Management Consultant

PENERAPAN ISO 9001 PADA LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT (NGO/ NON GOVERNMENT ORGANIZATION)

Apakah penting bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001, apa tingkat kebutuhannya?  Memang tidak terdapat kewajiban bagi suatu Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan sistem ISO 9001, namun ISO 9001 sendiri dapat memberikan arti dan nilai positif bagi lembaga tersebut.  Apa saja yang menjadi nilai positif bagi Lembaga Swadaya Masyarakat untuk menerapkan Sistem ISO 9001?

(1)  Meningkatkan kompetensi administratif dalam Lembaga Swadaya Masyarakat tersebut

Satu hal yang cukup penting untuk dijalankan adalah memastikan adanya konsep pengembangan dan pengelolaan yang terkait dengan kebutuhan dari shareholder dan stakeholder yang berhubungan dengan aspek tertib administrasi pelaporan.  Lembaga Swadaya Masyarakat memiliki kewajiban untuk secara rutin melaporkan status administrasi dari penggunaan biaya untuk kegiatan yang dijalankan.  Suatu konsep yang sederhana namun sangat penting, dimana proses menjalankan tertib administrasi ini membutuhkan konsep pengawasan yang ketat yang digunakan untuk mengoptimalkan tertib administrasi dalam organisasi untuk memastikan bahwa konsep keteraturan tersebut dijalankan.

(2)  Mengelola Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia yang tepat

Lembaga Swadaya Masyarakat adalah suatu bentuk organisasi yang mana produk outputnya adalah hitungan per proyek yang dijalankan.  Dalam proses interaksi operasionalnya, sedikit unik karena memposisikan manusia sebagai produk, alat dan aspek penggerak sumber daya manusia itu sendiri.  Belum lagi dengan penggunaan pihak ketiga sebagai tenaga penggerak dari operasional pekerjaan yang dijalankan di lapangan, apalagi tidak ada pengaturan proyek yang tepat dan dilengkapi dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang memadai tidak dinyana maka organisasi akan sangat sulit mempertanggungjawabkan output operasional kepada pihak shareholder ataupun stakeholder.

(3) Mengoptimalkan sistem operasional berbasiskan target dan kinerja dari pekerjaan

Banyak hal menarik yang menjadi pertimbangan dalam proses pengembangan dan pengelolaan manajemen operasional dan kinerja yang ada di lapangan.  Satu hal yang dapat dilihat secara sistematis dari implementasi ISO 9001 adalah konsep menetapkan target kerja pada tahapan proses yang relevan.  Hal ini akan sangat menguntukngkan pihak organisasi dalam penjelasan secara detail konsep delpoyment dalam tahapan proses utama ke proses lanjutannya.  Bagaimana suatu tahapan proses yang berbasis konsep excellent bisa dikembangkan ke dalam suatu kondisi operasional yang sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dalam organisasi.

LALU BAGAIMANA LANGKAH-LANGKAH DALAM PENERAPAN ISO 9001

1.  PELATIHAN DAN PENCARIAN REFERENSI PENERAPAN ISO 9001

Suatu konsep yang sangat kuat dalam organsasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa penerapan ISO 9001 sudah dijalankan sesuai dengan aturan dan standar persyaratan yang tepat serta bagaimana memecah rahasia klausul yang ada dalam penerapan di lapangan.  Mengingat bahwa rata-rata implementasi ISO 9001 banyak dijalankan pada perusahaan dengan status industri atau jasa yang berbasiskan profit, tentu akan memberikan suatu masalah tersendiri apabila pelatihan yang dijalankan dilakukan bersama-sama dengan pelaku industri yang berbeda.  Sebaiknya NGO / LSM tersebut mencari provider pelatihan untuk kegiatan pelatihan in house, yang kemudian dapat dilakukan proses pengembangan penerapan ISO tersebut ke dalam mekanisme operasional yang dimiliki oleh NGO itu sendiri.

