Lain-lain

Proses dan tata cara pengembangan sistem lainnya dalam perusahaan termasuk K-3 dan aplikasi pengembangan lainnya

Standard Operating Procedure dan KPI

Banyak perusahaan gagal dalam melaksanakan proses implementasi Standard Operating Procedure.  Mengapa perusahaan tersebut gagal menjadi perusahaan dalam mengaplikasikan sistem?  Kesalahan terbesar adalah kurangnya evaluasi terhadap penerapan Standard Operating Procedure yang dimaksud.  Dimana perusahaan tidak melakukan analisis mengenai kesesuaian Standard Operating Procedure tersebut dijalankan dengan performa bisnis.  Sehingga manajemen perusahaan memiliki dua jenis sistem, yang satu adalah sistem pemanis yaitu indahnya kata-kata yang tersusun dalam Standard Operating Procedure dan yang lain adalah suatu pola manajemen yang mengejar target bisnis.

Akan menjadi waktu yang sangat tepat bagi perusahaan dalam menjalankan sinergi yang kuat antara Standard Operating Procedure dengan aplikasi Sistem Manajemen Performa.  Berikut adalah langkah-langkah yang tepat untuk diterapkan.

1.  Melakukan proses penetapan indikator prestasi dari individu karyawan

Proses penetapan indikator prestasi harus diselaraskan dengan uraian pekerjaan dan Standard Operating Procedure yang ada.  Lakukan proses pemastian bahwa output kinerja dan pengukuran nilai serta analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

2.  Tentukan mekanisme evaluasinya

Pastikan pengukuran kinerja terukur dalam bentuk dokumentasi yang secara sistematis dapat diaudit sehingga tidak menyebabkan adanya penyimpangan dalam proses analisis dan pengukuran dari kinerja yang ada.  Hal yang pasti mekanisme ini harus dapat mempertahankan adanya suatu unsur obyektifitas yang kuat sehingga tidak menyebabkan hilangnya motivasi pada diri karyawan ataupun individu yang ada dalam perusahaan.

3.  Tetapkan Sistem Punishment dan Reward yang sesuai

Hal ini memberikan nilai yang sangat penting dalam proses implementasi sistem manajemen performa, tujuannya agar konsistensi kebijakan dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebaiknya sistem manajemen unjuk kerja dalam bentuk KPI sudah harus langsung disusun berbarengan dengan proses penyusunan Standard Operating Procedure itu sendiri.  Lakukan proses aplikasi dan pengembangan yang tepat untuk perusahaan Anda, untuk meningkatkan kompetensi individu dalam perusahaan tidak ada salahnya untuk mengikuti pelatihan oleh provider pelatihan yang kompeten. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menulis SOP yang Tepat Sasaran

Kegiatan penulisan Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu tahapan yang termasuk bagian yang paling kritikal dalam proses penerapan dan aplikasi Standard Operating Procedure yang dimaksudkan tersebut.  Bagaimana tata cara menyusun SOP yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan dari pengguna Standard Operating Procedure.

1.  Proses dengan urutan yang jelas

Tata cara penyusunan Standard Operating Procedure harus memperhatikan urutan proses secara tepat dan jelas, dimana setiap tahapan harus berhubungan antara bagian satu dengan lainnya.  Kesulitan utama dalam proses penyusunan SOP dengan sistem narasi bagi individu pembaca yang tidak sabar membaca SOP adalah pembaca harus menyelesaikan dulu seluruh bagian dari SOP untuk memahami, khusus untuk orang dengan sifat teknis yang kuat membaca SOP dengan banyak deskriptif naratif sangat melelahkan dan lebih memilih dengan bentuk bagan alir biasa.

