Uncategorized

Menciptakan Sistem Manajemen Anti Korupsi dalam Internal Perusahaan

Pertumbuhan dan perkembangan organisasi apabila tidak dibarengi dengan penerapan sistem akan memberikan suatu efek resiko tinggi yang sangat besar dalam pemastian sistem manajemen dijalankan secara efektif.  Kadangkala di dalam perusahaan itu sendiri, terjadi praktek-praktek yang dimana di dalamnya timbul pembentukan perusahaan di dalam perusahaan.  Selain dengan cara dan mengembangkan nilai dan budaya serta etos kerja yang tepat, penyusunan sistem juga sangat diperlukan dalam proses pemastian bahwa suatu bentuk sistem anti korupsi bisa terhindarkan dari perusahaan.

1. Sistem Teknologi Informasi

Implementasi sistem teknologi informasi dapat menyederhanakan proses keterlibatan manusia dalam peranan penggelapan dan ketidaksesuaian proses.  Dalam bisnis retail pengembangan sistem teknologi informasi diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan stock maupun proses transaksi dengan konsumen.  Segala resiko yang mungkin terjadi akibat kesalahan manusia yang disengaja maupun tidak dapat diminimalkan.

2. Sistem Tender dan Pengadaan Barang

Salah satu bentuk program pencegahan korupsi adalah memastikan adanya suatu bentuk transparansi dari sistem manajemen, salah satunya adalah pengadaan barang.  Lakukan proses pengadaan barang dengan menggunakan sistem dimana hanya perusahaan yang memiliki standar kualitas sesuai saja yang dapat memenuhi standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut.  Penetapan pemasok dengan nilai tertentu dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa pejabat dengan kompetensi yang memadai.

3.  Sistem Audit

Kembangkan dan lakukan sistem serta mekanisme audit yang efektif dimana lakukan pengukuran input dan output dari suatu tahapan proses berdasarkan SOP dan budget.  Implementasikan sistem budget di dalam perusahaan untuk memastikan adanya suatu batasan dalam operasional kegiatan atau proses tertentu.  Kembangkan audit juga ke arah disiplin karyawan sehingga nilai etika dalam perusahaan tercermin kuat dimana karyawan diajarkan untuk mempertanggung jawabkan nilai disiplin yang dimilikinya.

Bagaimana sistem diimplementasikan? Kunci dari jawaban ini ada pada pihak manajemen.  Lakukan penyusunan dan implementasi sistem yang tepat dengan menggunakan referensi eksternal yang kompeten. (amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Menyusun Program Pelatihan Sales

Berbeda dibandingkan dengan jenis pelatihan lainnya, proses pengembangan terhadap pelatihan sales adalah suatu bentuk pelatihan yang tidak dapat dilakukan hanya berdasarkan konsep in classroom (dalam ruangan kelas) saja, dimana seorang peserta pelatihan dipastikan duduk manis untuk dapat mendengarkan pengarahan terhadap kegiatan pelatihan itu sendiri. Program ini harus didesain khusus dan tidak hanya dilakukan dengan melakukan proses copy paste terhadap kegiatan pelatihan sebelumnya.  Tahapan-tahapan yang harus dijalankan dalam melakukan penyusunan program sales.

(1) Menetapkan profil sales

Lakukan proses penetapan jenis dan karakteristik profil sales yang tepat yang ada dalam perusahaan.  Pelajari jenis produk yang akan dijual, jenis pasarnya dan bagaimana prilaku konsumennya.  Setelah itu, lakukan proses penyusunan profil sales yang tepat untuk melakukan proses penjualan yang dimaksud. Agar hasil pelatihan dapat langsung berhubungan dengan proses penjualan.

(2)  Buat program pelatihan

Lakukan proses penyusunan program pelatihan yang tepat dan kembangkan teknik pendekatan personel yang sesuai ke dalam materi pelatihan tersebut.  Informasikan tahapan proses yang tepat dan akurat.

