SOP

Penjelasan dan detail tentang tata cara untuk penerapan SOP dalam perusahaan

Mendesain SOP Berbasiskan Pengendalian Resiko

Organisasi sudah sebaiknya memastikan bahwa sistem tata kelola yang dikembangkan tidak hanya dapat mengelola proses yang ada dalam perusahaan. Standar Operating Procedure (SOP) dapat menjadi bagian dari tata kelola dari pengelolaan resiko. Diharapkan dengan menjalankan tata kelola yang tepat, perusahaan dapat mengendalikan resiko dari potensi kemunculannya. Ada baiknya, organisasi mempertimbangkan penggunaan tata keloa yang tepat dengan bantuan referensi eksternal (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengenali Jenis-jenis Sertifikasi Produk Kosmetik dan Personal Care

Perusahaan produksi kosmetik dan personal care memiliki tanggung jawab untuk memastikan keamanan produk yang dihasilkan. Proses sertifikasi dapat membantu dalam memberikan validasi keamanan atas produk kepada pelanggan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan kepada perusahaan dan produk. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Meningkatkan Produktivitas SDM dalam Perusahaan

Efisiensi bagi perusahaan bukan hanya terkait dengan menghemat saja, namun juga berhubungan dengan proses peningkatan produktifitas. Produktifitas wajib dipertimbangkan sebagai bentuk keberhasilan dari efisiensi. Salah satu faktor produktifitas yang perlu dipertimbangkan adalah produktifitas yang terkait dengan sumber daya manusia.

Lalu bagaimana proses peningkatan produktifitas SDM ini bisa dikelola dengan tepat dalam perusahaan? Berikut ini adalah langkah- langkah yang perlu untuk dilakukan oleh perusahaan.

(1) Menyusun Target Perusahaan

Menetapkan target perusahaan yang kemudian dijabarkan dalam unit kerja divisi dan personel. Perlu untuk memastikan bahwa target yang ditetapkan tersebut adalah target yang terukur. Status target pada departemen kemudian dipastikan dijabarkan secara personel. Harus terdapat ikatan yang kuat antara target personel ke target departemen dan perusahaan. Sehingga ketercapaian target dapat bersifat sinergis.

(2) Meningkatkan nilai SDM

Melakukan proses penetapan atas nilai personel. Dimana antara alokasi beban biaya dari suatu personel harus dipastikan sesuai dengan nilai kontribusi perusahaan ke dalam perusahaan. Nilai ini dapat terukur kepada hasil output, pengelolaan resiko atau pertumbuhan organisasi. Desain struktur organisasi dan penetapan atas nilai indikator yang ditetapkan sebagaimana nilai dalam perusahaan.

(3) Perhitungan Investasi Perusahaan pada SDM

Penerapan atas investasi SDM dijalankan dalam bentuk pelatihan serta pembinaan. Bagaimana suatu organisasi menginvestasikan SDM dapat dijalankan dengan melakukan perhitungan asset dari kualitas SDM. Dimana perhitungan atas investasi ini harus diseimbangkan dengan rencana perusahaan. Sehingga pengembangan atas perusahaan memberikan nilai penting bagi perhitungan kekayaan dalam perusahaan.

Bagaimana perusahaan menjalankan proses pengembangan sistem efisiensi? Pastikan bahwa hal ini tidak hanya menghemat namun juga peningkatan produktifitas. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengelolaan Merk dalam Bisnis Waralaba

Dalam bisnis waralaba, penggunaan merk adalah salah satu kunci penting dalam memastikan sistem waralaba dijalankan. Namun tidak sedikit perusahaan yang bergerak di bidang waralaba abai dalam melakukan proses pengelolaan merk dengan baik. Merk adalah hal penting yang menjadi penjaga bisnis waralaba. Lalu bagaimana proses pengelolaan merk tersebut dijalankan dalam perusahaan waralaba.