2.  Model dan bentuk SOP

Tersedia dua jenis model dan bentuk SOP yang ada, salah satunya adalah bentuk bagan alir (flow chart) dan bentuk deskriptif.  Bentuk ini memiliki nilai lebih dan kurang.  Seperti telah disebutkan sebelumnya bagan alir dengan bentuk flow chart sangat disukai oleh individu pembaca SOP yang simple dan sangat bersifat teknis.  Untuk jenis operasional retail yang detail bentuk alir proses sulit dibuat dalam bentuk flow chart karena banyak informasi yang sulit dijelaskan apabila bentuk diagram tersebut berbentuk flow chart.

3.  Bahasa penulisan

Usahakan bahasa penulisan dibuat ringkas dan tepat sasaran.  Bedakan tingkat sosial dan pendidikan dari user/ pengguna SOP.  Jenis pengguna SOP yang memiliki kapasitas pekerjaan praktis lebih menyukai proses penulisan yang sederhana dan to the point. Berbeda dengan type perencana yang lebih menyukai bahasa manajemen dengan detail informasi strategis.

Berangkat dari tiga saran dan rekomendasi ini, diharapkan Standard Operating Procedure yang dibuat oleh perusahaan dapat digunakan secara maksimal.  Untuk lebih mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari aplikasi SOP, tidak ada salahnya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat, misalnya dalam proses konsultasi

Sulitkah Industri Pangan Kecil Menerapkan ISO 22000?

Apakah Anda memiliki perusahaan dengan ukuran kelas kecil dan menengah serta pada saat ini sangat tertarik untuk melakukan program sertifikasi ISO 22000 ? Namun Anda tidak memiliki rasa percaya diri yang memadai untuk menerapkan sistem tersebut.  Jangan khawatir, proses aplikasi program sertifikasi ISO 22000 dapat dilakukan untuk semua jenis industri pangan, termasuk perikanan skala kecil.  Bagaimana langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan kecil dalam menerapkan ISO 22000?

Langkah Pertama: Lakukan Proses Pengkajian terhadap Kesesuaian Infrastruktur

Bagi beberapa perusahaan kecil, untuk memenuhi persyaratan yang distandarkan dalam penerapan Standar GMP yang tepat memang terlihat mahal, namun harus diamati dengan melihat nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah suatu bentuk investasi jangka panjang yang sangat tepat untuk dioptimalkan dalam kaitan pengembangan dan strategi pasar perusahaan.

Langkah Kedua: Melakukan Pelatihan Karyawan

Lakukan proses pelatihan terhadap karyawan dan memastikan bahwa pelatihan yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.  Pastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan pelatihan yang tepat dan dijalankan oleh provider yang baik sehingga aspek kompetensi dari karyawan tersebut terpenuhi.

Langkah Ketiga: Melakukan Proses penyusunan dokumen

Sedikit berbeda dengan perusahaan besar, proses penyusunan dokumen pada perusahaan kecil harus memperhatikan tingkat kepraktisan dan kemudahan dalam menjalankan implementasinya.  Dalam perusahaan kecil, kadangkala proses pekerjaan dijalankan secara multitask, artinya satu indiidu orang menjalankan banyak pekerjaan.  Pastikan juga jangan menyebabkan perusahaan terjebak dalam kondisi banyaknya pekerjaan dokumentasi.

Langkah Keempat: Kegiatna Internal Audit

Harus dapat dipastikan bahwa kegiatan internal audit dapat dijalankan sesuai dengan persyaratan.  Mengingat kapasitas perusahaan yang masih sederhana, justru dapat memberikan nilai positif dalam melakukan kegiatan audit internal yang detail serta optimal.

Demikian empat langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan skala industri pangan kecil untuk mengaplikasikan ISO 22000, pilih provider badan sertifikasi yang tepat untuk dapat memastikan bahwa penerapan program ISO 22000 dapat dijalankan secara optimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengukuran Soft Competency (2 Hari)

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki model kompetensi yang tepat?  Apakah perusahaan Anda sudah memiliki metode pengukuran terhadap kompetensi yang dimiliki? Apakah alat ukur yang perusahaan Anda gunakan tersebut sudah tepat dalam melakukan proses pengukurannya? Kami mengadakan kegiatan pelatihan yang bertujuan untuk memberikan wawasan, kompetensi maupun keahlian pada praktisi HR untuk memahami konsep dasar dari pengukuran kompetensi.

