Pengelolaan Komunikasi Internal (yang Tepat) dalam Penerapan ISO 22000

Dalam proses penerapan ISO 22000, terdapat klausul yang terkait dengan proses komunikasi internal.  Bagaimana tahapan dan tata cara yang digunakan untuk mengaplikasikan klausul komunikasi internal ini?

(1) Peranan Food Safety Team Leader

Pelaku industri harus menunjuk satu individu internal yang ada dalam perusahaan sebagai koordinator dalam pelaksanaan komunikasi internal.  Salah satu hal yang paling penting untuk dioptimalkan dan dikelola adalah pemastian adanya sistem dokumentasi yang tepat yang digunakan dalam aplikasi penerapan Sistem ISO 22000 yang dimaksudkan tersebut.

(2) Teknik dan metode sosialisasi

Kesadaran terhadap aspek penting dalam proses implementasi keamanan pangan harus dapat dipastikan tersampaikan secara tepat baik .  Dalam proses aplikasi internal, perusahaan dapat mendesain pelatihan, proses sosialisasi, brosur-brosur ataupaun diimplementasikan ke dalam fungsi dan jabatan yang ada dalam perusahaan.

(3) Memastikan keterbaharuan persyaratan dan peraturan perundang-undangan

Melakukan adanya pengembangan aspek keterbaharuan yang terkait dengan persyaratan peraturan dan perundang-undangan.  Lakukan proses pemastian keterbaharuan terhadap sistem yang ada secara periodik untuk memastikan bahwa aturan dan perundang-undangan yang ada adalah benar-benar yang terbaru.

Bagaimana lanjutan dari proses komunikasi ini akan Anda kembangkan, tentu saja proses ini tergantung dalam budaya dan karakter bisnis yang dijalani.  Lakukan proses komunikasi yang optimal sehingga penerapan Sistem ISO 22000 di dalam perusahaan Anda tidak hanya jargon semata namun benar-benar terimplementasi ke dalam bidaya perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Aplikasi HACCP pada Produk Makanan Segar

Pada saat ini produk pangan segar memiliki segmentasi pemasaran yang bagus.  Beberapa konsumen mulai melihat status pembuatan produk pangan segar sebagai alternatif baru pada makanan sehat.  Lalu bagaimanakah teknik aplikasi HACCP pada Produk Manakan Segar itu sendiri.

(1)  Jenis Bahan Pangan

Pelaku industri/ proses harus melakukan proses analisis terlebih dahulu terhadap aspek resiko keamanan pangan yang terdapat pada bahan pangan segar itu sendiri.  Mengingat proses pengolahannya yang tidak mengalami proses pemasanan lanjutan maka proses perlakuan penerimaan bahan baku harus didesain secara tepat.  Adapun tahapan dan metode yang harus digunakan dalam kegiatan aplikasi tersebut meliputi:

(a) Seleksi pemasok (b) Pemeriksaan kualitas terhadap bahan baku, proses pemeriksaan ini meliputi seluruh parameter yang ditetapkan dalam Standard Nasional/ Internasional Produk itu sendiri (c) Audit dokumentasi terhadap produk yang dipasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

(2) GMP (Good Manufacturing Practice) pada Makanan Segar

Teknik aplikasi GMP pada produk makanan segar didesain dalam bentuk tingkat pengendalian yang sangat insentif sesuai dengan resiko yang muncul.  Bagaimana menetapkan sistem sanitasi yang tepat dan personal hygiene yang sesuai dengan tingkat resiko bahan pangan, faktor itulah yang merupakan faktor terpenting dalam aspek pengelolaan dan pengembangan sistem GMP yang muncul.

(3) Teknik Penyimpanan dan Distribusi

Teknik penyimpanan dan distribusi produk pangan segar adalah faktor kritikal yang harus dikendalikan agar makanan tersebut aman ketika dikonsumsi.  Pengendalian temperatur, proses penanganan dan rotasi dari penempatan produk serta proses dan sistem penyimpanan lainnya menjadi suatu bentuk tahapan proses yang dimasukkan ke dalam tahapan OPRP (Operational Pre Requisite Program).

