Pelatihan Menyusun Standard Operating Procedure

Para pemilik usaha saat ini banyak yang mengalami kejutan yang menyenangkan, namun juga sangat membuat khawatir. Pertumbuhan dan peningkatan bisnis dalam beberapa bidang usaha menunjukkan angka yang baik dan bahkan di beberapa tempat melonjak tajam. Ketika melonjak itulah, banyak pengusaha yang menjadi khawatir bahwa kemampuan sumber daya yang ada dalam perusahaan tidak dapat mengakomodasi pengembangan manajemen operasional mereka. Ketika segala sesuatu sudah dalam keadaan serba sibuk, kadangkala sistem tidak dijalankan atau bahkan tidak dibentuk. Pembentukan pola pekerjaan hanya berdasarkan pada kompetensi dan kepercayaan kepada individu karyawan. Tentu hal ini tidak memberikan manfaat yang sehat bagi perusahaan.

Lalu bagaimana cara yang paling yang tepat untuk mengoptimalkan usaha Anda. Salah satu strategi yang paling tepat adalah dengan membuat Standard Operating Procedure (SOP) pada perusahaan Anda. Proses penyusunan SOP dapat dilakukan secara mandiri di dalam perusahaan dengan pembekalan pelatihan yang memadai. Pelatihan dengan model dua hari pelatihan dapat membantu proses pengembangan dan implementasi penyusunan SOP dalam perusahaan Anda.

Berikut adalah kurikulum dari pelatihan yang akan dijalankan.

Hari Pertama
(1) Pemahaman mengenai Standard Operating Procedure
(2) Penyusunan konsep produk organisasi
(3) Analisis kajian organisasi
(4) Evaluasi organisasi dan business process
(5) Penyusunan struktur organisasi

Hari Kedua
(1) Penetapan alir proses
(2) Proses penetapan struktur organisasi
(3) Proses penetapan flow process
(4) Proses penyusunan dan penulisan Standard Operating Procedure
(5) Workshop

Diharapkan dalam dua hari pelatihan ini, organisasi Anda akan semakin handal dalam menyusun SOP secara mandiri. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Perlukah Perusahaan Memiliki Sertifikat ISO? Refreshment Implementasi Sistem

Banyak perusahaan yang salah dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan proses pengambilan sertifikat ISO, dimana perusahaan-perusahaan tersebut melakukan proses pengambilan sertifikat hanya untuk kebutuhan tertentu saja yang nota bene untuk mengembangkan pemasaran usaha mereka bukan kepada peningkatan terhadap internal perusahaan.  Lalu apa manfaat dari suatu program sertifikasi itu sendiri?

(1) Proses penyusunan sistem dalam perusahaan

Standar dari ISO itu sendiri merupakan suatu bentuk pengembangan dari suatu sistem operasional dalam perusahaan.  Dimana sistem yang sudah dibentuk dipastikan teraudit untuk dapat terevaluasi sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan berdasarkan kriteria yang dipersyaratkan dalam Standar ISO itu sendiri.

(2) Proses pengukuran proses kerja
Dalam penerapan ISO, evaluasi dengan metode terukur menjadi suatu bentuk persyaratan untuk dapat melihat bahwa budaya untuk memastikan perbaikan secara terus menerus dilakukan. Proses evaluasi dilakukan secara rutin sebagai bentuk untuk memastikan bahwa proses tindak lanjut dijalankan untuk memastikan pencapaian target berikutnya dapat secara terus menerus dijalankan.

