Uncategorized

Slow Down Time? Change Time?

Perusahaan Anda sekarang sedang dalam kondisi menurun, baik dalam penjualan maupun aktivitas rutinnya? Saat seperti ini adalah saat yang tepat untuk memastikan adanya perbaikan dan pengembangan manajemen organisasi dari perusahaan. Langkah apa yang perusahaan harus jalankan?

(1) Pengembangan investasi terhadap sumber daya manusia
Dalam masa sepinya aktivitas dalam perusahaan, manajemen dapat menginvestasikan sebagian besar waktunya untuk mengoptimalkan manajemen pelatihan kepada karyawannya. Lakukan proses evaluasi untuk melihat sampai sejauhmana karyawan Anda memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan. Juga memastikan bagaimana pelatihan dapat dijalankan untuk dapat menghasilkan suatu pemenuhan persyaratan optimal sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(2) Perbaikan sistem kerja
Dalam proses slow down ini perusahaan dapat mereview kembali SOP yang telah digunakan, dimana di dalamnya adalah memastikan bahwa SOP itu sudah sesuai dengan business process yang akan dikembangkan oleh perusahaan atau yang paling tepat dalam perusahaan. Tim organisasi diminta untuk melakukan analisis dan mengoptimalkan proses perbaikan kinerja organisasi. Penyusunan ulang SOP dan KPI dapat menjadi langkah strategi perusahaan untuk dapat terus mengoptimalkan sistem perusahaan agar target perusahaan tercapai dengan baik.

Slow down bukan hanya dirasakan oleh sebagaian kecil perusahaan, seluruh perusahaan juga mengalami kondisi ini. Langkah strategis harus dilakukan oleh perusahaan yaitu dengan meningkatkan efektifitas dan memastikan bisnis yang dijalankan adalah efisien. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Langkah Menyusun Business Process

Ketika suatu organisasi akan mengembangkan pola sistem dari proses operasional, maka hal yang terpenting dari organisasi tersebut adalah menyusun business process. Mengapa dibutuhkan business process? Dari business process lah suatu organisasi diidentifikasi kebutuhan akan Standard Operating Procedure, Job Description bahkan melakukan penetapan beban kerja dari organisasi itu sendiri. Lalu bagaiman proses penyusunan business process tersebut dapat dijalankan?

Langkah pertama, perusahaan/ organisasi mendeskripsikan jenis produk yang dihasilkan. Dimana seluruh produk harus didefinisikan menjadi produk akhir (yang langsung digunakan oleh pelanggan dan merupakan hasil output akhir dari perusahaan) dengan produk intermediate yaitu produk antara dari hasil proses dari unit kerja yang ada dalam organisasi.

Langkah kedua, melakukan proses penjelasan yang terkait dengan seluruh aktivitas kerja dan proses operasional yang dihasilkan oleh organisasi. Setiap tahapan dijelaskan secara mendetail dengan memperhatikan input dan output dari proses yang dihasilkan sampai dengan seluruh produk diselesaikan.

Langkah ketiga, menetapkan referensi-referensi yang ditetapkan terkait dengan penetapan jaring proses yang terbentuk. Dimana proses harus memperhatikan kebijakan ataupun aturan normatif yang berlaku dalam perusahaan, khususnya berkaitan dengan proses evaluasi dan pengambilan keputusan dalam proses.

Langkah keempat, lakukan proses penetapan service level dari setiap tahapan sehingga organisasi dapat melakukan proses pengukuran beban kerja secara tepat dan maksimal.

Ada baiknya perusahaan melakukan proses penyusunan business process untuk memperbaiki sistem dan penetapan alokasi sumber daya manusia dalam organisasi. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memaksimalkan implementasi sistem guna menunjang perkembangan organisasi perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan Internal Audit BRC Versi 6

Perusahaan industri pangan, melihat bahwa investasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah suatu bentuk investasi yang mahal. Namun apakah perusahaan itu sendiri sudah melakukan proses perhitungan kualitas mutu dari ketiadaan sistem serta dampakanya dalam organisasi. Suatu konsep investasi yang sangat menguntungkan untuk suatu keputusan jangka panjang.