Pastikan produk Anda terlindungi dan aman dikonsumsi oleh pelanggan. Kembangkan dan kelola sistem aplikasi HACCP di dalam proses operasional Anda secara tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Assessment dalam Penempatan Karyawan

Banyak perusahaan yang melakukan proses rekruitmen tanpa menggunakan proses assessment.  Apakah hal ini salah?  Proses seleksi dan penempatan karyawan yang tidak dibarengi dengan analisis yang tepat dapat menjadi masalah dalam proses penempatan karyawan dalam perusahaan.  Mengapa?

Dalam kapasitas seorang individu berada dalam suatu posisi, individu tersebut harus dibarengi dengan dua komponen yang menyertainya.

Komponen pertama adalah trait, yang mana adalah bagian dari diri individu yang tidak dapat diubah oleh faktor eksternal, misalnya personality.  Personality merupakan bagian dari individu yang merupakan suatu bentuk profil yang membentuk individu dalam berprilaku dan secara tetap tidak akan berubah.  Sedikit berbeda dengan assessment, pada kegiatan assessment pengukuran yang dijalankan adalah dengan melakukan proses pengukuran kompetensi.  Kompetensi dalam beberapa hal terkait dengan skill, dimana ada komponen yang terkait dengan program pelatihan yang dapat dioptimalkan.

Komponoen kedua adalah kompetensi, ini yang sudah disebutkan sebelumnya. Sedikit berbeda dengan trait, sebagai contoh individu yang memiliki kapasitas trait leadership yang rendah dapat dikembangkan kompetensinya terkait dengan managerial skill dimana individu yang bersangkutan dapat mengoptimalkan dan mengembangkan kapasitasnya sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

Secara otomatis dengan proses assessment yang optimal, perusahaan dapat menetapkan program pengelolaan karyawan yang tepat dan terarah sehingga kapasitas individu yang ditetapkan dapat secara total menjadi nilai terukur yang sangat maksimal tentu saja tidak membuang waktu dan uang.  Lakukan kegiatan assessment dengan menggunakan provider konsultan HR yang tepat sehingga perusahaan Anda dapat memiliki keuntungan yang maksimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Standard Operating Procedure dan KPI

Banyak perusahaan gagal dalam melaksanakan proses implementasi Standard Operating Procedure.  Mengapa perusahaan tersebut gagal menjadi perusahaan dalam mengaplikasikan sistem?  Kesalahan terbesar adalah kurangnya evaluasi terhadap penerapan Standard Operating Procedure yang dimaksud.  Dimana perusahaan tidak melakukan analisis mengenai kesesuaian Standard Operating Procedure tersebut dijalankan dengan performa bisnis.  Sehingga manajemen perusahaan memiliki dua jenis sistem, yang satu adalah sistem pemanis yaitu indahnya kata-kata yang tersusun dalam Standard Operating Procedure dan yang lain adalah suatu pola manajemen yang mengejar target bisnis.

Akan menjadi waktu yang sangat tepat bagi perusahaan dalam menjalankan sinergi yang kuat antara Standard Operating Procedure dengan aplikasi Sistem Manajemen Performa.  Berikut adalah langkah-langkah yang tepat untuk diterapkan.

1.  Melakukan proses penetapan indikator prestasi dari individu karyawan

Proses penetapan indikator prestasi harus diselaraskan dengan uraian pekerjaan dan Standard Operating Procedure yang ada.  Lakukan proses pemastian bahwa output kinerja dan pengukuran nilai serta analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

2.  Tentukan mekanisme evaluasinya

Pastikan pengukuran kinerja terukur dalam bentuk dokumentasi yang secara sistematis dapat diaudit sehingga tidak menyebabkan adanya penyimpangan dalam proses analisis dan pengukuran dari kinerja yang ada.  Hal yang pasti mekanisme ini harus dapat mempertahankan adanya suatu unsur obyektifitas yang kuat sehingga tidak menyebabkan hilangnya motivasi pada diri karyawan ataupun individu yang ada dalam perusahaan.