(3) Perbaikan pengembangan budaya perusahaan
Penerapan ISO, dapat memberikan dampak positif dalam arti pengembangan profesionalisme dan memastikan adanya budaya pembelajaran yang tidak pernah berhenti dalam perusahaan. Budaya pembelajaran ini dijalankan untuk dapat memastikan bagaimana suatu perusahaan dapat menyusun suatu mekanisme perbaikan agar perbaikan dari unit usaha dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Bagamana dengan perusahaan Anda sendiri, apabila perusahaan Anda sudah menjalankan implementasi sistem ada baiknya dilakukan refreshment implementasi agar target dari aplikasi penerapan sistem tidak hanya sekedar sertifikasi saja. (Amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Peranan Konsultan dalam Menyusun ISO 9001

Apakah perusahaan Anda tertarik untuk menerapkan ISO 9001? Banyak perusahaan melihat kepentingan penyusunan ISO 9001 adalah hanya untuk kebutuhan sertifikasi saja sehingga menyerahkan seluruh penyusunan ISO 9001 kepada konsultan dan berharap bahwa konsultan yang dapat mengerjakan seluruhnya.  Mungkin benar, apabila tujuan akhir dari perusahaan adalah untuk mendapatkan sertifikasi, namun apabila tujuan dari program ini adalah untuk pemeliharaan dan perbaikan perusahaan, tentunya peranan konsultan harus menjadi pertimbangan utama.

repasil071200188

Dalam menjalankan fungsi dalam proses pengembangan sistem sertifikasi ISO 9001, perusahaan dapat mengalokasikan peranan konsultan adalah sebagai berikut:

(1) Trainer dalam penyusunan Sistem ISO 9001 dan Internal Audit

Dalam menyusun program ISO 9001, pastikan karyawan perusahaan mendapatkan informasi yang jelas dalam proses aplikasi standar klausul ISO 9001 dalam organisasi.  Memahami inti dasar dari manfaat ISO 9001 dan bagaimanan mengaplikasikan klausul-klausul yang ada dalah nilai yang penting dibandingkan dengan hanya memahami standar klausul secara text book referensi.

(2) Fungsi konsultan dalam membantu proses pemecahan masalah

Tujuan utama bagi perusahaann yang harus dipahami bukanlah hanya ISO 9001 saja, namun juga harus mempertimbangkan target untuk memperbaiki aspek strategi bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri.  Penggunaan ISO 9001 sebagai sarana pengkajian dan perumusan ulang terhadap sistem yang dibentuk dalam organisasi memberikan pengaruh yang positif dibandingkan hanya dengan sekedar lembaran sertifikasi.  Pengalaman dan teknik pemecahan masalah adalah hal penting yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memastikan proses pemecahan masalah dijalankan oleh organisasi/ perusahaan.

(3) Fungsi Pendampingan dan Pengarahan Aplikasi Sistem

Inilah hal yang sangat penting dijadikan patokan mengenai bagaimana suatu sistem dapat dijalankan tanpa mengesampingkan pola kerja dan budaya lama yang sudah terbentuk.  Banyak perusahaan akhirnya menggunakan Sistem ISO 9001 hanya sebagai “sistem sampingan” artinya proses yang ada hanya sebagian dimanipulasi mengikuti Sistem ISO 9001, namun sistem aktualnya sangatlah jauh berbeda.  Fungsi dan peranan konsultan dalam mengarahkan dan memberikan bimbingan strategis yang dapat secara tepat dan akurat menciptakan konsep strategis dari suatu aplikasi sistem yang ada.

Siasatilah penggunaan konsultan ISO dalam perusahaan, manfaatkan secara strategis jasa konsultan ISO ke dalam program perbaikan bisnis dalam organisasi Anda tidak hanya sekedar untuk mendapatkan proses sertifikasi saja. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan program sertifikasi ISO 9001 dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menjadi Auditor ISO 9001: 2008 yang Tepat dan Efektif

Salah satu proses yang muncul dalam penerapan Sistem ISO 9001:2008 adalah proses audit internal.  Dalam penerapan sistem audit internal salah satu persyaratan yang diwajibkan bahwa suatu organisasi harus memperhatikan kualifikasi individu yang menjadi auditor secara tepat.  Lalu bagaimanakah cara yang tepat untuk memiliki tim internal auditor yang baik dan efektif?

