Konsultan SOP

Pengembangan Struktur Organisasi, Kapan Dilakukan?

Banyak perusahaan yang ketika akan membenahi sistem manajemen mengalami permasalahan yang cukup lama ketika akan melakukan menyusun struktur organisasi. Pertanyaan yang muncul adalah apakah dibutuhkan pengembangan struktur organisasi dari perusahaan itu sendiri? Kapan struktur organisasi harus diubah?

Berikut jawaban dari pertanyaan tersebut.

(1) Perubahan strategi bisnis

Struktur organisasi dalam perusahaan dapat berubah akibat perubahan dan pengembangan strategi bisnis.  Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk selalu dan terus menerus mengembangkan strategi bisnis yang dimilikinya.  Misalnya perusahaan tertentu melakukan penetapan strategi pengembangan produk, maka dilakukan proses pembuatan unit kerja R&D sebagai strateginya. Konsekuensinya adalah alokasi sumber daya manusia ditambah atau disetir ke arah pengembangan produk, penetapan suatu tahapan baru yang dapat mengubah struktur yang terbentuk.

(2) Pertumbuhan bisnis

Ekspansi dan pengembangan perusahaan akan menyebabkan peningkatan jumlah area dan ruang lingkup.  Meskipun strategi bisnis tidak berubah namun kapasitas manusia yang melakukan proses operasional dilakukan penambahan jumlah. Pertumbuhan ini membutuhkan adanya fungsi manajerial menengah (middle manager) dan supervisor yang melakukan suatu kebijakan aplikasi operasional yang tepat.  Secara otomatis pertumbuhan dapat menyebabkan perubahan struktur organisasi.

(3) Regulasi

Adanya regulasi dari pemerintah atau badan kualitas tertentu dapat “memaksa” perusahaan untuk mengubah struktur organisasinya, seperti adanya fungsi independensi internal audit, management representative ataupun penanggung jawab yang bersertifikasi tertentu.

Demikian tiga alasan yang melatarbelakangi mengapa struktur organisasi dalam perusahaan perlu untuk dikembangkan.  Lakukan proses analisis yang tepat dalam perusahaan dan disertai referensi eksternal yang akurat dalam mengembangkan struktur organisasi di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

5 Langkah Menyusun Peraturan Perusahaan (yang Efektif)

Apabila Anda berada dalam posisi pelaku SDM, baik itu sebagai staff personalia, HR Manager ataupun Direktur Umum, tentu akan mengalami masa-masa yang sulit setiap kali akan melakukan proses penyusunan peraturan perusahaan.  Tekanan yang kuat dari pihak manajemen perusahaan yang berhubungan dengan kebutuhan efisiensi dan optimalisasi dari output produktivitas tentuk akan mengalami benturan yang hebat dengan sisi lain, dimana adanya aspek humanisme yang ada pada personel karyawan itu sendiri.  Untuk menyusun suatu peraturan perusahaan yang efektif, individu pelaku HR itu sendiri dapat menerapkan langkah-langkah sebagai berikut.

Langkah Pertama:  Mempelajari Peraturan Perundang-undangan

Ini adalah langkah dasar yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam proses penyusunan peraturan perusahaan.  Pelajari dan pahami konsep logika dari peraturan itu sendiri.  Pemahaman yang hanya pada bagian kulit-kulitnya saja, dapat menyebabkan pihak HRD atau manajemen tidak memahami konsep dari peraturan itu sendiri.  Pelajari isinya dan apa akibatnya dari peraturan itu sendiri, ada baiknya juga mulai melakukan proses pemahaman terhadap struktur dan skema peraturan perundang-undangan itu sendiri.  Mana konsep peraturan perundang-undangan yang paling tinggi stratanya dalam aturan dan konsekuensinya dan ada baiknya dilakukan proses pemastian detail terhadap konsep peraturan perundang-undangan yang dimaksudkan itu sendiri.

Langkah Kedua:  Mempelajari Konsekuensi Bisnis dari Peraturan Perusahaan itu sendiri

Apabila memang sebelumnya, sudah terdapat peraturan perusahaan yang lama, maka lakukan pengkajian terhadap konsep pemahaman karyawan terhadap peraturan perusahaan yang sudah dijalankan sebelumnya.  Tidak ada salahnya untuk melakukan proses survey secara kecil-kecilan untuk melihat bagaimana persepsi karyawan terkait dengan pemahaman peraturan perusahaan yang dimaksud.  Lakukan pengamatan juga terhadap metode sosialisasi yang dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri.