2.  PROSES PENETAPAN BUSINESS PROCESS DAN RUANG LINGKUP

Langkah selanjutnya yang harus dijalankan adalah menetapkan business process yang ada dalam LSM itu sendiri, yang mana menjelaskan tahapan-tahapan besar dari suatu tahapan proses yang dijalankan dalam perusahaan tersebut.  Kemudian dilakukan proses penetapan ruang lingkup dari proses operasional yang dijalankan itu sendiri.  Meningat peran pentingnya tahapan ini, sebaiknya dalam proses penetapan melibatkan seluruh departemen untuk memastikan interaksi proses penting yang harus termaktub dalam business process yang disebutkan tersebut.

3.  PENYUSUNAN DOKUMENTASI

Lakukan proses penyusunan dokumen dengan melakukan proses penyusunan dokumen dengan menjalankan konsep yang diterapkan dalam Standar Manajemen ISO 9001 yang terdiri atas tiga level dokumen.

(a) Penyusunan manual dalam dokumentasi ISO 9001 untuk kebutuhan LSM dijalankan dengan cara sesuai dengan standar persyaratan klausul ISO 9001 dimana isi manual akan memuat status penjelasan yang sesuai dengan maksud klausul yang terkait dengan standar persyaratan yang dimaksud.  Menetapkan visi dan misi serta kebijakan mutu yang ditetapkan dalam lmbaga swadaya masyarakat.

(b)  Penyusunan prosedur dalam organisasi yang merupakan hasil standar persyaratan klausul yang ditetapkan dan wajib dalam Sistem Manajemen ISO 9001:2008.

(c) Penyusunan catatan kerja yang terkait dengan proses operasional yang dijalankan dalam unit-unit kerja yang di lapangan.  Untuk memastikan bahwa proses operasional sistem yang dijalankan di lapangan.

Langkah-langkah dalam penjelasan dan pengembangan berikutnya adalah dengan mencari referensi dan konsultan yang tepat untuk mendampingi Anda dalam proses lebih lanjut untuk mengembangkan Sistem Manajemen ISO 9001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

STRATEGI MENGEMBANGKAN PERUSAHAAN KELUARGA

Apakah perusahaan keluarga pada dewasa ini dapat berkompetisi dengan perusahaan profesional lainnya atau perusahaan asing?  Jawabannya adalah tentu saja hal tersebut dapat dilakukan.  Bukanlah sesuatu yang aneh apabila hampir 90% perusahaan besar yang ada saat ini adalah masih perusahaan keluarga atau berasal dari perusahaan keluarga.  Lalu mengapa perusahaan keluarga lebih banyak yang gagal dibandingkan dengan perusahaan keluarga yang berhasil?  Untuk mencari jawabannya, ada baiknya pemilik perusahaan memahami konsep dari inti perusahaan.

1. PERUSAHAAN BUKAN INDIVIDU

Bagaimana Anda sebagai pemilik perusahaan, menetapkan posisi diri sebagai pemilik dari perusahaan.  Apakah Anda sudah menempatkan diri Anda dalam posisi yang tepat di dalam perusahaan?  Banyak pemiliki perusahaan yang lupa bahwa posisi dirinya dalam konsep perusahaan adalah sebagai panduan untuk pengambilan keputusan akhir dan penentu arah kebijakan dari perusahaan.  Bukan perusahaan adalah diri Anda sendiri.  Memandang bahwa perusahaan adalah citra/ imaji dari diri sendiri akan menjadi suatu bentuk tanda-tanda adanya masalah pada perusahaan Anda.

Pertama, sudah pasti bahwa sebagai pemilik ada fungsi otoriter yang muncul dalam perusahaan yang terkait dengan setiap kegiatan. Kedua, adanya proses pengambilan keputusan jangka pendek dalam perusahaan yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak berorientasi kepada proses melainkan kepada tujuan dari perusahaan itu sendiri.

