SOP

Penjelasan dan detail tentang tata cara untuk penerapan SOP dalam perusahaan

Pentingnya Penilaian Kinerja dalam Desain Sistem Renumerasi

Penempatan sistem renumeasi dalam perusahaan diidentifikasi berdasarkan dua parameter, yaitu prestasi dan kompetensi.  Kedua hal ini meskipun terkelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda namun dalam penerapannya tidak dapat terlepaskan.

 

Kompetensi yang merupakan persyaratan dalam suatu penempatan fungsi/ jabatan menggambarkan baik secara teknis maupun aspek soft kompetensi sebagai persyaratan penting dalam penetapan grade (nilai) jabatan.  Nilai jabatan tersebut kemudian menjadi dasar dalam penempatan dalam tabel kompensasi. 

 

Namun secara realisasinya, kadangkala kompetensi tidak seiring dengan prestasi ataupun kontribusi dari personel tersebut terhadap perusahaan.  Tidak selamanya sistem kompetensi mampu mewujudkan kondisi aktual bagaimana karyawan yang bersangkutan dapat berperan dan terukur dengan nilai positif. Melihat dari permasalahan tersebut, adalah penting bagi perusahaan untuk dapat menyeimbangkan aspek prestasi ke dalam sistem renumerasi.

 

Pembuatan KPI (Key Performance Indicator) dapat amat sangat membantu perusahaan dalam menempatkan individu dengan jabatan ber”kompetensi” tertentu ke dalam suatu standar aktual yang efektif.  Sehingga perusahaan memiliki catatan hasil sebenarnya tidak hanya berdasarkan kualifikasi dalam menempatkan suatu individu ke dalam kerangka kompensasi yang sudah ditetapkan.

 

Penyusunan SOP renumerasi menjadi sangat penting dan kritikal sehingga menjadi suatu kebutuhan strategis perusahaan dalam menyeimbangkan antara penghargaan dan produktifitas.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam menyusun sistem renumerasi dan pengukuran kinerja dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan dalam Menyusun Sistem Renumerasi

Banyak perusahaan mempertanyakan seberapa besar nilai tambah dari kosultan SDM/ HR ketika melakukan proses penyusun renumerasi.  Beberapa perusahaan melihat bahwa tanpa menggunaka konsultan, perusahaan dapat melakukan proses set up secara internal terhadap sistem renumerasi yang ada perusahaan.  Namun ada baiknya perusahaan melakukan proses review untuk melihat peranan konsultan sdm (sumber daya manusia) dala melakukan proses penyusunan sistem renumerasi.

 

 1) Melakukan analisis benchmarking terhadap standar gaji/renumerasi

 

Konsultan akan melakukan proses analisis terhadap data-data eksternal yang dipergunakan sebagai standar gaji di perusahaan yang dimaksud.  Referensi eksternal tersebut dapat didasarkan pada standar pada industri/kelompok usaha yang sejenis, ataupun berdasarkan kelompok kompetensi jabatan yang dipersyaratkan.

 

2) Melakukan proses penetapan kelompok fungsi dalam perusahaan

 

Ada baiknya perusahan melakukan pemilahan terhadap kelompok fungsi yang ada dalam perusahaan.  Terdapat kelompok fungsi utama (core business) dan fungsi pembantu (support business),  penetapan dari nilai renumerasi dari setiap kelompok adalah tidak sama. Umumnya, dalam mengklasifikasikan penetapan fungsi ini, perusahaan membutuhkan peranan konsultan yang obyektif yang dapat menjalankan sistem positioning dan keputusan yang tepat dalam perusahaan.

 

3)Skema grading

 

Konsultan dapat melakukan proses penetapan kelas dan grade dari jabatan.  Proses penetapan ini akan dijalankan sesuai dengan jenis usaha dan berasal dar analisis referensi eksternal yang memadai dalam menetapkan kelompok jabatan yang dimaksudkan tersebut.

Selain dengan analisis referensi eksternal, perusahaan melakukan pemetaan terhadap kompetensi dan lama waktu bekerja agar penetapa nilai gaji sesuai dengan standar yang dipersyaratkan.

