Konsultan SOP

Memiliki Profil Sales yang Tepat

Bagi suatu perusahaan, keberadaan tenaga sales yang profesional adalah tantangan yang menarik untuk dikaji. Bagaimana suatu perusahaan berada dalam kondisi sulit dengan sendirinya karena penjualan tidak dapat didongkrak belum lagi muncul kenyataan bahwa tidak ada tenaga sales yang mumpuni yang mau untuk berjuang dalam mendapatkan target penjualan yang sesuai dengan harapan. Belum lagi, masyarakat Indonesia yang memiliki persepsi negatif mengenai tenaga kerja sales, dimana sales dianggap bukanlah profesi yang menarik untuk ditekuni, hanya kalau sudah tidak ada pekerjaan saja, seorang individu akan terjun menjadi sales.

Lalu bagaimana strategi yang harus dikembangkan untuk menjadi seorang sales?

1. Lakukan proses rekruitment yang tepat

Usahakan dalam proses pengambilan karyawan, perusahaan tidak hanya sekedar asal mendapatkan orang yang mau menjadi sales. Gunakan alat ukur yang tepat yang selain dapat mengukur potensi kecerdasannya juga dapat secara spesifik mengukur kapasitas dan kemampuan individu yang dimaksud untuk menjadi sales.

2. Program Product Knowledge

Sales yang mumpuni adalah sales yang mengetahui secara mendalam tentang pengetahuan produk yang akan dijualnya. Siapa saja target konsumennya dan bagaimana prilaku konsumennya. Seorang sales yang pandai bukan hanya berkemampuan tinggi dalam menjual produk, namun yang terpenting adalah menjual relationship.

3. Sistem Renumerasi

Dalam menyusun sistem kompensasi sales, yang harus menjadi pertimbangan utama bahwa sistem renumerasi yang diciptakan tersebut adalah sistem yang mengedepankan konsep komisi dan insentif penjualan. Artinya nilai komisi harus memberikan nilai yang tinggi dibandingkan gaji pokoknya. Sehingga sales menjadi tertantang untuk memberikan hasil lebih.

Ketiga langkah tersebut dapat diterapkan oleh perusahaan maupun organisasi yang berharap dapat memiliki profil sales yang kuat yang mana dapat secara cepat meningkatkan penjualan produk dari perusahaan itu sendiri. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Sertifikat ISO 9001:2008 bukan hanyalah Sertifikat ISO Belaka

Mungkin ada sudah seringkali mendengarkan informasi yang berhubungan dengan sertifikasi ISO 9001: 2008. Apakah sertifikat ISO 9001:2008 hanyalah secarik kertas sertifikasi sederhana yang dapat “dibeli” perusahaan?

Secara sistematis, sistem ISO 9001 adalah bentuk dukungan psikologis, financial maupun infrastruktur manajemen ke dalam perusahaan. Konsep strategis ini kemudian menjadi pedoman manajemen mutu yang berkaitan dengan aspek bisnis. Pengelolaan tujuan dan inspirasi yang terealisasi dalam implementasi dalam bidang sumber daya manusia.

Ada pendapat yang mengatakan bahwa ISO 9001: 2008 banyak melibatkan dokumentasi, apakah itu benar? Komitmen wajib tertuang dalam dokumen dan harus direalisasikan secara optimal. Ketersediaan dokumen itu sendiri memang dibutuhkan mengingat sistem ini harus dipastikan tersedia aturan tertulis, memiliki kemudahan untuk diaudit, bukti pelaksanaan operasional.

Pengelolaan dan pengembangan terhadap perusahaan harus dipastikan dilakukan melalui siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) dengan tujuan sebagai perbaikan berkesinambungan pada tujuan dan sasaran perusahaan.

Proses audit mutu merupakan salah satu metode yang paling efektif dan dalam proses evaluasi efektifitas terhadap penerapan Sistem ISO 9001. Audit dilakukan dengan cara pemeriksaan lapangan, observasi dari proses dan lokasi kerja, termasuk proses pemeriksaan dokumen.