Program pelatihan dikembangkan bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan rasa percaya diri pada personel sales agar mereka dapat mengembangkan aspek optimal dalam program pengembangan penjualan tersebut.  Melakukan suatu pendekatan langsung ke praktek dan teknik komunikasi.

(3) Evaluasi

Dalam program pelatihan sales, hal yang terpenting adalah dengan melakukan program evaluasi yang tepat, yaitu program coaching yang tepat dan memadai dimana trainer atau sales coach langsung memperbaiki ketidaksesuaian yang berkaitan dengan kompetensi sales yang dimiliki oleh individu sales tersebut.

Proses pengembangan dan langkah sales yang tepat adalah bagian yang terpenting yang harus dioptimalkan dan dikembangkan oleh perusahaan.  Bagaimana pun juga sales adalah penentu strategi dari proses pengembangan bisnis perusahaan.  Lakukan proses penyusunan program pelatihan dan carilah referensi eksternal yang tepat untuk meningkatkan program penjualan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Aplikasi HACCP pada Produk Makanan Segar

Pada saat ini produk pangan segar memiliki segmentasi pemasaran yang bagus.  Beberapa konsumen mulai melihat status pembuatan produk pangan segar sebagai alternatif baru pada makanan sehat.  Lalu bagaimanakah teknik aplikasi HACCP pada Produk Manakan Segar itu sendiri.

(1)  Jenis Bahan Pangan

Pelaku industri/ proses harus melakukan proses analisis terlebih dahulu terhadap aspek resiko keamanan pangan yang terdapat pada bahan pangan segar itu sendiri.  Mengingat proses pengolahannya yang tidak mengalami proses pemasanan lanjutan maka proses perlakuan penerimaan bahan baku harus didesain secara tepat.  Adapun tahapan dan metode yang harus digunakan dalam kegiatan aplikasi tersebut meliputi:

(a) Seleksi pemasok (b) Pemeriksaan kualitas terhadap bahan baku, proses pemeriksaan ini meliputi seluruh parameter yang ditetapkan dalam Standard Nasional/ Internasional Produk itu sendiri (c) Audit dokumentasi terhadap produk yang dipasok untuk memastikan kesesuaian dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

(2) GMP (Good Manufacturing Practice) pada Makanan Segar

Teknik aplikasi GMP pada produk makanan segar didesain dalam bentuk tingkat pengendalian yang sangat insentif sesuai dengan resiko yang muncul.  Bagaimana menetapkan sistem sanitasi yang tepat dan personal hygiene yang sesuai dengan tingkat resiko bahan pangan, faktor itulah yang merupakan faktor terpenting dalam aspek pengelolaan dan pengembangan sistem GMP yang muncul.

(3) Teknik Penyimpanan dan Distribusi

Teknik penyimpanan dan distribusi produk pangan segar adalah faktor kritikal yang harus dikendalikan agar makanan tersebut aman ketika dikonsumsi.  Pengendalian temperatur, proses penanganan dan rotasi dari penempatan produk serta proses dan sistem penyimpanan lainnya menjadi suatu bentuk tahapan proses yang dimasukkan ke dalam tahapan OPRP (Operational Pre Requisite Program).

Pastikan produk Anda terlindungi dan aman dikonsumsi oleh pelanggan. Kembangkan dan kelola sistem aplikasi HACCP di dalam proses operasional Anda secara tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Assessment dalam Penempatan Karyawan

Banyak perusahaan yang melakukan proses rekruitmen tanpa menggunakan proses assessment.  Apakah hal ini salah?  Proses seleksi dan penempatan karyawan yang tidak dibarengi dengan analisis yang tepat dapat menjadi masalah dalam proses penempatan karyawan dalam perusahaan.  Mengapa?

Dalam kapasitas seorang individu berada dalam suatu posisi, individu tersebut harus dibarengi dengan dua komponen yang menyertainya.

