Training SOP

Kunci Utama dalam Menyusun SOP Manufacturing

Banyak perusahaan manufacturing melakukan proses set up sistem namun belum memahami konsep kunci dalam melakukan proses penyusunan sistem yang ada dalam penetapan SOP yang dimaksudkan tersebut.

Berikut adalah 5 prinsip penting yang sangat diperlukan dalam memperhatikan proses penyusunan SOP. Lalu apa kelima prinsip yang dibutuhkan tersebut?

(a) Sistem Kuantifikasi Produksi
Adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menetapkan sistem operasional produksi. Perhitungan mulai dari kapasitas mesin ataupun dari kapasitas operasional kemampuan manusia dalam melakukan proses realisasi produksi. Penetapan kuantifikasi produksi yang dimaksud menjadi bagian penting dalam penetapan satuan penetapan pengadaan dan proses lainnya.

(b) Sistem Perencanaan
Bagaimana proses perencanaan harus dijalankan, penetapan standar lead time, kebutuhan minimum stock harus dipastikan dilakukan sejalan dengan proses untuk menjalankan bagaimana tahapan produksi dijalankan dengan perencanaan yang matang.

(c) Sistem Penetapan Kualitas
Kualitas adalah suatu keharusan yang tidak boleh dilupakan oleh perusahaan yang menjalankan sistem dengan berbasiskan manajemen manufacturing. Adapun standar kualitas ini adalah menjadi point strategis untuk dapat mencapai porsi kekuatan produk. Penetapan kualitas pada beberapa perusahaan dijalankan dengan melalui riset dan analisis kebutuhan dari pasar itu sendiri.

(d) Pengembangan SDM
Dalam industri yang memiliki kekuatan untuk mengelola sumber daya manusia. Kemampuan untuk mengembangkan sumber daya manusia tentunya adalah mutlak. Bagaimana dengan kekuatan mengembangkan SDM tersebut dapat meningkatkan nilai produktifitas dibanding dengan biaya operasional.

(e) Sistem proses penyusunan laporan kerja
Bagaimana proses penetapan laporan kerja terkait dengan output produksi adalah penting. Memastikan neraca material seimbang dan sistem perhitungan serta pengukuran kuantitas ditetapkan.

Dalam menetapkan SOP yang terkait dengan manufacturing adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menjalankan kelima prinsip tersebut ke dalam sistem. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang efektif dalam menetapan/ menyusun SOP dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan SOP Sesuai dengan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Membangun Sistem Franchise yang Tepat

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah-langkah Menyusun SOP Sistem Keamananan (Security Management)

Bagi perusahaan penyedia jasa keamanan, adalah sangat kritikal dapat menyusun SOP yang tepat dan efektif dalam sistem operasional keamanan yang akan diberikan kepada penyedia jasa tersebut kepada pelanggan. Namun, dalam melakukan proses penyusunan SOP akan menjadi bagian sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti langkah-langkah dan teknik yang tepat.

Berikut adalah langkah proses penyusunan SOP yang dapat dijalankan oleh perusahaan jasa keamanan.

(1) Proses risk assessment
Ada baiknya, sebelum SOP disusun, tim melakukan proses penilaian terlebih dahulu pada area kerja yang menjadi titik dan ruang lingkung keamanan. Adanya proses pendefinisian untuk dapat menetapkan kriteria resiko pada titik tersebut adalah hal penting, misalnya termasuk ke dalam kategori apa dalam resiko tersebut.

(2) Fungsi SOP Sebagai Pengendali
Susun/ desain SOP pada titik yang dimaksud sebagai bagian pengendalian dari pencegahan resiko yang muncul tersebut. Usahakan resiko yang muncul tersebut dapat ditangani dalam kegiatan yang ada dalam SOP tersebut.

(3) Desain SOP
Susun SOP dan rancang format pencatatan yang digunakan untuk mengukur evaluasi dan kinerja dari SOP yang dimaksud. Pastikan setiap tahapan dari pengendalian resiko tercatat.

Demikianlah tahapan perumusan SOP yang dapat dijalankan pada perusahaan jasa keamanan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja

Bagi perusahaan, melakukan proses pengukuran prestasi perusahaan tentu saja tidak bisa dilepaskan dari bagaimana perusahaan mendeskripsikan perhitungan dari output produktifitas karyawan.
Langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan proses perumusan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja harus dapat memperhatikan beberapa faktor.

(1) Faktor Tujuan Perusahaan
Tujuan perusahaan adalah nilai strategis yang kuat yang menjadi bagian penting arah dan pengembangan perusahaan. Dimana strategis perusahaan tersebut dijabarkan terlebih dahulu dalam bentuk suatu mekanisme yang dapat dijelaskan sebagai bagian strategis dalam pengembangan perusahaan. Penetapan tersebut kemudian dijabarkan ke dalam sasaran mutu per departemen.

(2) Kerangka sistem yang kuat
Proses penetapan sistem yang kuat akan menjadi daya dukung dalam mendesain Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang tepat dan efektif. Kerangka sistem yang mumpuni tersebut adalah adanya Standard Operating Procedure (SOP) dan desain organisasi yang efektif.