3.  Tetapkan Sistem Punishment dan Reward yang sesuai

Hal ini memberikan nilai yang sangat penting dalam proses implementasi sistem manajemen performa, tujuannya agar konsistensi kebijakan dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebaiknya sistem manajemen unjuk kerja dalam bentuk KPI sudah harus langsung disusun berbarengan dengan proses penyusunan Standard Operating Procedure itu sendiri.  Lakukan proses aplikasi dan pengembangan yang tepat untuk perusahaan Anda, untuk meningkatkan kompetensi individu dalam perusahaan tidak ada salahnya untuk mengikuti pelatihan oleh provider pelatihan yang kompeten. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menulis SOP yang Tepat Sasaran

Kegiatan penulisan Standard Operating Procedure atau SOP adalah salah satu tahapan yang termasuk bagian yang paling kritikal dalam proses penerapan dan aplikasi Standard Operating Procedure yang dimaksudkan tersebut.  Bagaimana tata cara menyusun SOP yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan dari pengguna Standard Operating Procedure.

1.  Proses dengan urutan yang jelas

Tata cara penyusunan Standard Operating Procedure harus memperhatikan urutan proses secara tepat dan jelas, dimana setiap tahapan harus berhubungan antara bagian satu dengan lainnya.  Kesulitan utama dalam proses penyusunan SOP dengan sistem narasi bagi individu pembaca yang tidak sabar membaca SOP adalah pembaca harus menyelesaikan dulu seluruh bagian dari SOP untuk memahami, khusus untuk orang dengan sifat teknis yang kuat membaca SOP dengan banyak deskriptif naratif sangat melelahkan dan lebih memilih dengan bentuk bagan alir biasa.

2.  Model dan bentuk SOP

Tersedia dua jenis model dan bentuk SOP yang ada, salah satunya adalah bentuk bagan alir (flow chart) dan bentuk deskriptif.  Bentuk ini memiliki nilai lebih dan kurang.  Seperti telah disebutkan sebelumnya bagan alir dengan bentuk flow chart sangat disukai oleh individu pembaca SOP yang simple dan sangat bersifat teknis.  Untuk jenis operasional retail yang detail bentuk alir proses sulit dibuat dalam bentuk flow chart karena banyak informasi yang sulit dijelaskan apabila bentuk diagram tersebut berbentuk flow chart.

3.  Bahasa penulisan

Usahakan bahasa penulisan dibuat ringkas dan tepat sasaran.  Bedakan tingkat sosial dan pendidikan dari user/ pengguna SOP.  Jenis pengguna SOP yang memiliki kapasitas pekerjaan praktis lebih menyukai proses penulisan yang sederhana dan to the point. Berbeda dengan type perencana yang lebih menyukai bahasa manajemen dengan detail informasi strategis.

Berangkat dari tiga saran dan rekomendasi ini, diharapkan Standard Operating Procedure yang dibuat oleh perusahaan dapat digunakan secara maksimal.  Untuk lebih mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari aplikasi SOP, tidak ada salahnya perusahaan mencari referensi eksternal yang tepat, misalnya dalam proses konsultasi

Sulitkah Industri Pangan Kecil Menerapkan ISO 22000?

Apakah Anda memiliki perusahaan dengan ukuran kelas kecil dan menengah serta pada saat ini sangat tertarik untuk melakukan program sertifikasi ISO 22000 ? Namun Anda tidak memiliki rasa percaya diri yang memadai untuk menerapkan sistem tersebut.  Jangan khawatir, proses aplikasi program sertifikasi ISO 22000 dapat dilakukan untuk semua jenis industri pangan, termasuk perikanan skala kecil.  Bagaimana langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan kecil dalam menerapkan ISO 22000?

Langkah Pertama: Lakukan Proses Pengkajian terhadap Kesesuaian Infrastruktur

Bagi beberapa perusahaan kecil, untuk memenuhi persyaratan yang distandarkan dalam penerapan Standar GMP yang tepat memang terlihat mahal, namun harus diamati dengan melihat nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah suatu bentuk investasi jangka panjang yang sangat tepat untuk dioptimalkan dalam kaitan pengembangan dan strategi pasar perusahaan.

Langkah Kedua: Melakukan Pelatihan Karyawan

Lakukan proses pelatihan terhadap karyawan dan memastikan bahwa pelatihan yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.  Pastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan pelatihan yang tepat dan dijalankan oleh provider yang baik sehingga aspek kompetensi dari karyawan tersebut terpenuhi.