Komponen pertama adalah trait, yang mana adalah bagian dari diri individu yang tidak dapat diubah oleh faktor eksternal, misalnya personality.  Personality merupakan bagian dari individu yang merupakan suatu bentuk profil yang membentuk individu dalam berprilaku dan secara tetap tidak akan berubah.  Sedikit berbeda dengan assessment, pada kegiatan assessment pengukuran yang dijalankan adalah dengan melakukan proses pengukuran kompetensi.  Kompetensi dalam beberapa hal terkait dengan skill, dimana ada komponen yang terkait dengan program pelatihan yang dapat dioptimalkan.

Komponoen kedua adalah kompetensi, ini yang sudah disebutkan sebelumnya. Sedikit berbeda dengan trait, sebagai contoh individu yang memiliki kapasitas trait leadership yang rendah dapat dikembangkan kompetensinya terkait dengan managerial skill dimana individu yang bersangkutan dapat mengoptimalkan dan mengembangkan kapasitasnya sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

Secara otomatis dengan proses assessment yang optimal, perusahaan dapat menetapkan program pengelolaan karyawan yang tepat dan terarah sehingga kapasitas individu yang ditetapkan dapat secara total menjadi nilai terukur yang sangat maksimal tentu saja tidak membuang waktu dan uang.  Lakukan kegiatan assessment dengan menggunakan provider konsultan HR yang tepat sehingga perusahaan Anda dapat memiliki keuntungan yang maksimal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Standard Operating Procedure dan KPI

Banyak perusahaan gagal dalam melaksanakan proses implementasi Standard Operating Procedure.  Mengapa perusahaan tersebut gagal menjadi perusahaan dalam mengaplikasikan sistem?  Kesalahan terbesar adalah kurangnya evaluasi terhadap penerapan Standard Operating Procedure yang dimaksud.  Dimana perusahaan tidak melakukan analisis mengenai kesesuaian Standard Operating Procedure tersebut dijalankan dengan performa bisnis.  Sehingga manajemen perusahaan memiliki dua jenis sistem, yang satu adalah sistem pemanis yaitu indahnya kata-kata yang tersusun dalam Standard Operating Procedure dan yang lain adalah suatu pola manajemen yang mengejar target bisnis.

Akan menjadi waktu yang sangat tepat bagi perusahaan dalam menjalankan sinergi yang kuat antara Standard Operating Procedure dengan aplikasi Sistem Manajemen Performa.  Berikut adalah langkah-langkah yang tepat untuk diterapkan.

1.  Melakukan proses penetapan indikator prestasi dari individu karyawan

Proses penetapan indikator prestasi harus diselaraskan dengan uraian pekerjaan dan Standard Operating Procedure yang ada.  Lakukan proses pemastian bahwa output kinerja dan pengukuran nilai serta analisis dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.

2.  Tentukan mekanisme evaluasinya

Pastikan pengukuran kinerja terukur dalam bentuk dokumentasi yang secara sistematis dapat diaudit sehingga tidak menyebabkan adanya penyimpangan dalam proses analisis dan pengukuran dari kinerja yang ada.  Hal yang pasti mekanisme ini harus dapat mempertahankan adanya suatu unsur obyektifitas yang kuat sehingga tidak menyebabkan hilangnya motivasi pada diri karyawan ataupun individu yang ada dalam perusahaan.

3.  Tetapkan Sistem Punishment dan Reward yang sesuai

Hal ini memberikan nilai yang sangat penting dalam proses implementasi sistem manajemen performa, tujuannya agar konsistensi kebijakan dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebaiknya sistem manajemen unjuk kerja dalam bentuk KPI sudah harus langsung disusun berbarengan dengan proses penyusunan Standard Operating Procedure itu sendiri.  Lakukan proses aplikasi dan pengembangan yang tepat untuk perusahaan Anda, untuk meningkatkan kompetensi individu dalam perusahaan tidak ada salahnya untuk mengikuti pelatihan oleh provider pelatihan yang kompeten. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Interview dalam Proses Rekruitmen

Dalam kegiatan proses penerimaan karyawan, selain melakukan proses psikotest, kegiatan interview juga menjadi bagian yang penting dalam kegiatan rekruitmen.  Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dari pihak interviewer untuk melakukan proses tanya jawab ketika melakukan kegiatan interview.