Ada baiknya pada saat proses penyusunan dipastikan adanya keselarasan dengan posisi strategi pengembangan bisnis perusahaan.

Langkah Ketiga: Memahami Hak dan Kewajiban Secara Tepat

Satu hal yang pasti, penyusunan peraturan perusahaan bukanlah suatu bentuk strategi politis yang digunakan untuk satu pihak saja.  Ada baiknya pada proses penyusunan pihak perusahaan mempertimbangkan arti dan definisi hak dan kewajiban secara tepat begitupula sebaliknya dengan pihak tenaga kerja.  Sehingga tidak terjadi masalah ataupun konflik yang berhubungan dengan proses penyusunan peraturan tersebut.

Langkah Keempat: Lakukan Analisis Data

Perhatikan status dan kondisi dimana terjadi potensi kasus ataupun penyimpangan terhadap konsistensi kebijakan dan pelajari dampaknya.  Penetapan peraturan harus memperhatikan bahwa konsistensi kebijakan tetap dijalankan.  Penyimpangan yang terkait dengan kebijakan dapat dijadikan alasan untuk pembatalan pasal ataupun aturan yang ada dalam peraturan.  Lakukan komunikasi yang tepat mengenai pengecualian yang muncul.

Langkah Kelima: Perhatikan Redaksional dari Peraturan

Penggunaan bahasa yang tidak tepat dapat menjadi masalah dalam proses penyusunan peraturan perusahaan.  Gunakan bahasa yang tepat sasaran dan tidak memungkinkan adanya penafsiran yang berbeda dari peraturan yang ada tersebut.

Hal yang terpenting dalam penyusunan peraturan adalah pemikiran terhadap efek jangka panjang dari peraturan tersebut untuk kepentingan perusahaan dan karyawan.  Peraturan diciptakan untuk memberikan definisi pembatasan ruang gerak namun lebih kepada prinsip keadilan yang berguna meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja.  (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Penyusun Alat Ukur Rekruitmen Berbasiskan Kompetensi

Perusahaan Anda selalu menggunakan jasa eksternal untuk melakukan proses rekruitmen?  Membutuhkan waktu yang lebih cepat untuk mendapatkan individu unggulan?  Alternatif untuk mengembangkan alat ukur rekruitmen sendiri menjadi salah satu alternatif yang penting dalam pengembangan internal perusahaan.

Langkah yang dapat dijalankan oleh perusahaan dalam menyusun alat ukur rekruitmen internal adalah:

1.  Penyusunan model kompetensi organisasi

Dalam penyusunan model kompetensi yang ditetapkan dalam internal perusahaan, perusahaan harus memastikan terlebih dahulu jenis dan langkah strategis yang akan ditetapkan.  Dari langkah strategis tersebut, tentukan unit-unit kompetensi apa saja yang diharapkan dari masing-masing jabatan tersebut.  Kompetensi yang ada dapat terdiri atas unit kompetensi soft skill dan unit kompetensi hard skill.

2.  Melakukan penetapan jenis uji untuk kompetensi

Tetapkan jenis uji yang akan diaplikasikan pada unit kompetensi yang ada tersebut.  Jenis pengujian dapat berupa uji performa, teknik aplikasi, maupun dalam bentuk test tertulis juga interview.

3.  Kembangkan jenis uji

Lakukan proses penyusunan jenis uji tersebut di dalam tim internal perusahaan.  Dari jenis uji tersebut kemudian dilakukan proses analisis psikometri yang tepat, yaitu dengan analisis reliabilitas dan validitasnya.

Dengan menyusun alat ukur rekruitmen yang tepat, selain dapat menghemat kegiatan rekruitmen juga dapat mengoptimalkan kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan karyawan dalam perusahaan.

