SOP Consulting

Langkah-langkah Menyusun SOP Sistem Keamananan (Security Management)

Bagi perusahaan penyedia jasa keamanan, adalah sangat kritikal dapat menyusun SOP yang tepat dan efektif dalam sistem operasional keamanan yang akan diberikan kepada penyedia jasa tersebut kepada pelanggan. Namun, dalam melakukan proses penyusunan SOP akan menjadi bagian sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti langkah-langkah dan teknik yang tepat.

Berikut adalah langkah proses penyusunan SOP yang dapat dijalankan oleh perusahaan jasa keamanan.

(1) Proses risk assessment
Ada baiknya, sebelum SOP disusun, tim melakukan proses penilaian terlebih dahulu pada area kerja yang menjadi titik dan ruang lingkung keamanan. Adanya proses pendefinisian untuk dapat menetapkan kriteria resiko pada titik tersebut adalah hal penting, misalnya termasuk ke dalam kategori apa dalam resiko tersebut.

(2) Fungsi SOP Sebagai Pengendali
Susun/ desain SOP pada titik yang dimaksud sebagai bagian pengendalian dari pencegahan resiko yang muncul tersebut. Usahakan resiko yang muncul tersebut dapat ditangani dalam kegiatan yang ada dalam SOP tersebut.

(3) Desain SOP
Susun SOP dan rancang format pencatatan yang digunakan untuk mengukur evaluasi dan kinerja dari SOP yang dimaksud. Pastikan setiap tahapan dari pengendalian resiko tercatat.

Demikianlah tahapan perumusan SOP yang dapat dijalankan pada perusahaan jasa keamanan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja

Bagi perusahaan, melakukan proses pengukuran prestasi perusahaan tentu saja tidak bisa dilepaskan dari bagaimana perusahaan mendeskripsikan perhitungan dari output produktifitas karyawan.
Langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan proses perumusan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja harus dapat memperhatikan beberapa faktor.

(1) Faktor Tujuan Perusahaan
Tujuan perusahaan adalah nilai strategis yang kuat yang menjadi bagian penting arah dan pengembangan perusahaan. Dimana strategis perusahaan tersebut dijabarkan terlebih dahulu dalam bentuk suatu mekanisme yang dapat dijelaskan sebagai bagian strategis dalam pengembangan perusahaan. Penetapan tersebut kemudian dijabarkan ke dalam sasaran mutu per departemen.

(2) Kerangka sistem yang kuat
Proses penetapan sistem yang kuat akan menjadi daya dukung dalam mendesain Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang tepat dan efektif. Kerangka sistem yang mumpuni tersebut adalah adanya Standard Operating Procedure (SOP) dan desain organisasi yang efektif.

Dengan memperbaiki dan menyempurnakan kedua faktor tersebut, maka dapat dipastikan Desain Sistem Manajemen Unjuk Kerja Perusahaan dapat dijalankan secara optimal dan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Set Up SOP Marketing

Dalam mengembangkan sistem dalam satu organisasi, salah satu tantangan terbesar dalam perusahaan adalah bagaimana mendesain SOP untuk Marketing. Banyak permasalahan yang menjadi bagian sulit ketika set up SOP pada divisi marketing dijalankan, dimana permasalahan yang muncul adalah adanya tingkat fleksibilitas yang tinggi yang menyebabkan framework dari sistem tidak bisa menjadi konsisten.

Lalu bagaimana proses yang tepat bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun set up SOP untuk marketing. Berikut adalah langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menyusun SOP untuk marketing.

(a) Mendefinisikan konsep marketing
Konsep marketing adalah nilai terpenting yang menjadi awal dari suatu proses desain operasional yang dijalankan dalam program marketing yang dimaksud. Penetapan sistem ini masuk ke dalam strategi yang akan dijalankan, dimana aspek budget juga berperan dalam penetapan konsep marketing yang ditetapkan tersebut.

(b) Desain Struktur Organisasi Marketing
Proses penetapan struktur organisasi marketing menjadi bagian penting dan utama dalam memastikan fungsi dan tanggung jawab yang ada pada komponen marketing tersebut. Setelah desain struktur ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan penetapan business process yang menjadi “rumah besar” dimana tahapan-tahapan operasional dalam organisasi marketing tersebut dijalankan.

(c) Penetapan SOP
Setelah menetapkan desain struktur organisasi, maka dilakukan proses penetapan yang terkait dengan penjelasan dari business process yang sudah ditetapkan dalam detail proses operasional yang dijabarkan dalam SOP. Detail SOP yang dapat dikembangkan dalam unit kerja marketing, seperti SOP Penjualan, SOP Promosi, SOP Pengembangan Usaha serta SOP yang terkait dengan penanganan order.