1) Memahami kesesuaian profil dari applicant terhadap budaya perusahaan

Psikotest dan test kecerdasan menyesuaikan profil individu (trait) terhadap kesesuaiannya dengan karakteristik pekerjaannya.  Masalah karakter budaya perusahaan dengan profil orangnya belum tentu sesuai dengan standar budaya yang ada.  Beberapa pertimbangan yang perlu untuk diperhatikan adalah kesesuaian budaya perusahaan tersebut dengan nilai yang dianut oleh calon karyawan yang dimaksud.

Misalnya, karyawan tersebut menganut konsep atau nilai budaya yang lebih terkait dengan aspek keluarga, sedangkan perusahaan membutukan individu yang memiliki nilai prioritas yang kuat ke arah profesional tentu akan sulit menyatukan.  Atau misalnya nilai yang dianut karyawan adalah gaji namun perusahaan lebih melihat pada nilai pencapaian target kerja.

2) Memahami fleksibilitas dai individu caon karyawan

Kadangkala ada hal lain yang dapat mengembangkan kompetensi individu tersebut melebihi kapasitas yang ada, seperti motivasi dan konsep diri dimana kekuatan internal dari individu tersebut dapat secara optimal mengalahkan profil yang dimiliki oleh calon karyawan.  Dimana individu yang dinyatakan tidak dapat memiliki profil seorang QC misalnya, namun ternyata memiliki motivasi yang tinggi untuk mempelajari hal baru sehingga pemahaman terhadap konsep QC dapat ia pelajari dan ia dapat mengalahkan orang lain yang dinyatakan lebih memiliki profil yang tepat.

3) Mengukur kompetensi komunikasi dan sosialisasi

Sudah pasti! Bahwa proses interview yang dijalankan memberikan nilai dan pemahaman bahwa kemampuan berkomunikasi dan sosialisasi dapat dilakukan pengukuran dengan interview.  Bagaimana calon karyawan dapat menjawab dengan runtutan dan tautan yang tepat dalam kaitan suatu artikel atau informasi tertentu.  Bagaimana menyusun informasi dan runtutannya, energy yang dibuat oleh calon karyawan sehingga meningkatkan motivasi serta aspek pengembangan lainnya yang terkait dengan proses komunikasi dan sosialisasi yang akan disampaikan kepada orang lain.

Melihat pentingnya interview itu dijalankan untuk proses rekruitment ada baiknya bagi perusahaan untuk lebih mengoptimalkan metode dan teknik interview yang dilakukan ketika akan melakukan proses rekruitmen.  Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan proses rekruitmen di dalam perusahaan Anda, khususnya untuk proses dan kegiatan interview itu sendiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Sistem Dalam Perusahaan Keluarga

Bagaimana mengaplikasikan sistem yang tepat dalam perusahaan keluarga? Apakah memungkinkan untuk mengoptimalkan sistem dalam perusahaan yang masih menggunakan konsep sistem tradisional?  Lalu bagaimana tata cara yang tepat dalam mengimplementasikan sistem?

Strategi yang paling tepat dalam mengaplikasikan sistem dalam perusahaan keluarga dapat dilakukan dengan menggunakan alternatif sebagai berikut:

1) Aplikasi Sistem Manajemen yang Teraudit

Tetapkan jenis sistem manajemen yang digunakan dengan menggunakan sistem yang dapat diaudit.  Pastikan sistem yang digunakan dapat diaudit oleh suatu mekanisme audit yang profesional dan independen di luar perusahaan.  Seperti Sistem Manajemen ISO, dimana konsep penilaian implementasi dijalankan dalam sistem manajemen audit yang dijalankan di lapangan.