Persyaratan penting yang harus dimiliki untuk menjadi auditor ISO adalah mengikuti pelatihan pemahaman dan audit dari ISO 9001:2008 (untuk mendapatkan kualifikasi sebagai auditor internal). Namun, pelatihan belum dapat menjamin seseorang auditor handal dalam Sistem ISO 9001. Auditor yang baik tidak hanya membutuhkan adanya pengetahuan ISO 9001 saja namun juga harus memahami prinsip dari proses bisnis perusahaan. Proses komunikasi yang positif dapat membantu untuk melaksanakan proses audit yang tepat tanpa konflik. Kepentingan auditor adalah mengidentifikasi ketidaksesuaian bukan menjustifikasi kesalahan personel.

Apakah dampak yang signifikan dalam penerapan ISO 9001 bagi customer? Pertama, penerapan tujuan perusahaan salah satunya adalah untuk mendapatkan kepuasan pelanggan. Secara sistematis perusahaan melakukan identifikasi secara berkala terhadap kebutuhan customer, kemudian mengembangkan dan mengelola manajemen yang tepat untuk memastikan kebutuhan customer terpenuhi. Kedua, perusahaan secara berkala perusahaan melakukan pengukuran kepuasan pelanggan.

Ketiga, sebagai pelanggan, customer dapat berperan aktif dalam mengembangkan perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemen ISO 9001:2008. Kontribusi Anda, dalam bentuk pembelian produk, keluhan bahkan pembelian produk competitor menjadi proses evaluasi untuk memastikan perbaikan dan pengembangan perusahaan.

Mulailah sekarang Anda merencanakan adanya pengembangan sistem manajemen internal dalam organisasi Anda secara tepat. ISO 9001:2008 dapat memberikan solusi baik bagi perusahaan maupun pelanggan dalam mengembangkan dan mengelola kualitas produk (barang dan jasa).

ISO 22000: 2005: Waktu yang Tepat untuk Perubahan Persepsi Konsumen

Pertumbuhan industri makanan di Indonesia berkembang sangat pesat, sayangnya prioritas utama yang dikejar oleh pihak perusahaan adalah keuntungan besar melalui kuantitas dan marjin harga yang rendah. Apakah Anda menyadari sistem keamanan pangan yang disediakan oleh industry. Ketika issue terhadap keamanan pangan berkembang, seperti adanya issue terhadap status kehalalan produk, issue terhadap penggunaan zat kimia terlarang, barulah konsumen sadar produk yang secara fungsi sangat critical (penting) ini tidak diperketat dengan fungsi jaminan yang kuat. Sebagai konsumen sudah waktunya Anda melakukan proses seleksi terhadap jenis produk yang dikonsumsi.

Produk industry pangan yang dikonsumsi pastikan memiliki merk dagang yang sudah teregistrasi oleh BP-POM. Proses registrasi sendiri telah melalui proses evaluasi kelayakan terhadap sistem GMP (Good Manufacturing Practice) dan HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point).

GMP merupakan bagian dasar dari penetapan sistem keamanan pangan, terdiri dari GMP Personel (sistem operasional yang mengatur manusia pelaku proses), GMP Bangunan/ Infrastruktur (sistem operasional yang potensi kemunculan dari kontaminasi dari aspek bangunan), Pest Control (sistem pengendalian terhadap hama seperti serangga), Pengelolaan Limbah (Sistem pengelolaan limbah untuk mencegah kontaminasi terhadap produk), STANDAR SANITASI OPERATIONAL PROCEDURE (sistem operasional yang ditetapkan untuk menjamin kebersihan dari peralatan, bangunan, air maupun kesesuaian lingkungan selama proses operasional).

HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) merupakan langkah yang berperan penting untuk mengendalikan sistem proses operasional yang ada di lapangan dengan tujuan untuk mengurangi resiko kontaminasi yang ada dalam perusahaan. Setiap tahapan proses produksi dilakukan proses klasifikasi sebagai proses pengendaliannya.