Pelatihan itu sendiri kami  bagi menjadi dua hari, dengan detail kegiatan pelatihan adalah sebagai berikut.

Hari Pertama

Pengenalan kompetensi, pemahaman model kompetensi dalam perusahaan, penyusunan metode dan pengujian kompetensi, sistem dokumentasi dan pengelolaan kompetensi karyawan

Hari Kedua

Tata Cara Penyusunan Alat Ukur, Teknik pengujian item (reliabilitas dan validitas) alat ukur, serta tata cara administrasi kegiatan pengukuran

Diharapkan dengan dua hari pelatihan ini, praktisi HR tidak terjebak ke arah yang tidak tepat dalam melakukan proses pengembangan kompetensi yang ada dalam perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Penyusunan Standard Operating Procedure

Tertarik untuk melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan Anda. Banyak nilai positif yang dapat dimiliki oleh individu ketika melakukan proses penyusunan terhadap Standard Operating Procedure sesuai dengan kondisi yang ada dalam perusahaan Anda?

Pelatihan yang dijalankan itu sendiri selain memberikan panduan mengenai pemahaman business prosess serta pendetailan terhadap Standard Operating Procedure juga memberikan suatu strategi tentang bagaimana SOP itu sendiri nantinya akan dikembangkan menjadi suatu bentuk penilaian terukut yaitu sebagai Key Performance Indicator dari suatu SOP yang akan dijalankan.

Berikut adalah detail dari pelaksanaan pelatihan yang akan dijalankan

Hari pertama

1.  Penyusunan business process

2.  Teknik dan proses interview

3.  Penyusunan pemetaan proses

4. Penyusunan alir proses

5.  Proses penetapan detail alir proses

Hari kedua

1. Penetapan output hasil proses

2. Penetapan ukuran keberhasilan kerja

3. Sistem evaluasi dalam SOP

4. Teknik dan pengembangan implementasi SOP

Diharapkan dengan pelatihan dua hari, peserta menjadi paham dan memiliki penambahan kompetensi untuk dapat menyusun Standard Operating Procedure di perusahaannya. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Sertifikat ISO 9001:2008 bukan hanyalah Sertifikat ISO Belaka

Mungkin ada sudah seringkali mendengarkan informasi yang berhubungan dengan sertifikasi ISO 9001: 2008. Apakah sertifikat ISO 9001:2008 hanyalah secarik kertas sertifikasi sederhana yang dapat “dibeli” perusahaan?

Secara sistematis, sistem ISO 9001  adalah bentuk dukungan psikologis, financial maupun infrastruktur manajemen ke dalam perusahaan. Konsep strategis ini kemudian menjadi pedoman manajemen mutu yang berkaitan dengan aspek bisnis.  Pengelolaan tujuan dan inspirasi yang terealisasi dalam implementasi dalam bidang sumber daya manusia.

Ada pendapat yang mengatakan bahwa ISO 9001: 2008 banyak melibatkan dokumentasi, apakah itu benar? Komitmen wajib tertuang dalam dokumen dan harus direalisasikan secara optimal. Ketersediaan dokumen itu sendiri memang dibutuhkan mengingat sistem ini harus dipastikan tersedia aturan tertulis, memiliki kemudahan untuk diaudit, bukti pelaksanaan operasional.

Pengelolaan dan pengembangan terhadap perusahaan harus dipastikan dilakukan melalui siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action)  dengan tujuan sebagai perbaikan berkesinambungan pada tujuan dan sasaran perusahaan.