 

4) Prosedur Renumerasi

Penetapan prosedur renumerasi dilakukan untuk memastikan bahwa tahapan proses penetapan standar renumerasi tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

 

Bagaimana proses penyusun sistem renumerasi dijalankan di perusahaan Anda? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan sistem manajemen sumber daya manusia di perusahaan Anda sesuai dengan efektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Tim Sales yang Efektif dan Optimal

Banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam mengembangkan tim sales untuk dapat mengoptimalkan kinerja dari perusahaan.  Mengembangkan strategi penjualan yang tepat untuk dapat memastikan bahwa program sales dapat tereksekusi secara maksimal dan efektif.  Bagaimana pengembangan program sales dikembangkan dalam perusahaan.untuk memastikan bahwa tim sales sangat tangguh untuk memastikan bahwa tim sales yang efektif dan optimal.

(1) Program rekruitment yang tepat

Bagaimana program rekruitment dipastikan dapat melakukan proses seleksi terkait dengan program rekruitment.  Perusahaan harus menjalankan suatu sistem seleksi yang sesuai dengan karakteristik profil dari tim sales yang dimaksud.  Adalah menjadi penting bagi suatu perusahaan untuk dapat mengembangkan sistem seleksi internal yang tepat dan efektif dalam memastikan bahwa proses rekruitment telah dijalankan sesuai dengan karakteristik profil sales yang dibutuhkan.

(2) Program pengembangan pelatihan

Sales dituntut untuk mengembangkan kemampuannya dalam bidang motivasi.  Bagaimana motivasi yang dipersyaratkan tersebut secara terus-menerus dapat dioptimalkan.  Konsep strategis untuk mengembangkan motivasi secara terus-menerus ini menjadi bagian penting ke dalam diri dari personel sales.

(3) Pencapaian Target Kerja

Target kerja harus dipastikan sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan target yang bersifat progresif.  Pengembangan target harus disusun berdasarkan satuan-satuan evaluasi yang mana harus bersifat rasional dan dapat secara efektif untuk dijalankan.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam perusahaan Anda.  Pastikan bahwa tim sales yang dimiliki oleh perusahaan dapat secara konkret memenuhi target yang dipersyaratkan oleh perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyusunan Sistem Renumerasi untuk Tim Sales

Bagi perusahaan, tim sales adalah aspek kritikal yang menjadi ujung tombak dari bagaiman suatu perusahaan maju dan berkembang.  Pada saat ini, strategi perekruitan dari tim sales membutuhkan sistem renumerasi yang tepat. Bagaimana mekanisme pola penyusunan renumerasi yang tepat Untuk Tim sales?

1) Tetapkan komposisi gaji yang tepat

Dalam divisi sales, penetapan gaji harus memperhitungkan kapasitas penjualan dari tim sales, baik proses realisasi penjualan sebagai individu maupun sebagai kelompok.  Kapasitas penjualan ini dapat dibagi menjadi komisi ataupun insentif.  Bagi beberapa perusahaan, selalin komisi dan insentif juga terdapat bonus yang ditetapkan dalam komponen kompensasi.

2) Pahami desain organisasi

Desain organisasi sales akan mengarah kepada budget penjualan yang akan ditetapkan.  Dalam beberapa hal desain organisasi tersebut dapat mengarah kepada budget yang ditetapkan dalam organisasi.  Budget dan desain organisasi terbentuk dari konsep penjualan yang akan dikembangkan oleh perusahaan.  Secara logis penjualan harus menyesuaikan desain organisasi yang telah ditetapkan.  Sistem penjualan akan menentukan besaran dari nilai kompensasi yang dipersyaratkan oleh perusahaan.

3) Penetapan nilai komisi berdasarkan progress penjualan

Ada baiknya perusahaan juga menetapkan standar progress penjualan yang dijadikan prasyarat terhadap pencapai program penjualan secara progresif.  Penetapan komisi berdasarkan standar progress penjualan ini niscaya akan membantu proses peningkatan penjualan.