Untuk dapat mengembangkan alat ukur ini menjadi lebih maksimal maka lakukan langkah yang tepat, salah satunya adalah dengan mencari referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan alat ini.  (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

 

Pelatihan Business Plan: Meningkatkan Rasa Percaya Diri Dalam Berusaha

Ketika melakukan proses pendirian perusahaan awal, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan penyusunan business plan.  Ingin membuat business plan sendiri namun tidak tahu caranya atau membutuhkan teman diskusi dalam melakukan proses penyusunannya?  Banyak perusahaan ragu ingin menggunakan jasa konsultan, hal ini dapat disebabkan karena konsultan yang akan direkruit kadangkala tidak memahami secara tepat karakteristik bisnis yang ada, dan kalaupun tahu ditakutkan adalah munculnya resiko tidak terjaminnya rahasia perusahaan. Lalu apa solusinya? Mengapa tidak mencoba untuk membuat sendiri business plan untuk perusahaan Anda.

Dengan pelatihan business plan selama dua hari, materi yang diberikan meliputi sebagai berikut:

HARI PERTAMA

1. Pemahaman visi dan misi perusahaan

2.  Pengenalan dan pemahaman produk

3.  Teknik dan strategi survey pasar

4.  Proses penetapan kerangka kerja dan target jangka pendek, menengah dan jangka panjang

5.  Proses estimasi bentuk dan pengembangan organisasi

HARI KEDUA

1. Proses penyusunan dan alokasi budget

2.  Penyusunan skema optimistis, realistis dan pesimistis

3.  Penetapan kerangkan acuan dan strategi bisnis untuk mencapai BEP

4.  Teknik dan evaluasi penyusunan Business Plan lengkap

Tidak ada ruginya, bagi Anda untuk menguasai kemampuan ini.  Apabila tidak dapat mengerjakan sendiri, Anda dapat melakukan proses koordinasi yang tepat dengan pihak konsultan agar tidak salah arah dalam proses penyusunan business plan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengembangan SOP dengan Quality Function Deployment

Perusahaan Anda sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP), namun masih melihat bahwa kinerja perusahaan belum maksimal.  Inilah waktu yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemetaan ulang terhadap kebutuhan sistem yang ada dalam perusahaan Anda.  Khususnya bagi perusahaan jasa, dimana konsep untuk pendetailan terhadap uraian kerja yang ada dan melakukan proses pengambilan informasi terhadap proses yang ada dalam organisasi ataupun perusahaan.

Dengan mengikuti pelatihan, terdapat gambaran yang jelas bagaimana proses pengambilan informasi dari pelanggan dapat mempengaruhi keputusan internal terkait dengan strategi pengembangan perusahaan.  Dari strategi itulan, kemudian dilakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure.  Dengan proses ini, pendetailan tahapan proses menjadi tepat, akurat dan sesuai dengan sasaran kerja yang diharapkan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengkomunikasikan Visi Perusahaan kepada Karyawan

Salah satu tantangan yang seringkali ditemui manajemen dalam mengembangkan organisasinya adalah bagaimana membentuk dan menyusun komunikasi yang tepat kepada karyawan tentang misi dari perusahaan.  Banyak faktor yang menjadi penyebab dari kesulitan tersebut, pertama adalah adanya suatu gap (perbedaan) yang ada antara manajemen dan karyawan, hal yang kedua adalah adanya suatu persepsi dan cara memandang yang berbeda antara manajemen dengan karyawan itu sendiri.

Padahal kepentingan untuk mengembangkan visi adalah hal yang paling penting dan kritikal dalam menggerakkan perusahaan. Dimana manajemen berharap bahwa seluruh komponen yang ada dalam perusahaan berjalan dan bergerak seiring dengan visi yang ditetapkan dalam perusahaan.  Lalu bagaimana cara yang tepat mengkomunikasikan visi.

a. Komunikasi terbuka

Salah satu hal yang paling penting dalam proses penyampaian visi adalah keterbukaan.  Keterbukaan manajemen di sini adalah pemastian bahwa visi secara rutin dikomunikasikan kepada karyawan.  Selain dengan bentuk verbal, hal yang paling mengena adalah dengan memberikan contoh.  Misalnya di dalam perusahaan disebutkan keinginan untuk mengutamakan kepentingan pelanggan, maka seorang direktur sebaiknya menunjukkan kebijakan dan prilaku yang memprioritaskan kebutuhan pelanggan. Meskipun berkedudukan tinggi, tidak segan-segan seorang pimpinan dan manajer sebuah kedai internasional mengepel lantai atau melap meja.  Kadangkala bukti nyata akan memberikan efek lebih positif dibandingkan sekedar berbicara.

