SOP Consultant

Key Performance Indicator (KPI) sebagai Metode dalam Pengukuran Kinerja Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan yang akan menjalankan program sertifikasi ISO 9001, untuk melakukan proses penetapan sasaran mutu. Sasaran Mutu adalah faktor penting yang menjai klausul mayor bagi perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001. Agar sasaran mutu menjadi hal yang efektif, maka sangat penting dalam perusahaan untuk dapat mengoptimalkan program manajemen mutu tersebut ke dalam metode pengukuran kinerja KPI (Key Performance Indicator) berbasiskan BSC (Balanced Score Card).

Strategi ini dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.

Manfaat Pertama: memberikan nilai evaluasi terhadap karyawan
Key Performance Indicator dapat diimplementasikan per jabatan dengan panduan sasaran mutu yang terintegrasi dengan kebutuhan karyawan. Secara terarah maka perusahaan dapat menjalankan suatu konsep pengukuran sinergi yang jelas dan mendapatkan nilai obyektif karyawan tersebut.

Manfaat Kedua: Mendapatkan data-data untuk menjalankan program perbaikan
Proses evaluasi terhadap kinerja karyawan yang tepat dapat menjadi modal strategis bagi perusahaan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan. KPI dapat memberikan analisis yang tajam terkait dengan bagaimana program perbaikan tersebut dapat dijalankan.

Mafaat Ketiga: Mengidentifikasi Pengukuran Visi dan Misi Perusahaan
Adalah menjadi suatu hal yang sangat bermanfaat untuk memastikan adanya suatu pengembangan visi dan misi yang terukur dan terimplementasi kepada masing-masing unit dan masing personel.

Kembangkan program manajemen dalam perusahaan Anda secara sinergis dan sistematis. Gunakan program dan sertifikasi ISO 9001 untuk dapat mengoptimalkan Sistem Manajemen Operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Manfaat KPI dalam Penilaian Ekefitifitas SOP

Setelah perusahaan berhasil melakukan proses implementasi terhadap SOP (Standard Operating Procedure) maka tahapan selanjutnya adalah bagaimana memastikan SOP yang telah disusun itu dijalankan dengan tepat dan efektif sesuai dengan standar yang dipersyaratakan dalam sistem. Ada baiknya perusahaan menggunaan KPI (Key Performance Indicator) untuk dipergunakan sebagai bagian dari proses evaluasi implementasi SOP.

Apa manfaat yang dapat dipergunakan dalam proses penetapan KPI sebagai bagian dari proses evaluasi SOP yang dimaksudkan tersebut.

Manfaat pertama, terbentuknya proses evaluasi yang sistematis dimana terdapat pelaporan yang dapat digunakan sebagai bentuk memastikan bahwa proses bisnis dijalankan perusahaan sesuai dengan dasar klasifikasi yang telah ditetapkan.

Manfaat kedua, tersedianya data yang dapat menjelaskan keteraturan dari sistem terjalankan. Dimana setiap komponen dan fungsi operasional yang ada dalam perusahaan dapat secara sinergi untuk dapat memastikan bahwa sistem telah dijalankan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Manfaat ketiga, melakukan proses penilaian obyektif pada individu pelaksana sistem. Hal yang sangat penting adalah melakukan identifikasi terhadap ketidaktercapaian target untuk kemudian dilakukan proses penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap status ketidaktercapaian tersebut.

Sangatlah penting bagi perusahaan untuk menjalankan sistem penilaian kinerja dengan menggunakan metode KPI setelah penyusunan SOP dijalankan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang efektif untuk dapat memastikan bahwa sistem telah dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Sistem dalam Kajian Sumber Daya Manusia

Bagaimana menjalankan suatu sistem agar terimplementasi secara tepat dan efektif dalam perusahaan? Terdapat beberapa cara yang sudah dijalankan dalam perusahaan Anda, namun ternyata secara efektif tidak dapat dikembangkan dalam internal perusahaan.