Pastikan SOP yang dikembangkan dalam perusahaan Anda dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengembangan SOP dalam perusahaqn Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Hal yang Perlu Diubah dalam Manajemen Keluarga

Banyak perusahaan keluarga, mengalami kesulitan ketika akan melakukan proses transformasi untuk menjadi perusahaan profesional. Kesulitan terbesar yang muncul adalah bagaiman mengubah sistem yang tadinya tersentral pada pimpinan (one man show) menjadi tersentral pada sistem. Pola kerja yang sistematik pada karyawan akan menjadi budaya penting yang akan mengalami suatu transformasi.

Terdapat 5 Hal penting yang menjadi pertimbangan ketika melakukan perubahan transformasi sistem manajemen yang dapat mendukung pendekatan manajemen yang dilakukan melalui sistem.

(1) Pengembangan SOP
Penerapan Standard Operating Procedure yang kuat dan efektif dapat membantu untuk mendudukkan proses operasional perusahaan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan. Bagaimana pemahaman terhadap sistem harus menjadi pertimbangan utama ketika sistem tersebut dijalankan.

(2) Penetapan Sistem SDM yang tepat
Ketika berbicara tentang sistem yang tepat, penetapan aspek proporsional obyektif terhadap SDM adalah hal yang tidak bisa ditunda. Dalam beberapa hal, perusahaan harus mempertimbangkan tentang pengembangan sistem kompetensi sebagai bagian penting dari pengelolaan sumber daya manusia.

(3) Perubahan sistem authorisasi
Untuk menghindari adanya sentralisasi terhadap sistem authorisasi, perusahaan harus menetapkan sistem leveling yang tepat terkait dengan penetapan authorisasi seperti yang dipersyaratkan dalam sistem.

(4) Penetapan target terukur
Salah satu indikator terpenting sudah dilakukannya perbaikan manajemen adalah kemunculan suatu bentuk target terukur. Target ini menjadi suatu bentuk format terukur yang dapat dilakukan proses penetapan evaluasi terkait dengan sistem ukuran yang obyektif untuk dicapai.

(5) Penetapan sistem pengawasan
Setelah tersedianya sistem dan penetapan proporsional yang efektif, maka program pengawasan dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam sistem.

Agar menciptakan nilai kompetitif yang kuat dalam usaha Anda, mulailah mempertimbangkan perubahan sistem manajemen di dalam perusahaan Anda menjadi sistem yang profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengoptimalkan Fungsi Supervisor dalam Pengendalian Implementasi SOP

Dalam proses pelaksanaan SOP (Standard Operating Procedure), adalah menjadi suatu tahapan proses yang perlu untuk dijalankan dengan konsisten dan tepat guna. Namun banyak yang dilupakan oleh perusahaan, bahwa fungsi pengendalian terhadap tahapan implementasi adalah suatu proses yang penting untuk dapat memastikan bahwa Standard Operating Procedure yang dimaksud dijalankan.

Fungsi pengembangan level supervisor adalah suatu bagian yang tidak dapat dilepas dari proses aplikasi proses implementasi SOP. Adapun pemahaman-pemahaman yang harus diperhatikan terkait dengan proses pengembangan supervisor adalah sebagai berikut.

(1) Fungsi Supervisor sebagai perencana lokal
Sebagai bagian dari perencanaan lokal yang mana melakukan proses perencanaan sederhana dan program kerja. Dalam kegiatan ini, supervisor harus dapat menjalankan fungsi analisis data terhadap output-output proses yang berupa suatu program pemrosesan data.

(2) Fungsi Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem membutuhkan suatu proses yang berasal dari suatu pengamatan terhadap proses yang kemudian dilakukan pemecahan terhadap sistem yang ada. Kebutuhan untuk pengembangan baseline SOP yang kuat dapat menjadi bagian tentang bagaimana suatu proses tersebut dijalankan.

(3) Fungsi Evaluasi Sistem
Supervisor melakukan proses evaluasi terhadap hasil pencapaian dari data-data program dan sistem yang ada. Dari proses evaluasi ini, supervisor diminta untuk dapat melakukan pemecahan masalah dan pengembangan sistem selanjutnya.

Bagaimana perusahaan Anda mengembangkan fungsi supervisor. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengoptimalkan fungsi supervisor Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan Penyusunan KPI

Tahun 2014 sudah melalui suatu waktu satu semester, ada baiknya perusahaan melakukan evaluasi untuk mengukur kinerja perusahaan dan komponen-komponen yang ada dalam perusahaan. Adalah menjadi suatu tantangan yang amat strategis dalam peusahaan untuk dapat menentukan langkah selanjutnya untuk perusahaan.