(a) Menetapkan definisi lengkap yang terkait dengan merk perusahaan

Merk bukan hanya menjadi identitas antara perusahaan dengan pelanggan, namun juga menjadi identitas pada perusahaan. Definisikan merk secara internal dengan nilai-nilai yang dapat diimplementasikan dalam organisasi. Penetapan atas nilai-nilai ini kemudian dijabarkan menjadi suatu nilai yang terkait dengan prilaku serta kompetensi yang ditetapkan di dalam organisasi.

(b) Mengembangkan Prinsip atas Merk kepada Pelanggan

Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa pelanggan melihat perusahaan sebagai hal penting dan mengikat kepada emosional pelanggan. Khususnya apabila merk yang dikembangkan tersebut terkait langsung dengan hubungan dengan perusahaan dan individu pelanggan. Sehingga kedekatan antara merk perusahaan dan pelanggan dapat terbentuk.

Merk tidak hanya logo yang tersemat dalam seragam ataupun dokumen perusahaan namun juga identitas yang berisi nilai dan budaya perusahaan untuk proses implementasi. Bagaimana proses implementasi itu sendiri dilakukan pada organisasi? Proses implementasi itu dijalankan melalui kegiatan sosialisasi yang terkait dengan nilai-nilai yang ada pada merk tersebut. Selain pelatihan, program pendekatan yang terkait dengan keterikatan atas merk dijalankan di dalam perusahaan. Penjelasan atas batasan prilaku dan pola komunikasi menjadi bagian penting dalam proses peningkatan di organisasi. Hal ini juga termasuk kepada mitra yang turut menjalankan bisnis waralaba.

(d) Menjaga merk dari penyalahgunaan

Merk dari perusahaan harus selalu dilindungi. Diberikan proteksi secara hukum untuk memastikan bahwa merk menjadi properti dari perusahaan. Perlindungan hukum ini dilakukan untuk mencegah merk tersebut digunakan oleh pihak lain. Perusahaan memastikan perlindungan ini dilakukan sesuai dengan prosedur legalitas yang berlaku.

Merk menjadi bagian penting dan nilai jual pada pengelolaan bisnis perusahaan, khususnya pada bisnis waralaba. Perusahaan harus memastikan bagaimana merk terpelihara dengan baik sehingga memberikan nilai jual yang optimal bagi perusahaan dan mitra waralaba. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan proses pengelolaan merk perusahaan yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan ISO 37001 yang Efektif dalam Pengelolaan Vendor

Pada proses pengelolaan vendor, pengendalian anti siap adalah bagian tersulit untuk diterapkan. Pada beberapa perusahaan, hal ini termasuk tantangan yang perlu dijalankan dengan komitmen, sistem serta kesadaran sumber daya manusia. Lalu bagaimana proses penerapan ISO 37001 dapat dijalankan dalam perusahaan terkait dengan pengelolaan vendor?

(1) Komitmen

Vendor, baik merupakan vendor pribadi maupun vendor perusahaan, harus dipastikan memiliki komitmen tertulis yang menjelaskan bahwa sebagai pemasok vendor yang dimaksud tidak menerima suap, praktek gratifikasi ataupun praktek dari korupsi baik yang menguntungkan pemasok maupun menguntungkan oknum yang ada dalam perusahaan.

(2) Proses Seleksi

Proses seleksi di dalam ISO 37001 juga harus melibatkan proses due dilligence, yaitu melihat pada kelayakan pemasok dalam hal integritas anti korupsi dalam proses operasional perusahaannya. Due dilligence ini dijalankan untuk dapat melihat sampai sejauh mana secara internal dan eksternal pemasok dapat mengendalikan bisnisnya dari potensi korupsi, gratifikasi dan pencucian uang. Proses pelaksanaan atas ini tentu menjadi bagian penting yang kemudian dipertimbangkan menjadi resiko dari pemasok. Apabila pemasok tersebut memiliki resiko yang tinggi, maka sebaiknya tidak dipilih menjadi pemasok di dalam perusahaan.