b. Realisasikan visi

Visi biasanya berbentuk konsep yang sulit dipahami oleh karyawan secara real.  Ubah parameter non real tersebut menjadi parameter real.  Misalnya perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi nomor satu di bidangnya tentu tidak segan-segan dalam melakukan proses perbaikan infrastruktur di dalam perusahaannya sehingga secara performa yang diciptakan dalam perusahaan memberikan nilai yang dapat dipahami secara tepat.

c. Kebijakan yang konsisten

Manajemen harus menciptakan kebijakan yang sejalan dengan visi.  Meskipun dengan resiko apa pun, jangan menyerah untuk membelot dari aspek visi.  Suatu kebijakan kontradiktif akan menyebabkan visi yang diharapkan tidak tercapai. Jangan sekali-kali berhenti karena alasan efisiensi pertimbangkan dengan matang setiap kebijakan yang dijalankan tersebut.

Demikianlah tahapan yang efektif bagi perusahaan untuk mengkomunikasi visi perusahaannya kepada karyawan. Lakukan proses komunikasi yang tepat agar tujuan perusahaan Anda dapat tercapai dengan baik. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Clean Pest Management: Alternatif Terbaik Pengembangan Pest Control

Penggunaan pest control sudah menjadi kewajiban penting dari suatu industri pangan.  Meskipun demikian, bukan berarti industri lainnya tidak memastikan dibutuhkan adanya penggunaan pest control, pest control itu sendiri sudah menjadi kebutuhan baik itu untuk konsumsi rumah tangga maupun dalam suatu bentuk aplikasi industri.  Lalu apa itu Pest Clean?

Pest Clean adalah suatu bentuk konsep yang mengintegrasikan antara pest control system dan program sanitasi.  Secara integratif, diharapkan dengan suatu bentuk sanitasi yang tepat dan cermat maka proses aplikasi pest control dapat meminimalkan penggunaan bahaya racun dan penggunaan kimia yang berlebihan.  Secara otomatis nilai positif yang terbentuk adalah mengurangi resiko resistensi dari serangga akan pestisida tertentu.

Manfaat yang timbul itu sendiri tentunya akan menyebabkan berkurangnya potensi resiko kontaminasi terhadap pangan.  Sangat menarik bukan. Sudah waktunya bagi industri pangan, penyediaan jasa makanan dan proses logistic bahan pangan mempertimbangkan penggunaan sistem integrasi ini. Dimana sudah pasti akan mengoptimalkan nilai keamanan produk pangan Anda. (tri_hartono2002@yahoo.com, 081335632084)

Komitmen Manajemen Sebagai Kunci dari Implementasi SOP

Banyak perusahaan yang mengalami kegagalan dalam proses implementasi SOP yang dijalankan.  Salah satu faktor utama yang menyebabkan kegagalan dari proses implementasi penerapan Standard Operating Procedure adalah komitmen manajemen.  Komitmen manajemen seperti apa saja yang menyebabkan implementasi SOP menjadi gagal untuk diimplementasikan.

(1) Ketiadaan sumber daya

Bagaimana pun juga, proses penerapan Standard Operating Procedure menyebabkan adanya kebutuhan kompetensi sumber daya manusia untuk penerapannya.  Dalam beberapa hal Standard Operating Procedure menjadi gagal untuk dijalankan sebagai akibat dari sumber daya manusia yang tidak diinvestasikan dalam posisi lebih terkait dengan kapasitasnya.  Dalam beberapa hal lainnya, kebutuhan proses operasional yang mengharuskan adanya fungsi pemisahan individu yang jelasa yang secara sadar ataupun tidak memaksa perusahaan untuk melakukan alokasi sumber daya manusia.

Selain dari sumber daya manusia, masalah lainnya yang timbul adalah terkait dengan penyediaan sumber daya lainnya seperti infrastruktur dan administrasi pendukung lainnya.  Seperti tahapan proses ideal lainnya, kebutuhan pengembangan dan penyediaan sumber daya sangat dibutuhkan dalam proses implementasi Standard Operating procedure itu sendiri.