Beberapa penyebab yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan implementasi sistem yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, setelah dilakukan analisis adalah disebabkan oleh ketidaksesuaian yang muncul pada kompetensi sumber daya manusia.

Aspek SDM inilah yang memberikan efek terpenting yang dapat menyebabkan mengapa sistem tidak dijalankan. Lalu bagaimana strategi yang tepat untuk memastikan bahwa sumber daya manusia dapat mendukung Standard Operating Procedure.

(1) Lakukan proses assessment pada karyawan
Hal yang terpenting untuk dilakukan adalah dengan menjalankan kegiatan assessment terhadap kapasitas karyawan. Bagaimanapun juga, sistem yang akan diterapkan sangat tergantung kepada kapasitas sumber daya manusia dalam organisasi yang dimaksud. Adalah sangat kritikal bagi perusahaan untuk dapat mengidentifikasi terkait dengan kapasitas kompetensi karyawan dalam organisasi ketika melakukan proses start up dalam pembuatan sistem.

(2) Program perhitungan beban kerja
Beban kerja menjadi bagian penting yang harus diidentifikasi untuk memastikan proses penanganan terhadap sistem yang diaplikasikan. Penetapan alokasi tanggung jawab dan jabatan dalam penetapan pekerjaan tersebut menjadi penting untuk dijalankan dalam proses operasional pekerjaan.
Alokasi penetapan sistem harus dipastikan teralokasi sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawab yang dipersyaratkan.

(3) Program Pelatihan Karyawan
Mengembangkan kompetensi karyawan adalah penting untuk memastikan bahwa karyawan memiliki kemampuan yang memadai dalam menjalankan sistem. Pengetahuan, keterampilan dan pengalaman adalah menjadi bagian penting dalam program pelatihan agar dapat dipastikan bahwa sistem dapat dijalankan. Karyawan adalah motor terpenting untuk memastikan sistem dijalankan.

Bagaimana pengembangan sistem di dalam perusahaan Anda, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjalankan sistem dalam perusahaan Anda (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Supply Chain Management dalam Industri

Dalam sebuah industri, adalah suatu hal yang penting untuk dapat mendesain perencanaan yang tepat. Bagaimana suatu perencanaan dalam industri adalah menjadi nilai strategis yang penting untuk meningkatkan nilai efisiensi dalam dunia industri.

Konsep Supply Chain Management adalah suatu konsep yang melihat sistem secara kesatuan utuh yang dapat dijalankan dengan format dan struktur terencana. Adalah menjadi hal yang sangat penting, dalam melakukan proses penyusunan terhadap sistem Standard Operating Procedure yang terkait dengan industri.

Bagaimana pola penyusunan SOP yang terkait dengan manajemen supply chain yang tepat ketika menjalankan program penetapan SOP pada bidang industri.

Langkah Pertama: Menetapkan Sistem Inventory
Sistem inventory adalah indikator pengendali yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa sistem operasional dijalankan secara tepat. Ketidakakuratan dalam suatu pendataan inventory akan menyulitkan tahapan proses evaluasi dalam sistem manajemen operasional yang dijalankan.

Langkah Kedua: Melakukan proses perhitungan konsumsi material
Penetapan nilai konsumsi material dijalankan dengan melalui tahapan penyusunan Bill of Material. Dimana dalam tahapan ini, industri diminta untuk dapat menghitung proporsional terkait dengan neraca material operasional produksi.

Langkah Ketiga: Melakukan proses penyusunan sistem pembelian
Pembelian bukanlah hanya sekedar membeli, namun juga digunakan sebagai langkah strategis untuk pemastian perencanaan proses operasional yang dijalankan di dalam perusahaan.