(3) Kesadaran Sumber Daya Manusia

Secara internal perusahaan sendiri harus dipastikan aspek sumber daya manusia dapat terpenuhi dengan baik. Dimana dari sisi kesadaran sangat diperlukan untuk memiliki integritas yang tinggi agar terhindar dari praktek korupsi dan segala bentuk praktek yang beresiko terhadap penyuapan. Pembinaan serta audit yang intensif dapat memberikan fokus kepada personal agar memiliki kemampuan yang baik terkait dengan kesadarannya terhadap prakek anti korupsi, gratifikasi, serta pencucian uang. Proses review kinerja terkait dengan anti penyuapan serta audit perlu untuk dipastikan agar personel yang ditempatkan benar-benar menjalankan prinsip persyaratan anti penyuapan dengan tepat.

Bagaimana perusahaan memastikan pelaksanaan dari ISO 37001 berjalan dengan tepat dan efektif? Perusahaan ada baiknya memulai proses penyusunan sistem ISO 37001 serta memastikan bahwa pelaksanaan sistem yang terkait dengan ISO 37001 berjalan dengan tepat dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memastikan bahwa pelaksanaan Sistem ISO 37001 dapat berjalan dengan tepat dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926).

Perlukan Perusahaan Menjalankan Audit Supplier?

Bagaimana perusahaan melakukan proses pengendalian atas pemasoknya. Salah satu langkah yang seringkali perusahaan jalankan adalah dengan menjalankan audit supplier. Audit supplier ini dipergunakan sebagai bentuk proses seleksi awal untuk melakukan proses penetapan supplier yang akan melakukan pasokan barang dan jasa. Namun, kegiatan audit supplier ini sendiri pun tidak mudah untuk dilakukan, dimana dalam beberapa hal kegiatan ini juga membutuhkan waktu baik dari sisi perusahaan maupun pemasok.

Apakah perlu perusahaan menjalankan kegiatan audit supplier? Berikut ini terdapat hal penting yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam menjalankan kegiatan audit supplier.

(1) Kejelasan Rantai Pasokan

Pemasok yang merupakan pengolah pertama atau produksi pertama dari suatu material/ bahan baku adalah lebih baik dibandingkan dengan tangan rantai pasokan berikutnya. Dimana proses pengadaan pasokan tersebut dilakukan evaluasi berdasarkan pada pasokan dari supplier. Apabila kondisi dari pemasok tersebut telah terdeteksi dan teridentifikasi sesuai dengan rantai pasokannya, audit pemasok bisa dijadikan alternatif tanpa menjadi keharusan untuk dijalankan. Berbeda apabila supplier tidak masuk ke dalam rantai pasokan yang jelas, bisa melalui agen/ distributor. Proses audit supplier menjadi hal kritikal untuk dilakukan pada agen/distributor untuk memastikan bahwa supply chain management berjalan dengan efektif.

(2) Tingkat Resiko Pemasok

Perusahaan dapat menetapkan kriteria terkait dengan resiko pemasok. Pemasok dengan kondisi pasokan yang berdampak langsung kepada produk. Apabila tidak memiliki dampak langsung ke produk jadi maka resiko atas pemasok akan menurun. Sedangkan apabila berdampak langsung kepada produk akan memberikan dampak tinggi atas produk, maka resiko pemasok akan semakin meningkat. Tingginya resiko ini perlu diantisipasi dengan berbagai cara, seperti penetapan terkait dengan pengelolaan atas resiko, seperti penetapan klasifikasi jaminan untuk mencegah pemasok yang tidak sesuai, penanganan terkait dengan seleksi yang cukup ketat seperti dengan melakukan audit, serta pengembangan sistem dan mekanisme pemeriksaan atas kedatangan material/barang.