2) Sistem Manajemen Unjuk Kerja yang Obyektif

Melakukan proses penyusunan sistem performa unjuk kerja yang ditetapkan sesuai dengan standar persyaratan yang terukur dan ditetapkan dalam mekanisme yang tepat.  Pengembangan Sistem Manajemen Unjuk Kerja tersebut harus dijalankan berdasarkan status yang tercatat dan terdokumentasi.

Kedua jenis dan strategi sistem ini merupakan bentuk pengembangan alternatif yang sangat tepat bagi perusahaan yang memiliki mekanisme kinerja keluarga dan tradisional untuk dapat bersaing dengan perusahaan yang profesional.  Lakukan proses penetapan referensi eksternal yang tepat dalam melakukan aplikasi terhadap Sistem Manajemen di dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Psikometri: Pengembangan Sistem Assessment dalam Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah membuat pusat pengukuran penilaian atau assessment.  Dalam proses pengembangan assessment tersebut, banyak perusahaan yang lupa bahwa alat ukur terhadap kompetensi (soft skill) harus dilakukan proses pengkajian dan riset secara terus menerus untuk memastikan bahwa pengembangan dari aspek kompetensi dari karyawan tersebut dapat terukur. Sudah waktunya bagi perusahaan untuk mempertimbangkan psikometri sebagai solusi dalam proses pengembangan alat ukur dalam perusahaan Anda.

MENGAPA PSIKOMETRI?

Pengukuran suatu kompetensi yang sulit terukur secara kasat mata, yaitu yang bersifat intangible, secara otomatis terdapat resiko error yang terdapat dalam proses penyusunan alat itu sendiri.  Psikometri melakukan proses pengembangan dan seleksi alat, sehingga alat ukur yang digunakan dapat dipastikan sebenar-benarnya mengukur kompetensi yang terukur dan melakukan evaluasi terhadap uji konsistensi pada alat itu sendiri.

Kunci dari suatu pusat assessment yang baik adalah alat ukur yang digunakan.  Sebagus apapun model kompetensi yang diciptakan tersebut, tidak dapat secara serta merta dapat ditunjang dengan suatu pengukuran yang tepat, maka akan percuma.  Mulailah mengadaptasikan ilmu psikometri dalam pengembangan pusat assessment di perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Memiliki Profil Sales yang Tepat

Bagi suatu perusahaan, keberadaan tenaga sales yang profesional adalah tantangan yang menarik untuk dikaji. Bagaimana suatu perusahaan berada dalam kondisi sulit dengan sendirinya karena penjualan tidak dapat didongkrak belum lagi muncul kenyataan bahwa tidak ada tenaga sales yang mumpuni yang mau untuk berjuang dalam mendapatkan target penjualan yang sesuai dengan harapan. Belum lagi, masyarakat Indonesia yang memiliki persepsi negatif mengenai tenaga kerja sales, dimana sales dianggap bukanlah profesi yang menarik untuk ditekuni, hanya kalau sudah tidak ada pekerjaan saja, seorang individu akan terjun menjadi sales.

Lalu bagaimana strategi yang harus dikembangkan untuk menjadi seorang sales?

1. Lakukan proses rekruitment yang tepat

Usahakan dalam proses pengambilan karyawan, perusahaan tidak hanya sekedar asal mendapatkan orang yang mau menjadi sales.  Gunakan alat ukur yang tepat yang selain dapat mengukur potensi kecerdasannya juga dapat secara spesifik mengukur kapasitas dan kemampuan individu yang dimaksud untuk menjadi sales.