Hal pertama: melakukan proses pelatihan internal auditor

Perusahaan ataupun organisasi yang akan memiliki tim auditor disarankan untuk melakukan program dan kegiatan internal auditor, artinya training harus dijalankan agar tim auditor dapat memahami secara efektif tata cara dari pelaksanaan audit serta yang terpenting adalah pemahaman dari klausul yang ada dalam ISO 9001:2008 itu sendiri.  Teknik dan tata cara penyusunan checklist audit serta laporan yang merupakan dari hasil kegiatan audit itu sendiri.

Hal kedua: melakukan proses dan teknik implementasi kegiatan audit

Proses kedua ini adalah bagian terpenting dari suatu proses pengembangan dan pelatihan tim internal audit.  Dimana perusahaan/ organisasi melakukan suatu tahapan implementasi langsung dalam menilai kemampuan auditor.  Pelatihan tidak akan bermanfaat tanpa disertai dengan jam terbang yang akan mendukung dari kegiatan internal audit itu sendiri.

Hal ketiga: Evaluasi dari tim internal audit

Dimana dari setiap tahapan dan kegiatan audit yang dijanlankan, auditor dilakukan proses evaluasi terhadap performa audit yang dimilikinya mencakup pada kemampuan teknis audit, pemahaman dari area proses kerja, teknik berkomunikasi kepada auditee dan penyusunan laporan.  Proses tindak lanjut perlu untuk dilakukan untuk meningkatkan performa auditor seperti penyediaan pelatihan ulang, penambahan jam audit serta program coaching yang dibutuhkan dari kegiatan audit.

Lakukan proses perumusan dan pengembangan kompetensi yang tepat dari program audit internal yang ditetapkan oleh perusahaan/ organisasi Anda.  Kembangkan dan lakukan proses referensi eksternal yang tepat untuk memastikan adanya peningkatan bisnis yang sesuai dan optimal dalam bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

KEUNTUNGAN MENERAPKAN SISTEM KEAMANAN PANGAN UNTUK FOOD SERVICE

Banyak usaha yang bergerak di bidang jasa penyediaan makanan, seperti restoran dan catering belum menjalanan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.  Banyak pertimbangan yang berhubugan dengan realisasi dari proses pengembangan sistem tersebut, seperti masih sedikitnya informasi yang memadai mengenai manfaat implementasi dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan, pertimbangan budget dan sumber daya yang mumpuni untuk proses penerapan Sistem Manajememen Keamanan Pangan (HACCP dan ISO 22000). Lalu apa keuntungan menjalankan sistem ini.

(1)  Adanya pengendalian yang sistematis terhadap keamanan produk

Hal yang menarik untuk diperhatikan bagaimana sistem manajemen keamanan produk akan membuat perusahaan tersebut mengimplementasikan suatu bentuk sistem yang dapat teraudit, adanya level pengendalian terpadu (yaitu pemeriksaan, verifikasi dan validasi).

(2)  Jaminan terhadap pelanggan

Secara otomatis dengan adanya suatu bentuk penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang kemudian dilengkapi dengan sertifikasi, dapat memberikan penambahan rasa percaya dari pelanggan yang terkait dengan jaminan kepada pelanggan.

(3)  Pengembangan kompetensi karyawan

Perubahan budaya ke arah yang lebih profesional akan sangat membantu perusahaan dan secara perlahan akan mengembangkan kompetensi karyawan untuk terus bekerja dan belajar.

Berikut adalah manfaat yang dapat diambil untuk usaha jasa food service dalam menerapkan keamanan pangan dalam perusahaannya.  Hal yang terpenting adalah penyediaan jasa pelatihan dan konsultasi yang tepat untuk mengoptimalkan aspek komitmen ini. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

PENINGKATAN PERFORMA KINERJA PERUSAHAAN

Sebelum implementasi terhadap penerapan OHSAS 18001 ditetapkan dalam organisasi, sebelumnya terdapat sistem manajemen K-3 yang menjadi wajib diterapkan pada seluruh organisasi dan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang dipersyaratkan dalam organisasi.  Tujuan utama dari penerapan manajemen K-3 adalah memastikan adanya rasa aman dalam bekerja.  Kemudian mulai timbul pertanyaan apabila sudah terdapat K-3 mengapa harus menggunakan Sistem Manajemen OHSAS 18001?  Apakah manajemen K-3 belum memadai dalam proses penerapan sistem yang dimaksud?

