain Activity Based Cost Pada Sektor Jasa

Struktur activity based cost adalah solusi yang tepat dalam perusahaan untuk dapat mengalihkan biaya ke dalam aspek yang produktif. Perhitungan dilakukan dengan melihat seberapa besarnya alokasi atas biaya dijalankan untuk menghasilkan suatu produk atas jasa yang dihasilkan. Adapun perhitungan yang dilakukan dalam activity based cost terlihat lebih efisien apabila dibandingkan dengan komposisi sistem pembiayaan konvensional, khususnya pada sektor jasa, proses penyusunan activity based cost menjadi langkah yang paling tepat dalam menghasilkan solusi bagi perusahaan.

Untuk mendesain acitivity based cost pada sektor jasa, ada baiknya perusahaan menjalankan langkah-langkah sebagai berikut:

(1) Mendesain Business Process

Perusahaan memetakan business process yang dijalankan dalam perusahaan, baik hal itu menyangkut pada proses yang terkait dengan kegiatan utama (core process) maupun kegiatan pendukung (support process). Lakukan proses analisis atas setiap tahapan proses yang ada serta memastikan tidak terdapat tahapan yang terlewatkan.

(2) Menghitung Komponen Biaya Dalam Proses

Lakukan proses perhitungan komponen biaya yang ada dalam proses yang dimaksud. Perhitungan ini meliputi atas waktu yang dipergunakan, sumber daya, kapasitas dari suatu proses serta memetakan biaya yang harus diperhitungkan apabila terdapat kegagalan pada proses yang dimaksud.

(3) Mengukur Output Proses

Output proses menentukan perhitungan nilai yang akan dipertimbangkan dalam penetapan biaya yang dimaksud. Sedikit berbeda dengan manufacturing, output proses yang teridentifikasi pada sektor jasa dikalkulasikan dalam bentuk tangible factor (nilai transaksi pelanggan) dan intangible factor (salah satunya loyalitas pelanggan). Perusahaan sebaiknya mengukur dan mengidentifikasi kedua output process tersebut sebagai suatu proses dalam pencapaian target serta standar pembiayaan yang dilakukan.

Dalam pengelolaan bisnis dalam perusahaan, ada baiknya perusahaan mencari dan mengembangkan inovasi yang tepat. Perubahan pengelolaan pembiayaan dengan pendekatan proses dapat menjadi salah satu pertimbangan yang dapat perusahaan lakukan untuk memperbaiki dan mengembangkan perusahaan secara tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menghitung Nilai Produktifitas Perusahaan

Banyak perusahaan yang mengukur target berdasarkan pada persyaratan untuk mengembalikan nilai investasi perusahaan. Namun, secara aktual, proses perhitungan produktifitas itu sendiri menjadi tantangan perusahaan. Lalu bagaimana melakukan proses pengukuran produktifitas.

(1)Penilaian Produktifitas Berdasarkan Rasio Kemampuan Maksimal Kapasitas Produksi

Melakukan proses identifikasi terkait dengan kapasitas terpasang yang ditetapkan dalam kegiatan produksi. Bagaimana status produksi tersebut dijalankan.

(2) Mengukur Waiting Time

Penurunan nilai produktifitas dapat dijalankan dengan melakukan pengukuran waiting time. Adanya proses penundaan dan trandit dapat mrnurunkan nilai produktifitas.

(3) Mengukur Rasio Pasar

Realisasi produktifitas dapat dilakukan pengukuran berdasarkan pada rasio pasar. Status produktifitas dapat di identifikasi dari bagaimana potensi pasar dijalankan.

Bagaimana perusahaan Anda memaksimalkan produktifitas? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam pengelolaan produktifitas perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengapa Strategi Perusahaan Gagal Terwujud?

Dalam mengelola perusahaan, adalah menjadi keharusan untuk menetapkan strategi baik itu strategi jangka panjang dan jangka pendek. Strategi tersebut disusun untuk dapat memastikan tujuan dari perusahaan untuk dapat memastikan bahwa program strategis yang dijalankan tersebut adalah sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Namun, di dalam realisasi aktualnya, seringkali pencapai strategi tersebut adalah tidak sesuai dengan standar aktual yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Strategi yang Tidak Terkelola

Strategi secara prinsip adalah program kerja yang harus dijalankan dalam perusahaan. Program harus dapat terdetailkan dalam bentuk struktur yang sistematis untuk memastikan bahwa seluruh unit mampu untuk menginterpretasikan strategi yang ada secara tepat dalam operasional praktis yang dilakukan.