Proses audit mutu merupakan salah satu metode yang paling efektif dan dalam proses evaluasi efektifitas terhadap penerapan Sistem ISO 9001. Audit dilakukan dengan cara pemeriksaan lapangan, observasi dari proses dan lokasi kerja, termasuk proses pemeriksaan dokumen.

Persyaratan penting yang harus dimiliki untuk menjadi auditor ISO adalah mengikuti pelatihan pemahaman dan audit dari ISO 9001:2008 (untuk mendapatkan kualifikasi sebagai auditor internal).  Namun, pelatihan belum dapat menjamin seseorang auditor handal dalam Sistem ISO 9001.  Auditor yang baik tidak hanya membutuhkan adanya pengetahuan ISO 9001 saja namun juga harus memahami prinsip dari proses bisnis perusahaan.  Proses komunikasi yang positif dapat membantu untuk melaksanakan proses audit yang tepat tanpa konflik.  Kepentingan auditor adalah mengidentifikasi ketidaksesuaian bukan menjustifikasi kesalahan personel.

Apakah dampak yang signifikan dalam penerapan ISO 9001 bagi customer? Pertama, penerapan tujuan perusahaan salah satunya adalah untuk mendapatkan kepuasan pelanggan. Secara sistematis perusahaan melakukan identifikasi secara berkala terhadap kebutuhan customer, kemudian mengembangkan dan mengelola manajemen yang tepat untuk memastikan kebutuhan customer terpenuhi. Kedua, perusahaan secara berkala perusahaan melakukan  pengukuran kepuasan pelanggan.

Ketiga, sebagai pelanggan, customer dapat berperan aktif dalam mengembangkan perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemen ISO 9001:2008. Kontribusi Anda, dalam bentuk pembelian produk, keluhan bahkan pembelian produk competitor menjadi proses evaluasi untuk memastikan perbaikan dan pengembangan  perusahaan.

Mulailah sekarang Anda merencanakan adanya pengembangan sistem manajemen internal dalam organisasi Anda secara tepat.  ISO 9001:2008 dapat memberikan solusi baik bagi perusahaan maupun pelanggan dalam mengembangkan dan mengelola kualitas produk (barang dan jasa).

PROGRAM SELEKSI INTERNAL: Bagaimana Caranya?

Banyak perusahaan yang terjebak oleh adanya urgency bisnis dibandingkan dengan kebutuhan pengembangan sistem.  Apakah hal tersebut dapat disalahkan?  Agak sulit untuk menjawab, karena kadangkala pertumbuhan bisnis pada beberapa perusahaan sangat sulit diprediksi.  Ketika pertumbuhan untuk semakin cepat, organisasi mengalami kondisi dimana mau tidak mau untuk melakukan proses “seleksi” internal terhadap individu yang ada dalam perusahaan.  Pada saat ini, beberapa perusahaan menyebutkan adalah manajemen alam, dimana individu yang kuat dan loyal dapat terus mengikuti perjalanan perusahaan namun individu yang tidak kompeten dan mau untuk berkembang dapat menjadi “korban” dan lari dari perusahaan.

Teorinya adalah demikian, namun apa lacur apabila sistem seleksi tersebut gagal untuk secara tepat mengakomodasi program seleksi internal yang dijalankan di dalam perusahaan? Justru perusahaan akan mengalami kondisi kehilangan orang-orang yang kompeten di dalam perusahaan.  Alternatif yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan menyusun program seleksi internal yang tepat, sehingga proses memisahkan antara individu yang kompeten (kemampuan dan keahlian) menjadi berada dalam perusahaan sedangkan yang tidak kompeten menjadi secara otomatis terseleksi dengan alam. Berikut adalah alternatif yang dapat dijalankan.

