SOP Consultant

Standard Operating Procedure—-Pelatihan SOP dan Teknik Audit SOP

Banyak perusahaan yang sudah melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) namun SOP tersebut ternyata sulit sekali untuk dijalankan.  Hal ini dapat disebabkan oleh dua hal (1) Kesalahan dalam proses penyusunan SOP (2) Tidak adanya proses evaluasi terhadap SOP yang tepat dalam internal perusahaan. Permasalahan ini harus secepatnya untuk diselesaikan agar sistem yang perusahaan Anda buat tidak menggambarkan kuatnya komitmen perusahaan Bapak untuk mengimplementasikannya.

Kebutuhan adanya pelatihan SOP adalah hal penting yang harus dijalankan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa SOP yang disusun sesuai dengan kebutuhan.  Dasar dari penyusunan seperti

(1) Pemahaman Business process

(2) Pemetaan fungsi dan tanggung jawab dalam perusahaan

(3) tata cara penulisan SOP

(4) Proses pembuatan catatan

adalah hal penting yang harus didapatkan oleh peserta pelatihan ketika melakukan proses pelatihan SOP.

Setelah dijalankan proses penyusunan, teknik evaluasi dan audit adalah parameter penting yang juga diperhatikan dalam memastikan bahwa kegiatan dari implementasi audit SOP dapat dijalankan secara baik dan tepat.

Teknik audit yang tepat harus memastikan bahwa:

(1) Adanya proses pendetailan uraian jabatan menjadi Key Performance Indicator

(2) Teknik dan analisis data KPI

(3) Proses interview dan observasi audit internal

(4) Proses pembuatan laporan

Diharapkan apabila perusahaan Anda mengikuti pelatihan mengenai SOP dan audit SOP ini, performa dan pengembangan implementasi SOP di dalam perusahaan Anda menjadi optimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan Business Plan: Meningkatkan Rasa Percaya Diri Dalam Berusaha

Ketika melakukan proses pendirian perusahaan awal, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan penyusunan business plan.  Ingin membuat business plan sendiri namun tidak tahu caranya atau membutuhkan teman diskusi dalam melakukan proses penyusunannya?  Banyak perusahaan ragu ingin menggunakan jasa konsultan, hal ini dapat disebabkan karena konsultan yang akan direkruit kadangkala tidak memahami secara tepat karakteristik bisnis yang ada, dan kalaupun tahu ditakutkan adalah munculnya resiko tidak terjaminnya rahasia perusahaan. Lalu apa solusinya? Mengapa tidak mencoba untuk membuat sendiri business plan untuk perusahaan Anda.

Dengan pelatihan business plan selama dua hari, materi yang diberikan meliputi sebagai berikut:

HARI PERTAMA

1. Pemahaman visi dan misi perusahaan

2.  Pengenalan dan pemahaman produk

3.  Teknik dan strategi survey pasar

4.  Proses penetapan kerangka kerja dan target jangka pendek, menengah dan jangka panjang

5.  Proses estimasi bentuk dan pengembangan organisasi

HARI KEDUA

1. Proses penyusunan dan alokasi budget

2.  Penyusunan skema optimistis, realistis dan pesimistis

3.  Penetapan kerangkan acuan dan strategi bisnis untuk mencapai BEP

4.  Teknik dan evaluasi penyusunan Business Plan lengkap

Tidak ada ruginya, bagi Anda untuk menguasai kemampuan ini.  Apabila tidak dapat mengerjakan sendiri, Anda dapat melakukan proses koordinasi yang tepat dengan pihak konsultan agar tidak salah arah dalam proses penyusunan business plan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengkomunikasikan Visi Perusahaan kepada Karyawan

Salah satu tantangan yang seringkali ditemui manajemen dalam mengembangkan organisasinya adalah bagaimana membentuk dan menyusun komunikasi yang tepat kepada karyawan tentang misi dari perusahaan.  Banyak faktor yang menjadi penyebab dari kesulitan tersebut, pertama adalah adanya suatu gap (perbedaan) yang ada antara manajemen dan karyawan, hal yang kedua adalah adanya suatu persepsi dan cara memandang yang berbeda antara manajemen dengan karyawan itu sendiri.

Padahal kepentingan untuk mengembangkan visi adalah hal yang paling penting dan kritikal dalam menggerakkan perusahaan. Dimana manajemen berharap bahwa seluruh komponen yang ada dalam perusahaan berjalan dan bergerak seiring dengan visi yang ditetapkan dalam perusahaan.  Lalu bagaimana cara yang tepat mengkomunikasikan visi.

a. Komunikasi terbuka

Salah satu hal yang paling penting dalam proses penyampaian visi adalah keterbukaan.  Keterbukaan manajemen di sini adalah pemastian bahwa visi secara rutin dikomunikasikan kepada karyawan.  Selain dengan bentuk verbal, hal yang paling mengena adalah dengan memberikan contoh.  Misalnya di dalam perusahaan disebutkan keinginan untuk mengutamakan kepentingan pelanggan, maka seorang direktur sebaiknya menunjukkan kebijakan dan prilaku yang memprioritaskan kebutuhan pelanggan. Meskipun berkedudukan tinggi, tidak segan-segan seorang pimpinan dan manajer sebuah kedai internasional mengepel lantai atau melap meja.  Kadangkala bukti nyata akan memberikan efek lebih positif dibandingkan sekedar berbicara.

b. Realisasikan visi

Visi biasanya berbentuk konsep yang sulit dipahami oleh karyawan secara real.  Ubah parameter non real tersebut menjadi parameter real.  Misalnya perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi nomor satu di bidangnya tentu tidak segan-segan dalam melakukan proses perbaikan infrastruktur di dalam perusahaannya sehingga secara performa yang diciptakan dalam perusahaan memberikan nilai yang dapat dipahami secara tepat.

c. Kebijakan yang konsisten

Manajemen harus menciptakan kebijakan yang sejalan dengan visi.  Meskipun dengan resiko apa pun, jangan menyerah untuk membelot dari aspek visi.  Suatu kebijakan kontradiktif akan menyebabkan visi yang diharapkan tidak tercapai. Jangan sekali-kali berhenti karena alasan efisiensi pertimbangkan dengan matang setiap kebijakan yang dijalankan tersebut.