BRC sebagai salah satu Sistem Manajemen Keamanan yang sudah dipercaya oleh GFSI (Global Food Safety Institute) merupakan suatu sistem yang sangat tepat untuk diaplikasikan oleh perusahaan, khususnya untuk industri perikanan dan industri yang terkait erat dengan aspek retail. Dalam Sistem BRC, perusahaan harus dapat memastikan bahwa Sistem Manajemen Keamanan Pangan terpenuhi sesuai dengan peraturan salah satunya adalah dengan memastikan adanya tim auditor yang kuat dan optimal dalam memastikan adanya program audit intensif dalam perusahaan. Lalu bagaimana langkah yang harus dijalankan oleh tim BRC yang ada dalam internal perusahaan?

Langkah yang paling penting adalah dengan mengikuti program pelatihan audit BRC. Dalam kegiatan audit BRC ini, harus dapat dipastikan bahwa aplikasi dan pengembangan program BRC dijalankan secara tepat dan efektif untuk dapat mengoptimalkan fungsi auditor.

Program pelatihan yang ditawarkan adalah terdiri atas 3 hari pelatihan, yaitu:
(1) Hari pertama
– Pemahaman klausul-klausul yang ada dalam BRC
– Proses penyusunan checklist BRC
(2) Hari kedua
– Workshop audit internal BRC
– Proses implementasi kegiatan BRC
– Simulasi audit
(3) Hari ketiga
– Teknik penyusunan laporan
– Proses verifikasi hasil audit
Diharapkan dengan mengikuti 3 hari pelatihan ini, perusahaan dapat memiliki auditor yang kompeten dalam menjalankan proses audit. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penempatan Leader dalam Manajemen Perubahan dalam Organisasi

Banyak perusahaan yang mempertanyakan bagaimana cara mengubah budaya perusahaan secara tepat dan efektif. Melakukan proses penggantian logo atau dengan melakukan perubahan besar-besaran terhadap sistem. Dalam banyak hal, perusahaan yang telah menjalani seluruh perubahan sistem seringkali gagal dalam melaksanakan proses perubahan. Lalu dimana letak kesalahan perubahannya?

Perusahaan banyak melupakan pentingnya mengembangkan fungsi leader dalam perusahaan. Ketika perusahaan tidak membangun fungsi ini secara tepat, maka yang muncul lebih kepada individu yang “hanya” menjabat sebagai manajer saja tanpa ada kehandalan untuk menjadi seorang leader.

Fungsi utama leader dalam manajemen perubahan adalah memastikan komitmen tim secara utuh bersatu dengan rencana strategis yang diciptakan oleh perusahaan. Pertimbangan terhadap penyimpangan adalah suatu kesalahan yang mengakibatkan sistem tidak terlaksana. Kebutuhan leader sebagai agent of change adalah mengendalikan setiap penolakan yang muncul dari komponen organisasi untuk memastikan bahwa fungsi strategis kembali ke dalam sistem yang dipersyaratkan.

Sekarang, apakah leader di perusahaan Anda sudah berperan sebagai agent of change yang tepat dan efektif? Perlu proses pembelajaran secara komprehensif untuk memaksa fungsi leader tersebut dijalankan. Adalah benar apabila leader adalah suatu fungsi yang terpisah dari jabatan, namun perusahaan harus “memaksa” jabatan dalam memunculkan komponen leader yang ditetapkan tersebut.

Apakah Anda ingin mengembangkan fungsi leader dalam rantai perubahan yang ada dalam organisasi Anda? Lakukan proses perubahan manajemen yang tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Kajian Organisasi dengan Sistem Matrix

Beberapa perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan proses pengembangan organisasi berkaitan dengan sistem proyek yang menjadi strategi utama dalam proses operasional perusahaan. Ketika organisasi tersebut akan menetapkan suatu struktur organisasi yang tetap (fix) kadangkala mengalami kesulitan terkait dengan naik dan turunnya penanganan kinerja operasional proyek. Lalu bagaimana solusi yang paling tepat dalam mengoptimalkan organisasi dalam perusahaan yang mengalami masalah seperti ini?

Solusinya adalah dengan mengembangkan organisasi berkonsep struktur matrix. Pemahaman berhubungan dengan kajian organisasi dengan konsep matrix tersebut dijalankan dengan memberikan dua fungsi yang berbeda antara bagian struktural dan fungsional. Penjelasan untuk pengembangan fungsi yang dimaksud adalah seperti yang dijelaskan dalam uraian berikut:

(1) Aspek struktural
Dalam fungsi struktural, proses aplikasi pengembangan lebih mengacu kepada pemastian fungsi manajemen operasional dijalankan. Proses aplikasi yang sulit digabungkan dengan aspek fungsional. Dalam konsep struktural, hal yang terpenting adalah menjaga agar aturan perusahaan dijaga agar tidak terjadi penyelewangan. Tahapan proses yang akan diaplikasikan adalah fungsi HRD, Finance Accounting dan Pengembangan manajemen marketing. Dimana proses ini diharapkan memiliki tingkat nilai yang optimal ketika perusahaan dalam kondisi muatan yang maksimal ataupun tidak.