Adalah menjadi hal yang sangat strategis bagi perusahaan agar dapat menyusun KPI (Key Performance Indicator) baik itu adalah suatu taget perusahaan yang kemudian diimplementasikan ke dalam seluruh bagian perusahaan, bahkan dapat didetailkan pada setiap karyawan yang ada dalam perusahaan.

Program pelatihan satu hari ini dijalankan untuk memastikan agar peserta pelatihan dapat memiliki pemahaman yang memadai serta menyusun KPI di dalam perusahaannya.

Adapun silabus pelatihan yang dimaksudkan tersebut terdiri atas:
(1) Pemahaman terhadap KPI
(2) Penyusunan terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja
(3) Workshop Penyusunan KPI
(4) Penyusunan dokumentasi dan worksheet KPI

Pastikan KPI dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan strategis dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Pertanyaan Terbesar dalam Mengembangkan Sistem Manajemen Retail

Apakah saat ini, perusahaan Anda bergerak dalam bidang usaha retail? Atau mungkin saat ini Anda tertarik untuk menggelutui bidang retail? Sebelum Anda memulai semuanya, adalah sangat penting untuk memahami dulu jawaban 5 pertanyaan terbesar dalam Mengembangkan Manajemen Retail dalam perusahaan.

Pertanyaan Pertama, Konsep Produk
Saat ini, bisnis usaha retail adalah sangat menggiurkan. Banyak sekali pemain yang melihat bahwa bisnis retail adalah bisnis yang menggiurkan. Namun banyak yang melupakan bahwa salah satu permasalahan terbesar yang sering dilupakan oleh pengelola retail adalah konsep produk yang akan dikembangkan. Keunikan dari produk yang akan dikembangkan dari retail akan menjadi nilai jual usaha Anda. Produk juga harus dianalisis selling cycle untuk melakukan analisis terhadap stock yang dimiliki.

Pertanyaan Kedua, Budget usaha
Berapa modal yang Anda miliki saat akan memulai dan bagaimana Anda mengelola budget tersebut. Adalah sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan perhitungan secara seksama mengingat bahwa pemahaman terhadap budget ini sangat penting untuk melihat kekuakuatn kompetitif dari usaha retail yang akan dijalani.

Pertanyaan Ketiga, Sistem Operational
Hal yang terpenting dari suatu usaha retail adalah menetapkan sistem. Sistem harus dipastikan dimiliki untuk mengendalikan operasional retail sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Personel yang terkait dengan operational retail harus dipastikan mendapatkan program pelatihan yang sesuai dengan standar yang telah dipersyaratkan.

Pertanyaan keempat, Sumber Daya Manusia yang dimiliki
Pelayanan yang optimal adalah nilai penting yang dipahami oleh perusahaan untuk dapat memastikan usaha kita lebih unggul dibandingkan dengan usaha kompetitor lainnya. Kekuatan SDM untuk menginterpretasikan keinginan dari konsumen adalah nilai yang sangat penting. SDM yang dimiliki oleh usaha retail juga harus memposisikan dirinya adalah produk layanan terhadap produk itu sendiri.

Pertanyaan kelima, Promosi dan Branding
Hal yang sangat penting untuk menarik minat radius dari konsumen Anda. Promosi dan branding yang tepat dapat memaksimalkan jasa retail Anda. Pengembangan promosi dapat menjadi strategi penting untuk meningkatkan faktor loyalitas konsumen kepada usaha retail Anda. Siklus pembentukan loyalitas membutuhkan kerja keras dan modal yang cukup besar, adalah sangat penting apabila Anda mengoptimalkan kegiatan ini secara maksimal.

Program pelatihan manajemen retail dapat menjadi solusi dari pemahaman retail yang insentif , lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan usaha retail Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan Mendesain SOP pada Usaha Food Service

Apakah perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa food service, seperti katering, retail makanan, dan restauran. Seberapa besar ataupun kecilnya usaha Anda, adalah sangat penting untuk menyusun sistem sebagai panduan cara kerja dan pengelolaan yang efektif dalam perusahaan.

Lalu, apa manfaat yang dapat dimiliki oleh perusahaan dengan memastikan adanya SOP tersebut.
Manfaat pertama, perusahaan memiliki sistem yang tepat dalam merencanakan menu dan material dari menu yang ada.
Manfaat kedua, perusahaan dapat memiliki sistem terhadap proses operasional pelaksanaan persiapan produksi, pengaturan rencana produksi, pengendalian produksi maupun bagaimana menyajikan produk tersebut kepada pelanggan.
Manfaat ketiga, perusahaan dapat memiliki sistem yang tepat untuk dapat mengendalikan biaya operasional.
Manfaat keempat, perusahaan dapat mengembangkan sistem pemasaran yang tepat untuk dapat menjual produk.
Manfaat kelima, tentunya perusahaan mendapatkan pemahaman yang tepat dalam memastikan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dijalankan dalam perusahaan.