Langkah Ketiga: Melakukan Proses penyusunan dokumen

Sedikit berbeda dengan perusahaan besar, proses penyusunan dokumen pada perusahaan kecil harus memperhatikan tingkat kepraktisan dan kemudahan dalam menjalankan implementasinya.  Dalam perusahaan kecil, kadangkala proses pekerjaan dijalankan secara multitask, artinya satu indiidu orang menjalankan banyak pekerjaan.  Pastikan juga jangan menyebabkan perusahaan terjebak dalam kondisi banyaknya pekerjaan dokumentasi.

Langkah Keempat: Kegiatna Internal Audit

Harus dapat dipastikan bahwa kegiatan internal audit dapat dijalankan sesuai dengan persyaratan.  Mengingat kapasitas perusahaan yang masih sederhana, justru dapat memberikan nilai positif dalam melakukan kegiatan audit internal yang detail serta optimal.

Demikian empat langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan skala industri pangan kecil untuk mengaplikasikan ISO 22000, pilih provider badan sertifikasi yang tepat untuk dapat memastikan bahwa penerapan program ISO 22000 dapat dijalankan secara optimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pentingnya Interview dalam Proses Rekruitmen

Dalam kegiatan proses penerimaan karyawan, selain melakukan proses psikotest, kegiatan interview juga menjadi bagian yang penting dalam kegiatan rekruitmen.  Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dari pihak interviewer untuk melakukan proses tanya jawab ketika melakukan kegiatan interview.

1) Memahami kesesuaian profil dari applicant terhadap budaya perusahaan

Psikotest dan test kecerdasan menyesuaikan profil individu (trait) terhadap kesesuaiannya dengan karakteristik pekerjaannya.  Masalah karakter budaya perusahaan dengan profil orangnya belum tentu sesuai dengan standar budaya yang ada.  Beberapa pertimbangan yang perlu untuk diperhatikan adalah kesesuaian budaya perusahaan tersebut dengan nilai yang dianut oleh calon karyawan yang dimaksud.

Misalnya, karyawan tersebut menganut konsep atau nilai budaya yang lebih terkait dengan aspek keluarga, sedangkan perusahaan membutukan individu yang memiliki nilai prioritas yang kuat ke arah profesional tentu akan sulit menyatukan.  Atau misalnya nilai yang dianut karyawan adalah gaji namun perusahaan lebih melihat pada nilai pencapaian target kerja.

2) Memahami fleksibilitas dai individu caon karyawan

Kadangkala ada hal lain yang dapat mengembangkan kompetensi individu tersebut melebihi kapasitas yang ada, seperti motivasi dan konsep diri dimana kekuatan internal dari individu tersebut dapat secara optimal mengalahkan profil yang dimiliki oleh calon karyawan.  Dimana individu yang dinyatakan tidak dapat memiliki profil seorang QC misalnya, namun ternyata memiliki motivasi yang tinggi untuk mempelajari hal baru sehingga pemahaman terhadap konsep QC dapat ia pelajari dan ia dapat mengalahkan orang lain yang dinyatakan lebih memiliki profil yang tepat.

3) Mengukur kompetensi komunikasi dan sosialisasi

Sudah pasti! Bahwa proses interview yang dijalankan memberikan nilai dan pemahaman bahwa kemampuan berkomunikasi dan sosialisasi dapat dilakukan pengukuran dengan interview.  Bagaimana calon karyawan dapat menjawab dengan runtutan dan tautan yang tepat dalam kaitan suatu artikel atau informasi tertentu.  Bagaimana menyusun informasi dan runtutannya, energy yang dibuat oleh calon karyawan sehingga meningkatkan motivasi serta aspek pengembangan lainnya yang terkait dengan proses komunikasi dan sosialisasi yang akan disampaikan kepada orang lain.

Melihat pentingnya interview itu dijalankan untuk proses rekruitment ada baiknya bagi perusahaan untuk lebih mengoptimalkan metode dan teknik interview yang dilakukan ketika akan melakukan proses rekruitmen.  Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan proses rekruitmen di dalam perusahaan Anda, khususnya untuk proses dan kegiatan interview itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Sistem Dalam Perusahaan Keluarga

Bagaimana mengaplikasikan sistem yang tepat dalam perusahaan keluarga? Apakah memungkinkan untuk mengoptimalkan sistem dalam perusahaan yang masih menggunakan konsep sistem tradisional?  Lalu bagaimana tata cara yang tepat dalam mengimplementasikan sistem?