Bagaimana proses penetapan standar kompensasi di perusahaan Anda? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam menyusun standar kompensasi di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Konsultan dalam Penyusunan SOP Sistem Franchise

Dalam pengembangan sistem manajemen retail, adalah penting bagi perusahaan untuk dapat berkembang menjadi lebih maju.  Alternatif perkembangan sangat diperlukan mengingat salah satu strategis dari suatu sistem manajemen retail adalah pola penempatan retail dalam cabang operasional pekerjaan yang ada di lapangan. Namun tentu saja penempatan cabang sangat beresiko terhadap biaya operasional dari perusahaan, karena dengan pengembangan cabang berarti juga dijalankannya suatu investasi.

Untuk memastikan bahwa program franchise tersebut dapat dijalankan secara efektif, maka perusahaan sebaiknya memastikan adanya suatu bentuk sistem yang dapat mengendalikan secara tepat dan efektif hubungan antara pihak franchisor dan franchise. Banyak perusahaan dapat mendesain sendiri sistem tersebut, namun juga terdapat beberapa perusahaan yang menggunakan jasa konsultan dalam melakukan proses penyusunan sistem. 

Lalu apa peranan konsultan dalam proses pengembangan franchise/waralaba dalam bidang retail.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure

Konsultan memiliki kemampuan untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan dari sistem yang dimaksud, termasuk di dalamnya adalah memastikan potensi-potensi resiko yang tidak dapat terakomodasi di dalam sistem.  Hal ini tentu membutuhkan peranan konsultan yang telah memiliki pengalaman yang memadai dalam mengapikasikan SOP yang dimaksudkan tersebut.

(2) Mengembangkan Konsep Desain dan Strategi Penjualan

Dalam aplikasinya, konsultan memegang peranan penting dalam memastikan bahwa konsep penjualan dan strategi adalah seragam.  Kepekaan dan kemampuan dalam mengolah data sangat dibutuhkan untuk memastikan bahwa desain penjualan produk yang ditetapkan tersebut memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan.

(3) Mengembangkan Kapasitas SDM (Sumber Daya Manusia)

Peranan konsultan dalam pengembangan franchise adalah turut membantu pengembangan kapasitas sdm.  Dalam industri retail, faktor “jasa” memegang peranan yang sangat penting yang tidak bisa dilepaskan dari peranan sdm itu sendiri. 

Perusahaan Anda tertarik untuk mengembangkan sistem franchise, sebaiknya pastikan persiapan sistem telah terakomodasi secara tepat dan efektif.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengakomodasi pengembangan sistem franchise dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahap Awal Penetapan Sistem Franchise

Apakah perusahaan Anda berminat untuk mengembangkan usaha ke dalam bentuk sistem franchise?  Apabila iya, ada baiknya perusahaan Anda mempelajari terlebih dahulu bagaimana suatu perusahaan dapat mempersiapkan sistem franchise.

Banyak hal yang menarik yang dapat dipersiapkan sejak dini apabila suatu usaha akan mengembangkan sistem franchise.

(1) Pengembangan omset

Analisis produk yang dijual oleh perusahaan Anda untuk memastikan estimasi dari omset yang selama ini tercapai.  Lakukan analisis trend penjualan dan kemampuan untuk menyerap dari pasar terhadap produk yang dikembangkan oleh perusahaan tersebut dapat diterima secara luas. Kemampuan produk Anda untuk “bergerak” di masyarakat/ konsumen adalah dasar penting dalam mengembangkan franchise.

(2) Pengembangan Sistem

Dalam konsep strategi franchise, hal yang terpenting dari suatu perusahaan adalah menyusun sistem.  SOP ataupun panduan teknis perlu ditetapkan untuk memastikan adanya suatu “keseragaman” terhadap penggunaan sistem agar output usaha adalah seragam.  Fungsi sumber daya manusia sebagai bagian pengakomodasi dari sistem juga dibutuhkan.  Pembuatan training centre sebagai pusat pelatihan juga sangat penting agar sumber daya manusia dapat menjalankan sistem secara tepat.

Alternatif penyusunan sistem dapat dilakukan dengan menggunakan sistem IT/ program terintegrasi.  Meskipun dengan investasi yang tinggi, namun dengan biaya yang tinggi tersebut perusahaan juga dapat melakukan proses pengawasan secara real time untuk titik cabang dalam jumlah yang banyak.