(2) Evaluasi yang Tidak Efektif

Strategi itu sendiri membutuhkan evaluasi, dimana tujuan dari evaluasi tersebut adalah untuk memastikan bahwa seluruh parameter yang ditetapkan dalam kajian tersebut adalah sesuai dengan arahan strategi tersebut. Periode terkait dengan evaluasi tersebut menjadi suatu bentuk nilai penting yang harus dijalankan perusahaan untuk memastikan bahwa penerapan program dijalankan secara tepat.

(3)Ketidaksinergian dari Strategi Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Penerapan strategi harus dilakukan bertahap, termasuk di dalamnya adalah memastikan bagaimana proses yang dijalankan dalam selang waktu jangka panjang dapat diinterpretasikan dalam strategi jangka pendek. Setiap elemen perusahaan harus melihat bahwa penerapan strategi tersebut dijalankan dengan komitmen yang kuat sehingga dapat tercapai.

Hal yang terpenting dalam penerapan strategi perusahaan adalah bagaimana melakukan penjabaran secara terperinci strategi perusahaan yang ada ke dalam pelaksanaan setiap unit kerja dan individu yang ada dalam perusahaan. Pastikan bagaimana konsep dan strategi tersebut dapat dijalankan secara tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Membangun Sistem Franchise yang Tepat

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Standard Operating Procedure untuk Perusahaan Holding

Beberapa perusahaan mengalami kesulitan ketika akan melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure. Banyak permasalahan yang terkait dengan penempatan sumber daya manusia yang berada dalam posisi banyak fungsi, dimana dalam posisi karyawan yang ada dapat diberdakan ke dalam fungsi kerja anak perusahaan lainnya. Menetapkan SOP dengan sistem spesialistik akan sangat sulit mengingat fungsi kerja akan sangat beragam dan berbasiskan proyek. Lalu bagaimana langkah dalam melakukan proses penyusunan SOP untuk perusahaan Holding?

(1) Melakukan proses pemetaan bisnis

Dalam proses penyusunan SOP satu hal yang sangat penting adalah memetakan bisnis yang ada dalam konsep organisasi holding tersebut. Lakukan proses penetapan matrix dan pengembangannya sesuai dengan kapasitas sumber daya manusia.

(2) Lakukan analisis maksimal potensi sumber daya manusia

Terapkan sistem organisasi berdasarkan konsep matrix dimana standar kompetensi dari sumber daya manusia dipetakan secara tepat. Sehingga penetapan fungsi bukan didasarkan pada nama jabatan melainkan adalah konsep matrix kompetensi yang terbentuk.

(3) Menyusun SOP fungsi strategis dalam perusahaan

Untuk jenis dan kapasitas perusahaan holding, fungsi strategi yang ditetapkan terkait dengan perencanaan sumber daya manusia (HRD), keuangan dan pengembangan bisnis. Dimana dalam konsep holding ketiga unit kerja ini adalah bagian terpenting dalam kapasitas komponen utama dalam pengembangan strategi perusahaan.

(4) Menyusun SOP spesialistik anak perusahaan

Melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure yang ditetapkan terkait dengan kapasitas dan fungsi dari anak perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah mengembangkan karakteristik SOP tersebut sesuai dengan jenis bisnis yang dikembangkan dan memberikan detail dalam SOP terkait dengan unit kompetensi individu yang diharapkan.

Proses keunikan SOP untuk jenis perusahaan Holding inilah yang menarik untuk ditelaah. Lakukan proses evaluasi yang tepat dalam SOP yang dimiliki oleh perusahaan Anda agar pencapaian bisnis dapat secara optimal berkembang. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain SOP untuk Sistem Manajemen Pergudangan

Adalah menjadi hal yang sangat penting bagaimana suatu sistem pengadaan dan inventory dikelola secara sistematis dengan bentuk pengendalian dokumentasi yang terkait dengan manajemen operasional perusahaan. Pertimbangan untuk melakukan proses pengembangan manajemen, membuat adanya identifikasi terhadap kebutuhan Standard Operating Procedure (SOP) dalam bisnis operasional perusahaan. Standard Operating Procedure yang akan ditetapkan dan diimplementasikan dalam manajemen bisnis tidak hanya berkaitan dengan pencatatan stock saja namun juga terkait dengan tahapan proses analisis data untuk dianalisis pada informasi kecukupan dari data stock.

