SOP Consulting

Pentingnya Pengendalian Asset Manajemen

Banyak perusahaan yang tidak memperhatikan betapa pentingnya pengendalian asset dalam perusahaan.  Dalam pertimbangan nilai yang kecil dibandingkan dengan pendapatan perusahaan maka fungsi dan pemahaman yang terkait dengan asset tidak menjadi bagian yang penting untuk dikelola.  Namun hal ini merupakan kesalahan yang berkaitan dengan pengukuran performa keuangan yang ada dalam perusahaan.

Beberapa hal yang menjadi suatu konsep pemahaman positif yang berhubungan dengan asset manajemen menyangkut sistem pengelolaan terhadap performa keuangan yang ada dalam perusahaan.  Bagaimana cara suatu perusahaan dapat melakukan proses pengendalian terhadap asset yang dimiliki dalam perusahaan itu sendri.

(1) Proses identifikasi asset

Berupa bagaimana memberikan identitas terhadap asset yang dimiliki oleh perusahaan.  Dimana setiap pembelian asset dijalankan maka proses identifikasi sudah saat nya untuk dilakukan proses identifikasi asset yang ada.

(2) Proses perhitungan nilai asset

Lakukan proses pengukuran dari nilai penurunan asset yang ada, lakukan dalam waktu periode tertentu dan lakukan proses pelaporan ke unit kerja accounting.  Setiap biaya yang berhubungan dengan asset dilakukan proses akumulasi terhadap biaya tersebut sebagai bagian dari proses perhitungan nilai penurunan asset.

(3) Proses pengendalian kepemilikan asset

Melakukan proses pengaturan terhadap status unit kepemilikan asset yang kemudian dikaitkan dengan informasi apabila terjadi pemindahan dan kehilangan terhadap data asset yang ada.

Lakukan proses manajemen asset secara tepat, dalam jangka waktu tertentu tidak ada salahnya melakukan proses audit asset untuk memastikan bahwa kondisi asset masih sesuai dengan nilai asset yang dikalkulasikan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pembuatan Standard Operating Procedure untuk Bisnis Salon dan Kecantikan

Pada saat ini, pergerakan untuk menjadi seorang wirausaha mengalami peningkatan yang cukup berarti.  Salah satu bisnis yang paling diminati saat ini salah satunya adalah bisnis Salon dan Kecantikan.  Dimana salon dan jasa kecantikan sudah dianggap sebagai gaya hidup yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan, khususnya untuk kelompok konsumen wanita. Namun seperti bisns lainnya, apabila bisnis ini tidak didukung dengan manajemen operasional yang kuat, maka bisnis ini akan menjadi sulit bersaing dengan kompetitor lainnya yang bermodalkan besar.

Salah satu strategi penting yang harus dioptimalkan dalam pengembangan bisnis ini adalah dengan membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang tepat untuk pengembangan dan optimalisasi bisa mengembangkan bisnis Anda menjadi suatu bentuk bisnis yang optimal dan tidak kalah bersaing dengan bisnis sejenis yang memiliki modal cukup besar.  Lalu jenis Standard Operating Procedure apa saja yang bisa digunakan dalam proses pengembangan bisnis salon dan kecantikan itu sendiri?

(1) SOP Pengadaan Barang dan Sistem Inventory

Dalam bisnis ini, menjadi sangat penting untuk melakukan proses pengendalian terhadap pengadaan barang adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan proses pengendaliannya.  Konsep terkait dengan kebutuhan dan kepentingan pelanggan menjadi salah satu faktor dimana proses pendagaan barang ini harus dilakukan secara cermat, artinya pemilihan terhadap jenis barang-barang yang akan digunakan juga disesuaikan dengan keinginan pelanggan.  Sistem inventory menjadi hal yang penting, dimana pihak pemilik salon harus dapat memprediksi jumlah dari kedatangan pelanggan yang akan datang ke salonnya.

(2) SOP Pelayanan

Dibuatkan mekanisme dan standar baku tentang tata cara pelayanan yang akan dijalankan dalam bisnis ini.  Seperti standar dan mekanisme dari aplikasi treatment (penanganan) terhadap pelanggan yang tepat untuk dapat memastikan bahwa pelanggan mendapatkan suatu standar yang sama.  Selain ke arah pelayanan pelanggan, dengan standar penanganan yang tepat maka aspek costing atau biaya pelayanan menjadi dapat terukur secara akurat sehingga faktor pengendalian internal terhadap tiap unit produk dapat terukur secara tepat.

(3) SOP Finance Accounting

Rata-rata pemilik usaha salon mencampuradukkan antara kebutuhan untuk salon dengan rumah tangga.  Ada baiknya proses ini dipisahkan sehingga pemilik salon dapat melakukan proses pengembangan bisnis secara optimal.  Misalnya untuk menjaga cashflow atau pembayaran supplier dan karyawan secara tepat.  Belum lagi biaya listrik dan sewa tempat yang tentunya tidak sedikit.  Perhitungan COGS (Cost of Good Sold) juga menjadi bagian penting yang harus diperhatikan dalam menetapkan harga dari jasa pelayanan Anda.