2.  PERSAMAAN POSISI

Ada konsep menarik yang umumnya muncul di dalam perusahaan keluarga, adalah keterlibatan keluarga yang ada dalam organisasi yang memunculkan prinsip ketidakasamaan dalam posisi di dalam organisasi.  Salah satu masalah yang muncul adalah adanya kemunculan perlakuan yang berbeda dan kadangkala terlihat untouchable  (tidak tersentuh), hal inilah yang dapat menyebabkan kesulitan dari individu profesional untuk menunjukkan performa mereka secara tepat dan optimal.

Salah satu pendapat yang menarik yang dikemukkan oleh Warren Buffet, ketika beliau dinyatakan mengenai keputusan pengambilalihan perusahaannya kepada anak-anaknya.  Beliau secara cepat menyanggah bahwa proses peurunan itu tidak akan terjadi, seraya ia berkata bahwa ia sudah mengemukakan bahwa anak-anaknya tidak akan mewarisi usahanya.

Apa pun pro dan kontra mengenai kondisi perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan keluarga itu sendiri mulai berbenah untuk membantu proses perjalanan lanjutan untuk menjadi perusahaan yang profesional.  Sebenarnya strategi apa yang paling tepat untuk digunakan dalam pengembangan perusahaan keluarga.

1. STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN

Pendekatan individual sebaiknya diminimalkan dan lebih kuat kepada sistem, setiap proses tahapan dan proporsi yang dialokasikan ke dalam pekerjaan untuk mengoptimalkan nilai dan tahapan operasioal proses yang terukur.  Hal yang paling penting dalam proses pengembangan sistem adalah merapikan suatu proses dan memastikan tindakan dari individu tersebut terjustifikasi oleh sistem sehigga tidak menimbulkan permasalahan dalam pengembangan kelanjutannya.

Salah satu masalah yang seringkali muncul dalam perusahaan keluarga adalah aspek kedekatan keluarga dan kedekatan personel yang menyebabkan adanya level disukai atau tidak disukai dalam proses operasioal pekerjaan yang dijalankan di lapangan.  Hal yang seringkali menarik bahwa apabila individu yang masuk ke dalam ruang lingkup disukai ternyata tidak dapat meningkatkan kinerja dari pekerjaan, tanpa ada sistem yang baku pasti akan sangat sulit untuk mengarahkan atau mengoptimalkan orientasi pekerjaannya.

2.  PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Selain peranan sistem, peranan unit kerja SDM juga sangat mempengaruhi proses operasional manajemen kinerja yang ada dalam perusahaan.  Salah satu hal yang menarik untuk diperhatikan, adalah untuk menetapkan optimalisasi dari fungsi authorisasi unit kerja HRD itu sendiri yang harus dipastikan untuk mendorong pengembangan operasional dari perusahaan.  Apa hal yang terpenting dari fungsi kinerja HRD itu di dalam perusahaan, salah satu aspek pentingnya adalah mendorong faktor stimulus dari pengembangan kinerja yang dijalankan di lapangan tersebut.  Dimana HRD harus memastikan bahwa sistem dan operasional dari mekanisme pekerjaan dijalankan sesuai dengan standar dan berada pada proporsi yang tepat dengan kebijakan.

3.  MELAKUKAN PROSES EDUKASI PROFESIONALISME

Memberikan pemahaman yang tepat terkait dengan  profesionalisme dalam lingkungan organisasi salah satunya untuk memastikan bahwa aspek profesionalisme dilakukan dan diposisikan sesuai dalam manajemen operasionl dalam perusahaan.  Pengembangan leadership program dan MT (Management Trainee) dapat mempercepat akselerasi terhadap pengembangan profesionalisme yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Memasukan personel dengan profesionalismen yang kuat dan memiliki aspek kompetensi yang tinggi dapat mengoptimalkan nilai kinerja, namun perlu proses untuk mengharmoniskan dengan budaya lama perusahaan.  Sehingga program yang ditetapkan harus dapat dipastikan untuk memastikan hasil dan tujuan perusahaan tercapai dalam bentuk suatu sinergi kinerja yang kuat.