(3) Pengendalian Resiko

Beberapa perusahaan untuk mendapatkan jaminan yang terkait dengan penanganan serta pengendalian resiko dilakukan dengan program pembinaan. Kegiatan atas intervensi perusahaan kepada pemasok harus dijalankan dengan kehati-hatian mengingat pemasok dan perusahaan memiliki fokus bisnis yang berbeda. Pengendalian resiko ini juga harus dipantau secara rutin, periode pemantauan tergantung kepada aspek resiko yang dihitung dalam hubungan antara pemasok dan perusahaan yang dimaksud.

Mempertimbangkan dari kondisi ini, ada baiknya perusahaan mengelola kinerja pemasok dengan tepat. Selain untuk kepentingan perusahaan juga untuk menjaga keberlangsungan usaha dari pemasoknya itu sendiri. Penetapan serta pengelolaan yang optimal ini tidak hanya dijalankan melalui proses singkat namun bersifat terus-menerus dan ditopang dengan sistem yang baik. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penerapan SMETA dalam Perusahaan

Pengelolaan perusahaan tidak hanya dijalankan dengan mempertimbangkan pada aspek komersil saja, pengelolaan terkait dengan aspek sosial, lingkungan dan keselamatan kerja juga menjadi tanggung jawab yang perlu dijalankan oleh perusahaan. SMETA (Sedex Member Ethical Audit) adalah bentuk audit yang dijalankan untuk memastikan bahwa aspek kompetitif terkait dengan tanggung jawab sosial dijalankan oleh perusahaan.

Lalu bagiamana penerapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan persyaratan SMETA tersebut? Berikut adalah beberapa tahapan yang harus dijalankan oleh perusahaan terkait dengan penerapan SMETA.

(1) Pemenuhan yang terkait dengan persyaratan ketengakerjaan

Kepatuhan yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan adalah menjadi persyaratan wajib yang harus dijalankan oleh perusahaan. Seluruh aspek yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan menjadi kewajiban yang harus dijalankan dan diimplementasikan. Selain terkait dengan persyaratan dengan ketenagakerjaan tersebut, penetapan hal yang terkait dengan persyaratan ketenagakerjaan lainnya, seperti penghargaan atas HAM, penanganan atas anti diskriminasi dan pencegahan yang terkait dengan persyaratan SMETA yang dimaksud.

(2) Pengelolaan Atas Lingkungan

Pelaksanaan atas pengelolaan lingkungan dijalankan untuk memastikan bahwa pemenuhan yang terkait dengan persyaratan lingkungan yang ada dalam organisasi. Bagaimana perusahaan memastikan konsep pengendalian dan kepatuhan dijalankan. Proses pemantauan terkait dengan aspek lingkungan juga menjadi hal yang penting. Adalah lebih baik, apabila perusahaan menjalankan proses sertifikasi ISO 14001.

(3) Pengelolaan dan Pengendalian Aspek K-3

Memastikan bahwa penerapan terkait dengan K-3 dijalankan. Seluruh peraturan dan regulasi yang berhubungan untuk memastikan bahwa seluruh proses perlindungan atas kesehatan dan keselamatan kerja dijalankan dengan tepat oleh perusahaan. Sama seperti pengelolaan atas lingkungan, kepatuhan yang terkait dengan sertifikasi ISO 45001 harus dijalankan dalam perusahaan.

Lakukan proses pencarian terkait dengan referensi eksternal untuk kemudian menjalankan proses penanganan dan pengendalian yang terkait dnegan SMETA. Pastikan bahwa proses implementasi terkait dengan SMETA yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem yang Terukur

Setiap perusahaan tentu membutuhkan adanya pengendalian yang tepat dan efektif dalam organisasinya. Dalam beberapa kondisi, sistem yang terbentuk bisa saja diabaikan oleh tim yang ada dalam organisasi. Salah satu faktor penyebab adalah sumber daya manusia itu sendiri yang dimana mengalami penyimpangan dalam menjalankan sistem. Untuk dapat meminimalkan kondisi ketidakkonsistenan ini, organisasi bisa mendesain sistem yang dapat secara tepat dan efektif dipergunakan.