Penetapan desain supply chain management adalah langkah penting yang digunakan untuk mengoptimalisasi penyusunan Standard Operating Procedure dalam perusahaan Anda. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan penetapan Standard Operating Procedure dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Melihat Fungsi Job Description

Banyak perusahaan, ketika melihat bagaimana pentingnya menyusun job description lebih memilih untuk tidak mengembangkan job description. Beberapa masalah yang menjadi pertimbangan adalah perusahaan takut apabila job description tersebut dijalankan maka karyawan akan kehilangan batasan mereka untuk bekerja dalam ruang lingkup yang luas atau general.

Secara gamblang, perusahaan takut apabila karyawan tidak dapat bekerja secara multi task. Hal ini adalah asumsi yang salah, karena dalam penerapannya job description bukanlah pembatas terhadap ruang lingkup pekerjaan karyawan namun lebih memperjelas fungsi dari karyawan yang dimaksud.

Penerapan konsep multitask dalam sebuah jabatan dapat dijalankan dengan pemahaman yang penting seperti berikut:

(a) Tidak terdapat tumpang tindihnya tanggung jawab
Beberapa pekerjaan, seperti yang termuat dalam ruang lingkup Finance Accounting adalah penting untuk memastikan bahwa ruang lingkup yang dimaksudkan tidak tumpang tindih, fungsi pembuat, pemeriksa dan persetujuan tidak dapat dicampuradukkan.

(b) Mengukur waktu dan beban kerja
Ketika berbicara pada konsep multitask, hal yang sangat penting adalah memastikan bahwa waktu kerja dan beban kerja tersebut tidak berlebihan. Kondisi yang berlebihan akan menyebabkan proses pekerjaan tersebut tidak maksimal dan cenderung akan mempertinggi masalah yang muncul.

Adalah menjadi penting bagi perusahaan untuk mengembangkan perusahaan dengan konsep yang efektif dan efisien, namun apabila tidak ditunjang dengan pemahaman fungsi dan tanggung jawab yang jelas pada karyawan akan menyebabkan kemunculan konflik dan tingginya kesalahan manusia dalam bekerja. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengelola Sistem Outsourcing dalam Perusahaan

Dalam era persaingan bisnis yang sangat ketat dan tingginya biaya operasional membuat banyak perusahaan memiliki resiko kehilangan nilai kompetisinya. Bagaimana memperbaiki nilai kompetisi yang dimaksudkan tersebut sehingga aspek kinerja dan biaya sumber daya manusia masih dalam perhitungan perusahaan.

Alternatif untuk membangung sistem manajemen outsourcing pada beberapa tahapan operasional adalah hal yang sangat menarik untuk dijadikan penetapan solusi atau strategi implementasi dalam perusahaan. Untuk mengefektifkan dan mensinergikan sistem outsourcing, terdapat beberapa tahapan yang harus menjadi perhatian bagi perusahaan.

(1) Pemetaan proses
Perusahaan sebaiknya menjalankan pemetaan proses terlebih dahulu untuk melakukan pemisahan antara core process dan support process. Harus dilakukan suatu identifikasi nilai produk terpenting bagi perusahaan. Nilai produk terpenting inilah nanti yang dapat teridentifikasi kaitannya dengan aspek core process dan support process. Penetapan fungsi outsource sebaiknya dihindari pada elemen core process, terkecuali adanya jaminan kompetensi dari pemasok outsource tersebut.

(2) Proses Seleksi dan Evaluasi Fungsi Outsource
Pastikan pemasok tenaga kerja outsource adalah perusahaan resmi dan memiliki sistem manajemen yang baik, seperti berlisensi ISO 9001 atau memiliki sertifikasi keahlian yang dipersyaratkan. Tidak ada salahnya bagi perusahaan untuk mengembangkan fungsi audit dalam memastikan manajemen perundangan sumber daya manusia dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.
Perusahaan pemasok juga dipastikan memberikan pelatihan yang sesuai sehingga aspek fungsi personel dalam sistem outsourcing sesuai dengan fungsi outsourcing yang dipersyaratkan.