Penerapan Standard Operating Procedure yang tepat diharapkan dapat memberikan nilai lebih dalam proses penanganan operasional bisnis Anda.  Lakukan proses pengembangan bisnis dengan referensi eksternal secara tepat dan akurat sehingga bisnis Anda dapat berkembang.  (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Teknik Pencarian Data dalam Proses Penyusunan SOP

Dalam menjalankan proses penyusunan awal Standard Operating Procedure (SOP), perlu untuk dilakukan proses pencarian informasi atau data yang tepat dalam melakukan proses penyusunan SOP tersebut.  Kesalahan dalam melakukan proses pencarian informasi data dapat menyebabkan Standard Operating Procedure yang ditetapkan menjadi tidak sesuai dengan alir kerja operasional yang ditetapkan dalam perusahaan.

Tahapan dan teknik dalam proses pencarian data yang dapat dilakukan dalam proses penyusunan Standard Operating Procedure dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

(1) Melakukan proses pencarian referensi eksternal

Lakukan proses analisis yang tepat dalam proses awal penyusunan SOP.  Ada baiknya tim penyusun melakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan sesuai agar tahapan dan proses penyusunan SOP yang dimaksud tidak menyimpang dalam konteks manajemen yang tepat sehingga aplikasi SOP yang ditetapkan akan menjadi tidak sesuai dengan standar persyaratan yang ada.

(2) Melakukan Proses Penyusunan Business Process

Setelah mendapatkan referensi eksternal yang tepat, langkah selanjutnya adalah melakukan proses pemetaan tahapan proses yang tepat, yaitu dalam penyusunan business process yang ada dalam organisasi.  Alir kerja dari setiap unit kerja harus dipastikan terpotret bagian input dan output tahapan proses yang ada dalam setiap satuan unit kerja.  Proses pemetaan gambar besar tersebut kemudian dilakukan proses pemecahan ke dalam unit-unit kerja.  Tujuan utama dari pemetaan ini adalah untuk mencegah adanya informasi atau satuan proses yang hilang pada setiap tahapan unit operasional proses yang ada.

(3) Melakukan proses pencarian data internal yang tepat

Proses dan tahapan pencarian data dilakukan dengan melakukan proses interview terhadap posisi kunci yang ada dalam perusahaan.  Proses ini dapat dijalankan dengan melakukan FGD atau Focus Group Discussion, dimana dalam tahapan proses ini dipastikan bahwa unit kerja internal yang termuat dalam tahapan proses dapat menjalankan sesuai dengan tahapan yang tepat dalam manajemen operasional perusahaan.

Lakukan proses pencarian data yang tepat dan akurat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda, pastikan adanya pencarian referensi eksternal yang tepat ketika akan melakukan proses penyusunan Standard Operating Procedure tersebut. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain SOP untuk Sistem Manajemen Pergudangan

Adalah menjadi hal yang sangat penting bagaimana suatu sistem pengadaan dan inventory dikelola secara sistematis dengan bentuk pengendalian dokumentasi yang terkait dengan manajemen operasional perusahaan.  Pertimbangan untuk melakukan proses pengembangan manajemen, membuat adanya identifikasi terhadap kebutuhan Standard Operating Procedure (SOP) dalam bisnis operasional perusahaan.  Standard Operating Procedure yang akan ditetapkan dan diimplementasikan dalam manajemen bisnis tidak hanya berkaitan dengan pencatatan stock saja namun juga terkait dengan tahapan proses analisis data untuk dianalisis pada informasi kecukupan dari data stock.

Bagaimana tata cara yang tepat untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP) untuk manajemen pergudangan.

(1) Lakukan proses penetapan uraian pekerjaan

Penetapan satuan unit kerja operasional yang terkait dengan manajemen pergudangan yang ditetapkan dalam perusahaan.  Inti dari prinsip manajemen pergudangan harus mampu menyeimbangkan antara kebutuhan administrasi, proses inspeksi, serta proses koordinasi.  Ketiga fungsi ini sebaiknya dipisahkan untuk menghindari terjadi penyimpangan dalam penyimpanan dan pengelolaan sistem inventory perusahaan Anda.

(2) Menyusun alir kerja proses

Menetapkan tahapan-tahapan kerja yang dilakukan oleh petugas gudang, dimulai dari proses penerimaan barang, pemeriksaan, penyimpanan serta pengeluaran barang.  Tahapan ini harus dipastikan dilakukan oleh karyawan dengan menerapkan konsep Planning, Do, Check, Action (PDCA) dimana perencanaan terhadap sistem dijalankan dalam bentuk adanya jadwal proses pemeriksaan inventory yang tepat, proses pemeriksaan, evaluasi status stock serta pengeluaran barang sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

(3) Membuat catatan terdokumentasi

Membuat kumpulan catatan yang digunakan sebagai bentuk verifikasi terhadap aktivitas data pergudangan.  Pastikan kolom informasi yang terkait dengan authorisasi penyimpanan, pencatatan dan verifikasi dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Harus dapat dipastikan desain SOP untuk manajemen pergudangan memuat informasi mengenai semua tahapan proses yang ditetapkan dan dikaitkan dengan aktivitas unit kerja lainnya, seperti Purchasing, Finance Accounting serta manajemen operasional. Detail dari SOP yang dibuat harus memastikan adanya informasi yang terkait dengan