Sistem ISO 22000 merupakan salah satu sistem yang mengkombinasikan antara aspek keamanan pangan dan aspek mutu dalam suatu bisnis industri pangan. Keuntungan yang didapatkan dari perusahaan yang menerapkan sistem ini adalah sebagai berikut:

Kepastian penerapan GMP & HACCP sebagai bagian penting dalam proses operasional

Sebagai konsumen, adanya penerapan kedua sistem ini memberikan jaminan terhadap keamanan pangan. Bentuk piramida yang terbentuk dari Sistem Keamanan Pangan yang termuat dalam Sistem ISO 22000: 2005 termuat dalam diagram berikut.

ISO 22000

Ketiga point inilah yang kemudian disebut Pre Requisition Process (PRP) / persyaratan dasar yang menjadi landasan penerapan ISO 22000.

Adanya proses perbaikan berkesinambungan untuk memastikan adanya perbaikan dalam proses yang berhubungan dengan mutu maupun keamanan pangan.
Perusahaan yang menerapkan standar ISO 22000 secara otomatis memenuhi persyaratan dan perundang-undangan yang berlaku.

Sekarang Anda harus selektif dalam memilih produk pangan. Pastikan produk yang Anda konsumsi telah mendapatkan sertifikasi ISO 22000 atau paling tidak HACCP. Selamat untuk menjadi smart shoper.

Pengembangan Struktur Organisasi, Kapan Dilakukan?

Banyak perusahaan yang ketika akan membenahi sistem manajemen mengalami permasalahan yang cukup lama ketika akan melakukan menyusun struktur organisasi. Pertanyaan yang muncul adalah apakah dibutuhkan pengembangan struktur organisasi dari perusahaan itu sendiri? Kapan struktur organisasi harus diubah?

Berikut jawaban dari pertanyaan tersebut.

(1) Perubahan strategi bisnis

Struktur organisasi dalam perusahaan dapat berubah akibat perubahan dan pengembangan strategi bisnis. Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk selalu dan terus menerus mengembangkan strategi bisnis yang dimilikinya. Misalnya perusahaan tertentu melakukan penetapan strategi pengembangan produk, maka dilakukan proses pembuatan unit kerja R&D sebagai strateginya. Konsekuensinya adalah alokasi sumber daya manusia ditambah atau disetir ke arah pengembangan produk, penetapan suatu tahapan baru yang dapat mengubah struktur yang terbentuk.

(2) Pertumbuhan bisnis

Ekspansi dan pengembangan perusahaan akan menyebabkan peningkatan jumlah area dan ruang lingkup. Meskipun strategi bisnis tidak berubah namun kapasitas manusia yang melakukan proses operasional dilakukan penambahan jumlah. Pertumbuhan ini membutuhkan adanya fungsi manajerial menengah (middle manager) dan supervisor yang melakukan suatu kebijakan aplikasi operasional yang tepat. Secara otomatis pertumbuhan dapat menyebabkan perubahan struktur organisasi.

(3) Regulasi

Adanya regulasi dari pemerintah atau badan kualitas tertentu dapat “memaksa” perusahaan untuk mengubah struktur organisasinya, seperti adanya fungsi independensi internal audit, management representative ataupun penanggung jawab yang bersertifikasi tertentu.

Demikian tiga alasan yang melatarbelakangi mengapa struktur organisasi dalam perusahaan perlu untuk dikembangkan. Lakukan proses analisis yang tepat dalam perusahaan dan disertai referensi eksternal yang akurat dalam mengembangkan struktur organisasi di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

5 Langkah Menyusun Peraturan Perusahaan (yang Efektif)

Apabila Anda berada dalam posisi pelaku SDM, baik itu sebagai staff personalia, HR Manager ataupun Direktur Umum, tentu akan mengalami masa-masa yang sulit setiap kali akan melakukan proses penyusunan peraturan perusahaan. Tekanan yang kuat dari pihak manajemen perusahaan yang berhubungan dengan kebutuhan efisiensi dan optimalisasi dari output produktivitas tentuk akan mengalami benturan yang hebat dengan sisi lain, dimana adanya aspek humanisme yang ada pada personel karyawan itu sendiri. Untuk menyusun suatu peraturan perusahaan yang efektif, individu pelaku HR itu sendiri dapat menerapkan langkah-langkah sebagai berikut.