(2) Aspek fungsional
Pemahaman dalam konsep fungsional dimana perusahaan dapat mengaplikasikan secara optimal tergantung kepada keaktifan kinerja operasional yang dimaksud. Dimana fungsi ini adalah fungsi yang menjadi produk utama dalam perusahaan.

Pengembangan organisasi dengan bersifat matrix ini dapat membantu perusahaan agar bekerja dengan optimal dengan konsep manajemen yang lebih strategis. Kembangkan operasional organisasi perusahaan Anda dengan mengembangkan kajian organisasi yang tepat. Lakukan pencarian referensi eksternal sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Program BRC dalam Industri Pangan

Dalam kondisi kompetitif seperti saat ini, proses dan penanganan Sistem Keamanan Pangan menjadi penting untuk dapat menjadi lebih unggul dibandingkan dengan industri lainnya. Kualitas produk dan daya saing harga yang menjadi pertimbangan penting tidaklah menjadi hal utama lagi, apabila keamanan pangan yang dimiliki tidak sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.

Banyak kasus menunjukkan bahwa konsep terhadap Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah investasi yang mahal, dan tidak memberikan efek signifikan dalam perusahaan. Apabila muncul paradigma seperti yang dimaksud, besar kemungkinan perusahaan itu hanya mengejar sertifikasinya saja bukan kepada perbaikan berkelanjutan. Berikut adalah lima (5) manfaat dari proses aplikasi BRC dalam perusahaan industri pangan.

(1) Memberikan suatu bentuk Sistem Manajemen Mutu
Secara prinsip hal yang paling mendasari dari semua sistem adalah konsep kekuatan mutu, dimana perusahaan diminta untuk mendefinisikan aspek mutu yang dimiliki dari perusahaan itu untuk kemudian dikembangkan ke dalam status penanganan implementasi organisasi. Banyak hal yang menarik apabila ingin dilihat dalam bentuk aplikasi ini adalah adaptasi dari ISO 9001:2008. Dimana secara tidak langsung dengan perusahaan menerapkan sistem BRC maka perusahaan tersebut akan menerapkan ISO 9001.

(2) Mengembangkan struktur sistem keamanan pangan yang teknis
Berbeda dengan ISO 22000, secara teknis GFSI (Global Food Safety Initiative) mengklaim bahwa BRC adalah salah satu sistem yang disetujui dalam penerapan operasional nya dibandingkan dengan ISO 22000. Secara otomatis apabila perusahaan Anda menerapkan BRC maka perusahaan Anda itu sendiri mengembangkan konsep GFSI.

(3) Aplikasi dan pengembangan manajemen operasional lingkungan hidup
Dalam BRC sistem pengendalian dan penanganan limbah menjadi suatu operasional dari tatanan pengendalian lingkungan hidup. Nilai kepatuhan yang menjadi suatu standar persyaratan membuat perusahaan secara tidak langsung dapat mengaplikasikan program ISO 14001 ke dalam manajemen operasional perusahaan melalui BRC.

(4) Pembentukan budaya perusahaan
Dalam strategi BRC aspek pelatihan dan kompetensi merupakan persyaratan yang utama. Dimana suatu unsur pengembangan budaya perusahaan menjadi titik tolak yang penting suatu sistem tersebut diaplikasikan. Program evaluasi pelatihan dan pengembangan sistem kompetensi menjadi persyaratan utama yang paling penting dalam proses aplikasi.

(5) Sistematis pencatatan
Program BRC menuntut adanya tahapan pencatatan yang urut dan sistematis sehingga tahapan operasional baik untuk kebutuhan kualitas maupun keamanan pangan menjadi nilai terpenting dalam aplikasi implementasi program BRC tersebut.