Dengan memperbaiki dan menyempurnakan kedua faktor tersebut, maka dapat dipastikan Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja Perusahaan dapat dijalankan secara optimal dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Set Up SOP Marketing

Dalam mengembangkan sistem dalam satu organisasi, salah satu tantangan terbesar dalam perusahaan adalah bagaimana mendesain SOP untuk Marketing. Banyak permasalahan yang menjadi bagian sulit ketika set up SOP pada divisi marketing dijalankan, dimana permasalahan yang muncul adalah adanya tingkat fleksibilitas yang tinggi yang menyebabkan framework dari sistem tidak bisa menjadi konsisten.

Lalu bagaimana proses yang tepat bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun set up SOP untuk marketing. Berikut adalah langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menyusun SOP untuk marketing.

(a) Mendefinisikan konsep marketing
Konsep marketing adalah nilai terpenting yang menjadi awal dari suatu proses desain operasional yang dijalankan dalam program marketing yang dimaksud. Penetapan sistem ini masuk ke dalam strategi yang akan dijalankan, dimana aspek budget juga berperan dalam penetapan konsep marketing yang ditetapkan tersebut.

(b) Desain Struktur Organisasi Marketing
Proses penetapan struktur organisasi marketing menjadi bagian penting dan utama dalam memastikan fungsi dan tanggung jawab yang ada pada komponen marketing tersebut. Setelah desain struktur ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan penetapan business process yang menjadi “rumah besar” dimana tahapan-tahapan operasional dalam organisasi marketing tersebut dijalankan.

(c) Penetapan SOP
Setelah menetapkan desain struktur organisasi, maka dilakukan proses penetapan yang terkait dengan penjelasan dari business process yang sudah ditetapkan dalam detail proses operasional yang dijabarkan dalam SOP. Detail SOP yang dapat dikembangkan dalam unit kerja marketing, seperti SOP Penjualan, SOP Promosi, SOP Pengembangan Usaha serta SOP yang terkait dengan penanganan order.

Pastikan SOP yang dikembangkan dalam perusahaan Anda dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengembangan SOP dalam perusahaqn Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal yang Perlu Diubah dalam Manajemen Keluarga

Banyak perusahaan keluarga, mengalami kesulitan ketika akan melakukan proses transformasi untuk menjadi perusahaan profesional. Kesulitan terbesar yang muncul adalah bagaiman mengubah sistem yang tadinya tersentral pada pimpinan (one man show) menjadi tersentral pada sistem. Pola kerja yang sistematik pada karyawan akan menjadi budaya penting yang akan mengalami suatu transformasi.

Terdapat 5 Hal penting yang menjadi pertimbangan ketika melakukan perubahan transformasi sistem manajemen yang dapat mendukung pendekatan manajemen yang dilakukan melalui sistem.

(1) Pengembangan SOP
Penerapan Standard Operating Procedure yang kuat dan efektif dapat membantu untuk mendudukkan proses operasional perusahaan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan. Bagaimana pemahaman terhadap sistem harus menjadi pertimbangan utama ketika sistem tersebut dijalankan.

(2) Penetapan Sistem SDM yang tepat
Ketika berbicara tentang sistem yang tepat, penetapan aspek proporsional obyektif terhadap SDM adalah hal yang tidak bisa ditunda. Dalam beberapa hal, perusahaan harus mempertimbangkan tentang pengembangan sistem kompetensi sebagai bagian penting dari pengelolaan sumber daya manusia.

(3) Perubahan sistem authorisasi
Untuk menghindari adanya sentralisasi terhadap sistem authorisasi, perusahaan harus menetapkan sistem leveling yang tepat terkait dengan penetapan authorisasi seperti yang dipersyaratkan dalam sistem.

(4) Penetapan target terukur
Salah satu indikator terpenting sudah dilakukannya perbaikan manajemen adalah kemunculan suatu bentuk target terukur. Target ini menjadi suatu bentuk format terukur yang dapat dilakukan proses penetapan evaluasi terkait dengan sistem ukuran yang obyektif untuk dicapai.

(5) Penetapan sistem pengawasan
Setelah tersedianya sistem dan penetapan proporsional yang efektif, maka program pengawasan dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam sistem.

Agar menciptakan nilai kompetitif yang kuat dalam usaha Anda, mulailah mempertimbangkan perubahan sistem manajemen di dalam perusahaan Anda menjadi sistem yang profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengoptimalkan Fungsi Supervisor dalam Pengendalian Implementasi SOP

Dalam proses pelaksanaan SOP (Standard Operating Procedure), adalah menjadi suatu tahapan proses yang perlu untuk dijalankan dengan konsisten dan tepat guna. Namun banyak yang dilupakan oleh perusahaan, bahwa fungsi pengendalian terhadap tahapan implementasi adalah suatu proses yang penting untuk dapat memastikan bahwa Standard Operating Procedure yang dimaksud dijalankan.

Fungsi pengembangan level supervisor adalah suatu bagian yang tidak dapat dilepas dari proses aplikasi proses implementasi SOP. Adapun pemahaman-pemahaman yang harus diperhatikan terkait dengan proses pengembangan supervisor adalah sebagai berikut.