Terdapat beberapa alasan mengapa perusahaan menerapkan sistem OHSAS 18001 meskipun dalam aplikasinya, perusahaan tersebut telah menjalankan fungsi K-3.  Alasan pertama, lebih kepada melihat bahwa sertifikasi OHSAS 18001 adalah sertifikasi internasional yang menjadi sangat penting bagi beberapa perusahaan yang mengikuti tender dalam program internasional.  Alasan kedua, adalah penerapan audit yang lebih melekat pada sistem OHSAS 18001 sehingga membuat melihat adanya alasan baik untuk memastikan adanya penjagaan ganda dalam Sistem OHSAS 18001.  Alasan ketiga, dalam konsep OHSAS 18001 tersedianya kemunculan strategi yang bersama-sama dirumuskan dalam visi dan misi perusahaan serta kebijakan dari Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.  Sedikit berbeda antara Sistem Manajemen K-3 dan OHSAS 18001.  Penerapan sistem OHSAS yang merupakan jenis adaptasi Sistem Manajemen ISO itulah yang membuat, hasil dari penerapan OHSAS 18001 akan terlihat lebih signifikan.

Lalu apa keterkaitan antara Sistem OHSAS 18001 dengan performa kinerja perusahaan.  Suatu bentuk stimulus yang kuat dan komitmen dari manajemen yang diimplemetasikan ke dalam aspek proses untuk memastikan adanya sistem yang menjamin performa dalam organisasi.  Konsep sederhana tapi merasuk ke dalam pemahaman karyawan. Bagaimana perusahaan melakukan proses pengelolaan pencegahan yang kuat pada aspek dan level karyawan.

Komitmen terhadap sistem yang kuat ini lama kelamaan menjadi fondasi dasar dari terbentuknya budaya perusahaan yang positif.  Mekanisme yang muncul adalah proses sederhana bagaiman rasa percaya dari individu karyawan akan dimunculkan terhadap hubungannya dengan perusahaan. Rasa percaya inilah yang membuat adanya konsep kepemilikan perusahaan yang kuat pada diri karyawan untuk kemudian membentuk rasa nyaman untuk selalu bekerja dalam perusahaan.

Tahapan dari negosiasi seperti ini adalah strategi yang baik antara perusahaan dan karyawan.  Karena bagaimana pun karyawan tidak mau bekerja dalam kondisi dan status bekerja yang beresiko tinggi.  Sebaliknya, perusahaan juga melihat bahwa dengan mencegah suatu kecelakaan atau penurunan status kesehatan dari karyawan yang bekerja dapat mengoptimalkan status pengembangan performa kinerja dalam aspek kehadiran karyawan di dalam perusahaan.

Karyawan secara psikologi akan merasakan adanya dukungan dari perusahaan, di mana yang ia rasakan tidak hanya gaji saja, namun juga terdapat adanya sarana dan fasilitas dari pencegahan karyawan tersebut dalam bekerja.  Untuk mengetahui lebih lanjut dari proses pengembangan OHSAS 18001 dalam perusahaan, maka pilihlah konsultan yang dapat memberikan referensi lengkap kepada perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengembangkan Konsep Baru dalam Implementasi ISO 9001:2008 dalam industri jasa

Sejauh mana, suatu organisasi penyedia jasa membutuhkan penerapan dan implementasi yang tepat dalam kegiatan ISO 9001:2008.  Apa hanya sebatas pada kebutuhan terhadap kebutuhan dan pengembangan dari order atau tendeer saja, atau lebih dari lainnya.  Banyak perusahaan melihat ISO hanya pada sebatas kebutuhan tersebut tanpa melihat pada konsep pengembangan dan pengelolaan organisasi sebagai bentuk dari implementasi sistem hanya sebatas pada persyaratan tender semata.