Untuk mengembangkan dan mengelola konsep modern dalam perusahaan keluarga, ada baiknya perusahaan menggunakan jasa konsultan manajemen untuk mengoptimalkan implementasnya?  Mengapa demikian? Hal yang pertama adalah meminimalkan potensi konflik yang muncul akibat adanya kepentingan individu tertentu dalam proses penyusunan sistemnya yang malah dapat mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan.  Hal yang kedua adalah memberikan referensi dan benchmarking tepat sebagai panduan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan perusahaan keluarga sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam perusahaan.  Untuk memilih konsultan manajemen yang tepat dalam mengakomodasi pengembangan perusahaan keluarga, sebaiknya Anda mencari konsultan yang memiliki latarbelakang yang kuat dalam bidang pendidikan dan memiliki pengalaman dalam menanganani klien perusahaan keluarga. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

KEUNTUNGAN MENERAPKAN SISTEM KEAMANAN PANGAN UNTUK FOOD SERVICE

Banyak usaha yang bergerak di bidang jasa penyediaan makanan, seperti restoran dan catering belum menjalanan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.  Banyak pertimbangan yang berhubugan dengan realisasi dari proses pengembangan sistem tersebut, seperti masih sedikitnya informasi yang memadai mengenai manfaat implementasi dari Sistem Manajemen Keamanan Pangan, pertimbangan budget dan sumber daya yang mumpuni untuk proses penerapan Sistem Manajememen Keamanan Pangan (HACCP dan ISO 22000). Lalu apa keuntungan menjalankan sistem ini.

(1)  Adanya pengendalian yang sistematis terhadap keamanan produk

Hal yang menarik untuk diperhatikan bagaimana sistem manajemen keamanan produk akan membuat perusahaan tersebut mengimplementasikan suatu bentuk sistem yang dapat teraudit, adanya level pengendalian terpadu (yaitu pemeriksaan, verifikasi dan validasi).

(2)  Jaminan terhadap pelanggan

Secara otomatis dengan adanya suatu bentuk penerapan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang kemudian dilengkapi dengan sertifikasi, dapat memberikan penambahan rasa percaya dari pelanggan yang terkait dengan jaminan kepada pelanggan.

(3)  Pengembangan kompetensi karyawan

Perubahan budaya ke arah yang lebih profesional akan sangat membantu perusahaan dan secara perlahan akan mengembangkan kompetensi karyawan untuk terus bekerja dan belajar.

Berikut adalah manfaat yang dapat diambil untuk usaha jasa food service dalam menerapkan keamanan pangan dalam perusahaannya.  Hal yang terpenting adalah penyediaan jasa pelatihan dan konsultasi yang tepat untuk mengoptimalkan aspek komitmen ini. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

MENYUSUN SISTEM KOMPENSASI DALAM PERUSAHAAN

Apakah suatu perusahaan menggaji karyawan secara berlebihan?  Dimana batasan mengenai berapa banyak yang harus dibayar kepada seorang individu profesional dengan melihat kapasitas dari kinerja yang dimiliki? Apakah sistem kompensai yang dimiliki perusahaan saya terlihat seperti menguras energi dan sumber daya dengan memberikan gaji yang sangat rendah kepada pegawai yang dimaksud?

Sudah waktunya bagi perusahaan saat ini berbenah dengan sistem kompensasi yang dimiliki, mengapa?  Pertumbuhan ekonomi yang sangat tinggi menyebabkan pertaruangan untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualifikasi tinggi.  Perusahaan yang tidak dapat mengimplementasi sistem kompensasi yang tepat akan mengalami kondisi dilema dalam perusahaannya, yaitu nilai turnover karyawan yang tinggi, rendahnya kinerja dan budget yang melebihi batas yang dipersyaratkan.  Lalu bagaimana langkah-langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk dapat menjalankan sistem kompensasi yang tepat dalam perusahaan?