Demikianlah tahapan yang efektif bagi perusahaan untuk mengkomunikasi visi perusahaannya kepada karyawan. Lakukan proses komunikasi yang tepat agar tujuan perusahaan Anda dapat tercapai dengan baik. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP?  Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar.  Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat.  Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif.  Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia.  Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan.  Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri.  Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis.  Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

BAGAIMANA MENGHUBUNGI KAMI

Dengan suatu konsep pemahaman dan pengembangan yang optimal berkaitan dengan pendampingan terhadap sistem, kami sangat mengakomodasikan setiap kebutuhan yang datang melalui website kami.  Baik itu melalui proses korespodensi dengan e-mail atau dengan telepon.  Setiap permintaan dan pertanyaan yang berkaitan dengan bagaimana menerapkan sistem dalam perusahaan Anda akan menjadi prioritas kami untuk menjawab.  Pertanyaan dapat di alamatkan ke dalam e-mail kami: amarylliap@yahoo.com atau melalui nomor telepon 08129369926.

Apa Perbedaan antara Job Description dan Instruksi dalam Sistem ISO 9001:2008

Sebagai konsultan yang telah menangani banyak perusahaan dalam kegiatan implementasi ISO 9001:2008 baik itu di sektor jasa dan barang, salah satu masalah yang seringkali yang ditemukan adalah kesalahpahaman antara Working Instruction (Instruksi Kerja) dan Job Description (Uraian Kerja).  Hal yang pertama harus dibahas terlebih dahulu adalah proses membedakan antara Instruksi dan Job Decription itu sendiri.

Working Instruction adalah suatu bentuk sistem dokumentasi yang ditetapkan dalam Standar ISO 9001:2008.  Adapun Standar Sistem ISO 9001:2008 itu menetapkan tiga jenis level dokumen penerapan.  Biasa ini disebut sebagai hierarki dari penerapan sistem.

Level 1:  Dokumen Kebijakan Mutu

Apa isi dari dokumen kebijakan mutu ini?  Dokumen kebijakan mutu berisi informasi yang terkait dengan visi dan misi dari perusahaan yang dibutuhkan untuk menjadi panduan dasar dari pengembangan sistem Organisasi.  Sangat salah apabila dari proses implementasi sistem, perumusan ini dijalankan sebagai proses yang paling belakang.  Seharusnya penetapan perumusan dari visi dan misi sudah menjadi PR terpenting dari suatu penentu kebijakan sebelum menjalankan konsep Sistem Manajemen ISO 9001:2008 itu sendiri. Selain visi dan misi, kebijakan mutu juga berisikan komitmen dari manajemen untuk memastikan tujuan dari kepuasan pelanggan, penjaminan mutu produk maupun perbaikan berkesinambungan dijalankan secara terus-menerus.

Level 2: Prosedur Mutu

Prosedur Mutu dalam Penerapan Sistem ISO 9001:2008 untuk dirancang sebagai bentuk keharusan untuk menyediakan dokumentasi tertulis sesuai dengan Standar ISO 9001:2008 namun lain daripada itu, Prosedur Mutu juga dapat dibangun oleh suatu perusahaan untuk membangun dan menetapkan sistem terhadap penerapan Sistem ISO 9001:2008 yang tepat dalam organisasi yang dimaksud.  Misalnya, di dalam organisasi tersebut membutuhkan suatu prosedur yang menjelaskan penanganan terhadap seleksi suatu material baru sebelum digunakan, proses ini dapat dibangun untuk mengoptimalkan prosedur mutu yang ada.

Level 3: Dokumen Implementasi

Apa yang dimaksud dengan Dokumen Implementasi. Dibandingkan dengan level 1 dan level 2, dokumen level 3 adalah jenis dokumen yang digunakan untuk melakukan proses implementasi terhadap Sistem Manajemen ISO 9001:2008 secara spesifik pada unit kerja yang ada.  Adapun Job Description dan Instruksi Kerja masuk ke dalam dokumen level 3.

Perbedaan terbesar yang ada pada Instruksi Kerja dan Uraian Kerja adalah pada tujuan terhadap proses pembentukan kedua dokumen itu sendiri.  Instruksi Kerja adalah pemotongan tahapan unik pada suatu proses umum yang kemudian dikembangkan untuk menjadi proses yang spesifik, misalnya Instruksi Kerja untuk proses pengoperasian alat.  Penjelasan yang diketengahkan dalam Instruksi Kerja lebih kepada informasi detail terhadap obyek proses, sedikit berbeda pada uraian pekerjaan.  Informasi detail pada uraian pekerjaan lebih menjelaskan pada posisi/ jabatan dari suatu fungsi tertentu dalam organisasi, artinya spesifik pada jabatan namun akan lebih bervariasi pada isi tugas dan tanggung jawab.

Untuk lebih memahami terhadap proses penulisan dan pengembangan Working Instruction dan Job Description, sebaiknya perusahaan melakukan proses konsultasi dan mencari referensi yang tepat.  Perancangan yang baik seharusnya dijalankan sebelum sistem diimplementasikan agar tidak menjadi suatu kesalahan dalam proses aplikasi lebih lanjut. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)