Pengembangan sistem terukur dilakukan dengan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:

(1) Mendesain SLA pada Business Process

Sebelum menyusun SOP (Standard Operating Procedure), pastikan bahwa perusahaan mendesain SLA (Service Level Agrement) yang terukur/ kuantitatif. SLA di sini adalah menciptakan kondisi kriteria keberterimaan yang dapat diterima oleh departemen satu ke departemen lain yang ada dalam organisasi. Sehingga proses akan berjalan secara otomatis apabila kriteria keberterimaan itu sesuai.

(2) Menentukan Process Planning

Setiap proses diupayakan terdapat input dan output yang dimana metode untuk evaluasi terkait dengan input dan output itu berjalan denga tepat. Pemberian informasi/status terkait dengan proses release dan pemeriksaan input dilakukan tercatat agar diverifikasi dengan kewenangan yang berjenjang. Penetapan atas uraian jabatan atas kewenangan yang berjenjang ini menjadi bagian penting dalam organisasi.

(3) Penetapan Mekanisme Evaluasi

Sebagai bentuk dari proses evaluasi, ada baiknya dijalankan. Proses evaluasi dapat dilakukan melalui audit ataupuna penilaian atas pencapaian target yang ada dalam perusahaan. Memeriksa apakah kriteria yang ditetapkan tersebut telah tercapai. Apabila telah tercapai maka sistem/proses dinyatakan sesuai. Namun apabila tidak, maka sistem yang dimaksud adalah tidak sesuai.

(4) Orientasi Target Proses

Penetapan atas KPI atau target per departemen dipergunakan untuk memberikan tantangan bagi pemilik proses agar tidak hanya bekerja dengan konsisten, namun juga melakukan proses improvement. Bagaimana proses perbaikan dijalankan dalam perusahaan dengan tepat dan efektif. Hal ini memberi ruang agar menjalankan fungsi inovasi di perusahaan dengan baik sebagai bentuk untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Bagaimana organisasi di tempat Anda bekerja menjalankan proses pengembangan sistem? Lakukan proses pencarian referensi eksternal untuk memastikan bahwa sistem yang Anda kembangkan dapat terukur dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal Penting dalam Mendesain Fungsi PPIC dalam Industri

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing, penyusunan fungsi PPIC dalam industri adalah penting dan kritikal. Hal ini mempertimbangkan bahwa PPIC menjadi bagian penting untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga seluruh order dapat terealisasi dengan tepat dan baik. Untuk mengendalikan sistem yang dijalakan tersebut, perusahaan dapat menyusun fungsi yang terkait dengan pengendalian atas penjadwalan atas kegiatan produksi sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Berikut ini adalah 5 (lima) hal penting yang harus diprhatikan perusahaan ketika mendesain fungsi PPIC.

(1) Mempertimbangkan Sarana dan Prasarana Perusahaan

Menetapkan standar terkait dengan perencanana produksi harus mempertimbangkan kondisi fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan, seperti kapasitas stock dan kapasitas produksi. Hal ini menjadi pertimbangan kuat terkait dengan bagaimana perusahaan harus memastikan bahwa kesesuaian tersebut dapat dijalankan dengan tepat dan maksimal.

(2) Kapasitas dari Supplier/Vendor

Bagaimana supplier/ vendor dapat bertanggung jawab dalam memastikan bahwa barang yang disupply sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan. Penentuan atas kapasitas dari vendor tersebut akan menentukan bagaimana proses pengiriman bahan baku masuk ke dalam perusahaan untuk kemudian dihitung sebagai waktu tunggu untuk proses produksi.

(3) Tahapan Proses Produksi

Detail atas tahapan proses produksi menjadi hal penting dalam penetapan desain alir proses serta pencatatan administrasi terkait dengan kegiatan produksi. Penetapan stock awal dan stock akhir pada setiap tahapan proses menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan dalam kegiatan dan proses produksi. Kegiatan proses produksi harus dipastikan untuk menjadi bagian yang dikelola dengan tepat termasuk di dalamnya adalah stock managementnya.