Tertarik untuk menerapkan program BRC dalam mengembangkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mendukung implementasi sistem dalam perusahaan Anda. (Amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun Strategi Kompensasi untuk Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan

Dilema bagi banyak perusahaan berkaitan dengan proses dari peningkatan kompensasi yang diminta oleh karyawan, namun di lain pihak perusahaan mengalami masalah dalam memastikan bahwa peningkatan nilai kompensasi tersebut akan memberikan semangat untuk berprestasi tinggi dalam bekerja. Lalu bagaimana perusahaan dapat mengoptimalkan konsep dari pengembangan prestasi kinerja karyawan yang nanti dapat mengoptimalkan pemahaman terkait dengan kinerja motivasi karyawan itu sendiri. Lalu bagaimana cara yang tepat untuk dapat memebuat pengembangan kinerja antara motivasi dan prestasi ini dapat berjalan seiring sejalan?

Langkah pertama: Menetapkan formulasi target perusahaan
Sebelum dalam mengambil keputusan peningkatan nilai kompensasi tersebut, ada baiknya perusahaan terlebih dahulu mengidentifikasikan strategi yang akan dicapai untuk kemudian dilakukan proses pendetailan terhadap target pada masing-masing individu atau departement.

Langkah kedua: menjabarkan target tersebut ke dalam uraian pekerjaan. Dimana konsep pencapaian diubah menjadi suatu bentuk sistem (SOP) yang dijabarkan secara operasional untuk kemudian dikendalikan ke dalam suatu bentuk satuan operasional praktis.

Langkah ketiga: kembangkan tingkat motivasi dalam proses operasional pekerjaan yang ada. Optimalkan pemahaman mengenai waktu kerja optimal bukan waktu kerja maksimal. Hal yang terpenting adalah mengembangkan kesadaran bahwa proses pengembangan kerja diprioritaskan ke dalam peningkatan proses bukan hanya target. Berikan pemahaman arti dan nilai kompensasi adalah suatu proses pekerjaan bukan target dari individu itu sendiri ketika bekerja.

Dengan menerapkan 3 langkah ini, harapan terbesar yang akan muncul dalam perusahaan adalah pembentukan kesadaran dan persepsi yang kuat akan kualitas pekerjaan dan bukan hanya kepada suatu paksaan dalam salah satu pihak dengan pihak lainnya. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Proses Penanganan Implementasi British Retail Consortium

Pengembangan industri pangan yang kompetitif membutuhkan adanya pengenalan terhadap Standar Manajemen Internasional yang tepat dan dikenal oleh banyak negara internasional. Salah satunya adalah BRC (British Retail Consortium), dimana BRC ini merupakan salah satu sertifikasi internasional yang cukup bergengsi yang sangat dikenal memiliki kualitas kelayakan sistem yang sangat optimal.

Lalu bagaiman praktek yang tepat dalam menjalankan aplikasi sistem BRC di dalam perusahaan Anda?
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mempelajari standar dari Sistem BRC itu sendiri. Proses mempelajarinya dapat dilakukan dengan melakukan aplikasi download ke dalam situs resmi BRC untuk kemudian mendapatkan standar yang dimaksud. Proses pembelajaran harus dilakukan dengan tepat, sangat optimal apabila proses pembelajaran dijalankan oleh individu yang sudah memiliki konsep dan pengalaman yang kuat di dalam bidang keamanan pangan. Namun apabila kompetensi belum memadai, tidak ada salahnya menggunakan jasa pihak ketiga yang berpengalaman di dalam bidang proses implementasi BRC itu sendiri.

Langkah kedua adalah melakukan proses penyusunan dokumen yang berhubungan dengan konsep BRC itu sendiri, di dalam langkah dan proses ini dijalankan suatu pembentukan prosedur dan penyusunan dokumen yang menjadi persyaratan wajib untuk kebutuhan dari sistem BRC dan yang akan menjadi panduan dalam kegiatan operasional yang dijalankan di lapangan.

Langkah ketiga membentuk tim audit internal, tim ini akan memiliki tanggung jawab lengkap dalam memastikan bahwa sistem keamanan pangan yang berbasiskan BRC dapat dijalankan secara maksimal di dalam perusahaan. Akan menjadi suatu proses penting untuk memastikan bahwa tanggung jawab kompetensi dari personel yang mengaplikasikan BRC tersebut dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Proses implementasi BRC tersendiri tidak terlepas dari pengaruh akan kebutuhan dari Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, suatu komitmen manajemen menjadi bagian yang penting bahwa BRC dijalankan secara efektif. Sudahkan perusahaan Anda berkomitmen dalam menjalankan proses penanganan implementasi yang dimaksud. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana Menyusun Job Description yang Tepat

Banyak perusahaan yang melihat bahwa job description adalah proses sederhana dimana penyusun job description tersebut hanya melihat sebagai suatu proses kegiatan administrasi dimana dilakukan pencatatan terhadap pekerjaan dari suatu jabatan tertentu. Perusahaan harus melihat proses penyusunan job description adalah suatu tahapan atau proses strategis yang ditetapkan untuk dapat membantu pengembangan organisasi. Lalu bagaimana langkah yang tepat untuk dapat melakukan proses penyusunan job description itu sendiri?