LANGKAH PERTAMA: ANALISIS JABATAN

Lakukan proses analisis jabatan yang tepat pada setiap posisi yang ada dalam perusahaan.  Hal yang paling penting adalah memastikan bahwa bahwa adanya pemetaan terhadap beban kerja, resiko pekerjaan, serta kompetensi yang menyertai analisis jabatan tersebut.  Dari kegiatan analisis jabatan ini akan dimunculkan informasi yang terkait dengan job grade (level jabatan).

LANGKAH KEDUA: ANALISIS KOMPETENSI KARYAWAN/ PENILAIAN BOBOT KARYAWAN

Evaluasi kompetensi dari karyawan yang dimaksud, bagaimana cara kita melakukan proses penilaian terhadap kompetensi karyawan tersebut.  Cara yang dilakukan adalah melakukan proses evaluasi terhadap kesesuaian antara aktual kompetensi yang dimiliki oleh karyawan dengan standar kompetensi yang dipersyaratkan.  Tahapan ini aka sangat penting untuk melihat kecukupan dari individu yang bersangkutan.  Pendeskripsian terhadap kompetensi jabatan juga dibutuhkan dalam ruang lingkup analisis dan evaluasi kompetensi karyawan tersebut, misalnya penempatan karyawan dalam posisi manajerial dimana kompetensi problem solving (teknik pemecahan masalah) juga dibutuhkan atau project management (mengelola proyek) juga menjadi hal yang sangat penting.

LANGKAH KETIGA: PENYUSUNAN KELAS JABATAN

Melakukan proses penyusunan kelas jabatan pada setiap posisi dan fungsi yang ada dalam organisasi.  Buatlah cluster pekerjaan dan kelas jabatan pada setiap posisi struktur yang ada dalam organisasi yang dimaksud.

LANGKAH KEEMPAT: RISET DAN SURVEY GAJI

Lakukan proses benchmarking untuk melakukan kegiatan riset dengan melihat status aktual gaji yang ada di pasaran.  Buat pengelompokan dalam range salary gaji, biasanya disesuaikan dengan jenis industrinya dan pengalaman kerja individu yang terkait dalam pengelompokan gaji tersebut.  Sesuaikan dengan jenis usaha yang dimiliki oleh perusahaan dan budget yang telah distandarkan.

LANGKAH KELIMA: PENYUSUNAN TABEL GAJI

Melakukan proses penyusunan tabel gaji yang disesuaikan dengan pemetaan gaji yang ada.  Peta dan tabel gaji ini menjelaskan antara kelas jabatan dan data serta informasi gaji yang termuat.

Setelah semua langkah dijalankan tetapkan alokasi posisi jabatan ke dalam tabel gaji, sesuaikan dengan kondisi aktual gaji yang ada, apabila ditemukan ketidaksesuaian dapat dilakukan proses adjustmen sesuai dengan komposisi yang dipersyaratkan dalam standar gaji yang ada.

Dengan runtutan tahapan ini, perusahaan sudah dapat mencoba untuk mengaplikasi pengembangan sistem kompensasi dalam perusahaan.  Beberapa pertimbangan tertentu, misalnya untuk menjaga independensi dari hasil penyusunan sistem, perusahaan dapat menggunakan referensi eksternal yaitu jasa konsultan.  Pilihlah konsultan yang memiliki pengalaman kerja yang tepat dalam mengoptimalkan sistem kompensasi di perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

Apakah Perusahaan Membutuhkan Departemen Sumber Daya Manusia?

Peranan sumber daya manusia bagi beberapa perusahaan ibarat dua mata pisau yang satu akan mendukung dari aspek manajemen operasional perusahaan namun di lain pihak menjadi suatu bentuk konsep beban yang signifikan dalam perusahaan.  Menjadi dilema penting bagi perusahaan bagaimana menempatkan posisi karyawan dalam perusahaan, dibutuhkan namun dalam kondisi yang tidak dapat dikendalikan akan dianggap menjadi beban.  Kemudian menjadi pertanyaan yang sangat penting bagi perusahaan apakah Departemen Sumber Daya Manusia dibutuhkan?