Langkah Pertama: Mempelajari Peraturan Perundang-undangan

Ini adalah langkah dasar yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam proses penyusunan peraturan perusahaan. Pelajari dan pahami konsep logika dari peraturan itu sendiri. Pemahaman yang hanya pada bagian kulit-kulitnya saja, dapat menyebabkan pihak HRD atau manajemen tidak memahami konsep dari peraturan itu sendiri. Pelajari isinya dan apa akibatnya dari peraturan itu sendiri, ada baiknya juga mulai melakukan proses pemahaman terhadap struktur dan skema peraturan perundang-undangan itu sendiri. Mana konsep peraturan perundang-undangan yang paling tinggi stratanya dalam aturan dan konsekuensinya dan ada baiknya dilakukan proses pemastian detail terhadap konsep peraturan perundang-undangan yang dimaksudkan itu sendiri.

Langkah Kedua: Mempelajari Konsekuensi Bisnis dari Peraturan Perusahaan itu sendiri

Apabila memang sebelumnya, sudah terdapat peraturan perusahaan yang lama, maka lakukan pengkajian terhadap konsep pemahaman karyawan terhadap peraturan perusahaan yang sudah dijalankan sebelumnya. Tidak ada salahnya untuk melakukan proses survey secara kecil-kecilan untuk melihat bagaimana persepsi karyawan terkait dengan pemahaman peraturan perusahaan yang dimaksud. Lakukan pengamatan juga terhadap metode sosialisasi yang dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri.

Ada baiknya pada saat proses penyusunan dipastikan adanya keselarasan dengan posisi strategi pengembangan bisnis perusahaan.

Langkah Ketiga: Memahami Hak dan Kewajiban Secara Tepat

Satu hal yang pasti, penyusunan peraturan perusahaan bukanlah suatu bentuk strategi politis yang digunakan untuk satu pihak saja. Ada baiknya pada proses penyusunan pihak perusahaan mempertimbangkan arti dan definisi hak dan kewajiban secara tepat begitupula sebaliknya dengan pihak tenaga kerja. Sehingga tidak terjadi masalah ataupun konflik yang berhubungan dengan proses penyusunan peraturan tersebut.

Langkah Keempat: Lakukan Analisis Data

Perhatikan status dan kondisi dimana terjadi potensi kasus ataupun penyimpangan terhadap konsistensi kebijakan dan pelajari dampaknya. Penetapan peraturan harus memperhatikan bahwa konsistensi kebijakan tetap dijalankan. Penyimpangan yang terkait dengan kebijakan dapat dijadikan alasan untuk pembatalan pasal ataupun aturan yang ada dalam peraturan. Lakukan komunikasi yang tepat mengenai pengecualian yang muncul.

Langkah Kelima: Perhatikan Redaksional dari Peraturan

Penggunaan bahasa yang tidak tepat dapat menjadi masalah dalam proses penyusunan peraturan perusahaan. Gunakan bahasa yang tepat sasaran dan tidak memungkinkan adanya penafsiran yang berbeda dari peraturan yang ada tersebut.

Hal yang terpenting dalam penyusunan peraturan adalah pemikiran terhadap efek jangka panjang dari peraturan tersebut untuk kepentingan perusahaan dan karyawan. Peraturan diciptakan untuk memberikan definisi pembatasan ruang gerak namun lebih kepada prinsip keadilan yang berguna meningkatkan motivasi karyawan dalam bekerja. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Penyusun Alat Ukur Rekruitmen Berbasiskan Kompetensi

Perusahaan Anda selalu menggunakan jasa eksternal untuk melakukan proses rekruitmen? Membutuhkan waktu yang lebih cepat untuk mendapatkan individu unggulan? Alternatif untuk mengembangkan alat ukur rekruitmen sendiri menjadi salah satu alternatif yang penting dalam pengembangan internal perusahaan.