(3) Brand Management

Pengelolaan merk adalah bagian utama untuk memastikan bahwa seluruh titik franchise anda bergerak secara maksimal.  Kekuatan merk dapat membawa peningkatan penjualan secara optimal.  Tentu saja agar merk yang ada tersebut menjadi kuat dan memiliki persepsi yang strategis, perusahaan harus dipastikan menyusun program-program yang efektif untuk memastikan brand perusahaan Anda secara kuat dipahami dan dekat dengan pelanggan.

(4) Sales Management

Pengelolaan aktivasi penjualan merupakan konsep yang kuat yang dapat Anda jual.  Pengembangan-pengembangan produk baru ataupun program promosi dapat meningkatkan potensi penjualan Anda menjadi suatu proses aktifasi strategis.  Penjualan harus dijalankan secara tepat dan efektif.  Sales force harus terintegrasi pada seluruh lini karyawan.

Apakah perusahaan Anda telah siap untuk mengembangkan sistem franchise? Evaluasi kondisi perusahaan Anda saat ini dan kemudian lakukan analisis kesiapan perusahaan Anda.  Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengubah Struktur Organisasi?

Perusahaan ada baiknya melakukan proses pengembangan organisasi agar menjaga nilai kompetitif dalam persaingan usaha.  Dimana dalam pemahaman ini, perusahaan harus dapat mengidentifikasi nilai strategis yang harus dipahami dalam pengembangan organisasi agar menjadi suatu konsep unggulan dibandingkan perusahaan lainnya.

Lalu kapan waktu yang tepat bagi perusahaan untuk mengubah struktur organisasinya?

(1) Perusahaan mengalami perubahan pasar

Perubahan pasar yang dimaksudkan tersebut dapat berarti perubahan pasar secara positif maupun secara negatif.  Dimana perubahan-perubahan ini dapat membutuhkan adanya akomodasi sumber daya manusia yang sesuai dengan tantangan baru tersebut.  Dalam pertumbuhan perusahaan yang pesat, fungsi pengontrol usaha adalah menjadi sangat penting.  Sedangkan dalam perusahaan yang mengalami permasalahan dalam bidang pasar yang negatif, adanya strategi agresif yang kuat dalam bidang penjualan juga menjadi bagian yang sangat penting.

(2) Kebutuhan perubahan budaya perusahaan

Konsep pengubahan budaya perusahaan menuntut adanya pengkajian ulang terhadap struktur organisasi yang dijalankan.  Dimana aspek budaya ini harus dapat diimplementasikan di dalam perusahaan dalam seluruh lini organisasi.  Investasi pengembangan sumber daya manusia dituntut untuk dijalankan secara strategis sehingga budaya dapat terimplementasi.  Adanya kebutuhan organisasi terhadap fungsi support adalah memegang peranan penting agar core process dapat terjaga dan dicegah dari potensi penyimpangan yang muncul.

(3) Kebutuhan perubahan produk dan teknologi

Konsep perubahan produk dan teknologi adalah konsep yang strategis yang menuntut individu yang ada dalam perusahaan dapat mengimbangi perubahan produk dan teknologi yang dimaksud.  Perubahan ini juga dapat mempengaruhi penetapan fungsi core dan support dalam sistem struktur yang terbentuk.  Pemahaman akan konsep strategis inovasi membentuk pemahaman struktur yang ditetapkan tersebut.

Perubahan struktur sebaiknya dievaluasi terlebih dahulu sebelum dijalankan.  Evaluasi dan kajian organisasi menjadi bagian yang penting untuk dipertimbangkan tatanan pengembangannya. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengakomodasi proses pengkajian struktur organisasi di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

 

Menyeimbangkan Antara Sistem (Standard Operating Procedure) dan Kompetensi

Ketika suatu perusahaan menjalankan konsep bertransformasi dari yang sebelumnya belum memiliki sistem tertulis dengan kemudian menjadi memiliki suatu bentuk sistem tertulis maka dari situlah transformasi sistem kompetensi mulai menjadi pertimbangan. Artinya, perusahaan bukan hanya dipaksa untuk mengubah sistem yang selama ini dimiliki namun juga diminta untuk menginvestasikan pengembangan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan tuntutan sistem.