(1) Memahami proses operasional pekerjaan dalam ruang lingkup perusahaan
Adalah menjadi hal yang penting dalam tahapan proses ini adalah mengembangkan konsep strategis dari manajemen operasional yang dijalankan dalam perusahaan. Dimana alokasi individu dipastikan untuk berperan secara strategis dapat mengembangkan dan mengoptimalkan konsep pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.

(2) Melakukan perumusan rancangan alokasi beban kerja berdasarkan struktur organisasi
Penetapan dan perumusan terhadap struktur organiasi yang kemudian nantinya akan dialokasikan menjadi pertanggung jawaban yang terkait dengan fungsi dan kewenangan yang ada dalam struktur organisasi yang dimaksudkan tersebut termasuk di dalamnya adalah aplikasi dari penetapan sistem yang dijalankan dalam perusahaan. Bagaimana suatu beban kerja dialokasikan untuk mencapai ketepatan berdasarkan status aplikasi pengembangan operasional dari suatu sistem tersebut dijalankan.

(3) Melakukan proses pemetaan suatu jabatan atau posisi tertentu dalam menetapkan struktur organisasi
Jabatan yang ditetapkan tersebut menjadi bagian yang sangat penting dalam menggerakkan suatu proses atau pengembangan operasional. Penetapan pemetaan dalam proses itu kemudian yang ditetapkan dalam aplikasi penyusunan kemudian dijelaskan ke dalam format uraian jabatan yang ada.

Penetapan strategis yang terkait dalam pengembangan job description menjadi suatu tahapan ataupun proses uraian jabatan yang ditetapkan dalam aplikasi pengembangan fungsi, tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan. Lakukan penyusunan uraian jabatan yang tepat beserta proses sosialisasinya, kembangkan referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan pengembangan organisasi. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Perlukah Perusahaan Memiliki Sertifikat ISO? Refreshment Implementasi Sistem

Banyak perusahaan yang salah dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan proses pengambilan sertifikat ISO, dimana perusahaan-perusahaan tersebut melakukan proses pengambilan sertifikat hanya untuk kebutuhan tertentu saja yang nota bene untuk mengembangkan pemasaran usaha mereka bukan kepada peningkatan terhadap internal perusahaan. Lalu apa manfaat dari suatu program sertifikasi itu sendiri?

(1) Proses penyusunan sistem dalam perusahaan

Standar dari ISO itu sendiri merupakan suatu bentuk pengembangan dari suatu sistem operasional dalam perusahaan. Dimana sistem yang sudah dibentuk dipastikan teraudit untuk dapat terevaluasi sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan berdasarkan kriteria yang dipersyaratkan dalam Standar ISO itu sendiri.

(2) Proses pengukuran proses kerja
Dalam penerapan ISO, evaluasi dengan metode terukur menjadi suatu bentuk persyaratan untuk dapat melihat bahwa budaya untuk memastikan perbaikan secara terus menerus dilakukan. Proses evaluasi dilakukan secara rutin sebagai bentuk untuk memastikan bahwa proses tindak lanjut dijalankan untuk memastikan pencapaian target berikutnya dapat secara terus menerus dijalankan.

(3) Perbaikan pengembangan budaya perusahaan
Penerapan ISO, dapat memberikan dampak positif dalam arti pengembangan profesionalisme dan memastikan adanya budaya pembelajaran yang tidak pernah berhenti dalam perusahaan. Budaya pembelajaran ini dijalankan untuk dapat memastikan bagaimana suatu perusahaan dapat menyusun suatu mekanisme perbaikan agar perbaikan dari unit usaha dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Bagamana dengan perusahaan Anda sendiri, apabila perusahaan Anda sudah menjalankan implementasi sistem ada baiknya dilakukan refreshment implementasi agar target dari aplikasi penerapan sistem tidak hanya sekedar sertifikasi saja. (Amarylliap@gmail.com, 08129369926)

bizzisoconsulting