(a) Masuk dan keluarnya barang

(b) Proses penanganan barang rusak dan hilang

(c) Proses dan administrasi stock take dan stock opname

(d) Proses penyusunan laporan stock

(e) Proses dan informasi status pemusnahan stock

Pastikan proses dan desain SOP yang ditetapkan di dalam perusahaan merupakan konsep ideal untuk manajemen bisnis Anda.  Karena bagaimana pun juga stock adalah nilai penting bagi perusahaan. Carilah referensi eksternal yang tepat untuk proses desain Standard Operating Procedure perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain SOP untuk Industri Pangan

Apakah Anda berasal dari perusahaan pangan?  Dalam setiap kesuluruhan perusahaan, baik itu industri pangan maupun bukan, kebutuhan adanya sistem merupakan hal yang penting dalam proses pengembangan perusahaan.  Khususnya dalam industri pangan, selain kebutuhan dari regulasi ataupun peraturan, perusahaan pangan juga harus melihat bahwa penyusunan SOP merupakan langkah strategis penting untuk dapat mengoptimalkan pengembangan peranan perusahaan.

Lalu, langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk melakukan proses pendesainan SOP dalam perusahaan.

(1) Penyusunan material untuk dokumentasi keamanan pangan

Kebutuhan akan Sistem Jaminan Keamanan Pangan merupakan suatu bentuk dan bagian yang tepat untuk proses pemastian kepatuhan terhadap regulasi. Bagaimana proses pengembangan dan optimalisasi sistem dokumen dipastikan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan.  SOP yang penting dan yang termuat ke dalam bab ini adalah program pengembangan sanitasi, program HACCP, status pengembangan dan implementasi GMP.

(2) Penyusunan sistem pengendalian kualitas

Bagaimana perusahaan pangan harus menyusun dokumen yang terkait dengan aspek pengendalian kualitas. Seperti proses pendetailan fungsi QC, fungsi gudang serta fungsi operasional lainnya yang berkaitan untuk memastikan adanya konsistensi kebutuhan pengendalian kualitas.

(3) Penyusunan sistem strategis

Dalam proses pembuatan sistem ini, harus dipastikan bahwa manajemen memastikan bahwa pengelolaan strategis adalah hal penting yang perlu untuk ditetapkan sistem operasionalnya, seperti sistem HR ataupun sistem manajemen terkait lainnya.

Demikian status informasi untuk pengembangan desain SOP dalam industri pangan, terkait dengan penanganan status dan pengelolaan standar persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan, pastikan adanya referensi eksternal yang tepat untuk memastikan adanya penyusunan SOP yang tepat dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Paket Konsultasi SOP UKM

Apakah suatu bisnis dengan bentuk ukuran yang kecil seperti UKM tidak membutuhkan SOP?  Apabila Anda menjawab dengan tidak, hal ini menjadi suatu bentuk kesalahan yang sangat besar.  Justru UKM adalah suatu unit bisnis yang sangat berat dan membutuhkan pengaturan manajemen yang tepat serta aspek leadership yang kuat.  Bagaimana tidak, pertama dengan modal yang sangat terbatas tentu saja sangat sulit bagi perusahaan untuk bergerak dan memikirikan strategi, kalau bisa strategi yang dikembangkan adalah strategi yang efisien dimana tidak memakan biaya namun efektif.  Apalagi dengan pengembangan sistem sumber daya manusia.  Kalau bisa pelaku industri UKM dapat mengerjakan semuanya sendiri sehingga tidak perlu report mengurus karyawan ataupun menginvestasikan karyawan.  Lalu apabila harus melakukan proses investasi karyawan pun, sebaiknya jangan yang bernilai tinggi namun tidak efektif, sebaiknya dibutuhkan karyawan yang tepat dalam bisnis ini dan apabila memungkinkan jangan memiliki nilai investasi yang tinggi.

Dengan tingkat kesulitan yang tinggi tersebut, tidak ada salahnya bagi UKM untuk mulai memikirkan penyusunan Sistem Manajemen yang tepat dan lebih mengarah kepada konsep UKM itu sendiri.  Mulailah dengan mengimplementasikan kaidah-kaidah umum yang ada dalam prinsip manajemen secara umum seperti dengan mempertimbangkan aspek operasional dan pengembangan bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penetapan dan konsistensi alir proses meskipun kadangkala terlihat tidak konsisten sangat diperlukan untuk mengembangkan komitmen bisnis.  Mulailah berpikir profesional dan memulai proses pengembangan bisnis usaha Anda secara tepat dengan mencari konsultan yang tepat dalam proses penyusunan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing?  Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan.  Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga.  Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil?  Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan.  Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan?  Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan.  Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri.  Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2.  PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi.  Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable  (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya.  Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional.  Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur.  Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan.  Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2.  PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan.  Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan.  Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut.  Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3.  MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan  profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan.  Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan.  Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya?  Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan.  Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan.  Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)