Sehingga akibat negatif yang timbul dari suatu pengembangan sistem nantinya tidak menyebabkan permasalahan, seperti dimana sistem tersebut tidak dapat berjalan karena kegagalan dari sumber daya manusia menginterpretasi sistem yang telah terbentuk. Lalu bagaimana langkah strategis perusahaan untuk mengantisipasi tersebut.

(1) Investasi Pelatihan
Pengembangan program-program pelatihan sangat dibutuhkan oleh karyawan dalam memahami sistem yang telah dibentuk tersebut. Adanya penambahan faktor kompetensi akan sangat membantu perusahaan dalam menjalankan sistem yang telah ditetapkan tersebut.

(2) Merumuskan Ulang Standar Kompetensi
Perusahaan ada baiknya melakukan proses penetapan ulang terhadap formula kompetensi dari jabatan-jabatan yang ada dalam organisasi. Identifikasi sistem kompetensi yang telah dipersyaratkan dalam jabatan, akan amat sangat membantu perusahaan dalam menyusun program-program pelatihan yang dipeersyaratkan dalam jabatan tersebut.

(3) Menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja
Sedikit berbeda dengan penilaian kompetensi, penilaian kinerja dapat dijalankan sebagai bagian dari verifikasi ulang untuk dapat memastikan bahwa sistem yang telah ditetapkan tersebut. Dengan program penilaian tersebut maka secara tidak langsung dapat mempengaruhi sistem realisasi dari pekerjaan yang telah dipersyaratkan dalam manajemen unjuk kerja.

Perusahaan sebaiknya memahami, bahwa dengan hanya memiliki SOP saja tanpa disertai dengan adanya investasi pengembangan SDM maka perjalanan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem masih cukup panjang. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan SOP Sesuai dengan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Hambatan dalam Mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC)

Banyak perusahaan telah mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) di dalam perusahaannya. Namun tidak sedikit, sistem manajemen unjuk kerja ini tidak memiliki dampak yang signifikan bagi pengembangan perusahaan. Terdapat banyak permasalahan yang menyebabkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) tidak dapat berjalan secara efektif.

(1) Kesalahan dalam Menetapkan Indikator Performa
Ketika menetapkan indikator performa, ada baiknya perusahaan mengembangkan konsep sistematis yang menghubungkan antara target perusahaan dengan target divisi/departemen serta sasaran terget individu karyawan yang berada di departemen tersebut.

(2) Kesalahan dalam Menetapkan Nilai Target
Nilai target harus dipastikan tidak terlalu mudah untuk dicapai, sehingga kesan perbaikan dari proses sulit untuk muncul. Sedangkan nilai target yang sulit untuk dicapai juga dapat menimbulkan efek psikologis sulit untuk dicapai dan menyebabkan motivasi terhadap target untuk pencapaian nilai yang dimaksud.

(3) Kesalahan dalam Menetapkan Bobot Penilaian
Tujuan adanya bobot penilaian adalah untuk menetapkan status prioritas terkait dengan kepentingan dari penilaian tersebut. Kesalahan dalam penetapan bobot akan mengakibatkan kesulitan dalam mengembangkan target utama pencapaian perusahaan yang lebih strategis.

(4) Kesalahan dalam Melakukan Proses Evaluasi
Secara rutin, atasan dan pejabat yang terkait harus melakukan proses evaluasi terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja. Tidak adanya proses evaluasi dapat menyebabkan tidak danya perbaikan serta kebutuhan untuk meningkatkan pencapaian target kinerja.

(5) Tidak adanya audit KPI/BSC
Personel yang tidak memiliki pemahaman yang tepat terkait dengan fungsi KPI/BSC menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari personel. Apabila hasil pengukuran data ini tidak didukung dengan program audit, maka ada potensi penyimpangan data yang tidak terdeteksi selama kegiatan audit.

Dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara strategis, maka perusahaan ada baiknya menggunakan langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC). Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses implementasi Sistem Manajemen Unjuk Kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129269926)