Langkah yang dapat dijalankan oleh perusahaan dalam menyusun alat ukur rekruitmen internal adalah:

1. Penyusunan model kompetensi organisasi

Dalam penyusunan model kompetensi yang ditetapkan dalam internal perusahaan, perusahaan harus memastikan terlebih dahulu jenis dan langkah strategis yang akan ditetapkan. Dari langkah strategis tersebut, tentukan unit-unit kompetensi apa saja yang diharapkan dari masing-masing jabatan tersebut. Kompetensi yang ada dapat terdiri atas unit kompetensi soft skill dan unit kompetensi hard skill.

2. Melakukan penetapan jenis uji untuk kompetensi

Tetapkan jenis uji yang akan diaplikasikan pada unit kompetensi yang ada tersebut. Jenis pengujian dapat berupa uji performa, teknik aplikasi, maupun dalam bentuk test tertulis juga interview.

3. Kembangkan jenis uji

Lakukan proses penyusunan jenis uji tersebut di dalam tim internal perusahaan. Dari jenis uji tersebut kemudian dilakukan proses analisis psikometri yang tepat, yaitu dengan analisis reliabilitas dan validitasnya.

Dengan menyusun alat ukur rekruitmen yang tepat, selain dapat menghemat kegiatan rekruitmen juga dapat mengoptimalkan kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan karyawan dalam perusahaan.

Untuk dapat mengembangkan alat ukur ini menjadi lebih maksimal maka lakukan langkah yang tepat, salah satunya adalah dengan mencari referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan alat ini. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Business Plan: Meningkatkan Rasa Percaya Diri Dalam Berusaha

Ketika melakukan proses pendirian perusahaan awal, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan penyusunan business plan. Ingin membuat business plan sendiri namun tidak tahu caranya atau membutuhkan teman diskusi dalam melakukan proses penyusunannya? Banyak perusahaan ragu ingin menggunakan jasa konsultan, hal ini dapat disebabkan karena konsultan yang akan direkruit kadangkala tidak memahami secara tepat karakteristik bisnis yang ada, dan kalaupun tahu ditakutkan adalah munculnya resiko tidak terjaminnya rahasia perusahaan. Lalu apa solusinya? Mengapa tidak mencoba untuk membuat sendiri business plan untuk perusahaan Anda.

Dengan pelatihan business plan selama dua hari, materi yang diberikan meliputi sebagai berikut:

HARI PERTAMA

1. Pemahaman visi dan misi perusahaan

2. Pengenalan dan pemahaman produk

3. Teknik dan strategi survey pasar

4. Proses penetapan kerangka kerja dan target jangka pendek, menengah dan jangka panjang

5. Proses estimasi bentuk dan pengembangan organisasi

HARI KEDUA

1. Proses penyusunan dan alokasi budget

2. Penyusunan skema optimistis, realistis dan pesimistis

3. Penetapan kerangkan acuan dan strategi bisnis untuk mencapai BEP

4. Teknik dan evaluasi penyusunan Business Plan lengkap

Tidak ada ruginya, bagi Anda untuk menguasai kemampuan ini. Apabila tidak dapat mengerjakan sendiri, Anda dapat melakukan proses koordinasi yang tepat dengan pihak konsultan agar tidak salah arah dalam proses penyusunan business plan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengembangan SOP dengan Quality Function Deployment

Perusahaan Anda sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP), namun masih melihat bahwa kinerja perusahaan belum maksimal. Inilah waktu yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemetaan ulang terhadap kebutuhan sistem yang ada dalam perusahaan Anda. Khususnya bagi perusahaan jasa, dimana konsep untuk pendetailan terhadap uraian kerja yang ada dan melakukan proses pengambilan informasi terhadap proses yang ada dalam organisasi ataupun perusahaan.

Dengan mengikuti pelatihan, terdapat gambaran yang jelas bagaimana proses pengambilan informasi dari pelanggan dapat mempengaruhi keputusan internal terkait dengan strategi pengembangan perusahaan. Dari strategi itulan, kemudian dilakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure. Dengan proses ini, pendetailan tahapan proses menjadi tepat, akurat dan sesuai dengan sasaran kerja yang diharapkan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengkomunikasikan Visi Perusahaan kepada Karyawan

Salah satu tantangan yang seringkali ditemui manajemen dalam mengembangkan organisasinya adalah bagaimana membentuk dan menyusun komunikasi yang tepat kepada karyawan tentang misi dari perusahaan. Banyak faktor yang menjadi penyebab dari kesulitan tersebut, pertama adalah adanya suatu gap (perbedaan) yang ada antara manajemen dan karyawan, hal yang kedua adalah adanya suatu persepsi dan cara memandang yang berbeda antara manajemen dengan karyawan itu sendiri.