Program pelatihan didesain untuk dua (2) hari pelatihan dengan kerangka adalah sebagai berikut:
Hari Pertama: Pemahaman SOP
(1) Penyusunan kajian organisasi dan struktur
(2) Proses pembahasan terhadap penyusunan peta proses
(3) Proses penyusunan job description
(4) proses pemahaman konsep-konsep penyusunan SOP
Hari Kedua: Workshop
(1) Proses perumusan SOP
(2) Pemahaman Alir Proses dalam Suatu Organisasi
(3) Membuat Sistem Pengukuran dalam SOP

Bagaimana konsep dan strategi sistem yang ada dalam perusahaan Anda. Mulailah untuk menjalankan program SOP untuk dapat memastikan bahwa sistem dapat dijalankan dengan baik dan efektif dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Key Performance Indicator (KPI) sebagai Metode dalam Pengukuran Kinerja Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan yang akan menjalankan program sertifikasi ISO 9001, untuk melakukan proses penetapan sasaran mutu. Sasaran Mutu adalah faktor penting yang menjai klausul mayor bagi perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001. Agar sasaran mutu menjadi hal yang efektif, maka sangat penting dalam perusahaan untuk dapat mengoptimalkan program manajemen mutu tersebut ke dalam metode pengukuran kinerja KPI (Key Performance Indicator) berbasiskan BSC (Balanced Score Card).

Strategi ini dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.

Manfaat Pertama: memberikan nilai evaluasi terhadap karyawan
Key Performance Indicator dapat diimplementasikan per jabatan dengan panduan sasaran mutu yang terintegrasi dengan kebutuhan karyawan. Secara terarah maka perusahaan dapat menjalankan suatu konsep pengukuran sinergi yang jelas dan mendapatkan nilai obyektif karyawan tersebut.

Manfaat Kedua: Mendapatkan data-data untuk menjalankan program perbaikan
Proses evaluasi terhadap kinerja karyawan yang tepat dapat menjadi modal strategis bagi perusahaan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan. KPI dapat memberikan analisis yang tajam terkait dengan bagaimana program perbaikan tersebut dapat dijalankan.

Mafaat Ketiga: Mengidentifikasi Pengukuran Visi dan Misi Perusahaan
Adalah menjadi suatu hal yang sangat bermanfaat untuk memastikan adanya suatu pengembangan visi dan misi yang terukur dan terimplementasi kepada masing-masing unit dan masing personel.

Kembangkan program manajemen dalam perusahaan Anda secara sinergis dan sistematis. Gunakan program dan sertifikasi ISO 9001 untuk dapat mengoptimalkan Sistem Manajemen Operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Standard Operating Procedure untuk Perusahaan Kontraktor

Dalam perusahaan yang bergerak di bidang manajemen proyek dan konstruksi, melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu penetapan sistem yang tidak dapat dipisahkan dalam memastikan bahwa manajemen operasional dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Bagaimana pun juga, sistem harus dipastikan tersedia untuk menjamin SOP tersedia dan dapat terkendali dan sesuai dengan sistem. Lalu bagaimana tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk dapat melakukan proses penyusunan SOP?

Tahap Pertama: mendesain organisasi
Tahapan mendesain organisasi adalah hal yang penting dalam perusahaan. Dimana organisasi harus memastikan terdesain berdasarkan konsep produk yang akan dijual, biaya operasional serta besar atau tidaknya proyek yang dijalankan. Beberapa perusahaan kontraktor lebih memfokuskan manajemen operasional kontraktor sebagai bagian dalam core business namun ada yang lebih melihat manajemen anggaran dan sdm (sumber daya manusia) sebagai core business.

Tahap Kedua: Melakukan penyusunan Peta Proses
Dalam tahapan ini, perusahaan melakukan pemetapan tahapan proses baik yang termuat sebagai core business maupun termasuk ke dalam support process. Lakukan penyusunan peta proses secara mendetail pada tahapan proses yang dimaksudkan tersebut untuk kemudian diproses pengelolaan prosesnya dalam bentuk SOP (Standard Operating Procedure)

Tahap Ketiga: Melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure)
Hal yang sangat perlu untuk dipertimbangkan dalam melaksanakan program SOP adalah memastikan bahwa pola desain SOP dikembangkan mulai dari proses perencanaan proyek, proses pemantauan dan evaluasi proyek. Dimana peranan project control juga harus menjadi pertimbangan utama dalam proyek yang dijalankan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mendesain SOP di perusahaan Anda. Pastikan penyusunan dan evaluasi dijalankan sesuai dengan program yang telah ditetapkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

bizzisoconsulting