Perusahaan pada dasarnya sudah merumuskan konsep pengembangan untuk dapat melihat arahan pengembangan perusahaan tersebut nantinya.  Berdasarkan pada konsep pengembangan sumber daya manusia, perusahaan secara umum merumuskan konsep organisasinya ke dalam dua konsep.

(1)  Company of Sales

Perusahaan ini lebih berorientasi kepada penjualan, yang dalam artinya proses usaha lebih dikiblatkan kepada pengembangan bisnis trading (dagang jual dan beli) yang mana pengembangan proses lebih kepada pola pengembangan business partner.  Dalam konsep bisnis seperti ini, sumber daya manusia lebih kepada pengembangan back office administration,yang hanya memproses operasional administrasi proyek dan order.

Perusahaan seperti ini umumnya jarang memiliki satu unit khusus sumber daya manusia, hal ini lebih disebabkan karena operasional dari proses internal di dalamnya tidak unik dan tidak membutuhkan pelatihan khusus.  Unit kerja sumber daya manusia dapat dilekatkan kepada fungsi operasional lain dalam perusahaan.  Adapun fungsi yang harus dioptimalkan adalah lebih kepada pemastian bahwa sistem proses dijalankan dengan tepat, sehingga tidak terjadi penyimpangan dan pemastian kedisiplinan dan sistem manajemen kinerja dijalankan dengan tepat.

(2) Company of manufacturing

Perusahaan jenis ini lebih berorientasi pada proses produksi.  Dimana bisnis yang dikelola umumnya bersifat unik, terbatas pada keterampilan tertentu dan membutuhkan waktu pembelajaran.  Belum ditambah lagi dengan jumlah karyawan yang ada dalam jumlah banyak yang dapat memberikan resiko tingginya turnover dan proses orientasi ulang terhadap karyawan baru.  Perusahaan fabrikasi dan pertambangan masuk ke dalam klasifikasi perusahaan jenis ini.

Perusahaan dengan karakter ini sangat membutuhkan peranana suatu Departemen Sumber Daya Manusia dengan kapasitas tinggi.  Hal pertama yang menjadi alasan adalah proses rekruitmen yang diharuskan untuk dijalankan dengan rutin dimana apabila dibutuhkan tenaga sumber daya manusia secara cepat maka harus dioptimalkan ketersediannya, hal kedua adalah faktor pengembangan tenaga sumber daya manusia yang optimal dimana sangat membutuhkan adanya konsep pengembangan kapasitas dan keahlian yang baik untuk memastikan konsistensi kualitas produk, serta hal ketiga adalah untuk menjaga jalur komunikasi dan instruksi yang tepat di dalam internal perusahaan agar manajemen kinerja tim dapat berjalan dengan baik.

Namun bagaimana pun Anda memposisikan Departemen Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan Anda, dalam aspek dan kondisi tertentu, sebaiknya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia juga perlu diterapkan dan diaplikasikan secara tepat.  Misalnya dengan menyusun dan melakukan implementasi SOP Sumber Daya Manusia yang sejalan dengan peraturan perusahaan ataupun dengan strategi pembuatan Sistem ISO 9001:2008 yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengembangan manajemen dalam perusahaan.  Apabila perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat, sebaiknya mencari konsultan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengakomodasi pengembangan dalam sistem manajemen perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com , 08129369926)

BAGAIMANA MENGHUBUNGI KAMI

Dengan suatu konsep pemahaman dan pengembangan yang optimal berkaitan dengan pendampingan terhadap sistem, kami sangat mengakomodasikan setiap kebutuhan yang datang melalui website kami.  Baik itu melalui proses korespodensi dengan e-mail atau dengan telepon.  Setiap permintaan dan pertanyaan yang berkaitan dengan bagaimana menerapkan sistem dalam perusahaan Anda akan menjadi prioritas kami untuk menjawab.  Pertanyaan dapat di alamatkan ke dalam e-mail kami: amarylliap@yahoo.com atau melalui nomor telepon 08129369926.