(3) Proses penilaian fungsi outsource
Pastikan bahwa fungsi outsource yang ada mendapatkan evaluasi dan penilaian untuk dapat memastikan bahwa performa kualitas pekerjaan sesuai dengan standar persyaratan serta target kerja sesuai dengan budget yang telah diteapkan.

Lakukan proses pengembangan fungsi sumber daya manusia secara optimal dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Cost Recovery: Strategi Pengembangan Usaha Perusahaan

Dalam dunia pertumbuhan bisnis yang secara signifikan terus menerus maju dan perkembangan. Adalah menjadi suatu tantangan bagi pemilik perusahaan untuk melakukan proses strategi pengembangan perusahaan atau penambahan bisnis usaha secara terus menerus.

Pada saat inilah, fungsi pengembangan investasi sangat penting untuk mengoptimalkan dan mengembangkan fungsi strategis dari cost control untuk pengembangan investasi. Dalam proses pengembangan investasi, hal yang terpenting yang perlu untuk dijalankan dalam proses pengembangan usaha, adalah bagaimana strategi investasi tersebut tidak membawa kerugian kepada usaha yang dimiliki sebelumnya.

Beberapa strategi dapat dikembangkan untuk memastikan bahwa investasi pengembangan dapat dijalankan secara efektif, adalah sebagai berikut:

(1) Lakukan proses riset terhadap bisnis baru yang akan diinvestasikan
Pastikan ketika ingin melakukan suatu pengembangan usaha baru, proses riset telah dilakukan untuk memastikan bahwa unit usaha baru dapat menghasilkan keuntungan yang lebih maksimal sesuai dengan kekuatan dari bisnis utama untuk menopang.

(2) Kembangkan perencanaan bisnis yang tepat
Melakukan proses penyusunan perencanaan bisnis secara optimal, menjadi suatu bentuk langkah implementasi bisnis. Proses perhitungan dan evaluasi terhadap rencana bisnis menjadi suatu bentuk langkah strategis optimal yang dapat dikembangkan dalam memberdayakan usaha baru. Khususnya apabila pihak pengelola usaha adalah pemain baru terhadap bisnis baru tersebut.

(3) Melakukan proses pengembangan investasi strategis dari pengembangan usaha
Adalah menjadi suatu hal yang penting bahwa perusahaan harus secara terus menerus melihat bahwa manajemen investasi memiliki fungsi pengendali optimal untuk melihat bagaimana strategi pengembangan usaha tersebut dijalankan. Tahapan proses operasional dijalankan sebagai bagian penting untuk memastikan manajemen strategi yang tepat dan efisien.

Ingin mengembangkan usaha baru? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan pengembangan strategi usaha Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Komunikasi dalam Perusahaan dan Kearsipan

Dalam perusahaan, adalah menjadi suatu hal yang penting untuk dapat mengelola pola komunikasi internal dan eksternal. Dimana dalam aplikasinya proses komunikasi akan diikuti dengan sistem administrasi yang tepat. Sistem administrasi ini sendiri, harus dapat memastikan bahwa organisasi menyampaikan pesan secara komunikatif dan efektif.

Di dalam perusahaan sendiri, terdapat dua jenis pola administrasi yang seringkali dijadikan pilihan dalam membentuk sistem.

(1) Pola dokumentasi sentralisasi
Dalam pola dokumen sentralisasi, setiap perusahaan memiliki pusat pengontrol dokumen, biasanya dalam bentuk unit kesekretariatan. Unit ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pengendalian dan penyimpnanan seluruh kearsipan. Setiap departemen yang terkait memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pelaporan dan penertiban kepada sekretariat umum.

(2) Pola dokumen non sentralisasi
Setiap departemen dapat menjalankan korespodensi surat menyurat secara bebas dengan batasan authorisasi yang ditetapkan. Dalam beberapa hal, sistem juga memastikan bahwa fungsi kearsipan dijalankan per masing-masing bagian dengan sistem pengendalian. Harus dapat dipastikan bahwa konsep terhadap pengendalian dokumen dijalankan dengan self monitoring.