Salah satu prinsip menarik yang dulu diketahui oleh banyak kalangan profesional, bahwa ISO hanya sekedar pemahaman untuk kebutuhan industri manufacturing belakang bukan untuk kebutuhan suatu perusahaan general.  Padahal konsep ISO 9001:2008 itu sendiri sangat terkait dengan seluruh jenis organisasi baik itu untuk kebutuhan perusahaan jasa kecil yang hanya terdiri atas proses yang sangat sederhana.  Apakah perlu bagi perusahaan jasa untuk melakukan proses implementasi terhadap sistem ISO 9001:2008, atau hanya dibutuhkan pada perusahaan manufacturing saja?

Tersedia hal yang sangat unik dalam proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa, mengingat bagaimana proses adaptasi klausul dijalankan untuk proses pengembangan sistem tersebut.  Langkah awal yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan untuk melakukan proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa yang dimilikinya adalah mencari referensi yang tepat mengenai penerapan standar ISO 9001:2008 pada industri jasa.  Caranya? Bisa dilakukan dengan melakukan proses melihat referensi yang ada seperti membeli buku, atau mengikuti pelatihan dan konsultasi.  Khusus dalam mengikuti pelatihan, apabila usaha di perusahaan Anda adalah suatu jasa unik yang tidak dimiliki oleh setiap perusahaan maka langkah yang tepat adalah menginformasikan terlebih dahulu kepada penyedia jasa mengenai keunikan bisnis Anda agar konsulan/ provider pelatihan tersebut bisa secara tepat memberikan contoh-contoh pada saat pelatihan.  Kalaupun perusahaan Anda membutuhkan suatu pengembangan dalam teknik konsultasi tertentu, cara yang paling tepat untuk mengoptimalkan adalah dengan melakukan proses evaluasi terhadap konsultan yang menjadi kandidat.  Cara pemilihan dilihat pada latar belakang pendidikan konsultan, periksa CV dari konsultan yang dimaksud, melakukan proses pemeriksaan terhadap daftar klien dari konsultan yang tersebut.

IMPLEMENTASI ISO 9001:2008 DALAM USAHA JASA

Salah satu alasan mengapa, proses dari impelementasi dalam bidang jasa itu menjadi suatu bentuk yang unik adalah produk yang dihasilkan dalam suatu usaha jasa adalah produk yang bersifat tangible (artinya tidak kasat mata), lalu langkah apa yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan ketika melakukan implementasi.

1) Membuat definisi terhadap produk yang dimaksud

Jelaskan secara tepat terhadap definisi produk yang dimaksud tersebut.

Contoh yang sederhana sebuah jasa laundry (pencucian baju) maka jasa yang dilakukan adalah melakukan proses pencucian produk pakaian milik pelanggan.

2) Membuat aspek kualitas dari produk tersebut

Pada usaha jasa laundry, maka aspek kualitas yang ditetapkan adalah keramahan dari karyawan pada saat menerima pakaian, ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, kemampuan karyawan dalam mengklasifikasikan proses lanjut dari kegiatan laundry, ketepatan dalam pencatatan bon/ kuitansi dari order laundry yang dimaksud dan sebagainya.

3)  Mengembangkan sistem pada aspek kualitas yang dimaksud

Perusahaan kemudian menyusun sistem yang akan digunakan untuk mengelola aspek kualitas yang ada dalam proses laundry yang dimaksud.  Misalnya ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, tetapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses pemeriksaan perhitungan pakaian, siapkan form dan catatan yang ditandatangani bersama antara pelanggan dan karyawan agar tidak terdapat terjadi kesalahan pencatatan.

Bisa Anda bayangkan bagaimana menarik dan menantangnya proses penerapan ISO 9001:2008 pada industri jasa ini, tahapan ini adalah sebagaian kecil dari informasi yang termaktub dalam kegiatan penerapan dan implementasi ISO 9001:2008 pada sektor jasa.  Untuk lebih jelasnya, perusahaan dapa mencari informasi pada jasa konsultan yang terpercaya dalam bidang tersebut. (Amarylliap@yahoo.com/ 08129369926)