Strategi yang paling tepat dalam mengaplikasikan sistem dalam perusahaan keluarga dapat dilakukan dengan menggunakan alternatif sebagai berikut:

1) Aplikasi Sistem Manajemen yang Teraudit

Tetapkan jenis sistem manajemen yang digunakan dengan menggunakan sistem yang dapat diaudit.  Pastikan sistem yang digunakan dapat diaudit oleh suatu mekanisme audit yang profesional dan independen di luar perusahaan.  Seperti Sistem Manajemen ISO, dimana konsep penilaian implementasi dijalankan dalam sistem manajemen audit yang dijalankan di lapangan.

2) Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang Obyektif

Melakukan proses penyusunan sistem performa unjuk kerja yang ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan yang terukur dan ditetapkan dalam mekanisme yang tepat.  Pengembangan Sistem Manajemen Unjuk Kerja tersebut harus dijalankan berdasarkan status yang tercatat dan terdokumentasi.

Kedua jenis dan strategi sistem ini merupakan bentuk pengembangan alternatif yang sangat tepat bagi perusahaan yang memiliki mekanisme kinerja keluarga dan tradisional untuk dapat bersaing dengan perusahaan yang profesional.  Lakukan proses penetapan referensi eksternal yang tepat dalam melakukan aplikasi terhadap Sistem Manajemen di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Pengukuran Soft Competency (2 Hari)

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki model kompetensi yang tepat?  Apakah perusahaan Anda sudah memiliki metode pengukuran terhadap kompetensi yang dimiliki? Apakah alat ukur yang perusahaan Anda gunakan tersebut sudah tepat dalam melakukan proses pengukurannya? Kami mengadakan kegiatan pelatihan yang bertujuan untuk memberikan wawasan, kompetensi maupun keahlian pada praktisi HR untuk memahami konsep dasar dari pengukuran kompetensi.

Pelatihan itu sendiri kami  bagi menjadi dua hari, dengan detail kegiatan pelatihan adalah sebagai berikut.

Hari Pertama

Pengenalan kompetensi, pemahaman model kompetensi dalam perusahaan, penyusunan metode dan pengujian kompetensi, sistem dokumentasi dan pengelolaan kompetensi karyawan

Hari Kedua

Tata Cara Penyusunan Alat Ukur, Teknik pengujian item (reliabilitas dan validitas) alat ukur, serta tata cara administrasi kegiatan pengukuran

Diharapkan dengan dua hari pelatihan ini, praktisi HR tidak terjebak ke arah yang tidak tepat dalam melakukan proses pengembangan kompetensi yang ada dalam perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Pelatihan Penyusunan Standard Operating Procedure

Tertarik untuk melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan Anda. Banyak nilai positif yang dapat dimiliki oleh individu ketika melakukan proses penyusunan terhadap Standard Operating Procedure sesuai dengan kondisi yang ada dalam perusahaan Anda?

Pelatihan yang dijalankan itu sendiri selain memberikan panduan mengenai pemahaman business prosess serta pendetailan terhadap Standard Operating Procedure juga memberikan suatu strategi tentang bagaimana SOP itu sendiri nantinya akan dikembangkan menjadi suatu bentuk penilaian terukut yaitu sebagai Key Performance Indicator dari suatu SOP yang akan dijalankan.

Berikut adalah detail dari pelaksanaan pelatihan yang akan dijalankan

Hari pertama

1.  Penyusunan business process

2.  Teknik dan proses interview

3.  Penyusunan pemetaan proses

4. Penyusunan alir proses

5.  Proses penetapan detail alir proses

Hari kedua

1. Penetapan output hasil proses

2. Penetapan ukuran keberhasilan kerja

3. Sistem evaluasi dalam SOP

4. Teknik dan pengembangan implementasi SOP

Diharapkan dengan pelatihan dua hari, peserta menjadi paham dan memiliki penambahan kompetensi untuk dapat menyusun Standard Operating Procedure di perusahaannya. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)