1.  Program Management Trainee

Pembuatan program manajemen ini adalah untuk menjaring individu yang dapat menduduki posisi manajemen di dalam perusahaan.  Penarikan bisa dilakukan pada saat proses rekruitmen awal dalam perusahaan ataupun dengan cara melakukan proses pengelompokan terhadap karyawan yang sudah berada di dalam perusahaan.  Konsep keahlian manajerial, yaitu mengelola perusahaan melalui mekanisme sistem masih kuat menempel di posisi ini, namun aspek pengembangan kepemimpinan terkesan menjadi dipaksakan.  Karena individu yang berada dalam kelompok ini “dipaksa” untuk menduduki posisi di berbagai tempat di dalam organisasi.  Untuk meminimalkan resiko adanya masalah yang berkaitan dengan aspek leadership dari individu, disarankan bahwa individu karyawan yang dimaksud juga dilatih kepemimpinan sehingga ke depannya tidak terdapat masalah yang berkaitan dengan cara memimpin individu yang dimaksud.

2.  Program Leadership Development Program

Program ini lebih mengetengahkan bagaimana proses membina aspek kepemimpinan yang ada dalam organisasi atau perusahaan yang dimana ada kaitannya terkait dengan pengembangan pola kepemipinan dalam diri individu yang bersangkutan.  Program ini memadukan antara aspek training, coaching dan penilaian kinerja.  Program training adalah kegiatan pelatihan dimana individu dibuat secara simulasi merasa berada dalam kondisi harus dapat memecahkan masalah yang ada.  Sedangkan konsep coaching adalah dengan melakukan proses pemantauan yang akurat terkait dengan implementasi fungsi kepemimpinan di lapangan.

3. Program Pengukuran Kinerja

Program ini dapat secara kuat mendeskripsikan dan melakukan proses pengukuran terhadap aspek seleksi internal dalam perusahaan.  Indikator pengukuran yang akurat dan obyektif itulah yang dapat digunakan untuk menjalankan fungsi seleksi yang ada pada diri setiap individu yang ada dalam perusahaan.  Program pengukuran kinerja yang akurat inilah yang dapat digunakan untuk melakukan program pemisahan terhadap individu yang memiliki nilai kinerja yang positif dibandingkan dengan rekan sekerja lainnya.

Dari sini, perusahaan sudah dapat melakukan program seleksi internal.  Lakukan proses perencanaan terhadap program secara tepat agar tidak terjadi proses pembuangan budget secara berlebihan di dalam perusahaan untuk suatu investasi yang percuma.  Kembangkan budaya perusahaan positif agar, konsep seleksi bukan untuk memecah kelompok yang ada dalam organisasi namun lebih kedapa nilai kompetisi untuk menjadi lebih baik. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Business Plan: Meningkatkan Rasa Percaya Diri Dalam Berusaha

Ketika melakukan proses pendirian perusahaan awal, sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan penyusunan business plan.  Ingin membuat business plan sendiri namun tidak tahu caranya atau membutuhkan teman diskusi dalam melakukan proses penyusunannya?  Banyak perusahaan ragu ingin menggunakan jasa konsultan, hal ini dapat disebabkan karena konsultan yang akan direkruit kadangkala tidak memahami secara tepat karakteristik bisnis yang ada, dan kalaupun tahu ditakutkan adalah munculnya resiko tidak terjaminnya rahasia perusahaan. Lalu apa solusinya? Mengapa tidak mencoba untuk membuat sendiri business plan untuk perusahaan Anda.

Dengan pelatihan business plan selama dua hari, materi yang diberikan meliputi sebagai berikut:

HARI PERTAMA

1. Pemahaman visi dan misi perusahaan

2.  Pengenalan dan pemahaman produk

3.  Teknik dan strategi survey pasar

4.  Proses penetapan kerangka kerja dan target jangka pendek, menengah dan jangka panjang

5.  Proses estimasi bentuk dan pengembangan organisasi

HARI KEDUA

1. Proses penyusunan dan alokasi budget

2.  Penyusunan skema optimistis, realistis dan pesimistis

3.  Penetapan kerangkan acuan dan strategi bisnis untuk mencapai BEP

4.  Teknik dan evaluasi penyusunan Business Plan lengkap

Tidak ada ruginya, bagi Anda untuk menguasai kemampuan ini.  Apabila tidak dapat mengerjakan sendiri, Anda dapat melakukan proses koordinasi yang tepat dengan pihak konsultan agar tidak salah arah dalam proses penyusunan business plan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengembangan SOP dengan Quality Function Deployment