(2) Tidak adanya proses evaluasi dari proses perencanaan dan penyusunan sistem

Masalah yang terbesar yang muncul dari proses implementasi SOP (Standard Operating Procedure) adalah ketiadaan suatu bentuk hukuman ataupun hadiah itu sendiri dalam proses dan kegiatan evaluasi yang dijalankan dalam sistem tersebut untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan sudah sesuai dengan standar persyaratan yang ada.  Dalam beberapa hal indikator dari kegiatan evaluasi ini harus dapat dipastikan menjadi suatu bentuk wacana yang kuat untuk kemudian diselaraskan dengan akibat yang dimunculkan dalam implementasi itu sendiri.

(3) Konsistensi kebijakan

Hal terakhir ini sebenarnya adalah masalah utama yang terkait dengan implementasi yang dijalankan, penetapan kebijakan adalah hal yang sangat penting yang dibutuhkan dalam proses implementasi.  Kesalahan dalam proses pengambilan kebijakan dapat menyebabkan SOP yang sudah terbentuk menjadi usang dan akhirnya terlihat oleh komponen yang ada dalam organisasi lainnya yang mengakibatkan implementasi dari kebijakan yang dijalankan tidak sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

Demikian informasi yang terkait dengan bagaimana komitmen manajemen perlu untuk dioptimalkan dan dikembangkan dalam proses implementasi SOP (Standard Operating Procedure).  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan konsultan yang berkualitas untuk memastikan bahwa implementasi SOP yang dijalankan dalam perusahaan Anda dapat memberikan kontribusi optimal dalam proses penerapan sistem. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926(

Melihat Pentingnya Sertifikasi ISO 22000

Berapakah nilai pentingnya ISO 22000 bagi industri pangan ataupun industri perikanan?  Beberapa perusahaan pangan ataupun industri perikanan mengalami suatu bentuk tekanan yang terkait dengan status kesesuaian dengan persyaratan kebutuhan komersial belaka, mengingat bahwa kebutuhan akan sertifikasi itu sendiri menjadi nilai yang sangat penting untuk dilakukan proses implementasi tidak hanya untuk kebutuhan komersial yang ditetapkan dalam perusahaan.

Apa saja kelebihan dari nilai sertifikat ISO 22000 itu sendiri?

Nilai Pertama: Membuktikan Komimtmen Sertifikat ISO 22000 menunjukkan bahwa suatu perusahaan memiliki suatu konsep integritas kuat yang tidak dapat disangsikan lagi bahwa proses sertifikasi yang dikembangkan dan diimplementasikan dalam perusahan merupakan suatu bentuk visual komitmen yang melekat.  Dimana perusahaan memastikan sistemnya sudah teruji dan dinyatakan lulus sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam ISO 22000.

Nilai Kedua: Membuktikan Jaminan Sertifikasi ISO 22000 menunjukkan bahwa perusahaan memiliki suatu bentuk nilai jaminan bahwa proses operasional yang dijalankan sudah memenuhi persyaratan keamanan pangan yang sesuai dengan regulasi dan persyaratan yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri. Hal ini akan menjadi suatu dasar yang dapat menjamin bahwa perusahaan dapat dijalankan sesuai dengan standar keamanan pangan yang telah ditetapkan.

Nilai Ketiga: Memastikan Kompetensi Sumber Daya Manusia Dengan adanya sertifikasi ISO 22000, perusahaan sendiri menjamin bahwa sumber daya manusia yang dimiliki dalam perusahaan itu sendiri telah dilakukan proses pemetaan yang kemudian dilakukan proses penetapan untuk memastikan bahwa standar kompetensi (termasuk di dalamnya adalah kompetensi keamanan pangan).  Penerapan ISO 22000 ini memberikan suatu konsep pengembangan terhadap kompetensi sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan maupun rekanan perusahaan yang terlibat baik langsung ataupun tidak langsung.

Bagaimana, apakah perusahaan Anda tertarik untuk menerapkan program sertifikasi ISO 22000?  Untuk memastikan apakah perusahaan Anda dapat menjalankan Sistem ISO 22000, mulailah persiapan secara dini dengan mengikuti pelatihan ISO 22000, HACCP ataupuan berdiskusi dengan konsultan yang tepat untuk menangani proses implementasi sistem sertifikasi ISO 22000 dalam perusahaan Anda (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP?  Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar.  Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat.  Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif.  Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia.  Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan.  Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri.  Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis.  Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)