2. Program Product Knowledge

Sales yang mumpuni adalah sales yang mengetahui secara mendalam tentang pengetahuan produk yang akan dijualnya.  Siapa saja target konsumennya dan bagaimana prilaku konsumennya.  Seorang sales yang pandai bukan hanya berkemampuan tinggi dalam menjual produk, namun yang terpenting adalah menjual relationship.

3.  Sistem Renumerasi

Dalam menyusun sistem kompensasi sales, yang harus menjadi pertimbangan utama bahwa sistem renumerasi yang diciptakan tersebut adalah sistem yang mengedepankan konsep komisi dan insentif penjualan.  Artinya nilai komisi harus memberikan nilai yang tinggi dibandingkan gaji pokoknya.  Sehingga sales menjadi tertantang untuk memberikan hasil lebih.

Ketiga langkah tersebut dapat diterapkan oleh perusahaan maupun organisasi yang berharap dapat memiliki profil sales yang kuat yang mana dapat secara cepat meningkatkan penjualan produk dari perusahaan itu sendiri. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Keuntungan Penerapan Sistem ISO 22000

Banyak perusahaan di bidang industri makanan, masih melihat bahwa penerapan sertifikasi ISO 22000 dalam perusahaan adalah suatu investasi mahal yang tidak akan berpengaruh langsung terhadap sistem operasional yang ada dalam perusahaan.  Apakah pendapat itu benar?  Sebenarnya banyak hal yang dapat menjadi pertimbangan dalam penerapan Sistem ISO 22000 dan dapat memberi keuntungan terhadap perusahaan dibandingkan dengan hanya melakukan proses penerapan HACCP.

(1) Adanya Evaluasi terhadap aplikasi sistem HACCP dalam perusahaan

ISO 22000 seperti dalam penerapan Sistem ISO lainnya menggunakan konsep PDCA (Plan Do Check & Action)  sehingga dimana semua perencanaan yang ada dalam perencanaan HACCP termonitor dan ditangani dengan tepat.  Setiap ketidaksesuaian yang muncul dalam analisis bahaya tersebut akan ditetapkan tindakan perbaikan dan pencegahannya sehingga tidak akan menyulitkan perusahaan dalam proses implementasi sistem yang ada.

(2)  Pemenuhan undang-undang dan persyaratan ataupun regulasi

Salah satu hal yang penting adalah dalam penerapan Sistem ISO 22000 perusahaan berkomitmen terhadap kesesuaian peraturan dan regulasi yang ada.  Lalu apa keuntungannya? Secara investasi jangka pendek mungkin mengeluarkan biaya tinggi, namun dalam investasi jangka panjang akan sangat tepat karena akan menghilangkan resiko ancaman dari ketidakpuasan konsumen ataupun pemerintah terhadap kualitas dan keamanan pangan produk.

(3) Sertifikat sebagai komitmen bisnis

Sertifikasi ISO 22000 merupakan suatu bentuk perwujudan fisik dari komitmen industri pangan yang benar-benar sangat dibutuhkan oleh perusahaan.  Dimana komitmen ini memberikan nilai positif dalam konsep kompetisi dengan bisnis sejenis.

(4) Adanya komunikasi dan pengembangan kompetensi

Industri pangan tidak hanya didukung oleh sumber daya manusia yang berada dalam konsep internal perusahaan saja, namun juga melibatkan pemasok dan distributor.  Adanya program sertifikasi ISO 22000 memberikan bukti nyata terhadap konsep komunikasi dan pengembangan kompetensi sumber daya manusia yang diaplikasikan dan dikembangkan di dalam perusahaan.

Melihat nilai keuntungan ini, ada baiknya dari pengusaha maupun pihak konsumen mengubah persepsi positif tidak hanya melihat dari aspek jangka pendeknya dari penerapan sistem. Strategi serta pengembangan bisnis yang tepat dapat mengoptimalkan arti dan konsep bisnis yang dimiliki dalam industri pangan, termasuk komponen pendukungnya. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)