(4) Sistem Inventory dan Pengiriman barang

Penetapan atas proses pengelolaan pergudangan serta pengiriman barang menjadi bagian penting untuk dihitung dan menetapkan tahapan dari persiapan pengiriman serta menjaga asupan produk yang masuk ke dalam inventory. Persiapan pengiriman harus dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses penanganan dan pengelolaan barang dijalankan secara efektif.

(5) Evaluasi dan Pengendalian Proses

Perusahaan diharapkan menetapkan periode evaluasi yang harus dijalankan serta bagaimana proses pengendalian proses dilakukan pada setiap tahapannya. Pemeriksaan serta proses verifikasi dilakukan untuk dapat melihat bagaimana proses tersebut dijalankan dengan tepat dan efektif. Pengecekan atas status pengendalian perlu menjadi perhatian penting untuk memastikan bahwa seluruh proses terkendali dengan tepat.

Bagaimana pengembangan unit kerja PPIC di perusahaan Anda. Lakukan proses pengendalian dan pengembangan terkait dengan departemen PPIC dalam perusahaan secara tepat. (amaryllliap@gmail.com, 08129369926)

Mengefektifkan Internal Audit ISO 9001:2015 di Dalam Perusahaan

Pelaksanaan atas internal audit dijalankan untuk dapat memastikan bahwa program internal audit dapat memberikan kontribusi yang efektif ke dalam pelaksanaan sistem di dalam perusahaan. Dalam penerapan sistem ISO 9001:2015, realisasi atas sistem harus melekat ke dalam kegiatan perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya konsep asal ada sertifikat saja di dalam perusahaan.

Strategi implmenetasi ISO 9001:2015 harus didukung dengan memiliki kegiatan internal audit yang efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan nilai manfaat internal audit ISO 9001:2015.

(1) Memiliki Tim Internal Auditor yang Handal

Kehandalan tim internal auditor dibentuk oleh perusahaan dengan kewenangan yang tepat. Kemampuan internal auditor terbentuk melalui pelatihan dan kegiatan praktek lapangan yang dilakukan dengan supervisi yang tepat. Beberapa perusahaan mengembangkan tim internal audit dan melakukan evaluasi atas kompetensi internal auditor sehingga mendapatkan kemampuan yang tepat dalam memastikan audit dilakukan untuk melihat bagaimana sistem dijalankan. Pengalaman dan keterbukaan organisasi atas kegiatan internal audit dilakukan terkait dengan bagaimana proses internal audit dapat meningkatkan kualitas sistem perusahaan.

(2) Budaya Perusahaan Atas Improvement

Keterbukaan dan bagaimana perusahaan mampu menerima bagaimana kegiatan internal audit dipergunakan oleh perusahaan. Bagaimana suatu budaya perusahaan dijalankan untuk dapat melakukan penanganan atas setiap temuan audit. Temuan audit tersebut dipergunakan untuk dapat meningkatkan nilai positif dalam perusahaan. Setiap temuan menyebabkan adanya perbaikan yang perlu dijalankan. Siklus improvement terbentuk dari kegiatan internal audit itu sendiri.

(3) Pelaksanaan Internal Audit

Seberapa sering perusahaan menjalankan kegiatan internal audit? Sebaiknya proses internal audit dijalankan dengan mempertimbangkan atas resiko terkait dengan proses. Seperti bagaimana kegiatan internal audit akan dijalankan harus mempertimbangkan resiko. Jadwal atas pelaksanaan internal audit dilakukan berdasarkan pada periode audit yang lebih sering dibandingkan dengan departemen yang resiko rendah.

Bagaimana perusahaan menjalankan kegiatan internal audit dijalankan dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan program pelatihan dan pendampingan internal audit yang efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

bizzisoconsulting