Padahal kepentingan untuk mengembangkan visi adalah hal yang paling penting dan kritikal dalam menggerakkan perusahaan. Dimana manajemen berharap bahwa seluruh komponen yang ada dalam perusahaan berjalan dan bergerak seiring dengan visi yang ditetapkan dalam perusahaan. Lalu bagaimana cara yang tepat mengkomunikasikan visi.

a. Komunikasi terbuka

Salah satu hal yang paling penting dalam proses penyampaian visi adalah keterbukaan. Keterbukaan manajemen di sini adalah pemastian bahwa visi secara rutin dikomunikasikan kepada karyawan. Selain dengan bentuk verbal, hal yang paling mengena adalah dengan memberikan contoh. Misalnya di dalam perusahaan disebutkan keinginan untuk mengutamakan kepentingan pelanggan, maka seorang direktur sebaiknya menunjukkan kebijakan dan prilaku yang memprioritaskan kebutuhan pelanggan. Meskipun berkedudukan tinggi, tidak segan-segan seorang pimpinan dan manajer sebuah kedai internasional mengepel lantai atau melap meja. Kadangkala bukti nyata akan memberikan efek lebih positif dibandingkan sekedar berbicara.

b. Realisasikan visi

Visi biasanya berbentuk konsep yang sulit dipahami oleh karyawan secara real. Ubah parameter non real tersebut menjadi parameter real. Misalnya perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi nomor satu di bidangnya tentu tidak segan-segan dalam melakukan proses perbaikan infrastruktur di dalam perusahaannya sehingga secara performa yang diciptakan dalam perusahaan memberikan nilai yang dapat dipahami secara tepat.

c. Kebijakan yang konsisten

Manajemen harus menciptakan kebijakan yang sejalan dengan visi. Meskipun dengan resiko apa pun, jangan menyerah untuk membelot dari aspek visi. Suatu kebijakan kontradiktif akan menyebabkan visi yang diharapkan tidak tercapai. Jangan sekali-kali berhenti karena alasan efisiensi pertimbangkan dengan matang setiap kebijakan yang dijalankan tersebut.

Demikianlah tahapan yang efektif bagi perusahaan untuk mengkomunikasi visi perusahaannya kepada karyawan. Lakukan proses komunikasi yang tepat agar tujuan perusahaan Anda dapat tercapai dengan baik. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Clean Pest Management: Alternatif Terbaik Pengembangan Pest Control

Penggunaan pest control sudah menjadi kewajiban penting dari suatu industri pangan. Meskipun demikian, bukan berarti industri lainnya tidak memastikan dibutuhkan adanya penggunaan pest control, pest control itu sendiri sudah menjadi kebutuhan baik itu untuk konsumsi rumah tangga maupun dalam suatu bentuk aplikasi industri. Lalu apa itu Pest Clean?

Pest Clean adalah suatu bentuk konsep yang mengintegrasikan antara pest control system dan program sanitasi. Secara integratif, diharapkan dengan suatu bentuk sanitasi yang tepat dan cermat maka proses aplikasi pest control dapat meminimalkan penggunaan bahaya racun dan penggunaan kimia yang berlebihan. Secara otomatis nilai positif yang terbentuk adalah mengurangi resiko resistensi dari serangga akan pestisida tertentu.

Manfaat yang timbul itu sendiri tentunya akan menyebabkan berkurangnya potensi resiko kontaminasi terhadap pangan. Sangat menarik bukan. Sudah waktunya bagi industri pangan, penyediaan jasa makanan dan proses logistic bahan pangan mempertimbangkan penggunaan sistem integrasi ini. Dimana sudah pasti akan mengoptimalkan nilai keamanan produk pangan Anda. (tri_hartono2002@yahoo.com, 081335632084)

bizzisoconsulting