Perusahaan Anda sudah memiliki Standard Operating Procedure (SOP), namun masih melihat bahwa kinerja perusahaan belum maksimal.  Inilah waktu yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemetaan ulang terhadap kebutuhan sistem yang ada dalam perusahaan Anda.  Khususnya bagi perusahaan jasa, dimana konsep untuk pendetailan terhadap uraian kerja yang ada dan melakukan proses pengambilan informasi terhadap proses yang ada dalam organisasi ataupun perusahaan.

Dengan mengikuti pelatihan, terdapat gambaran yang jelas bagaimana proses pengambilan informasi dari pelanggan dapat mempengaruhi keputusan internal terkait dengan strategi pengembangan perusahaan.  Dari strategi itulan, kemudian dilakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure.  Dengan proses ini, pendetailan tahapan proses menjadi tepat, akurat dan sesuai dengan sasaran kerja yang diharapkan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Penyusunan Sistem Performa Kerja Perusahaan

 

Perusahaan Anda mengalami permasalahan dengan banyaknya pertanyaan dari karyawan, tentang apa saja yang menjadi dasar dari kenaikan gaji, adanya karyawan yang tidak terevaluasi secara tepat dan obyektif serta munculnya demotivasi dari karyawan berprestasi.  Pada saat itulah, sudah menjadi waktu yang tepat bagi perusahaan untuk mulai mengembangkan sistem evaluasi performa kerja. Program pelatihan SDM (Sumber Daya Manusia) yang berhubungan dengan proses penyusunan sistem performa kerja perusahaan inilah yang dapat menjadi suatu bentuk contoh yang tepat dalam proses pengembangan sistem kerja.

Lalu apa saja yang menjadi materi pelatihan.

1.  Penyusunan dan pendeskripsian output pekerjaan

Sangat penting bagi perusahaan, pada saat akan melakukan proses penyusunan performa kerja ini melakukan proses penetapan indikator terhadap output pekerjaan terlebih dahulu.  Dari setiap pekerjaan ataupun jabatan yang ada, lakukan proses pendetailan output dan sistem yang tepat.  Tujuannya adalah memastikan adanya obyek evaluasi yang akan menjadi bukti suatu nilai bahwa pekerjaan yang dimaksud telah dijalankan sesuai dengan konsep yang diharapkan.

2.  Penetapan dan analisis inovasi dan efisiensi

Tetapkan peranan individu tersebut terkait dengan kemajuan dan kontribusi efisiensi dalam perusahaan.  Pertimbangkan bahwa hal ini akan membedakan suatu bobot yang penting dalam proses penciptaan indikator prestasi.

3. Susun indikator prestasi

Lakukan proses penyusunan terhadap indikator prestasi kerja, lakukan penyusunan secara bertahap dari indikator prestasi yang ditetapkan dalam perusahaan sampai dengan indikator yang ditetapkan per unit kerja ataupun individu jabatan yang dimaksud.

4.  Tetapkan tata cara evaluasi dijalankan

Penetapan metode evaluasi, maupun pelatihan kepada tim evaluator, lakukan proses penyusunan prosedur verifikasi untuk memastikan bahwa penilaian performa kerja dapat dijalankan sesuai dengan harapan.

 

Demikianlah bagaimana pelatihan ini dapat memberikan panduan yang tepat bagi perusahaan dalam melakukan penyusunan sistem performa kerja.  Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat bagi perusahaan Anda untuk mengembangkan sistem performa kerja yang dimaksudkan tersebut. (amarylliap@yahoo.c0m, 08129369926)