Langkah apa pun dalan melakukan proses pengendalian dokumen, perusahaan dapat menjalankan sistem e-automatation untuk menjalankan program kearsipan ini berjalan secara elektronik. Hal yang terpenting adalah menjalankan alir proses secara tepat untuk kemudian diadopsi ke dalam sistem filing komputer. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Menyusun Program Pelatihan untuk Manajemen Retail

Dalam mengembangkan manajemen retail pada perusahaan retail, adalah sangat penting untuk memastikan bahwa sumber daya manusia memiliki kompetensi (soft dan hard) yang memadai. Ketika akan melakukan proses penyusunan program pelatihan, pastikan bahwa program pelatihan menyangkut materi yang menjelaskan unit kompetensi berikut:

(1) Leadership skill
Sangat dibutuhkan konsep yang kuat pada diri karyawan yang kuat yang mamapu untuk mengembangkan kompetensi pribadinya dan kemampuan untuk tidak berhenti dan secara terus-menerus mengubah dirinya menjadi hal yang positif.

” Dalam industri retail, kekuatan untuk mengubah diri menjadi positif adalah hal penting yang untuk dapat menjadi lebih optimis, dapat mengundang pelanggan lebih banyak dan yang terpenting dapat memenangkan kompetisi dengan kompetitor.” Bagaimana pun juga aspek mutu yang terdepan adalah pelayanan, sehingga akan menjadi nilai positif apabila sumber daya manusia yang ada dalam industri ini memiliki kekuatan untuk memimpin.

(2) Etos Kerja
Pekerjaan retail yang tidak berhenti, merumuskan adanya suatu konsep motivasi yang kuat pada intrinsik karyawan. Sehingga sangat penting bagi karyawan itu sendiri untuk dapat meningkatkan kapasitas self motivation yang positif dalam bekerja agar kinerja tidak menjadi menurun.

(3) Art of selling
Kemampuan komunikasi untuk menjual adalah hal penting yang harus dimiliki oleh sumber daya manusia di bidang sales.Bagaimana konsep yang tepat untuk menyusun pesan yang ada dalam produk, mempopulerkan brand, dan yang terpenting adalah memastikan proses closing terhadap produk dapat berjalan secara maksimal.

Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan bisnis retail perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pentingnya Kompetensi SDM dalam Aplikasi Standard Operating

Beberapa perusahaan banyak mengalami kesulitan ketika melakukan proses implementasi SOP. Salah satu penyebab penting yang menimbulkan sulitnya penerapan Standard Operating Procedure adalah sumber daya manusia.

Sumber daya manusia adalah penggerak dari bagaimana suatu sistem tersebut dijalankan. Secara mutlak, perusahaan juga harus memastikan adanya pemenuhan kompetensi dari sumber daya manusia. Aspek kompetensi yang dibutuhkan dalam persyaratan implementasi Standard Operating Procedure adalah:

(1) Faktor kompetensi teknis
Kemampuan individu SDM dalam menjalankan faktor teknis dapat mendukung implementasi sistem secara efektif dan efisien. Bagaimana perusahaan melihat bahwa suatu pekerjaan dapat dijalankan secara maksimal, tentunya dengan memastikan faktor teknis, yang berupa pengalaman, latar belakang pendidikan ataupun ketrampilan.

(2) Faktor kompetensi kepemimpinan
Faktor ini menjadi penting untuk memastikan bahwa karyawan yang dimaksud bekerja dalam tanggung jawab yang diembankan oleh individu tersebut dalam ruang lingkup kerjanya.

(3) Faktor kompetensi budaya perusahaan
Menjadi suatu nilai penting untuk mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi individu yang ada dalam organisasi.

Pengembangan SDM adalah salah satu strategi penting organisasi agar SOP (Standard Operating Procedure) untuk terimplementasikan dengan baik. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com)