Bagaimana tata cara yang tepat untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP) untuk manajemen pergudangan.

(1) Lakukan proses penetapan uraian pekerjaan

Penetapan satuan unit kerja operasional yang terkait dengan manajemen pergudangan yang ditetapkan dalam perusahaan. Inti dari prinsip manajemen pergudangan harus mampu menyeimbangkan antara kebutuhan administrasi, proses inspeksi, serta proses koordinasi. Ketiga fungsi ini sebaiknya dipisahkan untuk menghindari terjadi penyimpangan dalam penyimpanan dan pengelolaan sistem inventory perusahaan Anda.

(2) Menyusun alir kerja proses

Menetapkan tahapan-tahapan kerja yang dilakukan oleh petugas gudang, dimulai dari proses penerimaan barang, pemeriksaan, penyimpanan serta pengeluaran barang. Tahapan ini harus dipastikan dilakukan oleh karyawan dengan menerapkan konsep Planning, Do, Check, Action (PDCA) dimana perencanaan terhadap sistem dijalankan dalam bentuk adanya jadwal proses pemeriksaan inventory yang tepat, proses pemeriksaan, evaluasi status stock serta pengeluaran barang sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Membuat catatan terdokumentasi

Membuat kumpulan catatan yang digunakan sebagai bentuk verifikasi terhadap aktivitas data pergudangan. Pastikan kolom informasi yang terkait dengan authorisasi penyimpanan, pencatatan dan verifikasi dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Harus dapat dipastikan desain SOP untuk manajemen pergudangan memuat informasi mengenai semua tahapan proses yang ditetapkan dan dikaitkan dengan aktivitas unit kerja lainnya, seperti Purchasing, Finance Accounting serta manajemen operasional. Detail dari SOP yang dibuat harus memastikan adanya informasi yang terkait dengan

(a) Masuk dan keluarnya barang

(b) Proses penanganan barang rusak dan hilang

(d) Proses penyusunan laporan stock

(e) Proses dan informasi status pemusnahan stock

Pastikan proses dan desain SOP yang ditetapkan di dalam perusahaan merupakan konsep ideal untuk manajemen bisnis Anda. Karena bagaimana pun juga stock adalah nilai penting bagi perusahaan. Carilah referensi eksternal yang tepat untuk proses desain Standard Operating Procedure perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Sistem Dalam Perusahaan Keluarga

Bagaimana mengaplikasikan sistem yang tepat dalam perusahaan keluarga? Apakah memungkinkan untuk mengoptimalkan sistem dalam perusahaan yang masih menggunakan konsep sistem tradisional? Lalu bagaimana tata cara yang tepat dalam mengimplementasikan sistem?

Strategi yang paling tepat dalam mengaplikasikan sistem dalam perusahaan keluarga dapat dilakukan dengan menggunakan alternatif sebagai berikut:

1) Aplikasi Sistem Manajemen yang Teraudit

Tetapkan jenis sistem manajemen yang digunakan dengan menggunakan sistem yang dapat diaudit. Pastikan sistem yang digunakan dapat diaudit oleh suatu mekanisme audit yang profesional dan independen di luar perusahaan. Seperti Sistem Manajemen ISO, dimana konsep penilaian implementasi dijalankan dalam sistem manajemen audit yang dijalankan di lapangan.

2) Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang Obyektif

Melakukan proses penyusunan sistem performa unjuk kerja yang ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan yang terukur dan ditetapkan dalam mekanisme yang tepat. Pengembangan Sistem Manajemen Unjuk Kerja tersebut harus dijalankan berdasarkan status yang tercatat dan terdokumentasi.

Kedua jenis dan strategi sistem ini merupakan bentuk pengembangan alternatif yang sangat tepat bagi perusahaan yang memiliki mekanisme kinerja keluarga dan tradisional untuk dapat bersaing dengan perusahaan yang profesional. Lakukan proses penetapan referensi eksternal yang tepat dalam melakukan aplikasi terhadap Sistem Manajemen di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

bizzisoconsulting