Pelatihan ISO: Pengembangan Kompetensi Karyawan?

Apakah benar kompetensi sumber daya manusia dapat dikembangkan melalui penerapan aplikasi ISO 9001:2008?  Bukankah ISO 9001:2008 hanyalah sebuah informasi sederhana belaka yang menjelaskan bagaimana sistem dibangun, pengembangan dari bagaimana banyaknya dokumen, lalu jenis kompetensi apa yang akan dikembangkan ke dalam diri individu yang dimaksud?

Dalam pelatihan ISO 9001:2008, tersedia pelatihan yang berkaitan dengan konsep manajemen untuk membuat suatu proses tersebut dapat diaudit.  Hal ini dapat mengubah mindset dari sumber daya manusia yang ada di lapangan, seperti bagaimana karyawan diajarkan untuk lebih sistematis dalam proses pengembangan dan pengelolaan pekerjaan.  Dipastikan semua proses penting tercatat, serta pekerjaan dipastikan dijalankan oleh personel yang bertanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.

Proses pembelajaran tanggung jawab tersebut akan membangun konsep memiliki yang kuat pada diri individu itu sendiri untuk kemudian digunakan sebagai bentuk penerapan dalam pengelolaan pekerjaannya secara pribadi.  Sistem yang terbentuk akan memberikan alarm apabila proses kerja tidak dijalankan semestinya.  Mengapa?  Dalam pelatihan ISO 9001:2008, karyawan akan diberikan pemahaman mengenai bagaimana suatu tahapan proses akan didesain dengan konsep PDCA (Plan Do Check & Action), artinya seluruh sistem akan terencana (Planning) secara tepat untuk kemudian akan dikelola (Do) pelaksanaannya, diperiksa (Check) apakah proses tersebut sudah sesuai dengan persyaratan dan apabila tidak sesuai tentu diperlukan suatu tindakan untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut (Action).

Berangkat dari sinilah, ada baiknya perusahaan untuk mempertimbangkan memberikan tambahan kebutuhan akan pelatihan ISO 9001:2008 pada karyawan khususnya untuk posisi Manajerial.  Meskipun perusahaan Anda belum menerapkan Standar ISO 9001:2008, namun diharapkan proses yang berjalan di lapangan juga memenuhi kebutuhan standar ISO sendiri, artinya mengadaptasi sistem ISO 9001:2008 dalam bisnis dan proses yang ada dalam perusahaan.

Mulailah mencari provider yang tepat untuk mengikutsertakan karyawan Anda dalam pelatihan ISO 9001:2008, investasi yang akan mengembangkan konsep jangka panjang perusahaan Anda.  (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Mengembangkan Konsep Baru dalam Implementasi ISO 9001:2008 dalam industri jasa

Sejauh mana, suatu organisasi penyedia jasa membutuhkan penerapan dan implementasi yang tepat dalam kegiatan ISO 9001:2008.  Apa hanya sebatas pada kebutuhan terhadap kebutuhan dan pengembangan dari order atau tendeer saja, atau lebih dari lainnya.  Banyak perusahaan melihat ISO hanya pada sebatas kebutuhan tersebut tanpa melihat pada konsep pengembangan dan pengelolaan organisasi sebagai bentuk dari implementasi sistem hanya sebatas pada persyaratan tender semata.