(1) Fungsi Supervisor sebagai perencana lokal
Sebagai bagian dari perencanaan lokal yang mana melakukan proses perencanaan sederhana dan program kerja. Dalam kegiatan ini, supervisor harus dapat menjalankan fungsi analisis data terhadap output-output proses yang berupa suatu program pemrosesan data.

(2) Fungsi Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem membutuhkan suatu proses yang berasal dari suatu pengamatan terhadap proses yang kemudian dilakukan pemecahan terhadap sistem yang ada. Kebutuhan untuk pengembangan baseline SOP yang kuat dapat menjadi bagian tentang bagaimana suatu proses tersebut dijalankan.

(3) Fungsi Evaluasi Sistem
Supervisor melakukan proses evaluasi terhadap hasil pencapaian dari data-data program dan sistem yang ada. Dari proses evaluasi ini, supervisor diminta untuk dapat melakukan pemecahan masalah dan pengembangan sistem selanjutnya.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan fungsi supervisor. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengoptimalkan fungsi supervisor Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan Penyusunan KPI

Tahun 2014 sudah melalui suatu waktu satu semester, ada baiknya perusahaan melakukan evaluasi untuk mengukur kinerja perusahaan dan komponen-komponen yang ada dalam perusahaan. Adalah menjadi suatu tantangan yang amat strategis dalam peusahaan untuk dapat menentukan langkah selanjutnya untuk perusahaan.

Adalah menjadi hal yang sangat strategis bagi perusahaan agar dapat menyusun KPI (Key Performance Indicator) baik itu adalah suatu taget perusahaan yang kemudian diimplementasikan ke dalam seluruh bagian perusahaan, bahkan dapat didetailkan pada setiap karyawan yang ada dalam perusahaan.

Program pelatihan satu hari ini dijalankan untuk memastikan agar peserta pelatihan dapat memiliki pemahaman yang memadai serta menyusun KPI di dalam perusahaannya.

Adapun silabus pelatihan yang dimaksudkan tersebut terdiri atas:
(1) Pemahaman terhadap KPI
(2) Penyusunan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja
(3) Workshop Penyusunan KPI
(4) Penyusunan dokumentasi dan worksheet KPI

Pastikan KPI dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan strategis dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi ISO 9001 pada Institusi Pendidikan

Dalam kondisi saat ini, proses pengembangan terhadap sistem layanan dan kualitas output produk menjadi tantangan yang muncul pada seluruh perusahaan, organisasi maupun kelompok kerja baik itu yang terdapat pada sektor jasa maupun sektor manufacturing. Adalah menjadi suatu nilai penting dari institusi pendidikan, untuk dapat memastikan bahwa output jasa layanan pendidikannya memenuhi standar persyaratan, khususnya ISO 9001.

Perlukan institusi pendidikan untuk memiliki sertifikasi ISO 9001? Mengingat kebutuhannya tersebut, maka akan menjadi suatu strategi penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem layanan output organisasi dalam bentuk Sistem ISO 9001. Lalu bagaimana langkah-langkah kerja yang harus dilakukan oleh organisasi.

Langkah Pertama: Kajian Organisasi
Adalah penting ketika suatu organisasi akan melakukan program sertifikasi untuk dapat memastikan bahwa sistem yang terbentuk adalah sistem yang sesuai dalam memenuhi kebutuhan organisasi.

Langkah Kedua: Mendefinisikan Produk
Dalam konsep mutu, adalah sangat penting bagi organisasi untuk dapat mendefinisikan karakteristik produk-produk yang dihasilkan. Produk yang terbentuk dapat berupa produk internal yang terbentuk antar unit dalam organisasi dan produk output dari organisasi itu sendiri. Produk yang terdefinisi kemudian dilakukan proses pengendalian dengan memastikan sistem yang mengakomodasi aspek kualitas dari produk yang dimaksudkan tersebut.

Langkah Ketiga: Membentuk Tim ISO
Adalah sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memastikan adanya tim ISO yang bertanggung jawab dalam melakukan proses set up Sistem ISO 9001 yang bertanggung jawab dalam memastikan Sistem ISO termonitor sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

Langkah Keempat: Menyusun Sistem Dokumentasi
Dalam ISO 9001, dokumen adalah unsur yang penting meskipun hal yang dimaksud adalah bukan yang menjadi poin utama untuk dapat memastikan bahwa Sistem Dokumentasi yang dimaksud dapat dipastikan untuk dapat memastikan bahwa sistem dokumentasi tersebut dapat diaplikasikan dalam organisasi.

Langkah Kelima: Proses implementasi
Organisasi harus memastikan bahwa kegiatan implementasi harus dijalankan, terdapat suatu konsep yang memastikan bahwa sistem yang dibuat akan menjadi sistem terukur yang dapat dianalisis dalam program manajemen.

Lakukan proses penyusunan Sistem ISO 9001 yang tepat dalam perusahaan, pastikan bahwa sistem yang dibuat sesuai dengan organisasi Anda dan yang terpenting dapat dijalankan secara efektif. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat dalam melakukan proses set up sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)