Salah satu prinsip menarik yang dulu diketahui oleh banyak kalangan profesional, bahwa ISO hanya sekedar pemahaman untuk kebutuhan industri manufacturing belakang bukan untuk kebutuhan suatu perusahaan general.  Padahal konsep ISO 9001:2008 itu sendiri sangat terkait dengan seluruh jenis organisasi baik itu untuk kebutuhan perusahaan jasa kecil yang hanya terdiri atas proses yang sangat sederhana.  Apakah perlu bagi perusahaan jasa untuk melakukan proses implementasi terhadap sistem ISO 9001:2008, atau hanya dibutuhkan pada perusahaan manufacturing saja?

Tersedia hal yang sangat unik dalam proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa, mengingat bagaimana proses adaptasi klausul dijalankan untuk proses pengembangan sistem tersebut.  Langkah awal yang harus dilakukan oleh pihak perusahaan untuk melakukan proses implementasi ISO 9001:2008 pada perusahaan jasa yang dimilikinya adalah mencari referensi yang tepat mengenai penerapan standar ISO 9001:2008 pada industri jasa.  Caranya? Bisa dilakukan dengan melakukan proses melihat referensi yang ada seperti membeli buku, atau mengikuti pelatihan dan konsultasi.  Khusus dalam mengikuti pelatihan, apabila usaha di perusahaan Anda adalah suatu jasa unik yang tidak dimiliki oleh setiap perusahaan maka langkah yang tepat adalah menginformasikan terlebih dahulu kepada penyedia jasa mengenai keunikan bisnis Anda agar konsulan/ provider pelatihan tersebut bisa secara tepat memberikan contoh-contoh pada saat pelatihan.  Kalaupun perusahaan Anda membutuhkan suatu pengembangan dalam teknik konsultasi tertentu, cara yang paling tepat untuk mengoptimalkan adalah dengan melakukan proses evaluasi terhadap konsultan yang menjadi kandidat.  Cara pemilihan dilihat pada latar belakang pendidikan konsultan, periksa CV dari konsultan yang dimaksud, melakukan proses pemeriksaan terhadap daftar klien dari konsultan yang tersebut.

IMPLEMENTASI ISO 9001:2008 DALAM USAHA JASA

Salah satu alasan mengapa, proses dari impelementasi dalam bidang jasa itu menjadi suatu bentuk yang unik adalah produk yang dihasilkan dalam suatu usaha jasa adalah produk yang bersifat tangible (artinya tidak kasat mata), lalu langkah apa yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan ketika melakukan implementasi.

1) Membuat definisi terhadap produk yang dimaksud

Jelaskan secara tepat terhadap definisi produk yang dimaksud tersebut.

Contoh yang sederhana sebuah jasa laundry (pencucian baju) maka jasa yang dilakukan adalah melakukan proses pencucian produk pakaian milik pelanggan.

2) Membuat aspek kualitas dari produk tersebut

Pada usaha jasa laundry, maka aspek kualitas yang ditetapkan adalah keramahan dari karyawan pada saat menerima pakaian, ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, kemampuan karyawan dalam mengklasifikasikan proses lanjut dari kegiatan laundry, ketepatan dalam pencatatan bon/ kuitansi dari order laundry yang dimaksud dan sebagainya.

3)  Mengembangkan sistem pada aspek kualitas yang dimaksud

Perusahaan kemudian menyusun sistem yang akan digunakan untuk mengelola aspek kualitas yang ada dalam proses laundry yang dimaksud.  Misalnya ketelitian karyawan dalam menghitung pakaian, tetapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan proses pemeriksaan perhitungan pakaian, siapkan form dan catatan yang ditandatangani bersama antara pelanggan dan karyawan agar tidak terdapat terjadi kesalahan pencatatan.

Bisa Anda bayangkan bagaimana menarik dan menantangnya proses penerapan ISO 9001:2008 pada industri jasa ini, tahapan ini adalah sebagaian kecil dari informasi yang termaktub dalam kegiatan penerapan dan implementasi ISO 9001:2008 pada sektor jasa.  Untuk lebih jelasnya, perusahaan dapa mencari informasi pada jasa konsultan yang terpercaya dalam bidang tersebut. (Amarylliap@yahoo.com/ 08129369926)